王 瑕

（涼山州人力資源和社會保障局人才交流中心，四川 涼山 615000）

人才檔案是人才信息的主要載體，是人才的主要信息來源，可以完全體現(xiàn)出一個人的經(jīng)歷、成績、品德、工作表現(xiàn)、獎懲記錄、行為記錄、歷史背景以及其他重大事件，是用來了解一個人本質(zhì)與能力的主要方式。只有管理好流動人才的檔案，才可以讓人才資源的開發(fā)發(fā)揮最大的作用。由于我國人事制度改革力度的持續(xù)提升，流動人才檔案管理更加重要。

一、流動人才檔案人員構成

流動人才檔案大體有以下人員構成：辭職或者被辭職的機關工作人員、企事業(yè)單位的專業(yè)技術人員以及管理人員的人才檔案；用人單位消除勞動合同的專業(yè)技術人員以及管理人員的人才檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自主就業(yè)的部隊轉(zhuǎn)業(yè)軍人人才檔案；社會其他新增加就業(yè)人員的人才檔案等等。

二、流動人才檔案管理特征

1．流動人才檔案管理對象具有較強的社會性

市場經(jīng)濟的創(chuàng)建令很多領域的人才呈現(xiàn)流動狀態(tài)，這樣不僅有利于不同類型經(jīng)濟組織形式吸收人才，還可以加快人才檔案管理的社會性，給人才流動供應了一個健康的社會氛圍。因此出現(xiàn)了具有較強社會性的人才檔案管理部門。而不用只局限在管理自己所屬單位的人才檔案，通過面向全社會，為全社會提供服務。

2．流動人才檔案具有來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性

流動人才檔案管理的社會性體現(xiàn)了來源的廣泛性以及內(nèi)容的復雜性。對于計劃經(jīng)濟時代的人才檔案管理來講，人才檔案管理通常是由各個公司的人才部門進行管理。管理的范圍也只局限在單位的相關人員，內(nèi)容也十分簡單。流動人員的認識檔案管理部門的社會性取決了管理檔案范疇的廣泛性。所以管理人員身份的區(qū)別會使得檔案的內(nèi)容具備復雜性。

3．社會對人才檔案需求的多樣性

當前這個社會是一個用知識來創(chuàng)新的時代，市場經(jīng)濟想要進步就一定要具備可以適應經(jīng)濟發(fā)展的人才，通過用人單位對新員工進行考察，要通過這種方式將人才檔案的內(nèi)容、載體、傳播形式等方面都需求多樣性發(fā)展。

4．人才檔案管理形式的開放性

雖然是流動人員，可是體現(xiàn)了他們大部分不存在固定單位的現(xiàn)象，所進行的工作變化過大，基本和原單位沒有任何聯(lián)系。人才檔案管理機構就可以通過當前的管理方式以及手段，把不屬于自己隱私的內(nèi)容通過人才檔案上傳上網(wǎng)，讓這個人的信息變成了開放的交流形式。

三、流動人才檔案管理現(xiàn)狀

流動人才檔案管理影響到人才的交流、升遷調(diào)動、職稱評定、辦理社保、離退休等，和人力資源的利用有直接的關聯(lián)?？墒窃诰唧w的管理過程里，依舊存在人當脫離、遺失檔案、檔案糾紛等問題的發(fā)生。

1．遺失檔案、死檔、人檔脫離的現(xiàn)象時有發(fā)生

目前，我國企事業(yè)單位發(fā)展尤為迅猛，社會對于用人方面的體制逐漸完善，并且從業(yè)人員對于就業(yè)的觀念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這樣可以給人才提供了更多的就業(yè)幾率，就業(yè)人員常常只需要將建立信息以及職業(yè)資格、技術職稱、學歷學位、獲獎情況等相關信息提交上去，用人單位就可以以此為基礎判斷一個人的潛力，而省略了對其檔案進行的硬性要求。日趨柔性化的制度使得許多跳槽的職員把檔案丟失，還有多種多樣的人才流動，造成了人檔分離或者死檔、其當現(xiàn)象的發(fā)生。

2．流動人才檔案管理政策執(zhí)行不夠嚴謹

對于流動人才檔案管理方面，以往內(nèi)管理政策的疏忽，使得當前形勢有些混亂。雖然國家已經(jīng)對社會人才檔案管理機構進一步明確，可是沒有通過授權的其他主體都沒有權限和資格進行管理，也沒有資格對人才檔案進行管理，這樣的做法會是管理秩序出現(xiàn)混亂。

