張秋梅

【摘要】在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，高校檔案作為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長的見證，它的信息化管理建設(shè)已成為歷史的必然。各高校檔案管理部門既要認識到高校檔案工作信息化的必然性和緊迫性，又要認真面對它的復(fù)雜性和系統(tǒng)性。各高校應(yīng)該積極主動地創(chuàng)造條件，提高對檔案工作的重視程度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大對檔案工作信息化的投入力度，不斷研究和探索新的安全防護技術(shù)，不增強安全意識，完善檔案保密制度，逐步推進檔案信息化的管理工作。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案工作；信息化管理；措施

【中圖分類號】F320 【文獻標(biāo)識碼】B

隨著計算機的普及，現(xiàn)在已經(jīng)進入到了信息時代，網(wǎng)絡(luò)無處不在。對于高校而言，傳統(tǒng)的文字檔案管理工作必須要跟得上時代的步伐，這不僅僅是一個與時俱進的問題，而是信息化的檔案更能被長期保存和更好地被利用。

高校檔案工作涉及的部門多、范圍廣，是一項非常重要的文化事業(yè)，它真實記載著學(xué)校每個發(fā)展階段的歷程，特別是像我們這種兩校合并的高校，它的價值不言而喻，它不但保存了原來兩校在各個時期、各個方面的發(fā)展史料，而且為現(xiàn)在的學(xué)院提供了堅實的基礎(chǔ)保證。高校檔案作為學(xué)校發(fā)展的見證，長期被保存和頻繁被利用的重要工作，在學(xué)校整個事業(yè)發(fā)展過程中起著極為重要的作用，那么如何做好高校檔案的信息化工作，使之能為學(xué)校各項工作提供更高效、更便捷的服務(wù)，筆者結(jié)合自己所在學(xué)院談?wù)剮c經(jīng)驗。

一、積極爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視

首先，檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，我們從一開始就樹立了工作就是服務(wù)的觀念，愛崗敬業(yè)，在平時做好檔案工作的時候，把為全校師生提供全面、及時有效的服務(wù)始終放在首位，這種持之以恒的優(yōu)質(zhì)服務(wù)得到了大家的好評。

其次，校史和校史館也是我們檔案館的一部分。為全面、客觀、真實、準(zhǔn)確記載學(xué)院的創(chuàng)業(yè)、奮斗和發(fā)展史，學(xué)院成立了校史編纂辦公室、專門抽調(diào)四名教工集體辦公，校史的正式出版為學(xué)院的檔案建設(shè)豐富了內(nèi)容。校史館的館內(nèi)展覽以史實和史料為依據(jù)，用照片文字與實物相結(jié)合的形式，按時間順序真實詳細地介紹了學(xué)院幾十年的發(fā)展軌跡，展現(xiàn)了學(xué)院的精神與內(nèi)涵，校史館的開放和利用，大大豐富了檔案的信息資源，得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生的一致肯定。

另外，省、市檔案局對學(xué)院檔案工作的多次檢查、評估和驗收等，引起了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視，成立了以院長為組長，各分管副院長和各黨政部門主要負責(zé)人共同參與管理和落實工作任務(wù)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下面設(shè)立了綜合檔案管理辦公室，設(shè)專職人員兩名，由院長辦公室統(tǒng)一管理。學(xué)院各黨政管理機構(gòu)、教學(xué)機構(gòu)、教輔機構(gòu)分別指定一名工作人員為兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，把需要存檔的資料文件通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，隨時歸檔，數(shù)據(jù)錄入后，管理人員可通過分類查詢等方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。檔案的查詢借閱工作效率得以提高。這樣既保證了有足夠的人力精力對檔案進行歸檔、建檔，又能保證學(xué)院綜合檔案管理體系的形成和完善，為進一步爭取學(xué)院對檔案館的投入，積極改善檔案館的條件，搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎(chǔ)，從而推動了檔案工作的發(fā)展。

二、加強提高檔案管理人員的素質(zhì)

高校檔案工作是一項專業(yè)性極強的工作，它要求從事檔案的工作人員必須具備扎實的檔案學(xué)基本理論知識和業(yè)務(wù)技能。除此之外，要想適應(yīng)不斷更新著的新時期檔案工作的需要，檔案工作人員還必須注重專業(yè)知識的更新，認真學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)新政策，不斷加強專業(yè)技能的掌握和訓(xùn)練，努力提高自身的工作能力，不斷提高檔案工作的水平，運用新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，以確保入庫檔案的質(zhì)量。

