摘要：美國國家檔案與文件署（NARA）針對未來新的需求和發(fā)展趨勢，制定了2013-2016年信息資源管理戰(zhàn)略計劃。該計劃集中于信息技術管理、人力資本管理、業(yè)務流程管理和信息用戶管理四個方面?？偨Y(jié)對我國檔案工作的啟示，認為我國應保持檔案信息工作的連續(xù)性，確保檔案信息與用戶信息安全，并重視檔案信息資源的開發(fā)利用。

關鍵詞：美國國家檔案與文件署 NARA 信息資源管理 戰(zhàn)略計劃

基金項目：本文系“秦惠莙與李政道中國大學生見習進修基金（CURE）”項目“館藏文獻數(shù)字化決策中的成本-收益分析”（項目編號：21315003）研究成果之一。

1引言

美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA）是美國政府檔案的保管者，為美國政府與民眾提供了豐富的檔案信息資源，為各行業(yè)研究工作的開展提供了便利。NARA根據(jù)法律或歷史需求，從聯(lián)邦政府產(chǎn)生的眾多文件中選擇最為重要的1%-3%進行保管。據(jù)NARA統(tǒng)計，館藏電子檔案已被訪問超過一億五千萬次[1]。NARA取得輝煌成就的背后，經(jīng)歷了哪些過程，采取了哪些措施，如何規(guī)劃未來發(fā)展，對我國檔案工作具有何種意義，是需要深思的問題。為此，本文以《美國國家檔案與文件署2013-2016年信息資源管理戰(zhàn)略計劃》為藍本，介紹NARA檔案信息資源管理方式及其特點，希望對我國檔案信息資源管理工作起到借鑒作用。

2 戰(zhàn)略計劃的背景

隨著美國由工業(yè)經(jīng)濟向知識經(jīng)濟加速轉(zhuǎn)型，檔案信息資源的數(shù)量和種類不斷增加，在政府工作中發(fā)揮著日益重要的作用。如何應對激增的電子檔案信息是NARA面臨的一大挑戰(zhàn)。同時，體制上的不健全和信息基礎設施的不完善束縛著NARA對檔案信息資源的有效管理和開發(fā)利用，系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃迫在眉睫。

2.1 業(yè)務應用碎片化

各個NARA工作區(qū)使用各自獨立構(gòu)建的業(yè)務應用，這種做法雖然可以滿足個別業(yè)務需求，但隨著技術對NARA業(yè)務影響的加深，這種碎片化的業(yè)務應用逐漸難以得到管理控制，阻礙了NARA業(yè)務流程的一體化進程。為實現(xiàn)一體化目標，NARA需要結(jié)合組織戰(zhàn)略目標和業(yè)務績效目標進行技術投資，整合信息資源管理環(huán)節(jié)，促使NARA的投資計劃和管理模式由以項目為導向、預算為中心轉(zhuǎn)向整合的、全機構(gòu)的、基于架構(gòu)的模式。

2.2 技術變革的沖擊

自20世紀90年代以來，聯(lián)邦政府文書工作進行了技術變革，NARA館藏電子檔案已由幾千件增至數(shù)十萬件，未來仍會持續(xù)增加。信息化時代，電子檔案格式種類激增，包括聯(lián)邦政府機構(gòu)數(shù)據(jù)庫、郵件信息、科研數(shù)據(jù)以及其他數(shù)字圖像、數(shù)字聲音、地理信息系統(tǒng)、網(wǎng)頁信息等，對電子檔案的妥善存儲提出了更高的要求。用戶對免費即時獲取檔案信息的需求更高。信息自由法和電子化信息公開法亦要求在線檔案服務的完善。為此，NARA必須保證其所保存檔案的可用性、可靠性、真實性、完整性和安全性。

2.3 遵循NARA原則

NARA的信息資源管理活動服務于組織目標，需要遵循內(nèi)部政策，才能達到預期效果。NARA機構(gòu)的整體戰(zhàn)略目標有6項：①擔任國家檔案的保護者，加強在政府檔案管理中的領導力并擴大服務范圍，以確保聯(lián)邦項目的連續(xù)性和高效性；②保存、處理檔案，以便為公眾提供快捷方便的官方獲取渠道；③解決政府電子檔案的難題，完成NARA在數(shù)字時代的使命；④隨時隨地提供快速、方便和安全的館藏訪問；⑤通過其博物館、公眾平臺、授權機構(gòu)和教育項目，提供信息獲取渠道，全面提升公民素質(zhì)；⑥滿足用戶動態(tài)變化的需求。這些原則體現(xiàn)了NARA的職責所在，對檔案信息資源管理起指導作用。

