摘 要 在中國(guó)小企業(yè)資源缺乏或不具優(yōu)勢(shì)的情況下，為了提高企業(yè)效率，贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，企業(yè)選擇將某些職能如人力資源中的培訓(xùn)外包給專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。外包逐漸成為企業(yè)追求績(jī)效的重要途徑之一。本文分析了培訓(xùn)外包管理過(guò)程的控制流程，為廣大中小企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞 外包 培訓(xùn)外包 過(guò)程控制

20世紀(jì)以來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，諸多組織追求績(jī)效的途徑不斷增多，其中外包就是可采用的增值途徑。外包過(guò)程作為現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)專業(yè)化分工越來(lái)越細(xì)、商業(yè)模式不斷創(chuàng)新的必然產(chǎn)物，為企業(yè)帶來(lái)了更專業(yè)的能力和更經(jīng)濟(jì)的成本。但很多企業(yè)對(duì)外包過(guò)程認(rèn)識(shí)不清，管理混亂，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果，也影響了我國(guó)外包行業(yè)的發(fā)展。

一、外包過(guò)程

《ISO9001：2008質(zhì)量管理體系 要求》標(biāo)準(zhǔn)中4.1條款中注2的定義是“外包過(guò)程是指組織內(nèi)部質(zhì)量管理體系的需要，組織決定由外方實(shí)施的過(guò)程?！奔雌髽I(yè)將產(chǎn)品形成過(guò)程中的某個(gè)（或某些）過(guò)程，委托給具有該過(guò)程能力的其他組織代為完成的過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)在“4.1總要求”中規(guī)定“組織如果選擇將影響產(chǎn)品符合要求的任何過(guò)程外包，應(yīng)確保對(duì)這些過(guò)程的控制。對(duì)此類外包過(guò)程控制的類型和程度應(yīng)在質(zhì)量管理體系中加以規(guī)定”。

二、中小企業(yè)培訓(xùn)外包的主要意義

1、降低成本，節(jié)約時(shí)間，提高效率。

由于中小企業(yè)很多都沒(méi)有專業(yè)的人力資源部門，沒(méi)有系統(tǒng)的人事制度以及完整的內(nèi)部培訓(xùn)管理機(jī)制，在管理人事、招聘、培訓(xùn)、考核方面需要花費(fèi)大量的財(cái)力、精力和時(shí)間，而且因?yàn)椴粚I(yè)性，最后的得到的結(jié)果往往讓人失望。如果找一家結(jié)合招聘、培訓(xùn)為一體的專業(yè)公司來(lái)做這些事務(wù)，企業(yè)就可以從繁瑣的事務(wù)中解放出來(lái)，從而去關(guān)注對(duì)企業(yè)利益更高的專業(yè)工作。

2、 集中力量、資源關(guān)注重點(diǎn)。

由于財(cái)力、人員結(jié)構(gòu)、規(guī)模的限制，中小企業(yè)不可能對(duì)企業(yè)自身每個(gè)方面都能給予同等關(guān)注，而往往關(guān)注的是對(duì)自身有發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。比如說(shuō)一個(gè)企業(yè)它自身體的強(qiáng)項(xiàng)是產(chǎn)品開發(fā)，但銷售人員流動(dòng)性大，需要經(jīng)常開展培訓(xùn)，而培訓(xùn)是它的比較弱的一部分，沒(méi)有專門教師，周期短，經(jīng)費(fèi)高，而這個(gè)時(shí)候，企業(yè)就比較適合于培訓(xùn)外包。

三、中小企業(yè)外包過(guò)程管理中存在的問(wèn)題

雖然培訓(xùn)外包給企業(yè)帶來(lái)了種種好處與便利，但是也存在很多風(fēng)險(xiǎn)。如果企業(yè)可以在外包培訓(xùn)實(shí)施階段，進(jìn)行跟蹤、評(píng)估，根據(jù)本身企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，那么可以把風(fēng)險(xiǎn)降低到最小。中小企業(yè)外包合同中可能出現(xiàn)的問(wèn)題有：

1、過(guò)分注重成本而忽視服務(wù)質(zhì)量

部分中小企業(yè)管理人員簡(jiǎn)單地認(rèn)為外包就是采購(gòu)，就是要控制成本。正是基于對(duì)成本的考慮，中小企業(yè)客戶往往希望以最低的價(jià)格獲得服務(wù)，因而會(huì)盡可能低的壓低外包方的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格。這樣，外包方可能會(huì)為了承接外包業(yè)務(wù)，會(huì)在接收低價(jià)格的同時(shí)降低質(zhì)量，最終導(dǎo)致雙方都沒(méi)有達(dá)到最優(yōu)。

