宋珊珊　王慧

摘 要：檔案記錄著文字、聲音、圖像等重要的信息，是一種重要的信息資源，檔案管理工作在各個(gè)企事業(yè)單位的工作中的地位日益突出。信息時(shí)代下的辦公室檔案管理工作存在一些問題。在講求與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，辦公室檔案管理應(yīng)該借助信息化的契機(jī)，將管理工作與自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化結(jié)合起來，達(dá)到工作效率的最大化，同時(shí)也為更多的人提供有用的相關(guān)方面的信息資源。本文的行文結(jié)構(gòu)包括三大方面的內(nèi)容，首先是對(duì)信息化時(shí)代下檔案管理工作的概述，然后指出信息化時(shí)代下檔案管理工作存在的問題，最后是根據(jù)所存在的問題找出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究

信息時(shí)代的發(fā)展為辦公室檔案管理工作帶來了契機(jī)也帶來了挑戰(zhàn)。信息化的檔案管理方便了各種信息的存檔和記錄，但同時(shí)也對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理要充分利用信息化和自動(dòng)化的平臺(tái)來完善相關(guān)方面的工作，從而更好地順應(yīng)信息時(shí)代潮流的發(fā)展。這就要求在管理辦公室檔案時(shí)，要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。創(chuàng)新辦公室檔案管理一方面能顯著提高工作效率，另一方面能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，有效地節(jié)省人力、物力和財(cái)力。

1 信息化時(shí)代下檔案管理工作概述

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，并提供檔案信息資源的利用服務(wù)?？偟膩碚f就是從傳統(tǒng)的實(shí)物記錄存檔轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化和數(shù)字化管理。這種管理工作必須在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下進(jìn)行。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，檔案管理信息化工作的進(jìn)行必須遵循檔案管理行政部門制定的法律法規(guī)和相關(guān)政策。其次，檔案管理信息化的表現(xiàn)形式由傳統(tǒng)的實(shí)物存存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。政府、企業(yè)和事業(yè)單位走向信息化管理的標(biāo)志就是存檔載體由實(shí)物向電子的轉(zhuǎn)變。最后，檔案信息化管理較傳統(tǒng)的檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。

1.3 檔案信息化管理建設(shè)的任務(wù)

檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)是利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)和管理檔案信息資源。在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提高工作人員的信息化管理水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)不僅是一種提高檔案管理工作效率的方法和手段，更是管理檔案必不可缺的一種載體。

1.4 檔案信息化管理建設(shè)的內(nèi)容

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要前提條件。檔案信息化管理的最終目標(biāo)是建設(shè)一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)。為了更好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，必須保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理信息化提供保障。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的根本。建設(shè)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就必須結(jié)合我國(guó)具體國(guó)情及實(shí)際，這就要求各個(gè)單位檔案管理部門要充分調(diào)研實(shí)際情況，在結(jié)合已有的通用規(guī)范的基礎(chǔ)上，探索出一條合適的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（3）檔案信息資源建設(shè)

檔案信息化管理的重要任務(wù)是檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息資源的建設(shè)必須同個(gè)單位的管理信息庫(kù)、數(shù)字檔案館和公共檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)相統(tǒng)一。再次基礎(chǔ)上的檔案信息資源，將是社會(huì)發(fā)展不可或缺的重要資源。

（4）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)必須要有相應(yīng)的技術(shù)作為支撐才能順利持續(xù)地進(jìn)行。技術(shù)的表現(xiàn)形式就是應(yīng)用系統(tǒng)，它應(yīng)該能滿足功能設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)兼容。應(yīng)用系統(tǒng)所采用的軟件應(yīng)盡量產(chǎn)品化和通用化，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

（5）人才隊(duì)伍建設(shè)

不管是什么樣的工作都離不開人的操作。檔案管理信息化的過程同樣需要人去完成。人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)檔案信息化管理工作具有重大意義。不同行業(yè)的檔案管理所需的專業(yè)知識(shí)不同，因此要有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)行業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)是信息化管理通用的必備知識(shí)，檔案管理的信息化的進(jìn)行要求人才隊(duì)伍的信息化水平得到不斷的提高。

