李娜

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息和知識(shí)顯得尤為重要，企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的顯性知識(shí)資源，在企業(yè)知識(shí)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文主要對(duì)基于知識(shí)管理環(huán)境的企業(yè)檔案工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案；工作研究

由于生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及近年來(lái)企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷深入，企業(yè)檔案工作的任務(wù)、內(nèi)容、范圍都發(fā)生了很大的變化。在這種情況下，企業(yè)檔案的信息也不可避免地遇到許多新困難、新難題。為適應(yīng)知識(shí)管理時(shí)代新形勢(shì)的發(fā)展，必須實(shí)施檔案信息化管理，使用戶(hù)可以在網(wǎng)際上自由地穿梭跨越，不受地理位置和時(shí)間限制地查詢(xún)、共享檔案信息，促使企業(yè)檔案工作取得突破性進(jìn)展，滿(mǎn)足利用者多方面的需求。

1 知識(shí)管理的概念

所謂知識(shí)管理是指，在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場(chǎng)的變遷。在信息時(shí)代里，知識(shí)已成為最主要的財(cái)富來(lái)源，而知識(shí)工作者就是最有生命力的資產(chǎn)，組織和個(gè)人的最重要任務(wù)就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。知識(shí)管理將使組織和個(gè)人具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，并做出更好地決策。

2 企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)地記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)寶貴的信息資源。企業(yè)的各類(lèi)檔案，如文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、人事檔案以及知識(shí)資產(chǎn)型檔案等，全面而真實(shí)地記錄了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及人事管理等方面的活動(dòng)。企業(yè)檔案工作是指對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種資料加以整理、保墊以備日后利用的一項(xiàng)工作。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面檔案信息的匯集中心，能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供重要依據(jù)，為企業(yè)科研、設(shè)計(jì)工作創(chuàng)造必要條件。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)紛紛實(shí)行新的知識(shí)管理模式以提高效益，獲取更大的競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)企業(yè)各部門(mén)的管理全面知識(shí)化時(shí)，檔案工作的知識(shí)化管理改革是必要的也是必須的，同時(shí)也是可行的。

3 企業(yè)檔案工作的瓶頸問(wèn)題

3.1 被動(dòng)服務(wù)，難以發(fā)揮檔案的知識(shí)價(jià)值

近年來(lái)，應(yīng)公眾知情權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)與政務(wù)信息公開(kāi)進(jìn)程的推進(jìn)，社會(huì)對(duì)信息服務(wù)方式的研究力度也在加大。信息服務(wù)的方式分為主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)兩種。主動(dòng)服務(wù)就是信息部門(mén)主動(dòng)將信息或有關(guān)信息加工產(chǎn)品提供給公眾利用，如向社會(huì)散發(fā)信息手冊(cè)、信息利用指南，通過(guò)新聞媒體、報(bào)刊雜志、廣播電視等大眾傳播工具主動(dòng)刊登部分信息，深入街道、社區(qū)開(kāi)展信息講座、信息座談會(huì)等。被動(dòng)服務(wù)則是社會(huì)先提出利用申請(qǐng)，信息部門(mén)根據(jù)社會(huì)的利用申請(qǐng)決定是否開(kāi)放、以何種形式開(kāi)放以及開(kāi)放哪些內(nèi)容等。

3.2 業(yè)務(wù)流程功能單一，缺乏可兼容性

導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程功能單一的主要原因在于企業(yè)內(nèi)組織結(jié)構(gòu)層級(jí)化，機(jī)構(gòu)設(shè)置冗雜，本可以綜合處理的部門(mén)單行設(shè)置，部門(mén)設(shè)置過(guò)多，各部門(mén)業(yè)務(wù)流程的功能細(xì)化，呈現(xiàn)出功能單一的弊端。就檔案業(yè)務(wù)流程來(lái)看，整個(gè)流程不僅呈現(xiàn)階段式特征，并且整個(gè)流程圍繞檔案實(shí)體保管與利用的所有要求設(shè)置，功能非常明確單一。此外，原檔案業(yè)務(wù)流程的兼容性差，在進(jìn)行檔案知識(shí)資源管理時(shí)，很難在原流程中嵌入知識(shí)資源管理的操作規(guī)程；在設(shè)計(jì)企業(yè)整體知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，也很難將檔案業(yè)務(wù)流程嵌入系統(tǒng)之中。這個(gè)問(wèn)題，不是檔案部門(mén)單獨(dú)面臨的問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)情報(bào)部門(mén)、圖書(shū)部門(mén)也同樣面臨，所以這是企業(yè)在設(shè)計(jì)知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)遇到的普遍問(wèn)題。從這個(gè)角度上看，檔案業(yè)務(wù)流程功能單一，不是憑檔案部門(mén)的一己之力可以解決的，需要從全局的角度重新調(diào)整。