3 戰(zhàn)略計劃介紹

信息資源有狹義與廣義之分。狹義的信息資源指信息本身或信息的集合，廣義的信息資源是信息及其相關因素的集合，除信息本身外，信息資源還包括與其緊密相關的信息設備、信息人員、信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡等[2]。本文以廣義信息資源為視點，將NARA提出的多項戰(zhàn)略計劃歸為4類：人力資本管理、信息用戶管理、業(yè)務流程管理和信息技術管理。這4類戰(zhàn)略目標并非相互獨立，而是相互銜接、相互交融的。

3.1 信息技術管理

3.1.1構(gòu)建信息基礎設施體系

電子檔案在線獲取、檔案生命周期管理及付費服務都離不開靈活、穩(wěn)健、安全的IT基礎設施。完善的IT基礎設施能夠簡化業(yè)務應用的安裝和實施，是NARA業(yè)務流程正常開展的基本前提和內(nèi)在要求。NARA的矛盾之處在于，既要將IT外包，又需要將各要素整合進運作環(huán)境中。因此NARA要求建設并運作穩(wěn)固的IT基礎設施，并監(jiān)控運作管理過程，隨時追蹤和管理各種IT需求，持續(xù)改善信息技術環(huán)境。NARA建立了“工程實驗室”，創(chuàng)造了“類生產(chǎn)環(huán)境”（product-like environment），使得NARA能夠開發(fā)IT組件原型，并檢驗購入的IT組件是否達到了投入實際運作的要求。NARA設計并研發(fā)了NARANET網(wǎng)絡，能夠支持數(shù)據(jù)、聲音、視頻等服務的傳輸和管理，提供與合作伙伴安全交互的外部能力，為全機構(gòu)的數(shù)字資源和數(shù)據(jù)庫提供存儲網(wǎng)絡，并推動NARA的服務整合。

3.1.2開發(fā)并實施企業(yè)架構(gòu)

企業(yè)架構(gòu)（enterprise architecture，EA）是一個集成的框架，用于演進或維護現(xiàn)有的信息技術和引入新的信息技術，以實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標和信息資源管理目標[3]。NARA開發(fā)、實施并維護了一套EA，描繪了業(yè)務和技術方面的全方位圖景，闡述了NARA當今的運作方式、預期的運作方式以及相應的演進計劃。EA的目的在于銜接業(yè)務管理和信息技術管理，輔助NARA規(guī)劃并培育信息資源管理所必需的能力，并最終利用信息技術促使業(yè)務目標的達成，使NARA能夠更靈敏地應對公共政策、用戶期望、業(yè)務策略等方面的變化。EA還能幫助NARA識別短期需求和長期規(guī)劃，并在兩者之間加以平衡。EA能夠為信息資源管理活動提供4種信息，包括業(yè)務規(guī)劃信息、技術規(guī)劃信息、轉(zhuǎn)型規(guī)劃信息和技術標準信息。這些信息從機構(gòu)整體的角度出發(fā)，為指導信息資源管理活動提供基礎。

實施EA的具體流程是：①堅守NARA核心原則，指導內(nèi)部信息技術的管理和使用；②提供一套業(yè)務架構(gòu)，輔助識別業(yè)務流程中對信息技術能力的需求，并確定這些需求的次序；③描述信息需求、業(yè)務流和服務流；④明確規(guī)定信息系統(tǒng)和服務組件，這兩者與其所支持的業(yè)務流程和所利用的信息資源相契合；⑤明確規(guī)定一套信息技術基礎設施，并應具備強健性、標準性、共享性、易管理性等特性；⑥整合信息資源管理流程，有效利用和再利用全機構(gòu)的信息技術資產(chǎn)；⑦制定信息技術采購策略，優(yōu)化內(nèi)外部信息技術資源利用，使之與戰(zhàn)略業(yè)務需求和核心業(yè)務能力相匹配。

