高青斌　張衛(wèi)　馬修強　賀佳

摘要：隨著高校信息化教學的發(fā)展，教學資源和教學檔案的數(shù)字化趨勢日益明顯，數(shù)量和種類也急劇增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠不能適應形勢發(fā)展的需要。本文針對高等院校教學檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了建立教學檔案管理系統(tǒng)的必要性、基本需求和開發(fā)思路，并利用開放源代碼的OpenKM軟件進行了系統(tǒng)實現(xiàn)。該系統(tǒng)在作者所在單位的教學檔案管理工作中進行了實際應用，有效實現(xiàn)了對各類教學檔案資源的管理和整合，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。系統(tǒng)還可用于教員之間優(yōu)秀教學檔案資源的共享，使其得到更加充分的利用。

關鍵詞：教學 檔案管理 文檔管理 高校 OpenKM

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2014）01-0044-02

教學檔案是指院校（系、教研室）在教學過程中積累起來的一系列有關教學工作的原始資料，如課程標準、教學制度、考試試卷、課程培養(yǎng)計劃、學科建設、師資隊伍培養(yǎng)、教學質(zhì)量評估等的文檔[1]。它是對院校教學、科研和學科建設等工作的真實記錄，也是院校教學管理工作的縮影。教學檔案管理是對這些積累起來的原始文檔資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學檔案管理貫穿于整個教學的過程，是高等院校教學管理工作的重要組成部分。加強教學檔案的有效管理是強化教學管理的需要，也是深化教學改革和提高教學質(zhì)量的需要。教學檔案管理的特點主要有：（1）教學原始資料分類多，數(shù)量大。既有來自各級主管部門對教學工作、教學改革、人才培養(yǎng)、實驗實習等方面的工作安排、規(guī)章制度，也有各級教學單位對教學過程的原始記錄、教學工作安排，還有教研室活動、教研室建設、學員活動的原始記錄和材料；（2）教學檔案整理的周期性比較強。教學過程一般以學期為單位開展，原始材料的產(chǎn)生具有較強的周期性；（3）教學檔案資料的形式多樣化。院校教學活動形式多種多樣，例如課堂教學、課外教學、課內(nèi)實驗、校內(nèi)實訓、校外實習等。不同教學活動所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，例如電子文檔、紙質(zhì)材料、照片和光盤等[2，3]。這種多樣性的原始資料，既可以反映教學活動的真實面貌，又體現(xiàn)了檔案的作用和價值。

1 教學檔案管理現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)很多高校教學檔案管理的手段還處于初級階段，沒有充分利用計算機和網(wǎng)絡技術來提高管理的效率。也正因如此，檔案資料利用率低，不利于教學質(zhì)量的提高以及教學改革的推進。具體體現(xiàn)在：（1）教學檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況，大部分檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高。每次迎接教學檢查和評估，都需要抽出專門時間對檔案進行重新梳理；（2）電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏有效的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便；（3）電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，沒有依靠強大的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導致很多檔案重復建檔，利用率低，利用手段單一。

隨著信息技術的快速發(fā)展，實現(xiàn)教學檔案的信息化管理已經(jīng)成為提高教學檔案管理質(zhì)量和教學管理水平的重要途徑。目前已有研究人員針對教學檔案管理的信息化開展了卓有成效的研究，提出了一些理念和方法[4-6]，但還沒有形成統(tǒng)一的標準和模式。OpenKM作為開放源代碼的文檔管理系統(tǒng)，提供了更加靈活和方便實用的應用體驗，已被一些公司、企業(yè)用于文檔管理[7]，但在高校則很少使用。本文根據(jù)所在單位關于教學檔案管理制度化、規(guī)范化和信息化的要求，基于OpenKM定制開發(fā)了方便實用、易于管理和維護的教學檔案管理系統(tǒng)，并在所在單位進行了試用，實現(xiàn)了教學檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。該系統(tǒng)可為教研室教學管理、教學研究和教學改革服務，提升教研室教學檔案管理的水平和質(zhì)量。

