[摘 要]本文從城建檔案為什么要異地備份的現(xiàn)實(shí)問題出發(fā)，深入探索研究這項(xiàng)工作的重要性和必要性，以及如何針對(duì)實(shí)際做好城建檔案異地備份工作、如何有效地管理好異地檔案的備份提出一些比較有價(jià)值的建議。

[關(guān)鍵詞]城建檔案；異地備份

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

異地備份重要檔案的問題，是時(shí)下檔案界的熱研課題，也是檔案部門有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害的舉措。2008年汶川大地震的慘痛災(zāi)難，從諸多方面使我們正視損失和汲取教訓(xùn)，其中城建檔案的異地備份的研究引起學(xué)術(shù)界的極大關(guān)注，因此推動(dòng)了對(duì)檔案安全保管和利用方面的反思，強(qiáng)化了對(duì)城建檔案異地備份機(jī)制與方法的研究?？茖W(xué)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)行管護(hù)，已成為檔案部門對(duì)檔案異地備份的自覺研究與積極實(shí)踐。

城建檔案即城市各類重要工程檔案，從一個(gè)側(cè)面標(biāo)志著城市管理的水平，是城市文明發(fā)展的座標(biāo)注記，它可以為搶險(xiǎn)救災(zāi)、搶修市政基礎(chǔ)設(shè)施、房屋鑒定和災(zāi)后恢復(fù)重建規(guī)劃及實(shí)施等工作提供詳實(shí)的資料和依據(jù)。從功能作用看城建檔案對(duì)于提高應(yīng)急處置各種緊急突發(fā)事件的效率，減少各類災(zāi)難帶來的損失，都有著極其重大的實(shí)際意義和不可或缺的作用。

一、 做好城建檔案異地備份工作的主要?jiǎng)幼h及原因

動(dòng)因一：為了降低危害檔案安全的各種災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。檔案安全，是在歷史教訓(xùn)之上的，受到世界各國(guó)的普遍重視。不可抗拒的自然災(zāi)害，難以預(yù)測(cè)的人為災(zāi)害，甚至社會(huì)災(zāi)害都是威脅檔案安全的潛在因素。遭受滅頂之災(zāi)的地區(qū)，本地保存的檔案可能會(huì)遭受毀滅性的損失，而城建檔案遭到破壞后是不會(huì)再生的。因此，為了降低檔案被毀的風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防在災(zāi)害中“獨(dú)生”資料“絕后”、“族群”資料“滅門”現(xiàn)象的發(fā)生，要求我們必須采取有力措施，對(duì)城建檔案進(jìn)行異地備份。

動(dòng)因二：科技發(fā)展，設(shè)備更新，時(shí)代進(jìn)步的同時(shí)也產(chǎn)生新的弊端。為了應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的新挑戰(zhàn)。在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字信息與電子文件的安全與長(zhǎng)久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰(zhàn)，而數(shù)字化城建檔案信息和數(shù)據(jù)一旦被破壞便難以修復(fù)和再生。無疑，我們有成功的經(jīng)驗(yàn)可以效仿，一些發(fā)達(dá)國(guó)家或地區(qū)為避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤等帶來的數(shù)據(jù)的失真與損毀，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，都超前試行了城建檔案異地備份。

二、開展城建檔案異地備份工作的現(xiàn)狀分析及其面臨的問題

（一）城建檔案異地備份工作的現(xiàn)狀分析。據(jù)實(shí)而言，我國(guó)大部分城建檔案館的館藏檔案仍處于紙質(zhì)化階段。少部分檔案館意識(shí)到了紙質(zhì)檔案在容災(zāi)力方面的不足，相繼嘗試著建立了專門的城建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案總目錄和分目錄的計(jì)算機(jī)檢索，而搭建數(shù)字化城建檔案管理平臺(tái)、著手檔案的數(shù)字化工作則剛剛起步。但從總體上講，數(shù)字化后的檔案大多存放于本館的內(nèi)部服務(wù)器中，很少有城建檔案的異地備份，事實(shí)上，城建檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)各類緊急突發(fā)事件的能力較弱甚至不具備。