3.1.3 應對新興技術

信息時代不斷發(fā)展進步的新興科學技術對NARA既是機遇，又是挑戰(zhàn)。EA輔助NARA有關信息技術的投資決策，在開發(fā)和演進EA的同時，NARA還評估了技術對于戰(zhàn)略目標和IT部署狀況的影響，并提出了以下具體建議：①優(yōu)化IT運作，提升整合服務、虛擬服務和云服務的質(zhì)量；②持續(xù)利用“一切即服務”模型（anything-as-a-service model），不間斷地提高服務質(zhì)量，擴大服務范圍；③探索“大數(shù)據(jù)”（big data）和開放數(shù)據(jù)所帶來的機遇；④關注環(huán)境保護，開發(fā)并利用虛擬服務以減少碳排放。

3.2 人力資本管理

NARA十分重視人才，強調(diào)人才是其最重要的資本。人力資本管理計劃的目標在于：①厘清當前職位和NARA員工的競爭力，分析其優(yōu)勢和劣勢，以順利達成NARA戰(zhàn)略目標；②識別能力鴻溝（competency gap），包括當前和未來對能力的需求；③識別所需的人力資本規(guī)模。NARA的人力資本管理策略可分為人力資本基礎工作、人力資本塑造和人力資本配置3個方面。

3.2.1 人力資本基礎工作

清查當前崗位設置的種類和數(shù)量，并根據(jù)人員流動、工作變動、IT項目變化等因素預估崗位數(shù)量的變化。首席信息官（Chief Information Officer，CIO）與首席人力資本官（Chief Human Capital Officer，CHCO）負責準備測評量表考核員工能力、分析人才需求及制定招聘計劃。

3.2.2人力資本塑造

以NARA組織目標為中心，CIO與CHCO合作開展能力鴻溝分析，評估NARA短期、中期、長期對IT能力的需求，并確定當前員工能力應達到的水平。職能缺口指當前能力水平與預期能力水平的差距。戰(zhàn)略計劃將以職能缺口為焦點，以員工為能力載體，構(gòu)筑NARA的 IT能力。NARA重視機構(gòu)文化的培育，使得具備不同能力的員工都能工作、學習并成長。例如，NARA專門成立了“多樣與包容”（Diversity and Inclusion，DI）部門，負責建設NARA文化，重點在于培養(yǎng)員工能力的多樣性與包容性，充分挖掘每個員工的潛力。

3.2.3人力資本配置

人力資本是實現(xiàn)組織目標的重要保障。NARA統(tǒng)籌全機構(gòu)的人力資本，使其適應數(shù)字化時代的工作模式。CIO持續(xù)地對IT工作變化、工作領域的優(yōu)先次序、機構(gòu)對于人力資本需求的變化等方面進行識別、評估，由此，CIO可以從全機構(gòu)的視野來優(yōu)化人力資本配置。

3.3 業(yè)務流程管理

3.3.1 推動業(yè)務轉(zhuǎn)型

對于信息資源管理的需求派生于NARA的戰(zhàn)略目標和業(yè)務戰(zhàn)略，因此需要將所有的信息資源管理活動與NARA的運作策略、業(yè)績目標和相關的政府項目相結(jié)合。

NARA制定并已開始實施長期轉(zhuǎn)型計劃，其目標在于：①一方面細分用戶類型，另一方面融合NARA各部門；②全機構(gòu)績效最優(yōu)化；③簡化決策流程，迅速應對客戶與員工的需求；④允許員工參與決策，從而增強機構(gòu)的公開性與合作性，建立并完善問責制；⑤利用社交媒體，及時知悉客戶需求，加強內(nèi)部溝通；⑥營造開放、包容的機構(gòu)文化，能夠迅速應對法律、預算、技術和客戶需求的變化。為了達到這一目標，NARA開發(fā)并維護了一套業(yè)務架構(gòu)（business architecture，BA）。BA細化了業(yè)務目標和績效目標、當前提供的產(chǎn)品和服務、未來將會增加的產(chǎn)品和服務、如何利用技術和信息系統(tǒng)、如何識別和管控業(yè)務風險以及如何確定商業(yè)流程和服務的優(yōu)先次序。BA還考慮到了業(yè)務改革的時機、法規(guī)制度的約束以及NARA的運作準則。BA的目標是詳細規(guī)劃并記錄NARA短期戰(zhàn)略的實施情況，以達到如下3個目的：①規(guī)劃并管理項目的實施及整合；②根據(jù)業(yè)務需求，構(gòu)建IT系統(tǒng)；③指導業(yè)務改革和技術改革的實施及整合。

