高珊

摘 要：高職院校檔案管理對(duì)于促進(jìn)高職院校教育和管理具有極為重要的作用，是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。隨著信息技術(shù)在教學(xué)工作中的廣泛應(yīng)用，以及傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多缺陷，高職院校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；策略

在信息時(shí)代的今天，信息作為一種重要資源，人們對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)識(shí)。但在實(shí)際工作中，由于受到時(shí)間、地域的限制，高職院校檔案信息往往不能及時(shí) 為用戶所用，不能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，應(yīng)該說(shuō)這是管理技術(shù)和手段落后之故。因此，必須與時(shí)俱進(jìn)，借助先進(jìn)的通訊設(shè)施和技術(shù)手段，建立高職院校自己的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以整體提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過(guò)人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理，無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很??；在一定的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)的高校檔案管理，要求每一個(gè)檔案管理工作人員，必須按系統(tǒng)的要求開(kāi)展工作，這樣，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問(wèn)題就會(huì)相應(yīng)減少；同時(shí)，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個(gè)檔案管 理的質(zhì)量和水平。

1.2 提高檔案管理工作的服務(wù)水平和利用效率

信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)就是功能強(qiáng)大、效率高。高職院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找（如檔案目錄的檢索），也可以通過(guò)一定的用戶密碼指令進(jìn)行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和打印輸出服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正意 義上的檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域和時(shí)空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時(shí)檢索利用，這種服務(wù)水平和利用效率當(dāng)然是傳統(tǒng)型的檔案管理系統(tǒng)不能同日而語(yǔ)的。

2 當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 教學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

高職院校的檔案管理體系中沒(méi)有教學(xué)檔案這一板塊。由于學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案的管理不夠重視，同時(shí)教學(xué)檔案資料來(lái)源廣泛，種類豐富，造成教學(xué)檔案管理分散，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，重復(fù)建檔現(xiàn)象嚴(yán)重。甚至有的檔案資料只以紙質(zhì)形式存在，沒(méi)有制成電子文本，利用手段單一，資源無(wú)法共享。

2.2 教學(xué)檔案利用缺乏安全保障

電腦日常維護(hù)能力不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)因?yàn)椴《镜墓舳c瘓，從而破壞電子檔案存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，丟失檔案信息，甚至?xí)耆茐臄?shù)據(jù)，造成災(zāi)難性的后果，教學(xué)檔案資源的利用缺乏有效的安全措施為依托。

2.3 教學(xué)檔案查閱效率低下

高職院校教學(xué)檔案管理大多數(shù)仍處存紙質(zhì)媒介和電子版初步結(jié)合的階段，用戶檢索、查閱檔案信息之前必須在工作時(shí)間內(nèi)去相應(yīng)的部門(mén)辦理手續(xù)，這種傳統(tǒng)的服務(wù)模式。使教學(xué)檔案的查閱受時(shí)空限制，效率低下。與高職教育的發(fā)展不相適應(yīng)。

3 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度規(guī)范化的建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須從一開(kāi)始就堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的原則，制定一套切實(shí)可行的符合本校的管理辦法與制度，這是檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。首先，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家級(jí)和所屬省級(jí)的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹落實(shí)，尤其是所屬省的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設(shè)在同一個(gè)平臺(tái)上發(fā)展，最大范圍地實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。其次，學(xué)校檔案部門(mén)要以國(guó)家檔案局頒布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及所屬省頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定出完善、符合實(shí)際需要的一系列電子檔 案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。同時(shí)，必須制定相應(yīng)的管理制度，做到事事有依據(jù)，人人 有責(zé)任，與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相互配合，形成規(guī)范化的管理體系，保障校檔案信息化建設(shè)安全、有序地開(kāi)展，確保在信息化建設(shè)過(guò)程中始終有章可循、有法可依。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的軟硬件環(huán)境建設(shè)

檔案信息化是一個(gè) 龐大的系統(tǒng)工程，一方面，校園網(wǎng)的成熟運(yùn)用，為檔案信息化提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和良好的檔案信息服務(wù)環(huán)境。但要充分利用這個(gè)環(huán)境，學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)加速內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，加速對(duì)檔案設(shè)備、管理技術(shù)的更新，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。另一方面，隨著電子文檔的發(fā)展，許多高校根據(jù)自身特點(diǎn)和需求，開(kāi)發(fā)、研制出了不同版本的高校電子檔案管理軟件，社 會(huì)上及檔案系統(tǒng)也相繼出現(xiàn)了一系列的電子文檔管理軟件。但因沒(méi)有執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以沒(méi)有一個(gè)軟件可完全符合本校的實(shí)際情況，因此，高職院校在軟件的使用和開(kāi)發(fā)上，可以參考本省高職院校的管理模式，有針對(duì)性地研發(fā)或選擇適合本校的電子檔案管理軟件，并盡量與省特一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，從而無(wú)障礙地實(shí)現(xiàn)省內(nèi)檔案資源的共享。

3.3 切實(shí)保障對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)內(nèi)容，即購(gòu)買(mǎi)軟件，也要購(gòu)買(mǎi)其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以，高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。

3.4 加大對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)，不僅需要從業(yè)人員的努力，更需要上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的栽培，上級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)在過(guò)去的單純的檔案知識(shí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識(shí)培訓(xùn)班，并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)制度，規(guī)定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習(xí)，為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對(duì)人才的需求。

總之，檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對(duì)建設(shè)具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來(lái)接軌，同時(shí)也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會(huì)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展 。

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