彭丹林

摘 要：企業(yè)經(jīng)營管理過程中檔案意識薄弱，造成涉及債權(quán)的檔案準(zhǔn)確率、完整率、查全率達(dá)不到100%。在債權(quán)風(fēng)險(xiǎn)或債權(quán)糾紛產(chǎn)生時(shí)，債權(quán)依據(jù)查不到，查不齊，或債權(quán)依據(jù)生效要件不完善等原因，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的事件時(shí)有發(fā)生。為避免這種因管理不到位造成的經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)有必要加強(qiáng)債權(quán)檔案的管理，提高債權(quán)檔案形成環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確率、收集環(huán)節(jié)的完整率、歸檔保管環(huán)節(jié)的齊全率和查全率，使企業(yè)在風(fēng)控管理工作中不至于因債權(quán)證據(jù)缺失而處于被動(dòng)地位，造成經(jīng)濟(jì)損失。

關(guān)鍵詞：醫(yī)藥企業(yè)；債權(quán)檔案；實(shí)踐探索

債權(quán)檔案的范圍有廣義和狹義之分。廣義上講，凡反映企業(yè)應(yīng)從他方獲得某種權(quán)利（貨幣、一種行為、一種物或者智力成果）的依據(jù)性文件材料（合同、票據(jù)、證書等）都是債權(quán)檔案。狹義上講債權(quán)檔案主要是指企業(yè)產(chǎn)品銷售過程中形成的應(yīng)收帳款債權(quán)依據(jù)。債權(quán)檔案能夠在產(chǎn)生所有者權(quán)益糾紛時(shí)作為法定證據(jù)，證明債權(quán)方應(yīng)獲得的金錢或非金錢的權(quán)利。本文側(cè)重于探討藥品生產(chǎn)、經(jīng)營企業(yè)因簽訂產(chǎn)品銷售合同，產(chǎn)生應(yīng)收帳款所形成的狹義債權(quán)檔案。主要包括：銷售客戶目錄及信用信息資料、產(chǎn)品銷售合同、送貨簽收單據(jù)、應(yīng)收帳款對帳單、銷售管理臺帳、送貨管理臺帳，產(chǎn)品銷售財(cái)務(wù)總帳、應(yīng)收帳款明細(xì)帳及附件票據(jù)等與債權(quán)直接相關(guān)的文件材料。

1 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)

1.1 應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案構(gòu)成的主體

以藥品生產(chǎn)、銷售為主的工業(yè)企業(yè)，其產(chǎn)品的直銷對象主要是各級醫(yī)院，醫(yī)藥商品經(jīng)營企業(yè)（各級醫(yī)藥批發(fā)公司）、連鎖藥房經(jīng)營公司。其銷售模式以信用限額銷售為主，現(xiàn)款銷售所占份額較少。應(yīng)收帳款債權(quán)占上年銷售總額15%-30%，成為公司債權(quán)構(gòu)成的主要部分。因此，應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案的主體，顯得尤其重要。

1.2 債權(quán)檔案數(shù)量很大，分布范圍廣

藥品生產(chǎn)企業(yè)往往品種、品規(guī)較多；營銷對象多，且分布在全國各地；物流配送是在信用限額內(nèi)按需配送，形成一種累計(jì)式債權(quán)。而不是簽定1份產(chǎn)品銷售合同對應(yīng)一次性完成配送。因此產(chǎn)生的銷售合同、銷售發(fā)票、送貨單據(jù)等債權(quán)資料數(shù)量很大，分布范圍廣。如管理不科學(xué)、責(zé)任落實(shí)不到位，在傳遞過程中極易造成遺失。

2 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的存在問題

2.1 債權(quán)檔案在形成部門分散排列歸檔，需要提供利用時(shí)查全率達(dá)不到100%

1.會(huì)計(jì)檔案中債權(quán)檔案不齊全且未集中排列。在實(shí)際操作中，會(huì)計(jì)做帳時(shí)，應(yīng)收帳款憑證附件只有送貨單、發(fā)票財(cái)務(wù)聯(lián)，隨帳務(wù)生成時(shí)間，分散裝訂成冊，不是按某個(gè)經(jīng)銷商某年度全部交易憑證集中排列，其中還缺少銷售合同及其他相關(guān)債權(quán)依據(jù)材料。因此，在企業(yè)清理債權(quán)時(shí)從會(huì)計(jì)檔案中查找某個(gè)經(jīng)銷商某個(gè)時(shí)間段的債權(quán)檔案費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查找不齊全。

