許 鑫

（呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古呼倫貝爾 022150）

實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化建設(shè)

許 鑫

（呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古呼倫貝爾 022150）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及時(shí)代的進(jìn)步，實(shí)施高校檔案一體化已經(jīng)成為順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，使用文檔一體化，可以推動(dòng)高校檔案信息化的建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)在日常生活中的廣泛應(yīng)用，它為實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，使得檔案的利用率得到了極大的提升，本文對(duì)文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的重要意義做出討論，并提出有利于推進(jìn)呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化建設(shè)的建議。

文檔一體化；管理；呼倫貝爾學(xué)院；檔案信息化；建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在生活和工作中的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，而檔案發(fā)展的重要標(biāo)志就是互聯(lián)網(wǎng)在檔案信息化中的運(yùn)用。網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為檔案信息化提供了便利的條件，從而促進(jìn)了檔案信息化的發(fā)展。實(shí)施檔案一體化管理，是高校檔案信息化管理的必然結(jié)果，我校亦然。

一、文檔一體化管理及高校檔案信息化的相關(guān)概念

1.文檔一體化的相關(guān)概念

文檔一體化是將檔案與文書(shū)有機(jī)結(jié)合，管理文件歸入檔案的過(guò)程，以用來(lái)保障文檔的完整性。

文檔一體化的運(yùn)用，能夠保證手機(jī)的道的信息完整而準(zhǔn)確，并對(duì)從信息的收集到歸檔進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，并使得材料的使用更為快捷方便，在減少成本的基礎(chǔ)上提升了檔案管理的工作效率。文檔一體化能夠規(guī)范檔案管理工作。

2.高校檔案信息化的相關(guān)概念

用最新的信息技術(shù)來(lái)保護(hù)檔案，這是高校檔案信息化的顯著特征之一。高校檔案信息化一方面要求應(yīng)用信息技術(shù)，另一方面也要求相關(guān)檔案管理人員能夠滿(mǎn)足檔案管理工作的要求。為了實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)，高校檔案的信息化是檔案管理推進(jìn)的必然趨勢(shì)，其對(duì)于檔案的信息管理有這非同尋常的進(jìn)步意義。高校檔案信息化滿(mǎn)足利用者的需要，形成了一個(gè)完整的服務(wù)體系，相關(guān)部門(mén)為利用者提供了信息平臺(tái)，使得利用者對(duì)于信息檔案的使用更為便捷。因此，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，明確對(duì)于檔案信息化的概念，完善自身素質(zhì)。

二、文檔一體化管理對(duì)我校檔案信息化建設(shè)的意義

1.適應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展的需要

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，與此同時(shí)，學(xué)生的就業(yè)情況也十分緊張，“畢業(yè)等于失業(yè)”的情況已經(jīng)越來(lái)越多。運(yùn)用文檔一體化推進(jìn)我校檔案信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)建在一個(gè)在線(xiàn)的信息平臺(tái)，將學(xué)生的信息放置在平臺(tái)上，使得企業(yè)招聘人員能夠更好的瀏覽學(xué)生的情況，擴(kuò)大了在校學(xué)生的就業(yè)率。此外，文檔一體化的運(yùn)用，使得學(xué)生查閱資料更為便捷，大大提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)能力

2.優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理能力

傳統(tǒng)的檔案管理模式并不利于檔案管理，也不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。文檔一體化管理運(yùn)用最新科技，使得管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)收集得到的文檔和信息進(jìn)行歸檔，真正的實(shí)現(xiàn)規(guī)?；芾?。

3.實(shí)現(xiàn)資源共享

從前，我校檔案管理一直是封閉的狀態(tài)，在信息化日益完善的今天，在檔案一體化管理使用信息化技術(shù)，能夠科學(xué)管理各類(lèi)資源，為各界人士查閱學(xué)校檔案形成良好的途徑，打破以往封閉的管理路線(xiàn)，真正的實(shí)施資源共享。

三、呼倫貝爾學(xué)院文檔一體化管理的檔案信息化建設(shè)的途徑

1.建立呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化一體管理的機(jī)構(gòu)

文檔一體化管理是對(duì)從文件收集到歸檔的管理。因此，應(yīng)建設(shè)相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行對(duì)文件的專(zhuān)門(mén)收集以及應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔。弱沒(méi)有相關(guān)機(jī)構(gòu)，則會(huì)使整個(gè)活動(dòng)處于分散的狀態(tài)，對(duì)于檔案的完整性不能夠形成保障。因此，相關(guān)人員應(yīng)成立管理機(jī)構(gòu)，對(duì)呼倫貝爾學(xué)院檔案進(jìn)行一體化管理。

2.提供相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備支持

我校檔案的管理需要相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作，要實(shí)現(xiàn)我校檔案新華一體化管理，就需要學(xué)校提供相應(yīng)的技術(shù)條件。因此，我校應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士，對(duì)我校檔案進(jìn)行一體化管理，在技術(shù)和設(shè)備上保障我校檔案的一體化。

3.開(kāi)設(shè)相應(yīng)的信息平臺(tái)

