康虹

[摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，隨著信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟的全球化、社會的信息化進一步加強，我國數(shù)字檔案館的發(fā)展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內(nèi)第一個數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動了我國數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。目前，我國數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為智慧城市和社會信息化的重要組成部分。充分利用互聯(lián)網(wǎng)，搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)更大范圍的數(shù)字檔案信息資源集成管理與社會共享，已成為新一輪數(shù)字檔案館項目的建設(shè)重點和目標。

[關(guān)鍵詞]信息化；數(shù)字檔案館；資源共享

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟的全球化、社會的信息化進一步加強，人類進入了數(shù)字化時代。技術(shù)的進步、社會的發(fā)展、改革開放的成果已經(jīng)為大力發(fā)展數(shù)字檔案館創(chuàng)造了有力的條件，我國數(shù)字檔案館的發(fā)展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內(nèi)第一個數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動了我國數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。

一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

與數(shù)字圖書館建設(shè)初期一樣，20世紀90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級檔案館、數(shù)字檔案館等新名稱不斷見諸報端。隨著數(shù)字圖書館從概念變成現(xiàn)實，檔案界對于數(shù)字檔案館的表述也漸趨統(tǒng)一。

然而，對于不同的研究者而言，數(shù)字檔案館仍然有著不同的內(nèi)涵。檔案界、計算機界、國際標準組織機構(gòu)以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。

信息系統(tǒng)論是當前檔案界對數(shù)字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數(shù)字檔案館定義為一個超大規(guī)模的“信息系統(tǒng)”。定義強調(diào)數(shù)字檔案館是一個信息系統(tǒng)，但是，沒有給出信息系統(tǒng)的確切內(nèi)涵。而持信息倉儲論這一觀點者通常將數(shù)字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識信息中心”、“數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換站”等，最終實現(xiàn)“數(shù)字檔案館”，它強調(diào)了數(shù)字檔案館的信息存儲和傳播功能，但對數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的描述存在著一定的局限性。信息環(huán)境論將數(shù)字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環(huán)境的內(nèi)涵究竟是什么，難以具體認知。功能拓展論將數(shù)字檔案館定義為傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代技術(shù)拓展服務(wù)功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數(shù)字檔案館概念。

那么，怎樣才能從當代信息科學(xué)與檔案學(xué)的角度來對數(shù)字檔案館這一詞語的含義進行認定和概括，使所有數(shù)字檔案館建設(shè)者都能夠清晰地勾勒出未來的目標呢？只有對數(shù)字檔案館這一信息時代“新生兒”的本質(zhì)屬性與內(nèi)涵有一個全面的了解與認識，才能得出相對比較完整和清晰的數(shù)字檔案館定義。

我們是否可以這樣來定義：數(shù)字檔案館是在分布式計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲、處理、交換與發(fā)布數(shù)字檔案信息的檔案信息管理與服務(wù)機構(gòu)，是各級政府和各單位信息化建設(shè)的有機組成部分。

二、數(shù)字檔案館的特征

1.數(shù)字資源的多樣性。一是依托于實體檔案的數(shù)字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關(guān)數(shù)字信息形成的數(shù)字信息。

2.具有一定的開放性。依托于網(wǎng)絡(luò)，一方面能夠在線采集網(wǎng)上信息，實現(xiàn)信息資源共享；另一方面能夠針對利用者不同的需求，提供多樣化的服務(wù)。

3.技術(shù)的多變性。由于數(shù)字檔案館依靠于計算機、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、基礎(chǔ)于內(nèi)容的檢索技術(shù)等，其存儲技術(shù)、載體、格式、閱覽方式等，都呈現(xiàn)出不斷進步、變化的動態(tài)。

三、數(shù)字檔案館的功能

1.信息集成功能。數(shù)字檔案館的建立，使我們可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對特定區(qū)域內(nèi)的所有檔案進行數(shù)字化管理，改變了以往單一的檔案實體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關(guān)信息的中心，所以，信息集成將成為數(shù)字檔案的首要功能。

2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據(jù)自己的需要，隨時隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數(shù)據(jù)乃至全文，數(shù)字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實現(xiàn)檔案利用的理想化目的。

3.社會記憶功能。數(shù)字檔案館的建設(shè)將應(yīng)用國家相應(yīng)的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實體保管模式，檔案是社會記憶的主要工具。數(shù)字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會記憶功能的實現(xiàn)。數(shù)字檔案館能實現(xiàn)對電子公文、科技文件等進行文檔一體化管理，對文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進行數(shù)據(jù)的動態(tài)管理。

四、數(shù)字檔案館的最終目標

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標是要通過國家信息基礎(chǔ)工程把各級各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國家信息資源的組成部分，面向全社會發(fā)揮作用。所以，數(shù)字檔案館建設(shè)項目、尤其是國家綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)項目應(yīng)該從一開始就納入到國家信息基礎(chǔ)工程之中統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計。數(shù)字檔案館的核心資源主要來自相關(guān)的信息系統(tǒng)，同時又可與相關(guān)信息系統(tǒng)進行信息共享。

五、數(shù)字檔案館的總體架構(gòu)

數(shù)字檔案館應(yīng)以結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，基于物理和邏輯兩種結(jié)構(gòu)，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)接收、信息交互、資源數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)存儲與備份、歸檔數(shù)據(jù)管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級模式建立的中心檔案館內(nèi)容包括各門類在內(nèi)的所有檔案的數(shù)字化信息，基層檔案館應(yīng)管理本單位經(jīng)過歸檔流程的先行有效的各類檔案數(shù)字化信息。

六、數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)