3．流動人才檔案傳遞方式以及程序不夠規(guī)范

當前有的人才檔案并沒有及時跟隨流動人才進行流轉(zhuǎn)，因為對于專門的檔案管理部門來講沒有合理的溝通，或者人才檔案管理人員沒有充分的專業(yè)知識以及政策原則，讓檔案流轉(zhuǎn)的道路不夠順利，程序不夠規(guī)范、不夠統(tǒng)一。有些還會令流動人才自行攜帶，這些都會讓流動人才檔案管理產(chǎn)生漏洞，還會為檔案糾紛造成阻礙。

4．流動人才檔案管理方法過于落后

很多檔案管理部門還通過手工填報、批轉(zhuǎn)檔案的方式進行，其信息化程度較低，有的基層部門對于檔案室的管理來講，并不及時進行更新，硬件設施過于落后，管理能力以及效率能力過低，并且，社會人才的流動量過大，使得檔案信息的收集、更新工作較難，由于沒有將重要資料收集完整，使得個人信息大量丟失。

四、形成流動人才檔案管理困境的原因

1．人才檔案功能的弱化

流動人才檔案內(nèi)容落后，過于乏味，無法感受最新鮮的信息以及最明顯的特征。而且，和以往相比，當前人才檔案的功能正在逐步減弱，大多以評職稱、提供政審、辦理社保以及人事關系調(diào)動等相關服務為主，可是這些人力資源服務的內(nèi)容也逐步和檔案相脫離。例如，當前由于私事出境只需要戶口本和身份證就可以進行辦理，可以不通過政審；結(jié)婚生育也不用提供檔案資料。

2．不重視檔案管理

對于計劃經(jīng)濟時期構成的人事制度至今還在發(fā)光發(fā)熱，檔案的創(chuàng)建、更新、流轉(zhuǎn)都具備了十分嚴謹?shù)囊?，公務員系統(tǒng)以外的人事關系正在進行變革，聘任制、派遣等用人方式正在普及，私企的用人量占據(jù)了比例的大部分，讓原有的人事制度遇到了挑戰(zhàn)。市場自由競爭環(huán)境下逐漸降低了對流動人才檔案的重視度。

3．相關管理制度不完善

對于管理部門制定的具體的管理方法中，并沒有全面的、多層次的流動人才檔案管理制度。如果部門不同，那么對于流動人才檔案的辦理程序、管理職責、標準等一些要求也就無法統(tǒng)一，并且在流轉(zhuǎn)過程里對于接收方和轉(zhuǎn)出方并沒有給予明確的指引，使得流轉(zhuǎn)程序十分復雜，給辦理檔案的人員造成了麻煩。

五、目前流動人才檔案管理工作中存在的問題

1．管理力量薄弱，管理能力過低，管理方式滯后

由于人事制度改革逐漸深入，機構調(diào)整、管理人員的崗位變動，大多數(shù)人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識訓練，對于檔案的重要性，以及收集檔案、整理檔案、對檔案進行歸檔、裝訂等方面的工作了解的并不詳盡，對于檔案工作經(jīng)濟投入不夠，平時的事務通常只是把材料裝進檔案盒，并沒有進行及時的整理歸檔，嚴重阻礙了檔案管理能力的發(fā)展。對于設備來講，通過因地制宜的原則，沒有專門的檔案庫房以及閱檔室，使得防潮、防火、防盜等方式只能處于較低的層面上。管理的方法也相當陳舊，調(diào)閱檔案時，都是通過古老的手工操作形式進行，因為文件被反復調(diào)用，再經(jīng)歷著時間的照射，使得紙張已經(jīng)開始泛黃、變脆，字跡開始褪色，這些對于檔案的完整度和安全度都造成了直接的影響。

2．流動人才檔案收集工作力度不夠充分

首先收集歸檔工作制度不夠完善，執(zhí)行力度不夠，收集歸檔工作無法及時完成，尤其是針對沒有專業(yè)的流動人才檔案管理人員的企業(yè)，這一問題尤為明顯；其次，收集歸檔的材料不夠全面；再次，歸檔資料不真實、不準確。人才檔案材料屬于從客觀的角度、歷史性的記錄一個人的情況，具有真實性以及唯一性，可是實際檔案里，對于年齡、工齡、黨齡、學歷的虛報現(xiàn)象頗為嚴重。有的材料的內(nèi)容和形式上經(jīng)常會出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。例如一些有關審核、鑒定、評價的材料，大多都是千篇一律、如出一轍的現(xiàn)象。無法正確體現(xiàn)出每個人的真實狀況。這些都嚴重阻礙了檔案的質(zhì)量，阻礙了檔案的利用率。

