劉驚春

摘 要：人事檔案管理在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。本文簡(jiǎn)要分析了人事檔案的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并從人事檔案達(dá)標(biāo)整理、收集范圍、信息化建設(shè)、監(jiān)督管理、查閱利用等方面提出了一些應(yīng)該堅(jiān)持和完善的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；達(dá)標(biāo)升級(jí)；檔案利用

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，與個(gè)人一生密切相關(guān)。人事檔案具有全面性、真實(shí)性、客觀性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，在生活工作中有著不可替代的作用。

1 人事檔案資料現(xiàn)狀

1、檔案整理對(duì)人事檔案造成一定影響。由于歷史原因，各時(shí)期形成的檔案資料尺寸規(guī)格不一，檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)要求尺寸統(tǒng)一，造成人為的折疊、邊條補(bǔ)丁修補(bǔ)；其次一些舊檔案未考慮裝訂，文字靠邊，打孔裝訂影響查閱，破壞原有的整體性。再是對(duì)入檔標(biāo)準(zhǔn)松緊度掌握不一，一部分材料是歸檔還是撤檔尺度不一，對(duì)撤銷檔材料沒(méi)有登記備案。

2、從人事檔案形成來(lái)看，檔案資料大致分為文革期間、文革后到92年、92年以后。文革期間檔案資料不少，但許多檔案資料是那個(gè)時(shí)代階級(jí)審查材料，在人事檔案整理過(guò)程中被撤除了；文革后到92年之前大部分人的檔案資料不多；92年之后因?yàn)楣べY改革、職稱評(píng)定放開(kāi)，形成大量的工資、年終考核、職稱資料，可以說(shuō)這是構(gòu)成現(xiàn)有人員檔案的主體。從形式上基本都是紙質(zhì)材料，數(shù)字影像很少。

3、從人事檔案內(nèi)容來(lái)看，文革期人事檔案反應(yīng)的內(nèi)容相對(duì)豐富，對(duì)人的評(píng)價(jià)全面到位，人員各異。92年以后，檔案數(shù)量很多，但是內(nèi)容千篇一律，形式固定刻板，尤其是工作及評(píng)價(jià)部分的內(nèi)容格式化、模板化，不能全面反映人員特征，降低了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

4、人事檔案使用受其保密性的限制，使用人員和范圍很小，基本限于檔案管理人員、勞資人員，其最大使用就是辦理退休手續(xù)。

2 人事檔案存在的問(wèn)題

1、投入不足，軟硬件跟不上。人事檔案要求做到庫(kù)房、閱檔、辦公三分開(kāi)，不少單位在一間辦公室做出隔斷來(lái)湊數(shù)。檔案信息化管理要求做到內(nèi)外網(wǎng)分開(kāi)、雙機(jī)辦公，不少單位未做到。同時(shí)信息化管理僅是配備計(jì)算機(jī)，缺乏專業(yè)的軟件系統(tǒng)支持。個(gè)別單位在防火、防蟲、防盜、防潮、防鼠、防霉變的設(shè)施配備和日常管理上不到位。

2、管理人員素質(zhì)有待提高。各個(gè)單位對(duì)人事檔案重視程度不一，檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊。一些單位還存在檔案的查詢借閱管理不到位，檔案歸檔整理不規(guī)范，材料入檔不及時(shí)、甚至丟失，材料歸類不正確，銷檔手續(xù)不完善，銷檔材料亂堆等現(xiàn)象。

3、人事檔案以存為主，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有作用。我國(guó)明確規(guī)定：干部檔案的目的是“歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部”。目前不少地方處級(jí)以下干部推行公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)上崗，有些地方過(guò)多重視對(duì)競(jìng)聘人員的現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)考察，忽視了人事檔案在干部選拔中的作用，人事檔案作用被邊緣化。

4、缺乏監(jiān)督，審查不嚴(yán)，一部分內(nèi)容失真。一部分中層領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員審查不認(rèn)真，造成部分入檔材料存在涂改、使用圓珠筆、前后內(nèi)容不一等問(wèn)題。在“三齡一歷”專項(xiàng)審查認(rèn)定后，年齡等不一致情況有所好轉(zhuǎn)。

5、形成者與利用者的不一致性。人事檔案的形成、收集按照處事公開(kāi)原則、個(gè)人參與原則。在人事檔案形成過(guò)程中，個(gè)人參與資料的書寫、形成，但是從上交一刻起，就脫離對(duì)個(gè)人檔案的監(jiān)督管理。我國(guó)明確規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這使得個(gè)人無(wú)法了解自己形成的資料是否進(jìn)入檔案，及處理、保管、利用等方面的情況。從而形成了個(gè)人的人事檔案資料自己無(wú)法利用的局面。