我們學(xué)院堅持從三個渠道對檔案人員進行培訓(xùn)。一是每年組織專兼職檔案人員參加省市檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合學(xué)院的實際，制定一系列學(xué)習(xí)計劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)，先后學(xué)習(xí)了《學(xué)院文件歸檔工作流程》、《學(xué)院檔案分類表》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《學(xué)院電子文件歸檔及管理辦法》等等，通過這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識水平，保證了入庫檔案的質(zhì)量。三是積極鼓勵和組織檔案人員參加地區(qū)片的檔案協(xié)作組活動，及時交流心得體會，不斷提高檔案管理員的素質(zhì)與水平。

在日常的工作中，我們所有的專兼職檔案人員都能夠以大局出發(fā)，本著對學(xué)院負責(zé)、對他人負責(zé)和對自己負責(zé)的態(tài)度，時刻注意加強自身職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷增強對檔案工作的責(zé)任感和法制觀念，在繁忙的本職工作的同時，積極配合學(xué)校的整體檔案工作，嚴(yán)格按照學(xué)院的檔案工作計劃，及時送交歸檔材料，積極認真，一絲不茍，為學(xué)院各部門、為全校師生員工提供全面、及時、有效的服務(wù)。

三、加大對檔案工作信息化的投入

在學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)的同時，學(xué)院也大力加強檔案信息化的建設(shè)，要求各立卷部門在移交紙質(zhì)檔案的同時移交電子文件或電子檔案，通過校園網(wǎng)和電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。另外，給所有專兼職檔案人員配備多功能一體機，力求每份紙質(zhì)文件都有匹配的電子稿，利用0A協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)無紙化辦公，既保證了紙質(zhì)文件歸檔的及時完整性和因借閱文件造成的磨損，又實現(xiàn)了檔案存貯的數(shù)字化、檔案管理的信息化和檔案提供利用的網(wǎng)絡(luò)化，全面推進了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

為了滿足檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件歸檔和電子檔案管理等業(yè)務(wù)的需要，學(xué)院多次組織檔案人員進行計算機應(yīng)用能力提高的培訓(xùn)，讓我們檔案工作人員緊跟信息時代的發(fā)展步伐，在做好日常檔案工作的基礎(chǔ)上，發(fā)揮主觀能動性，主動挖掘、整合檔案文件中的信息成份，更系統(tǒng)完整地做好文件的收集、整理、歸檔和利用，不斷補充新信息，保持較高的檔案信息更新率和利用率。讓我們的檔案工作實現(xiàn)了數(shù)字化管理，實現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上查閱、登記等等，提高了檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，推進了檔案信息化的建設(shè)。

四、完善制度，注意保密

隨著校園網(wǎng)的公開、0A系統(tǒng)的開發(fā)利用，高校信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展，我們檔案工作者必須牢固樹立檔案工作的安全意識，加強對檔案工作中各個環(huán)節(jié)的安全防范，以確保檔案信息的安全。那么我們在做好日常工作和提高業(yè)務(wù)水平的同時，該如何做好檔案信息化的安全問題，而且檔案是具有一定的保密性和存在使用權(quán)限的問題，在互聯(lián)網(wǎng)上容易受到黑客、病毒等多種因素的影響，因此，檔案信息的安全問題不容忽視。我們檔案管理人員已經(jīng)認識到檔案信息化帶來的這一系列問題，因此，為了保證檔案信息的安全，我們學(xué)院根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)，再結(jié)合自己的辦學(xué)實踐以及參照兄弟院校的先進經(jīng)驗，形成了一套檔案管理工作方面的規(guī)章、制度和方法，匯編成學(xué)院《檔案管理工作制度匯編》。同時，根據(jù)制度匯編制定考核細則，把檔案工作考核納入到學(xué)院年度考核體系當(dāng)中，責(zé)成各部門檔案管理人員做好本部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期移交給學(xué)院檔案室，實行集中統(tǒng)一管理。

另外，我們學(xué)院還建立了完善的信息系統(tǒng)防御軟件，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等等，平時嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免不當(dāng)信息和涉密內(nèi)容上網(wǎng)，切實保護上網(wǎng)信息的安全，防止失密、泄密等事件的發(fā)生。盡管如此我們還是不能掉以輕心，還要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù)，不斷增強安全意識。

在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，高校檔案作為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長的見證，它的信息化管理建設(shè)成為歷史的必然。因此，我們既要認識到高校檔案工作信息化的必然性和緊迫性，又要認真面對它的復(fù)雜性和系統(tǒng)性。我們高校應(yīng)該積極主動地創(chuàng)造條件，采取有力措施逐步推進檔案信息化的管理工作，緊跟時代發(fā)展的潮流。