2.應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)憑證附件之外的債權(quán)檔案由形成部門分散收集保管、排列整理不科學(xué)也存在查找不齊問題。

產(chǎn)品銷售合同，銷售管理臺帳、產(chǎn)品出庫管理臺帳、物流送貨單等形成于不同部門，在排列整理上缺少科學(xué)、規(guī)范，不利于查找，也造成債權(quán)清理時(shí)利用困難。

2.2 債權(quán)檔案生效要件不完善，準(zhǔn)確率達(dá)不到100%

1.銷售合同在簽訂環(huán)節(jié)存在簽字、蓋章等生效要件不全或與預(yù)留印件不相符的現(xiàn)象；

2.送貨單據(jù)簽章生效要件不全主要表現(xiàn)為：

（1）送貨單填寫不詳，如送貨匯總單填寫送貨件數(shù)、合計(jì)金額，無品種、規(guī)格、單價(jià)、金額及合計(jì)等明細(xì)簽章單?；蛘邊R總單與明細(xì)單之間未建立生效關(guān)聯(lián)信息，造成送貨單無效。

（2）收貨人簽字與預(yù)留收貨人簽字不符。

3 加強(qiáng)債權(quán)檔案收集、歸檔管理的實(shí)踐探索

鑒于藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)及存在問題，企業(yè)有必要加強(qiáng)債權(quán)檔案的管理，提高債權(quán)檔案形成環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確率、收集環(huán)節(jié)的完整率、保管環(huán)節(jié)的齊全率和查全率。使企業(yè)在債權(quán)風(fēng)控管理中避免因債權(quán)證據(jù)缺失而處于被動(dòng)地位，造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.1 制定債權(quán)檔案專項(xiàng)管理制度，建立債權(quán)檔案形成、收集、歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，明確債權(quán)檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的收集、移交歸檔職責(zé)

1.債權(quán)監(jiān)控中心為債權(quán)管理的主管部門，負(fù)責(zé)信用客戶、信用限額及債權(quán)檔案管理制度的制定、培訓(xùn)，并監(jiān)督、檢查、考核執(zhí)行情況。

（1）集團(tuán)公司債權(quán)監(jiān)控中心為銷售客戶及信用限額管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定債權(quán)及債權(quán)檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。下屬公司債權(quán)監(jiān)控分中心為本公司客戶及信用限額的具體管理單位（部門），負(fù)責(zé)執(zhí)行客戶信用限額管理制度和債權(quán)檔案的檢查、審核及歸檔管理。

（2）債權(quán)監(jiān)控分中心必須建立客戶電子信息檔案庫并進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。銷售客戶是公司的重要資源，不允許任何個(gè)人或團(tuán)體私自占用公司客戶資源。發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶，統(tǒng)一實(shí)行申報(bào)審批制，經(jīng)公司正式審批后的客戶必須統(tǒng)一編制《銷售客戶目錄》以正式文件下發(fā)，未上目錄的客戶不得銷售。信用客戶必須提供齊全的信用資料，客戶信息系統(tǒng)根據(jù)客戶情況的變化（新增、名稱、地址、開票資料等信息變更）及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)管理?？蛻糇N必須結(jié)清貨款后才能予以注銷。客戶電子信息、紙質(zhì)客戶目錄及信用資料一同視為債權(quán)檔案歸檔保管。

2.各公司銷售財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的對帳管理，強(qiáng)化對帳管理的及時(shí)性，確保債權(quán)的準(zhǔn)確性。

（1）企業(yè)授信額度實(shí)行時(shí)間授信和總額授信的雙控原則。銷售財(cái)務(wù)監(jiān)控授信債權(quán)總額及其存在時(shí)間，將授信總額控制在上年銷售額的15%-30%以內(nèi)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)對帳制度，每年對帳率要求達(dá)到100%。余額不平，找出不平的原因并加以說明和處理。形成的對帳余額調(diào)節(jié)表及情況說明要求加蓋財(cái)務(wù)專用章作為債權(quán)依據(jù)，移交債權(quán)中心與合同、送貨單一同歸檔。

3.銷售合同管理部負(fù)責(zé)銷售合同設(shè)計(jì)、用印、發(fā)出、回收審核。

（1）規(guī)范產(chǎn)品銷售合同文本的設(shè)計(jì)。

銷售合同文本統(tǒng)一規(guī)范設(shè)計(jì)，并詳細(xì)說明填寫要求，填寫示范樣本。對簽訂合同的業(yè)務(wù)代表、發(fā)貨人等相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。