3.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案類(lèi)目的設(shè)置問(wèn)題。檔案管理有其基本原則，即遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、便于檔案的保管和利用。知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的特點(diǎn)較為明顯，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理需要充分結(jié)合知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的這些特點(diǎn)進(jìn)行，才能充分保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的效率。而事實(shí)上，知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的這些特點(diǎn)讓檔案部門(mén)的工作人員來(lái)把握，具有一定的難度，這就造成了檔案工作者設(shè)置的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案類(lèi)目不準(zhǔn)確。

4 企業(yè)檔案工作知識(shí)化的創(chuàng)新

4.1 推動(dòng)企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化管理，即利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，“激活”檔案信息，使其進(jìn)入企業(yè)信息化、社會(huì)信息化的信息流之中。檔案信息化管理是企業(yè)知識(shí)管理的客觀(guān)要求?？茖W(xué)運(yùn)用知識(shí)管理體系中的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息查詢(xún)與檢索引擎技術(shù)及共享技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，有選擇地進(jìn)行企業(yè)檔案的數(shù)字化工作，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。同時(shí)，不能忽視企業(yè)知識(shí)的保護(hù)工作。檔案信息流動(dòng)必須與檔案信息保密相結(jié)合，在管理、技術(shù)方面采取相應(yīng)的保密措施。

4.2 企業(yè)檔案部門(mén)要關(guān)注檔案實(shí)體的責(zé)任管理與安全管理

企業(yè)檔案的工作不論在任何時(shí)候開(kāi)展，檔案實(shí)體的責(zé)任管理與安全管理都是開(kāi)展的主要基礎(chǔ)，要將這個(gè)基礎(chǔ)合理穩(wěn)固，才可以讓企業(yè)檔案信息化管理順暢開(kāi)展。在企業(yè)管理環(huán)境上不斷變化的過(guò)程中，智力以及創(chuàng)新資產(chǎn)成為了企業(yè)中最為重要的武器，其中企業(yè)對(duì)智力資產(chǎn)的更新和保護(hù)更加的關(guān)注。在這樣的情況下，企業(yè)檔案的保管實(shí)體，需要將幾方面轉(zhuǎn)型準(zhǔn)備好，其一要將企業(yè)管理的變化及時(shí)的順應(yīng)，要對(duì)工作目標(biāo)的轉(zhuǎn)型合理完成，將初期的服務(wù)和管理目標(biāo)，轉(zhuǎn)變到創(chuàng)新目標(biāo)中，對(duì)固有的知識(shí)資源優(yōu)勢(shì)需要充分利用，同時(shí)還需要逐漸的開(kāi)展資源的補(bǔ)充和更新。

4.3 建立新型企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

新型檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該成為企業(yè)的知識(shí)資源管理中心和知識(shí)資源服務(wù)中心，可以配合企業(yè)的知識(shí)管理部門(mén)制定企業(yè)的知識(shí)資源整體規(guī)劃?？梢越⒁粋€(gè)企業(yè)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化機(jī)構(gòu)，如檔案信息中心等，使各類(lèi)信息綜合利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享?；拭骷瘓F(tuán)在檔案室、圖書(shū)館的基礎(chǔ)上組建了檔案信息中心，該中心的重要職能是負(fù)責(zé)集團(tuán)所有檔案和圖書(shū)的管理及開(kāi)發(fā)利用工作，利用集團(tuán)的檔案、圖書(shū)和互聯(lián)網(wǎng)，積極采集截取企業(yè)所需的有關(guān)銷(xiāo)售、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的信息情報(bào)及時(shí)傳遞給集團(tuán)的相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)，為集團(tuán)的管理決策提供參考。

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大背景下，知識(shí)作為重要的生產(chǎn)要素和第一資源，已成為企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行知識(shí)化管理既是維護(hù)企業(yè)記憶、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的需要，也是企業(yè)檔案工作拓展自身發(fā)展空間的需要。

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