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        檔案信息化建設(shè)的問題及對策探析

        2014-08-27 15:30:44馮珍
        卷宗 2014年7期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)檔案管理

        馮珍

        摘 要:傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展要求,隨著現(xiàn)代社會計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的一種發(fā)展趨勢。通過檔案的信息化建設(shè)能夠提高檔案的管理水平,減少檔案的管理成本,促進(jìn)現(xiàn)代檔案館的快速發(fā)展具有重要意義。

        關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);檔案管理

        檔案信息化指的是利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息管理方式來實現(xiàn)檔案管理的一種工作方式,檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的效率,提高檔案館的管理水平,但是在檔案信息化建設(shè)的過程中還存在一些問題,我們要制定科學(xué)有效的措施來加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。本篇文章主要對檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析,就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)給予相關(guān)策略。

        1 檔案信息化建設(shè)的必要性

        檔案信息化建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面:(1)是實現(xiàn)電子檔案管理的必然要求。隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,各行各業(yè)的電子信息化發(fā)展的十分迅速,也產(chǎn)生很多需要存檔的電子文件。檔案館為了保存好產(chǎn)生的電子檔案,就必須加快檔案的信息化建設(shè),這樣才能夠?qū)⒏鲉挝划a(chǎn)生的文件在不變動的情況下進(jìn)行保存,保證檔案的真實性和安全性,同時保存電子檔案能夠節(jié)省檔案管理的空間,節(jié)省檔案管理的成本。(2)實現(xiàn)知識管理的必然要求。檔案館里的所有知識資料具有非常重要的價值,對各單位以后的發(fā)展具有非常重要的作用,檔案的信息化也就實現(xiàn)了知識資產(chǎn)的信息化,這樣將有利于對知識資產(chǎn)的管理,以便實現(xiàn)他們最大的價值。(3)滿足提高檔案管理工作水平的必然要求。通過檔案的信息化建設(shè),充分運用了現(xiàn)代社會的先進(jìn)科學(xué)技術(shù),用計算機(jī)收集、整合以及管理電子檔案簡化了檔案管理的工作量,單位各部門可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)到檔案館的局域網(wǎng)內(nèi)部查找相關(guān)的資料,便于檔案的存儲和查找,從而提高了檔案館的管理水平。

        2 檔案信息化建設(shè)中的不足

        2.1 缺乏對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

        雖然許多單位開始關(guān)注檔案的信息化建設(shè),但是在檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想上沒有和自己單位的實際情況相結(jié)合,很多單位的檔案管理者只是為了完成上級交給的任務(wù),并沒有落實檔案信息化建設(shè)的任務(wù),導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)緩慢。還有一些單位不知道應(yīng)該如和實現(xiàn)檔案信息化建設(shè),對信息化建設(shè)投入的財力和人力不足,建立的檔案信息化系統(tǒng)容易出現(xiàn)信息泄漏等情況,嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。由于許多單位對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不足,很多單位并沒有將單位的工作和檔案的信息管理工作結(jié)合在一起,缺乏對檔案的收集和管理,也就無法實現(xiàn)檔案的信息化管理。

        2.2 信息化建設(shè)的人才隊伍建設(shè)不完善

        檔案的信息化建設(shè)要求檔案管理人員要具有先進(jìn)的計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)信息知識,這樣才能夠更好的實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè),但是在很多檔案管理隊伍當(dāng)中,檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高,特別是沒有足夠的信息化素養(yǎng),很多檔案管理人員都沒有專業(yè)的信息化管理知識和技術(shù),導(dǎo)致檔案的信息化管理水平非常低。受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響,許多檔案管理人員的計算機(jī)水平都不高,甚至有些人都沒有接觸過計算機(jī),由于缺乏相應(yīng)的信息技術(shù),檔案管理人員就不會用計算機(jī)來實現(xiàn)檔案的管理,嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的建設(shè)。

