曾潔巧

摘要：運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化原理，對(duì)文明單位創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行研究，提出低碳化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化的文明創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)解決方案。

關(guān)鍵詞：低碳；文明單位；創(chuàng)建；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化

伴隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，文明單位考評(píng)要求越來越高，而電子化考核尚未在全國(guó)范圍鋪開，文明單位創(chuàng)建檔案絕大多數(shù)以紙質(zhì)模式為主，相應(yīng)地也就耗費(fèi)了大量的紙張，與低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代潮流顯得格格不入。為此，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化原理，對(duì)文明單位創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行研究，提出既符合考評(píng)要求又符合低碳環(huán)保要求的系統(tǒng)解決方案，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、文明單位創(chuàng)建檔案的作用

文明單位創(chuàng)建工作既“虛”又“實(shí)”。“虛”是因?yàn)榫裎拿鹘ㄔO(shè)工作比較抽象，“實(shí)”則是指創(chuàng)建過程和成果需要通過具象的有形載體呈現(xiàn)出來。這有形載體就是檔案。作為反映文明單位創(chuàng)建工作的原始記錄，創(chuàng)建檔案具有查考利用、交流借鑒和考核佐證等重要作用。

二、文明單位創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)

（一）創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)狀。從檔案管理模式看，絕大部分單位將創(chuàng)建檔案作為專門檔案單獨(dú)管理，也有一部分單位作為文書檔案統(tǒng)一管理；從檔案載體上看，以紙質(zhì)模式為主，電子模式為輔；從建檔時(shí)機(jī)看，大多數(shù)單位在臨近考評(píng)時(shí)集中收集整理，只有少數(shù)單位能做到“隨辦隨歸”式的日常管理。近年來，各類考評(píng)要求的“軟件”，即檔案資料，往往動(dòng)輒幾十卷，耗費(fèi)大量紙張，備受公眾質(zhì)疑。

（二）創(chuàng)建檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前全國(guó)各地文明單位考評(píng)重心已從“評(píng)時(shí)”向“平時(shí)”轉(zhuǎn)變，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常檔案的規(guī)范化收集整理，能全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映創(chuàng)建成果，因此創(chuàng)建檔案的日常管理應(yīng)引起足夠重視。隨著當(dāng)今環(huán)保問題日益凸顯，文明單位電子化考核的呼聲日益高漲，一些地方開展了電子化考核，積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，例如安徽省蕪湖市的文明創(chuàng)建動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化以及管理的動(dòng)態(tài)化，受到中央文明辦的充分肯定。文明單位創(chuàng)建檔案從紙質(zhì)模式走向電子模式將是大勢(shì)所趨。

三、文明單位創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究

（一）創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究現(xiàn)狀。文明單位創(chuàng)建活動(dòng)經(jīng)過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺(tái)相應(yīng)的精神文明創(chuàng)建活動(dòng)管理辦法，為文明單位創(chuàng)建活動(dòng)健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。各單位主要依據(jù)當(dāng)?shù)氐拇祟愐?guī)范性文件所附考評(píng)體系，按照本單位成文或不成文的“標(biāo)準(zhǔn)”來整理創(chuàng)建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對(duì)創(chuàng)建檔案格外重視，檔案整理科學(xué)規(guī)范。

（二）創(chuàng)建檔案管理模式系統(tǒng)解決方案。

1.檔案運(yùn)行“四心質(zhì)量環(huán)”模式。一是用心策劃。年初根據(jù)創(chuàng)建主管部門和上級(jí)有關(guān)創(chuàng)建要求，結(jié)合本單位實(shí)際制訂文明創(chuàng)建檔案工作計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)增加的創(chuàng)建工作要求，應(yīng)及時(shí)吸納到檔案工作計(jì)劃中。二是專心實(shí)施。單位應(yīng)創(chuàng)造條件讓專（兼）職文明創(chuàng)建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應(yīng)用心思考，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。文明單位間可開展檔案工作交流活動(dòng)，以共同提高檔案管理水平。三是細(xì)心檢查。單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)創(chuàng)建檔案工作開展情況的檢查工作進(jìn)行部署，負(fù)責(zé)檢查的部門應(yīng)對(duì)照考評(píng)體系和上級(jí)有關(guān)要求，對(duì)文明創(chuàng)建檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，有建立質(zhì)量管理體系的單位可將文明創(chuàng)建檔案工作的檢查納入內(nèi)部審核和管理評(píng)審，檢查是否符合計(jì)劃的預(yù)期效果，重在查找問題，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)。四是精心改進(jìn)。對(duì)于第三環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的好的經(jīng)驗(yàn)做法加以總結(jié)，對(duì)查找出來的問題應(yīng)逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保持檔案管理工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化模式。一是紙質(zhì)模式的標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)檔案裝具及其索引標(biāo)簽、卷內(nèi)材料目錄，材料分類與編號(hào)規(guī)則等制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范。二是電子模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應(yīng)形成電子文檔。按標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)應(yīng)考評(píng)體系各級(jí)指標(biāo)建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級(jí)指標(biāo)名稱命名，并按級(jí)別嵌套，將電子文檔存放到對(duì)應(yīng)的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規(guī)范文件名的命名規(guī)則，對(duì)諸如編號(hào)、年份代號(hào)、標(biāo)題名稱等予以標(biāo)準(zhǔn)化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數(shù)序號(hào)：文檔主題”命名，如“01：創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組文件”，宜在正文頁(yè)腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時(shí)可起到提示作用。采用電子模式，不僅節(jié)約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質(zhì)檔案進(jìn)而節(jié)約有限的實(shí)體空間，堪稱綠色創(chuàng)建。

3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式。各地文明創(chuàng)建主管部門可考慮實(shí)行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎(chǔ)上，建立文明創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),向管轄范圍內(nèi)的文明單位開放，通過在線指導(dǎo)、審核文明單位按時(shí)上傳日常創(chuàng)建檔案資料實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)文明創(chuàng)建常態(tài)化。在功能設(shè)計(jì)上，可以讓文明單位自身的工作人員或領(lǐng)導(dǎo)通過登錄專門的賬號(hào)，查閱本單位的創(chuàng)建檔案。各地文明創(chuàng)建主管部門也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的好做法好經(jīng)驗(yàn)，通過這個(gè)平臺(tái)予以推廣，促進(jìn)文明創(chuàng)建水平的整體提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評(píng)工作更加公開透明、公平公正，為考評(píng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

東漢班固在《白虎通·卷八·三教》中說道“教者，效也，上為之，下效之?！?文明檔案創(chuàng)建能否實(shí)現(xiàn)低碳化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，關(guān)鍵在于處在“上位”的機(jī)構(gòu)或人員從頂層設(shè)計(jì)層面來推動(dòng)，處于“下位”的文明單位必一呼百應(yīng)，如此“上行”而“下效”，相信文明單位創(chuàng)建檔案管理一定會(huì)掀開嶄新的一頁(yè)。

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