（二）城建檔案異地備份需要解決的問題。（1）認(rèn)識(shí)問題。我國(guó)地域遼闊，大部分地區(qū)受突發(fā)性災(zāi)難的頻率不高，所以很多單位對(duì)檔案的數(shù)據(jù)很保險(xiǎn)，存有僥幸心理，預(yù)防意識(shí)不強(qiáng)。還有些單位擔(dān)心城建檔案異地備份后會(huì)造成本單位保密信息的泄露。（2）機(jī)構(gòu)問題。城建檔案異地備份，是一項(xiàng)新的工作內(nèi)容，需要有專（兼）部門承擔(dān)起這項(xiàng)將成為常規(guī)性的業(yè)務(wù)職責(zé)，需要各單位從實(shí)際出發(fā)對(duì)工作機(jī)構(gòu)作出調(diào)整或增設(shè)編制。（3）投入問題。城建檔案的異地備份及其備份后的管理都需要大量的人力、物力和財(cái)力，而城建檔案館每年的經(jīng)費(fèi)只夠滿足本單位的日常工作，所以抽調(diào)一批職員、購(gòu)置一些設(shè)備、拿出一定資金進(jìn)行檔案的異地備份，對(duì)于檔案部門有一定的難度。

三、城建檔案異地備份工作的開展與實(shí)施

近些年，城建檔案信息化程度在不斷提高，一些地方城建檔案館已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)開始了檔案異地備份工作。參鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，城建檔案異地備份工作應(yīng)從下述幾方面著手實(shí)施。

第一，要切實(shí)增強(qiáng)城建檔案異地備份的意識(shí)。歷史和現(xiàn)實(shí)告訴我們，城建檔案安全也是具有戰(zhàn)略高度的工作。毀滅性自然災(zāi)害是不可避免的，隨時(shí)都可能發(fā)生，而一旦發(fā)生就會(huì)對(duì)檔案造成不可挽回的毀滅性損失。各城建檔案管理部門要從汶川地震中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，積極組織開展城建檔案異地備份工作，這既是提高應(yīng)對(duì)及處置自然災(zāi)害和突發(fā)事件和確保城建檔案的安全的需求，也是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期各城建檔案館的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須引起各級(jí)檔案部門的高度重視。通過東西結(jié)合、南北合作以及各省市之間的協(xié)作，開展本地重要城建檔案的電子化和數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作。同時(shí)還可以考慮建立健全全國(guó)城建檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，采取業(yè)務(wù)上統(tǒng)管、托管方式，使得檔案的異地備份順利實(shí)現(xiàn)。

第二，需要對(duì)檔城建案異地備份方式進(jìn)行選擇

（1）各城建檔案館之間自愿結(jié)對(duì)，互為對(duì)方建立檔案異地備份庫(kù)。國(guó)家檔案局明確要求，各城市檔案館可根據(jù)相距300公里以上，不屬于同一流域、同一地震帶的地方原則進(jìn)行館際互為備份。這種備份站點(diǎn)構(gòu)建模式的優(yōu)勢(shì)是投入少，既可有效預(yù)防檔案在各種突發(fā)災(zāi)害中毀滅，又可利用互為備份檔案館的信息資源，最大限度地保證檔案的安全和發(fā)揮檔案的作用。但這種同屬單位合作模式難以長(zhǎng)期保持穩(wěn)定，所以應(yīng)相互間嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范的制度，并通過簽署具有法律效能的協(xié)議來明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。

（2）條件優(yōu)越的城建檔案館自建或共建檔案異地備份數(shù)據(jù)中心。城市的城建檔案館可以在異地自建檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)中心。這種備份方式的優(yōu)點(diǎn)是可以依據(jù)檔案館自身的實(shí)際情況去設(shè)計(jì)，適合本單位個(gè)性化的檔案異地備份數(shù)據(jù)中心，其隨機(jī)操作管理的自主度和自由度大。但缺點(diǎn)是異地管理不便，投入人員、設(shè)備及資金也比較大，所以在檔案異地備份數(shù)據(jù)中心建立后要重點(diǎn)關(guān)注運(yùn)營(yíng)和維護(hù)上，以便使投入成本和投資回報(bào)率相對(duì)稱。