3．人檔脫離、棄檔不用的人數(shù)逐漸增多

由于社會的不斷進步，特別是人才資源配置逐漸實現(xiàn)市場化，人才流動住家頻繁，使得越來越多的單位人變成了社會人，人才的流動使得任檔分離現(xiàn)象尤為嚴重，棄檔不用的人也越來越多。

4．流動人才檔案管理的科學化和信息化程度過低

由于科技的不斷發(fā)展，人才檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普及，計算機信息的水平也獲得了提升，可是有的先進技術方法還沒有被開發(fā)出來，計算機技術還沒有在檔案管理當中被普遍應用，有些且要僅僅將個人信息、檔案目錄輸進計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等依舊通過手工方式進行，無紙化的閱檔還沒有進行。如此一來，不但對檔案保管工作十分不利，還嚴重阻礙了工作的效率。

5．流動人才檔案利用工作水平較低，還沒有充分發(fā)揮出作用

對于人才檔案管理人員來講，不管是對檔案進行整理、收集、保管還是鑒別，都是為了能夠更加便利的提供檔案信息，服務于認識工作，給認識決策提供一個有效的依據(jù)。就當前來講，人才檔案管理具有重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識較弱。查閱的大部分內(nèi)容為簡歷、自然情況、支撐、工資等，并且利用的方法非常單一，只要所需人員進行上門提供利用，工作呈現(xiàn)一種被動服務的狀態(tài)。這樣重管理輕服務的現(xiàn)象，讓人才檔案的利用失去意義，功能逐漸弱化。

六、當前人才檔案管理模式創(chuàng)新思考的具體內(nèi)容

由于經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才檔案管理也逐漸被給予重視。我國將人才檔案管理實現(xiàn)全國性，也就是要通過一些子系統(tǒng)，對于發(fā)展道路上的知識經(jīng)濟會十分艱難。因此，我們只有吸取經(jīng)驗，才可以調(diào)整好整個管理體系，跟隨發(fā)展的步伐。創(chuàng)建區(qū)域性的人才檔案管理中心，屬于市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，也是人才檔案管理工作系統(tǒng)化的需求，屬于人才檔案作為社會信息資源執(zhí)行的科學化管理需求，是將人才檔案作為一種社會信息資源執(zhí)行的管理要求，通過有效的控制，加快人才檔案管理工作的飛躍式發(fā)展，加快人才檔案管理工作，使其更加標準、更加規(guī)范、更加具有現(xiàn)代化。

1．對于創(chuàng)建完善的流動人才檔案信息管理制度的具體內(nèi)容

流動人才檔案信息給科研工作提供了十分豐富的查閱資料，企業(yè)只要不斷對檔案進行完善，才能加快檔案管理能力的提升。在以后的科技檔案信息管理里需要創(chuàng)建完善的檔案管理制度，面對人才檔案信息執(zhí)行科學化、規(guī)范化的管理方式。

2．完善流動人才檔案信息管理系統(tǒng)

在以后的人才檔案管理當中，需要創(chuàng)建完善的信息管理系統(tǒng)，把人才檔案進行入庫式管理，這樣不僅提升了檔案管理的水準，還確保了人才檔案信息的完整性。

3．提升人才檔案管理人員素質(zhì)的要求

流動人才檔案管理人員的自身素質(zhì)直接關系到人才檔案信息管理的能力，目前，人才檔案管理人員的素質(zhì)還有很多空間需要提高。不但需要提高工作人員的對檔案管理的知識水準，讓檔案的管理和分配工作十分有序。企業(yè)需要強化對人才檔案管理人員的專業(yè)知識訓練課程，提升工作人員對檔案知識的了解程度，了解人才檔案管理相關的資料。

七、結(jié)束語

創(chuàng)新流動人才檔案管理，要結(jié)合科學的技術對檔案進行系統(tǒng)化、科學化的管理。人才檔案的管理是一種無形資產(chǎn)，是展現(xiàn)信息在特定時間作為歷史參考以及法律憑證的主要文件，通過妥善的保管，為檔案管理提供更加有效的服務效率，如此才可以進一步完善人才檔案管理的模式，讓流動人才檔案在社會中體現(xiàn)應用的價值。

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