數(shù)字檔案館的理論研究涉及多個學(xué)科領(lǐng)域。例如，檔案學(xué)、信息學(xué)、計算機科學(xué)、管理學(xué)等，不同學(xué)科領(lǐng)域的研究者攜手開展數(shù)字檔案館理論研究，勢必會更加有力地推進數(shù)字檔案館理論體系的建設(shè)。但是，對于數(shù)字檔案館這一檔案工作創(chuàng)新變革的產(chǎn)物，檔案界似應(yīng)更多地承擔(dān)起建設(shè)相關(guān)理論體系的重任。鑒于檔案學(xué)科是一門實踐性很強的學(xué)科，本文試圖從檔案學(xué)理論研究與檔案工作實踐相結(jié)合的角度，對數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)的內(nèi)容作一些初步的探討。

1.數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論建設(shè)

數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論研究離不開傳統(tǒng)檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)，是對傳統(tǒng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的深化與拓展。這部分內(nèi)容主要包括：

數(shù)字檔案的定義及邊界。例如：數(shù)字檔案館的管理對象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機構(gòu)的管理對象有什么區(qū)別與聯(lián)系？大檔案的概念外延到底有多大？這對于當前檔案部門科學(xué)構(gòu)建數(shù)字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財物資源具有重要的指導(dǎo)意義。

數(shù)字檔案館的管理體制與機制。例如，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，如何理解和貫徹檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的組織原則，建立起科學(xué)的數(shù)字檔案館體系，推進數(shù)字檔案資源的共建與共享？如何構(gòu)建數(shù)字檔案館的績效評估機制等。

狹義數(shù)字檔案館的組織架構(gòu)、工作環(huán)節(jié)以及相關(guān)的工作原則與要求。例如，數(shù)字檔案信息的創(chuàng)建、獲取、鑒定、存儲、處理、交換、發(fā)布、利用、保密等應(yīng)采取哪些策略，建立哪些制度？在數(shù)字化的環(huán)境下，如何根據(jù)數(shù)字檔案的形成目的、形成活動、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運用檔案管理的基本原則。

上述理論問題，與數(shù)字檔案館建設(shè)實踐的推進速度相比較，檔案界關(guān)于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當前社會信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案學(xué)科領(lǐng)域基礎(chǔ)理論研究的或缺，勢必會導(dǎo)致實踐的盲目性和無所適從，進而加速檔案工作的邊緣化趨勢。筆者認為，檔案工作者需要學(xué)習(xí)、了解和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，更需要明白自己的歷史使命與工作內(nèi)涵。數(shù)字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個沒有獨特內(nèi)涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導(dǎo)致一些數(shù)字檔案館建設(shè)項目難以達到預(yù)期效果的一個重要原因。

2.與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的法律規(guī)章建設(shè)

這方面的內(nèi)容有很多，這里只能列舉一些實踐中遇到的、亟需解決的法律規(guī)章問題。如：檔案工作的法律規(guī)章，政府信息公開的法律規(guī)章，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)保護的法規(guī)政策，保護公民隱私權(quán)、知情權(quán)的法規(guī)政策，信息共建共享的法規(guī)政策等等。

數(shù)字檔案館建設(shè)的主要宗旨之一就是要充分開發(fā)利用檔案信息，為國家、社會和公民提供高效、便捷的服務(wù)，推進政府信息公開、構(gòu)建社會主義和諧社會。檔案界應(yīng)注意總結(jié)和發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)實踐中遇到的法律問題，積極推進相關(guān)法律規(guī)章的修訂與完善，確保數(shù)字檔案館建設(shè)有法可依，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供有力的法律保障。

七、進一步推進區(qū)域數(shù)字檔案信息資源共享的思考

1.堅持統(tǒng)籌兼顧，加大信息資源整合力度

一是擴大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統(tǒng)性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏數(shù)量，改善館藏結(jié)構(gòu)。二是實施館室一體化。通過館室交換，實現(xiàn)機關(guān)、企事業(yè)單位與國家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享。三是規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是要完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實數(shù)字檔案館資源基礎(chǔ)。

2.堅持共建共贏，建立完善的合作機制

實現(xiàn)檔案資源集成共享離不開完善的協(xié)同工作機制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實行分級管理，同時檔案信息資源共享的相關(guān)規(guī)則不明確，一些地區(qū)可能將檔案信息資源的產(chǎn)權(quán)地區(qū)化，有可能人為設(shè)置檔案信息互聯(lián)互通的壁壘，導(dǎo)致在檔案信息歸屬上的“地區(qū)所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應(yīng)用。因此，區(qū)域內(nèi)各級檔案館對資源共建共享的思想認識是否統(tǒng)一、工作是否同步，都將直接影響區(qū)域數(shù)字檔案資源集成共享和利用服務(wù)的整體水平。

3.堅持分步實施，深化拓展平臺建設(shè)

實現(xiàn)檔案信息資源在一個地區(qū)乃至全省、全國范圍的共建共享，是檔案人共同追求的目標，也必將成為檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。除了共享地域范圍的不斷擴大，今后檔案資源共享的內(nèi)容，也必將從婚姻檔案等專業(yè)檔案拓展到各種民生檔案，服務(wù)方式也將更多地從傳統(tǒng)的接待利用轉(zhuǎn)向主動推送檔案信息服務(wù)等。當然要實現(xiàn)這個目標，需要一個較長的時間，更有待于上級黨委政府以及國家、省檔案局的統(tǒng)籌安排，提出分步實施的階段性計劃和目標。

目前，我國數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為智慧城市和社會信息化的重要組成部分。充分利用國家和所在地區(qū)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)更大范圍的數(shù)字檔案信息資源集成管理與社會共享，已成為新一輪數(shù)字檔案館項目的建設(shè)重點和目標。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