馮珍

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求，隨著現(xiàn)代社會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)檔案的信息化建設(shè)能夠提高檔案的管理水平，減少檔案的管理成本，促進(jìn)現(xiàn)代檔案館的快速發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

檔案信息化指的是利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的一種工作方式，檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的效率，提高檔案館的管理水平，但是在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，我們要制定科學(xué)有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。本篇文章主要對(duì)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)給予相關(guān)策略。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：（1）是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的必然要求。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的電子信息化發(fā)展的十分迅速，也產(chǎn)生很多需要存檔的電子文件。檔案館為了保存好產(chǎn)生的電子檔案，就必須加快檔案的信息化建設(shè)，這樣才能夠?qū)⒏鲉挝划a(chǎn)生的文件在不變動(dòng)的情況下進(jìn)行保存，保證檔案的真實(shí)性和安全性，同時(shí)保存電子檔案能夠節(jié)省檔案管理的空間，節(jié)省檔案管理的成本。（2）實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的必然要求。檔案館里的所有知識(shí)資料具有非常重要的價(jià)值，對(duì)各單位以后的發(fā)展具有非常重要的作用，檔案的信息化也就實(shí)現(xiàn)了知識(shí)資產(chǎn)的信息化，這樣將有利于對(duì)知識(shí)資產(chǎn)的管理，以便實(shí)現(xiàn)他們最大的價(jià)值。（3）滿足提高檔案管理工作水平的必然要求。通過(guò)檔案的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用了現(xiàn)代社會(huì)的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，用計(jì)算機(jī)收集、整合以及管理電子檔案簡(jiǎn)化了檔案管理的工作量，單位各部門可以直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)到檔案館的局域網(wǎng)內(nèi)部查找相關(guān)的資料，便于檔案的存儲(chǔ)和查找，從而提高了檔案館的管理水平。

2 檔案信息化建設(shè)中的不足

2.1 缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

雖然許多單位開(kāi)始關(guān)注檔案的信息化建設(shè)，但是在檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想上沒(méi)有和自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況相結(jié)合，很多單位的檔案管理者只是為了完成上級(jí)交給的任務(wù)，并沒(méi)有落實(shí)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)緩慢。還有一些單位不知道應(yīng)該如和實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)信息化建設(shè)投入的財(cái)力和人力不足，建立的檔案信息化系統(tǒng)容易出現(xiàn)信息泄漏等情況，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。由于許多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，很多單位并沒(méi)有將單位的工作和檔案的信息管理工作結(jié)合在一起，缺乏對(duì)檔案的收集和管理，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

2.2 信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍建設(shè)不完善

檔案的信息化建設(shè)要求檔案管理人員要具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，但是在很多檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，特別是沒(méi)有足夠的信息化素養(yǎng)，很多檔案管理人員都沒(méi)有專業(yè)的信息化管理知識(shí)和技術(shù)，導(dǎo)致檔案的信息化管理水平非常低。受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，許多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平都不高，甚至有些人都沒(méi)有接觸過(guò)計(jì)算機(jī)，由于缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)，檔案管理人員就不會(huì)用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的管理，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的建設(shè)。

2.3 缺乏完善的檔案信息化管理體制

只有完善的管理體制才能夠提高管理水平，但是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案館都沒(méi)有建立完善的檔案信息化管理體制。檔案館各部門之間的沒(méi)有做到及時(shí)溝通，導(dǎo)致容易出現(xiàn)重復(fù)工作，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案部門也沒(méi)有和單位的圖書(shū)、情報(bào)等部門進(jìn)行合作，檔案、圖書(shū)、情報(bào)等都具有類似的性質(zhì)，但是他們彼此之間缺乏溝通合作，容易造成財(cái)力和人力的浪費(fèi)。檔案館的網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有和單位其他個(gè)部門的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)連接，不利于其他部門對(duì)資料的查找，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享的功能。檔案館沒(méi)有充分利用互聯(lián)網(wǎng)的功能來(lái)對(duì)從各部門獲得的信息進(jìn)行整合，也沒(méi)有建立有效的監(jiān)督管理制度，容易出現(xiàn)信息資源的流失。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略

3.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案館要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，從而發(fā)揮檔案信息化的重要作用。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)交流會(huì)、座談會(huì)等來(lái)加大檔案管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理者過(guò)去傳統(tǒng)的管理觀念。檔案館要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)在人力、財(cái)力上的投資，加大對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，保證檔案信息化系統(tǒng)具有先進(jìn)性。檔案館要建立監(jiān)督體制，嚴(yán)格監(jiān)督檔案信息化建設(shè)中的各項(xiàng)工作情況，保證檔案信息化建設(shè)的任務(wù)能夠順利完成。檔案館要和該單位的其他工作部門相結(jié)合，保證檔案館能夠及時(shí)的拿到各部門完整的信息資料，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才的隊(duì)伍建設(shè)，才能夠更快更好的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。檔案館要根據(jù)建設(shè)檔案信息化的要求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的相關(guān)信息化管理的知識(shí)和技術(shù)，來(lái)不斷提高檔案的信息化管理水平。檔案館要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的任職考核，對(duì)符合檔案信息化建設(shè)并且通過(guò)任職考核之后的人才才能夠任職。同時(shí)檔案館還可以和高校合作，高校培養(yǎng)具有檔案管理知識(shí)和相關(guān)信息系統(tǒng)的操作以及維修知識(shí)的綜合素質(zhì)的人才畢業(yè)后到檔案館工作，這樣可以給人才隊(duì)伍添加新的活力，有利于實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。除了提高檔案管理者的工作水平之外，還要加強(qiáng)檔案管理者的思想政治教育，提高檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)他們的愛(ài)崗敬業(yè)精神，保證檔案建設(shè)工作中的各項(xiàng)工作能夠順利的進(jìn)行。

3.3 建立完善的檔案信息化管理體制

檔案館要建立完善的檔案信息化管理體制，不斷提高檔案的管理水平，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。檔案館的各部門之間到做到及時(shí)的溝通，明確各部門的任務(wù)，加強(qiáng)各部門之間的合作，不僅可以減少重復(fù)的工作量，還可以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。檔案館要特別加強(qiáng)對(duì)檔案信息化核心工作機(jī)構(gòu)的建設(shè)，主要包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)系統(tǒng)以及信息化建設(shè)的管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)這三個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，并且將這三個(gè)系統(tǒng)相互結(jié)合，促進(jìn)整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)作。檔案館要建立和單位其他部門的網(wǎng)絡(luò)連接，既可以方便的從各部門獲得信息，又可以方便各部門從檔案館獲取需要的資料，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)對(duì)檔案館的發(fā)展具有非常重要的意義，是滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求，檔案館要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并根據(jù)存在的具有問(wèn)題來(lái)制定科學(xué)有效的措施，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的建設(shè)以及完善檔案信息化的管理體制，這樣才能夠不斷提高檔案的管理水平，更快的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

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