3 加強(qiáng)人事檔案管理使用的思考

1、提高檔管人員素質(zhì)，全員參與，全面提升人事檔案管理水平。首先是保障檔案室的軟硬件配備管理，場(chǎng)所、防護(hù)設(shè)施到位，專人進(jìn)行日常維護(hù)檢查。其次檔管人員要熟知檔案材料的審查歸類、管理、應(yīng)用，能熟練操作計(jì)算機(jī)，利用檔案對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行分析，提供信息，還要有較高的思想政治素養(yǎng)。再次對(duì)全體職工，尤其是中層干部進(jìn)行培訓(xùn)，讓大家充分了解人事檔案材料的歸檔要求，從源頭上減少不規(guī)范的材料，讓大家認(rèn)識(shí)到人事檔案關(guān)系到每人的切身利益，全員重視人事材料的形成；作為中間審查的中層人員，要保證材料真實(shí)，評(píng)語(yǔ)要避免官話、套話、千篇一律，盡量做到有針對(duì)性、客觀準(zhǔn)確，確保材料保質(zhì)按期交檔。另外要警醒一些私企職工存在的人事檔案無(wú)用論的思想，加強(qiáng)私企、個(gè)企的人事檔案管理工作。

2、構(gòu)建管理信息系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，豐富人事檔案的內(nèi)容與應(yīng)用。首先是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料基礎(chǔ)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，把聲音和影像等資料逐步納入干部人事檔案的信息錄入，豐富干部檔案的收集范圍。其次，建立職工人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便快速準(zhǔn)確地獲取干部的簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損、破壞。再是通過(guò)信息查詢比對(duì)，干部之間各項(xiàng)能力的優(yōu)劣一目了然，甚至可以通過(guò)多媒體把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，提供相應(yīng)干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，展現(xiàn)其綜合素質(zhì)，為干部考察提供依據(jù)。最后，在干部統(tǒng)計(jì)工作中，信息管理系統(tǒng)可以一次性完成干部統(tǒng)計(jì)調(diào)查、資料整理、統(tǒng)計(jì)分析過(guò)程，節(jié)約大量的人力，物力，財(cái)力等，并且比人工統(tǒng)計(jì)更具有完整性、準(zhǔn)確性。要強(qiáng)調(diào)的是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，并不等于放松紙質(zhì)檔案的管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案才是第一位的、基礎(chǔ)性的，是做好信息化管理的保障。

3、加強(qiáng)人事檔案達(dá)標(biāo)整理工作。首先用辨證眼光看待檔案升級(jí)，堅(jiān)持內(nèi)容大于形式的思想，盡量保持檔案的歷史性、完整性。對(duì)尺寸小的檔案，采取粘貼到標(biāo)準(zhǔn)白紙上的方式處理，減少多邊粘條剪切；對(duì)于不適宜打孔的檔案，采取其他方式裝訂；對(duì)于新檔案嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)尺寸。其次完善撤、銷檔管理，盡量減少銷毀。對(duì)所有撤出的材料要登記在案、區(qū)分管理，對(duì)有一定價(jià)值的，要?dú)w入綜合檔案；由于一定原因確需銷毀的，要完善登記簽字手續(xù)；對(duì)于用途不大，又不涉及保密的盡量轉(zhuǎn)交當(dāng)事人。再是加強(qiáng)檔案目錄更換管理，正常情況檔案目錄嚴(yán)禁更換，如因類別添滿等確需更換時(shí)，要有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字核對(duì)，并把原目錄保存?zhèn)洳椤?/p>

4、適當(dāng)放開(kāi)對(duì)檔案當(dāng)事人查詢、利用的限制。人事檔案是當(dāng)事人個(gè)人情況的全面記錄反映，與個(gè)人利益息息相關(guān)，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)。限制當(dāng)事人的查閱，主要防止當(dāng)事人對(duì)檔案的篡改損毀，檔案信息化管理有效解決了這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)放開(kāi)當(dāng)事人對(duì)個(gè)人電子人事檔案的查詢，行使個(gè)人知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)。同時(shí)應(yīng)適當(dāng)拓展人事檔案的利用，如提供紙質(zhì)復(fù)印件、復(fù)制電子版影像資料等；通過(guò)檔案管理人員或者其認(rèn)可的第三方，協(xié)助當(dāng)事人完成原始檔案的證明、查證等利用，不應(yīng)以保密性設(shè)置層層障礙。

5、完善干部檔案資料全過(guò)程的利用、監(jiān)督。嚴(yán)格執(zhí)行材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度等。在材料歸檔時(shí)交接雙方必須簽字、檔管人員還要進(jìn)行登記備查；同時(shí)嚴(yán)格入檔材料審查，對(duì)不合格材料及時(shí)退回、限期整改歸檔。加強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)人員的人事檔案審查，實(shí)行審查人負(fù)責(zé)制，杜絕不合格檔案流轉(zhuǎn)，防范檔案調(diào)轉(zhuǎn)過(guò)程中作假作弊。完善計(jì)算機(jī)的使用管理，實(shí)行電子檔案與原始紙質(zhì)檔案的互補(bǔ)，防止因紙質(zhì)人事檔案方式上的非公共性、內(nèi)容上的不充沛以及易作假性形成人為毀壞或者磨損毀壞。