2、合作前缺少對(duì)外包方的有效認(rèn)識(shí)

通常對(duì)外包方的考核指標(biāo)可以分為產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)、業(yè)務(wù)管理能力等等。其中，外包方的知識(shí)以及業(yè)務(wù)管理能力顯得尤為重要。許多中小企業(yè)外包失敗的部分原因是因?yàn)閷?duì)外包方事先的“摸底”不夠，一定程度上導(dǎo)致了中小企業(yè)外包的失敗。

3、缺乏監(jiān)控

不少中小企業(yè)管理人員認(rèn)為實(shí)行外包之后就可以徹底減負(fù)，工作直接交給方去做，自己只需要看看結(jié)果就可以了。這就使得工作出現(xiàn)“脫節(jié)”，發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題具有一定的滯后性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可能為時(shí)已晚，造成違約。

四、培訓(xùn)外包過(guò)程的控制方法

培訓(xùn)外包過(guò)程的控制方法可以依據(jù)企業(yè)對(duì)“采購(gòu)”過(guò)程和相關(guān)過(guò)程控制相結(jié)合來(lái)實(shí)施。

首先，企業(yè)應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)過(guò)程的特點(diǎn)、對(duì)企業(yè)管理的影響程度及其涉及的風(fēng)險(xiǎn)，采取不同的控制措施，并在相關(guān)文件中作出規(guī)定。不能一刀切，都實(shí)施嚴(yán)格的控制，導(dǎo)致監(jiān)控成本增加，或者都予以忽視，實(shí)行放任管理。

其次，任何外包過(guò)程都應(yīng)將外包方作為采購(gòu)過(guò)程的供方，按企業(yè)質(zhì)量管理體系的要求對(duì)外包方進(jìn)行外包能力的調(diào)查和評(píng)價(jià)，并保持調(diào)查和評(píng)價(jià)記錄，作為對(duì)外包過(guò)程實(shí)施控制的證據(jù)之一。應(yīng)要求向外包方提出外包過(guò)程控制的相關(guān)要求，如對(duì)有的外包方提出質(zhì)量管理體系要求、法律法規(guī)要求、培訓(xùn)過(guò)程目標(biāo)的要求、培訓(xùn)人員能力的要求、設(shè)備的要求、課程內(nèi)容的要求、培訓(xùn)效果、考核及評(píng)價(jià)的要求等，并規(guī)定外包方應(yīng)提供的證據(jù)及其具體內(nèi)容、頻次和方式。需要時(shí)，可以派出代表進(jìn)行跟蹤，或以定期、不定期檢查和監(jiān)督等方式予以監(jiān)控。這些要求在外包合同中或通過(guò)制定詳細(xì)的作業(yè)文件明確。

最后，根據(jù)結(jié)合相關(guān)過(guò)程實(shí)施控制。比如如果企業(yè)將設(shè)計(jì)和開發(fā)過(guò)程外包，應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)策劃、設(shè)計(jì)輸入、設(shè)計(jì)輸出、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證、設(shè)計(jì)確認(rèn)、設(shè)計(jì)更改等采取有效的控制措施?？刂频囊?、方法是否結(jié)合外包過(guò)程的具體特點(diǎn)確定，并在外包合同中作出明確規(guī)定。如果外包過(guò)程中有特殊過(guò)程，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)7.5.2的要求，對(duì)過(guò)程的確認(rèn)、過(guò)程工藝參數(shù)的監(jiān)控進(jìn)行控制。根據(jù)外包過(guò)程對(duì)最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，與外包組織協(xié)商、確定對(duì)特殊過(guò)程的監(jiān)控要求、方法，并在外包合同中作出明確規(guī)定。

很多中小企業(yè)的老板憑借“天道酬勤”的理念，日夜操勞，事無(wú)巨細(xì)，事必躬親，成天搞得焦頭爛額，疲憊奔命，但效益還是上不去，不善管理一個(gè)根本的問(wèn)題。而培訓(xùn)外包恰恰有助于問(wèn)題的解決，可以縮短我們現(xiàn)在與優(yōu)秀企業(yè)水平的差距；可以大大地提高我們的人員能力，增強(qiáng)員工凝聚力，可以減低營(yíng)運(yùn)成本。一言以蔽之，外包可以提高中小企業(yè)的績(jī)效，提高質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性。

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（作者單位：湖北三峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院）