        2.3 缺乏完善的檔案信息化管理體制

        只有完善的管理體制才能夠提高管理水平,但是在檔案信息化建設(shè)過程中,很多檔案館都沒有建立完善的檔案信息化管理體制。檔案館各部門之間的沒有做到及時溝通,導(dǎo)致容易出現(xiàn)重復(fù)工作,降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案部門也沒有和單位的圖書、情報等部門進(jìn)行合作,檔案、圖書、情報等都具有類似的性質(zhì),但是他們彼此之間缺乏溝通合作,容易造成財力和人力的浪費。檔案館的網(wǎng)絡(luò)沒有和單位其他個部門的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)連接,不利于其他部門對資料的查找,沒有實現(xiàn)資源共享的功能。檔案館沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)的功能來對從各部門獲得的信息進(jìn)行整合,也沒有建立有效的監(jiān)督管理制度,容易出現(xiàn)信息資源的流失。

        3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略

        3.1 提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

        檔案館要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,增加對檔案信息化建設(shè)的重視,從而發(fā)揮檔案信息化的重要作用。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者要通過交流會、座談會等來加大檔案管理者對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,轉(zhuǎn)變檔案管理者過去傳統(tǒng)的管理觀念。檔案館要加大對檔案信息化建設(shè)在人力、財力上的投資,加大對檔案信息化系統(tǒng)中硬件、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),保證檔案信息化系統(tǒng)具有先進(jìn)性。檔案館要建立監(jiān)督體制,嚴(yán)格監(jiān)督檔案信息化建設(shè)中的各項工作情況,保證檔案信息化建設(shè)的任務(wù)能夠順利完成。檔案館要和該單位的其他工作部門相結(jié)合,保證檔案館能夠及時的拿到各部門完整的信息資料,進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

        3.2 加強(qiáng)信息化人才隊伍建設(shè)

        要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),加強(qiáng)檔案信息化人才的隊伍建設(shè),才能夠更快更好的實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。檔案館要根據(jù)建設(shè)檔案信息化的要求,對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),提高檔案管理人員的相關(guān)信息化管理的知識和技術(shù),來不斷提高檔案的信息化管理水平。檔案館要加強(qiáng)對檔案管理人員的任職考核,對符合檔案信息化建設(shè)并且通過任職考核之后的人才才能夠任職。同時檔案館還可以和高校合作,高校培養(yǎng)具有檔案管理知識和相關(guān)信息系統(tǒng)的操作以及維修知識的綜合素質(zhì)的人才畢業(yè)后到檔案館工作,這樣可以給人才隊伍添加新的活力,有利于實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。除了提高檔案管理者的工作水平之外,還要加強(qiáng)檔案管理者的思想政治教育,提高檔案管理工作者的責(zé)任意識,培養(yǎng)他們的愛崗敬業(yè)精神,保證檔案建設(shè)工作中的各項工作能夠順利的進(jìn)行。

        3.3 建立完善的檔案信息化管理體制

        檔案館要建立完善的檔案信息化管理體制,不斷提高檔案的管理水平,逐漸實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。檔案館的各部門之間到做到及時的溝通,明確各部門的任務(wù),加強(qiáng)各部門之間的合作,不僅可以減少重復(fù)的工作量,還可以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。檔案館要特別加強(qiáng)對檔案信息化核心工作機(jī)構(gòu)的建設(shè),主要包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)系統(tǒng)以及信息化建設(shè)的管理系統(tǒng),加強(qiáng)對這三個系統(tǒng)的建設(shè),并且將這三個系統(tǒng)相互結(jié)合,促進(jìn)整個檔案信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運作。檔案館要建立和單位其他部門的網(wǎng)絡(luò)連接,既可以方便的從各部門獲得信息,又可以方便各部門從檔案館獲取需要的資料,從而實現(xiàn)了資源共享。

        4 結(jié)束語

        實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)對檔案館的發(fā)展具有非常重要的意義,是滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求,檔案館要及時的發(fā)現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)中存在的問題,并根據(jù)存在的具有問題來制定科學(xué)有效的措施,轉(zhuǎn)變對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才隊伍的建設(shè)以及完善檔案信息化的管理體制,這樣才能夠不斷提高檔案的管理水平,更快的實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

        參考文獻(xiàn)

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