2 信息化時(shí)代下檔案管理面臨的問題

2.1 規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后

規(guī)劃和設(shè)計(jì)落后是信息化時(shí)代下檔案管理所面臨的首要問題。由于檔案信息資源的生成和管理受空間地域的影響，在權(quán)限、資金和規(guī)范方面都存在一定的局限。在這樣的背景下很難制定出全國(guó)統(tǒng)一的規(guī)劃方案。再加上檔案信息化進(jìn)程中由于自身的變化導(dǎo)致檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)具有相對(duì)不確定性，難以實(shí)現(xiàn)一體化管理。

2.2 工作理念滯后

傳統(tǒng)的檔案管理理念更注重對(duì)檔案的收藏，往往忽視了檔案的實(shí)用功能。這種理念是一種狹隘的思想。信息時(shí)代下的檔案管理，信息量大且實(shí)用性強(qiáng)，工作人員對(duì)檔案的管理工作還應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)。服務(wù)對(duì)象不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)范圍不僅僅是內(nèi)部。從領(lǐng)導(dǎo)到基層，從內(nèi)部到外部，這些都是工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的理念。

2.3 管理方式落伍

傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息的存檔是通過工作人員手工編輯進(jìn)行的，這種存檔方式具有兩個(gè)弊端，首先，無法及時(shí)完整地對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔整理。其次，在檢索資料時(shí)效率低下，很難發(fā)揮檔案信息資源應(yīng)有的作用。

2.4 工作隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的檔案管理工作，其工作人員往往是那些閑置人員進(jìn)行的，她們只會(huì)簡(jiǎn)單的電腦操作，對(duì)于相關(guān)軟件的使用并不精通。檔案信息化管理不僅要求工作人員要具備基本的計(jì)算機(jī)操作，還應(yīng)熟練操作某個(gè)專業(yè)的軟件。不同的行業(yè)和專業(yè)，其檔案管理工作中所要求的專業(yè)知識(shí)也不相同。因此，檔案管理信息化應(yīng)提高工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)合格的專業(yè)的檔案管理人員，從而提高檔案管理的工作效率，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的作用。

3.信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

3.1 創(chuàng)新思想觀念

革新檔案管理理念，就必須在重視檔案收藏價(jià)值的前提下加大對(duì)實(shí)用價(jià)值的重視力度。信息時(shí)代下的檔案管理，要求工作人員的觀念必須與時(shí)俱進(jìn)，要有現(xiàn)代創(chuàng)新意識(shí)，注重檔案的實(shí)用價(jià)值，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3.2 創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)

創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)首先是要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關(guān)信息必須到檔案部門進(jìn)行搜索和查詢，耗費(fèi)人力和物力，工作效率及其低下[3]。如果構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就能實(shí)現(xiàn)資源的利用不受時(shí)空的限制，不管何時(shí)何地都能通過相關(guān)驗(yàn)證信息對(duì)檔案資源進(jìn)行提取查詢。構(gòu)建好了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化管理。即電子資料的自動(dòng)化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實(shí)現(xiàn)其實(shí)用價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案資料的保密工作

現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理信息化提供了便利，同時(shí)也帶來了風(fēng)險(xiǎn)。先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料的保密工作帶來了隱患。因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)操作過程中，很有可能由硬件或軟件設(shè)施故障導(dǎo)致信息丟失，或病毒泄密。因此，必須加強(qiáng)檔案資料的保密工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理在企事業(yè)單位運(yùn)行過程中發(fā)揮了重要的作用，為了順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，我們必須創(chuàng)新信息化時(shí)代下的辦公室檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，在此基礎(chǔ)上建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)。創(chuàng)新檔案管理工作必須從創(chuàng)新思想觀念做起，注視檔案的實(shí)用價(jià)值，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，讓檔案信息資源更好地、合理地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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[3]李成. 論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)，2013，31：7154-7156.

作者簡(jiǎn)介

宋珊珊（1983-），女，山東省乳山市人，工作單位：乳山市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所，職務(wù)：助理館員。