（3）國(guó)家投資為各城建檔案館建立檔案異地備份數(shù)據(jù)中心。因城建檔案館為公共的公益性單位，所以國(guó)家可以為其進(jìn)行硬件投資，在自然災(zāi)害較少、社會(huì)環(huán)境較佳的地區(qū)，建立多個(gè)檔案異地備份數(shù)據(jù)中心。各地城建檔案館可將重要的館藏檔案保存于此，并由各檔案館組織相關(guān)的專職人員進(jìn)行共同管理、運(yùn)作與維護(hù)，同時(shí)制定有效的管理措施，以保證其可持續(xù)運(yùn)行。為緩解短期內(nèi)投資過大，可為災(zāi)害多發(fā)地區(qū)城市建立異地備份中心，先試點(diǎn)，后推廣，分期分批逐漸普及。

第三，需要對(duì)城建檔案異地備份保存的內(nèi)容進(jìn)行選擇

城建檔案異地備份的主要功能是為了應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和各種災(zāi)害而設(shè)立的分離復(fù)制管理系統(tǒng)，選擇檔案?jìng)浞荼４鎯?nèi)容，要從成本和需求出發(fā)，要從各館的數(shù)字化水平和館藏檔案的重要程度、秘密等級(jí)以及保管期限等來綜合考慮。我認(rèn)為現(xiàn)實(shí)的要素包括：（1） 城市地下管線檔案。城市地下管線工程，是城市基礎(chǔ)保障，是社會(huì)經(jīng)脈，與人民生產(chǎn)和生活息息相關(guān)。災(zāi)難發(fā)生時(shí)會(huì)造成停電和通信中斷，還有供水管道破裂引發(fā)污水橫流，燃?xì)夤艿佬孤洞嬖诒[患，這一系列的地下管線的破壞，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成整個(gè)城市的癱瘓，人民生命財(cái)產(chǎn)受到威脅，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)首選在備份之列。（2） 大型物流倉(cāng)庫(kù)、燃?xì)庥蛶?kù)等檔案。這些庫(kù)房場(chǎng)所一旦遭到外界襲擊引發(fā)爆炸后，結(jié)果不堪設(shè)想，因此這部分檔案也要列為備份首選之列。（3）人防工程和軍事工程檔案。涉及國(guó)家秘密地名和測(cè)繪檔案，以及涉及國(guó)防和軍事秘密的檔案一旦泄露或毀損，對(duì)國(guó)家安全會(huì)造成難以估量的巨大損失，此部分更列為首選備份之列。

第四，開展城建檔案異地備份工作需要的實(shí)施條件和實(shí)施方案

（1）實(shí)施條件：要進(jìn)行檔案的異地備份工作，各地城建檔案館首先要對(duì)館藏檔案實(shí)施現(xiàn)代化、電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，建成城建檔案信息化管理系統(tǒng)，再結(jié)合現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，構(gòu)建管理平臺(tái)，確保在緊急情況下通過異地調(diào)用或者遠(yuǎn)程恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化館藏檔案及時(shí)、準(zhǔn)確和高效的利用。同時(shí)，要做好保密防護(hù)設(shè)置，防止人為竊密事件發(fā)生。

（2）實(shí)施方案：因?yàn)槌墙n案異地備份系統(tǒng)具有高容災(zāi)性的應(yīng)急需求，因此要構(gòu)建一個(gè)在有限資源條件下，最符合自身需求和預(yù)期效果的城建檔案異地備份系統(tǒng)，各城建檔案館需要綜合各個(gè)方面的因素和應(yīng)急需求統(tǒng)籌考慮。

根據(jù)各地所處的地理位置和所受的氣候環(huán)境不同，以及時(shí)常多發(fā)的災(zāi)情狀況不同，各城建檔案館之間可考慮實(shí)施同城備份和遠(yuǎn)城備份這兩個(gè)方案。同城備份是指在同一個(gè)城市的不同區(qū)域之間進(jìn)行城建檔案異地備份，主要應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)故障和火災(zāi)等影響范圍較小的突發(fā)事件，其優(yōu)點(diǎn)是受遠(yuǎn)距離網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸數(shù)率制約較小，異地備份可靠性高，備份速度和備份恢復(fù)速度較快。遠(yuǎn)城備份是指相隔距離較遠(yuǎn)，一般不是相鄰省份，可以應(yīng)對(duì)多種緊急突發(fā)事件，容災(zāi)效果較好，但異地備份速度和備份恢復(fù)速度相對(duì)較慢。所以應(yīng)綜合考慮這兩個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)，有選擇性地進(jìn)行。有條件的城市還可以考慮實(shí)行多地備份，這樣在緊急突發(fā)事件或重大災(zāi)情發(fā)生時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際需求的緊急程度和館藏檔案的的損失程度，按照從急到緩分步進(jìn)行數(shù)據(jù)還原，從而逐步滿足整體的應(yīng)急需求和利用。