3.3.2 信息資源管理流程整合

NARA有10個主要的信息資源管理流程，包括：戰(zhàn)略規(guī)劃（strategic planning）、資本規(guī)劃和投資控制（capital planning and investment control，CPIC）、企業(yè)架構(gòu)（enterprise architecture，EA）、績效管理（performance management）、項目管理（program management）、工程管理（project management）、檔案管理（records management）、信息安全（information assurance）及系統(tǒng)開發(fā)生命周期（systems development lifecycle，SDLC）。

3.3.3 對信息資源管理流程進行監(jiān)管

NARA組建了“IRM監(jiān)管委員會（IRM Governance Commit）”，來監(jiān)管所有的信息資源管理活動，以確保信息資源管理計劃、活動和成果在業(yè)務流程、財政支持、項目管理、信息技術等方面是合理可靠的。IRM監(jiān)管委員會可以確保信息資源管理的方向性，是一種對于“信息資源管理”的管理。當信息資源管理活動偏離預定計劃或發(fā)生意外狀況時，監(jiān)管委員會有責任重新規(guī)劃信息資源管理活動，甚至在必要時終止活動。NARA成立了信息系統(tǒng)指導委員會（Information Systems Steering Commit，ISSC），與架構(gòu)評估董事會（Architecture Review Board，ARB）和IT工程工作組共同執(zhí)事，構(gòu)成IRM監(jiān)管委員會。首先，ISSC提出戰(zhàn)略方向和投資預算，交由ARB審核，ARB評估后得出優(yōu)先業(yè)務需求，交由IT工程工作組，IT工程工作組提出解決建議，反饋給ARB，ARB再規(guī)劃出一套正式的解決方案，反饋給ISSC。通過該流程對需求和決策進行層層把關，能夠使得信息資源管理活動達到預期目標。

3.3.4 風險管理與信息安全

當前，NARA的電子檔案環(huán)境面臨著黑客攻擊、頁面損壞和身份盜竊等諸多問題。NARA的使命之一就是保護信息資產(chǎn)，并將信息安全管理與業(yè)務流程整合進行。隨著用戶逐漸傾向使用電子檔案，其個人信息也面臨被泄露的危險，NARA必須為用戶負責，確保用戶的信息安全。首先，NARA需要識別信息安全需求，并將安全架構(gòu)概念化。其次，NARA將界定安全管理需求，為系統(tǒng)各構(gòu)成元素分配安全管理任務。隨后，NARA將在系統(tǒng)元素內(nèi)部構(gòu)建安全管理系統(tǒng)。最后，監(jiān)控并評估安全管理的效能。

3.4 信息用戶管理

NARA的職責是保護國家記錄，守護和保存政府文獻，確保民眾可以探索、利用珍貴的檔案文獻。NARA信息用戶管理的策略在于調(diào)研用戶信息需求、使用反饋信息和擴大數(shù)字資源獲取渠道。

3.4.1信息用戶調(diào)研

開展信息服務的前提是了解信息用戶的需求，NARA通過定期的用戶調(diào)研收集用戶信息需求和使用反饋信息。這些調(diào)研通過3種途徑進行：電子文件檔案館（Electronic Records Archives，ERA）系統(tǒng)、在線公共獲?。∣nline Public Access，OPA）系統(tǒng)以及NARA官方網(wǎng)站（Archive.org）。ERA系統(tǒng)的用戶需要對服務滿意度評級，從“非常滿意”到“非常不滿意”共11個評價選項，并且用戶可以詳細說明給出特定評價的依據(jù)。同時，NARA可以征集用戶對于該系統(tǒng)的不滿意之處和改進建議。與ERA類似，OPA系統(tǒng)收集用戶反饋，并進行分析改進。Archive.org是NARA向公眾開放的主要平臺，經(jīng)常會邀請用戶進行問卷調(diào)查。通過在這些平臺進行用戶調(diào)研，NARA能夠準確判斷用戶的信息需求以及使用反饋信息，以便完善服務功能，提高服務質(zhì)量。