2 OpenKM簡介

OpenKM是一個開源的文檔管理系統(tǒng)，適合于各類需求的文檔管理解決方案，可通過http：//www.openkm.com/en/下載源代碼和安裝文件。OpenKM可以通過名稱、內(nèi)容、關鍵字等來搜索文檔，同時具有文件上傳、用戶管理、數(shù)據(jù)存儲、索引及版本控制等功能。它基于利用J2EE三層體系結(jié)構，不僅能跨平臺，跨數(shù)據(jù)庫，且功能完備，界面簡潔友好，融入Web 2.0的應用元素，具有良好的用戶體驗。OpenKM 的定制有著很大的空間，可以根據(jù)具體需求進行擴展和變動，能適合不同用戶的需求。利用該系統(tǒng)可以分院系、分教研室建立不同的文檔組進行管理，也可以把公用文檔、課件等分享給所有的教員，輕松實現(xiàn)文檔共享?？傊?，OpenKM具備了常用的文檔管理功能，可通過一定的定制和個性化就可直接用于教學檔案的管理，開發(fā)成本較低，適用于教學科研單位推廣使用。

3 系統(tǒng)結(jié)構及功能

現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)有兩種結(jié)構模式：傳統(tǒng)的C/S（Client/Server）結(jié)構模式和最新的B/S（Browser/Server）結(jié)構模式。B/S的結(jié)構不僅平衡了應用服務器和數(shù)據(jù)庫服務器之間的負載，還實現(xiàn)了分布式計算，其優(yōu)點為用戶的操作和使用簡單，客戶端只需安裝瀏覽器就可使用；高等院校一般都有完善的校園網(wǎng)環(huán)境，B/S體系結(jié)構是教學檔案管理系統(tǒng)的最佳選擇。OpenKM的自帶數(shù)據(jù)庫為 °HSQLDB，其在某些情況下不能滿足用戶的一些特別需求，可能導致系統(tǒng)不穩(wěn)定。為此我們使用MySQL作為后臺數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)運行于windows操作系統(tǒng)。根據(jù)本單位實際需求，本系統(tǒng)主要包括用戶管理、檔案管理、檔案查詢、日志和安全管理等功能模塊。

3.1 用戶管理模塊

根據(jù)實際需要為不同用戶設定工作權限。用戶分為系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員和普通用戶。系統(tǒng)管理員具有最高管理權限，可以對任何用戶進行管理、審批以及對其它用戶賦予不同的權限；數(shù)據(jù)管理員具備對所有數(shù)據(jù)的操作權限，如數(shù)據(jù)的上傳、刪除和管理；普通用戶只可以進行數(shù)據(jù)的查詢和瀏覽。用戶必須通過輸入用戶名和密碼才能登錄系統(tǒng)。

3.2 檔案管理模塊

用戶可根據(jù)實際需要，建立自己的文檔管理目錄結(jié)構，施行文檔分類管理；允許用戶在目錄中添加、刪除和修改文件及文件名。文檔提交支持逐一文件提交和批量提交兩種方式，并具備文件夾的導入導出功能，方便數(shù)據(jù)的備份和移植。支持各種格式電子文檔的上傳。通過本模塊可以實現(xiàn)對教學檔案的添加、修改、瀏覽、檢索和下載等操作。檔案的名稱、存儲路徑，上傳人、版本號等屬性在系統(tǒng)里面有所體現(xiàn)。用戶對檔案進行操作過程，后臺以log形式有記錄，并生成log文件，系統(tǒng)管理員有權進行審閱。

3.3 檔案查詢模塊

經(jīng)審核的用戶都可進行檔案文件的查詢。用戶可以指定查詢目錄和查詢范圍，通過輸入文檔名稱、關鍵字等進行查詢。通過查詢結(jié)果鏈接，可以直接返回到文檔存儲的目錄，進行文檔下載和查看。

3.4 日志和安全管理模塊

系統(tǒng)可以對各項操作都提供日志信息記錄，方便管理員掌握系統(tǒng)的運行及被訪問、登錄、修改等情況，主要滿足安全性方面的需求。同時，該模塊還具有完成數(shù)據(jù)備份、恢復、安全設置等功能。

4 結(jié)語

本文提出了利用OpenKM開發(fā)教學檔案管理系統(tǒng)的基本思路和需求，并根據(jù)所在單位的實際進行了擴展和定制開發(fā)。通過在實際檔案管理工作中的推廣應用，檢驗了系統(tǒng)的各個功能，并對存在的問題進行了改進和完善。實踐表明，OpenKM的很多功能可直接用于高校教學檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，利用該系統(tǒng)可以提高高校教學檔案管理的水平，實現(xiàn)教學檔案的網(wǎng)絡化管理。

參考文獻

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[7]李雪山.基于OpenKM 構建鐵路知識管理與文檔協(xié)作系統(tǒng)應用研究.鐵路計算機應用，2012，21（6）：51-54.