就檔案?jìng)浞莸牟僮鞴芾矶?，可以分為離線備份和在線備份兩種。離線備份（也叫冷備份）即在本地將檔案數(shù)據(jù)（電子文件）備份，然后將備份件送到其它地方進(jìn)行保存的方法。災(zāi)難發(fā)生后，只需將備份件上的數(shù)據(jù)按預(yù)定恢復(fù)即可。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是成本比較低，易于實(shí)現(xiàn)。在線備份（也叫熱備份）就是在異地建立一個(gè)備份站點(diǎn)，備份運(yùn)行系統(tǒng)與主站點(diǎn)處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)，主站點(diǎn)通過高速通信線路將檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳送到備份系統(tǒng)，保持兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步。一旦發(fā)生災(zāi)難，備份系統(tǒng)可快速接替主站點(diǎn)持續(xù)不間斷運(yùn)行。其優(yōu)點(diǎn)是數(shù)據(jù)完整性高，數(shù)據(jù)丟失也較少，但是資金投入較多，成本較高，平時(shí)運(yùn)行管理也較復(fù)雜。

四、如何管理好存放異地重要檔案的備份

對(duì)異地備份檔案，不要完事大吉，忽視其規(guī)范管理。如何管理好存放異地重要檔案的備份，使其始終保持良好的技術(shù)狀態(tài)并保證隨時(shí)使用，是檔案管理部門面臨的一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)。

（一）環(huán)境符合要求。各單位需要建立一個(gè)專門的檔案?jìng)浞葜行?，房間的設(shè)計(jì)要防震等，要有適宜的溫濕度，能防光、防塵、防水等，并配備專門的設(shè)備，比如防磁柜、恒溫設(shè)備、防盜設(shè)備等必要的設(shè)施，以最大限度地延長(zhǎng)檔案?jìng)浞菁膲勖?/p>

（二）組織專人負(fù)責(zé)。檔案部門要做到責(zé)權(quán)明晰，在進(jìn)行檔案異地備份時(shí)最好有專人負(fù)責(zé)保管，以避免多頭負(fù)責(zé)引起備份時(shí)的無序和混亂。對(duì)異地備份來的檔案要隔段時(shí)間進(jìn)行抽檢，如電子光盤，對(duì)其上面拷貝的數(shù)據(jù)定期進(jìn)行讀取，看其可讀性怎樣等。對(duì)一些紙質(zhì)等載體的珍貴檔案和縮微品要時(shí)常觀測(cè)，看有無蟲蛀和發(fā)霉等，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋解決。

（三）注重特殊要求。（1）具有穩(wěn)定性，即在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)必須保持備份系統(tǒng)的穩(wěn)定。（2）具有全面性，即所選用的備份系統(tǒng)必須能支持各種操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)。（3）具有安全性，要求備份系統(tǒng)有防毒、查毒和殺毒的功能，確保無毒備份。

（四）制度。設(shè)立異地檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，制度保證是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加強(qiáng)綜合管理，從而確保異地備份基地檔案?jìng)浞菁陌踩珶o恙。

總之，城市檔案是國(guó)家和地區(qū)的戰(zhàn)略資源儲(chǔ)備，不能因自然災(zāi)害甚至戰(zhàn)后災(zāi)難而缺失和缺憾。從這一目的出發(fā)，我們必須以高度負(fù)責(zé)精神盡快做好異地備份工作。但是由于檔案異地備份高投入的特點(diǎn)，開展此項(xiàng)工作時(shí)各地城建檔案館一定要結(jié)合本部門的實(shí)際情況，循序漸進(jìn)，量力而行，要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)施。既要結(jié)合本地區(qū)的地理位置和氣候特征等，又要結(jié)合各館的館藏狀況等，選擇適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行檔案的異地備份，最大限度地確保所有城建檔案的數(shù)據(jù)安全?！藏?zé)任編輯：譚 蕊〕