（2）規(guī)范合同填寫、簽字、蓋章等法律生效要件。

首先，要求信用客戶提供產(chǎn)品銷售合同簽訂人、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等合法字模、印模及授權(quán)委托書作為預(yù)留信用依據(jù)。

其次，簽訂產(chǎn)品銷售合同時(shí)，要求簽字蓋章手續(xù)必須齊全，并與預(yù)留字模、印模相符。

當(dāng)合同變更時(shí)，在“其它約定事項(xiàng)欄”注明變更情況并由雙方簽字確認(rèn)。合同作廢時(shí)，商務(wù)代表到經(jīng)銷商單位收回原合同并注明“作廢”或“無效”等字樣返還合同管理部。通過規(guī)范設(shè)計(jì)、填寫、審核、糾錯(cuò)等辦法，強(qiáng)化簽定合同的準(zhǔn)確性。

4.物流配送管理環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)送貨單制發(fā)、回收、審核，并移交一份給合同管理部門與相應(yīng)的合同附在一起歸檔。

（1）物流部門必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)貨制度，收集配送對象的預(yù)留字模、印模。貨品送達(dá)后必須要求收貨人簽字蓋章，并與預(yù)留字模、印模一致。

（2）每次送貨、退貨單證齊全，送貨單上標(biāo)注銷售合同和送貨明細(xì)單、發(fā)票編號，幾種債權(quán)依據(jù)相互映證，以確保債權(quán)檔案的準(zhǔn)確性。

實(shí)踐操作中常會(huì)出現(xiàn)：授信客戶收貨印模、字模、托運(yùn)公司授權(quán)依據(jù)收集不全；送貨單無簽章；多品種送貨時(shí)，只有匯總送貨單簽章，未標(biāo)注送貨明細(xì)單編號，建立生效關(guān)聯(lián)信息。因此，送貨單據(jù)生效回收時(shí)應(yīng)按以上要求嚴(yán)格復(fù)核，確保送貨單簽發(fā)的準(zhǔn)備性。

3.2 銷售合同及送貨單的制發(fā)、回收、移交等嚴(yán)格執(zhí)行登記管理制度，保證債權(quán)檔案收集完整、齊全

所謂完整就是要求已簽訂生效的合同和相應(yīng)的送貨單據(jù)收齊、配套；齊全就是要求與某客戶簽訂的全部合同、送貨單、對帳單收齊配套。只有通過嚴(yán)格登記、追蹤管理制度來實(shí)現(xiàn)債權(quán)檔案的收集完整、齊全。

（1）銷售合同發(fā)出和執(zhí)行登記臺帳，按分銷公司及所銷產(chǎn)品登記。每月清理已履行和未能履行的合同，進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通處理。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行送貨登記管理臺帳。送貨臺帳要有送貨單發(fā)出、回收情況記錄。將簽收手續(xù)完備的送貨單財(cái)務(wù)聯(lián)移交銷售財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記帳，第一聯(lián)移交合同部作為債權(quán)檔案附在相應(yīng)的銷售合同后，第三聯(lián)自存作為送貨臺帳記帳依據(jù)。

（3）銷售合同及送貨單簽發(fā)后，必須限期返回，丟失一份要登報(bào)公示并從重處罰責(zé)任人。

通過對債權(quán)檔案傳遞過程的跟蹤，確保債權(quán)檔案收集、及時(shí)、完整、齊全。

3.3 科學(xué)排列，規(guī)范整理債權(quán)檔案

1.科學(xué)排列，提高查準(zhǔn)率。

排列整理：銷售合同按產(chǎn)品、銷售區(qū)域（省）、經(jīng)銷商（購貨單位）、時(shí)間等要素進(jìn)行排列。年度內(nèi)將同一經(jīng)銷商的每一份銷售合同附上送貨單、按時(shí)間先后排列，再附上年度對帳余額調(diào)節(jié)表。

規(guī)范裝訂：合同、送貨單等應(yīng)歸檔債權(quán)憑據(jù)排列順序確定后，制作卷內(nèi)目錄及備考表，裝訂成冊。

3.4 歸口管理，提高債權(quán)檔案利用查全率

所有債權(quán)檔案由形成部門分片區(qū)、經(jīng)銷商排列，裝訂成冊后，編制移交清冊，每年移交債權(quán)中心審核，歸口集中保管、利用。確無債權(quán)糾紛后再移交檔案部門保存10年。當(dāng)債權(quán)法律糾紛產(chǎn)生時(shí)能快速提供債權(quán)依據(jù)，確保企業(yè)債權(quán)萬無一失。

參考文獻(xiàn)

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