3.4.2不斷改進信息服務

數(shù)字時代，NARA提供的信息服務由紙質(zhì)檔案文獻轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案資源。為確保信息公平，NARA致力于擴大數(shù)字資源獲取渠道，具體措施包括：①開展用戶滿意度調(diào)查；②提升在線服務的用戶體驗；③增加網(wǎng)絡國家檔案館館藏目錄的信息；④參照國家課程標準，豐富在線教育資源，以支持歷史等學科的課堂教學；⑤拓展在線展覽，使公眾獲取豐富的館藏資源；⑥對高價值的檔案文件采取數(shù)字化措施。

4 對我國檔案工作的啟示

4.1保持檔案信息工作的連續(xù)性

保持檔案信息工作的連續(xù)性可從外部環(huán)境與內(nèi)在流程兩方面著手。就外部環(huán)境而言，NARA自2006年起每年都會發(fā)布最新的信息資源管理戰(zhàn)略計劃，確保其信息資源管理活動能夠滿足各類檔案信息需求，適應因科技進步而不斷變化的檔案工作環(huán)境。與此同時，NARA亦重視信息資源管理活動內(nèi)在的連續(xù)性，開展了“持續(xù)運作”項目（Continuity of Operations Program），對信息資源管理成果進行不間斷評估。鑒于此，國內(nèi)的檔案信息管理工作應當制定科學完整的戰(zhàn)略計劃，持續(xù)實施，不斷更新優(yōu)化，并配套設計統(tǒng)一指導、分級管理的內(nèi)部業(yè)務流程，輔助戰(zhàn)略計劃的持續(xù)進行。

4.2確保檔案信息與用戶信息安全

只有在信息環(huán)境安全的大前提下，便捷獲取、及時利用等數(shù)字化帶來的優(yōu)勢才能發(fā)揮作用。檔案信息安全保障包括兩個方面：檔案信息系統(tǒng)安全與用戶信息安全。確保信息安全是檔案信息工作的基本要求，是公眾信息利用的基本保障，也是國家與社會健康發(fā)展的必然要求。NARA通過識別并跟蹤安全需求、全方位架構(gòu)信息安全系統(tǒng)、監(jiān)控并評估實施效能等一系列有效措施保障信息資產(chǎn)的安全。我國應當重視檔案信息的安全保障工作，構(gòu)建信息安全體系，完善相關政策和制度，做好底層信息技術安全防備措施，建立分布式備份系統(tǒng)，對不同類型的檔案信息采取不同的信息安全保障模式。

4.3重視檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息已然成為歷史傳承的重要載體，而檔案信息的利用則是檔案信息工作的核心。NARA跳出了“檔案保存”的局限，強調(diào)“保存是為了利用”，最大化開發(fā)檔案信息的利用價值。充分利用檔案信息既需要充分認識用戶的信息需求，也需要充分利用信息技術。NARA在多個頁面和數(shù)據(jù)庫設置了用戶調(diào)查，力求發(fā)掘用戶信息需求，并以此為基點，不斷優(yōu)化自身檔案工作。隨著信息技術的不斷進步，檔案信息工作也逐步進入數(shù)字化時代。檔案信息數(shù)字化并不是簡單的載體形式變化，而是需要綜合用戶需求、環(huán)境變遷、價值增減等多方面因素。NARA為此構(gòu)建科學完整的信息基礎設施體系，建設并運作穩(wěn)固的信息技術環(huán)境。我國檔案信息資源豐富，可以為教師提供教育資源，使教學更加多樣化、活力化。同時，我國應重視各種新興技術在檔案信息資源開發(fā)中的作用，如探索大數(shù)據(jù)和開放數(shù)據(jù)帶來的機遇，發(fā)揮“云計算”的優(yōu)勢等。

參考文獻：

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3.Wikipedia.Enterprise architectue[EB/OL].[2014-02-04].http：//en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_architecture.

（本文責任編輯：王善軍）