要實(shí)現(xiàn)高效檔案信息一體化，需要學(xué)校創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，方便使用。學(xué)?？梢栽诰W(wǎng)站上開(kāi)設(shè)連接，方便學(xué)生瀏覽，組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行保護(hù)，防止不法分子對(duì)高校檔案信息的惡意運(yùn)用，造成不必要的麻煩。

4.加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)

在實(shí)施文檔一體化管理推薦我校檔案的信息化建設(shè)當(dāng)中，管理人員至關(guān)重要，其素質(zhì)的高低影響著實(shí)施文檔一體化管理推薦我校檔案信息化建設(shè)的水平。因此，學(xué)校應(yīng)用自行培養(yǎng)的方式，保障相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)。或者利用聘請(qǐng)高素質(zhì)人才的方式對(duì)我校檔案進(jìn)行管理。

5.加強(qiáng)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)我校檔案信息化建設(shè)，能夠在文件管理和檔案管理之間形成密切的關(guān)系，將二者放在同一個(gè)系統(tǒng)之中，做為連接子系統(tǒng)的過(guò)程。由于這種前后相承的關(guān)系，文件管理影響著檔案管理的發(fā)展。因此，我校應(yīng)加強(qiáng)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為文檔一體化管理服務(wù)。

6.建立統(tǒng)一的管理業(yè)務(wù)規(guī)范

檔案管理系統(tǒng)需要投入巨大的人力物力，系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)密集的工作，相關(guān)部門(mén)應(yīng)建立信息系統(tǒng)。因此，在設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)確保字段的標(biāo)準(zhǔn)化，這是文檔一體化的基礎(chǔ)，也是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交換的保證。除此之外，從紙張到文件以及各種裝具，應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)格編號(hào)。文書(shū)處理部門(mén)在對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)法案以及規(guī)定，同時(shí)應(yīng)考慮到部門(mén)歸檔的一致性。要嚴(yán)格崗位培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)實(shí)施文檔一體化的必要性以及重要意義，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)于推行文檔一體化的自覺(jué)性，掌握相關(guān)知識(shí)。除了要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，還應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)這進(jìn)行文檔一體化的培訓(xùn)，使得管理者加深對(duì)文檔一體化的重視程度。

7.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃

當(dāng)前，一些檔案處理部門(mén)的軟件不能相互應(yīng)用，缺乏通用型，阻礙了文檔一體化的實(shí)施。因此，對(duì)于文檔一體化軟件的開(kāi)發(fā)，應(yīng)樹(shù)立前段控制思想。前段控制就是將管理放在文件設(shè)計(jì)極端進(jìn)行考慮。在文檔一體化的設(shè)計(jì)中，應(yīng)推廣兼容性強(qiáng)、只能程度高的系統(tǒng)，使得文檔的運(yùn)轉(zhuǎn)更加快捷，形成滿(mǎn)足現(xiàn)代環(huán)境的技術(shù)保障。除此之外，各部門(mén)應(yīng)根絕各自的只能，按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定文檔一體化的保管方案，對(duì)各種信息進(jìn)行統(tǒng)一。

8.加快辦公自動(dòng)化進(jìn)程

如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已涉及到多個(gè)領(lǐng)域，伴隨著電子文件的涌現(xiàn)，工作效率大大提升，也改變了以往單一的紙質(zhì)文件為主的情況。檔案數(shù)量增長(zhǎng)，利用量和范圍不斷擴(kuò)大，需求量也不斷增加，面對(duì)不同用戶(hù)的不同要求，工作者應(yīng)采取新的管理方法來(lái)解決問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)資源共享的過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要。辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，減輕了檔案的磨損，滿(mǎn)足了各部門(mén)對(duì)檔案的需求，提高了檔案的利用效率，由于其諸多優(yōu)越性能，為高校檔案管理提供了有利的條件。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的發(fā)展決定了我校檔案已經(jīng)不再適應(yīng)如今的節(jié)奏。而文檔一體化管理我校檔案信息化建設(shè)也是為了滿(mǎn)足時(shí)代需求而建立的，這種管理模式適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)減輕了檔案管理人員的工作壓力，節(jié)約成本，使得檔案管理更加系統(tǒng)。

[1]武曉莉.對(duì)檔案信息化問(wèn)題的思考[J].中共山西省直機(jī)關(guān)黨校學(xué)報(bào),2008(04).

[2]王洪濤,趙鴻博.強(qiáng)化檔案管理 提升服務(wù)水平[J].檔案與建設(shè),2009(12).

[3]孫雪梅,吳春娥.淺析電子文件對(duì)檔案工作的影響和管理措施[J].世紀(jì)橋,2009(15).

The implementation of integrated archives management of archives informatization construction Hulunbeier University

Xu Xin

(Hulunbeier University, Hulunbeier Inner Mongolia, 022150, China)

With the development of economy and the progress of the times, the implementation of college archives integration has become an inevitable trend of technological development, the use of document integration, to promote the building of College Archives informatization. With the wide application of computer in daily life, it is the implementation of document integration management informatization construction of University Archives provides technical support, the rate has been greatly improved the use of archives, this paper advances the important significance of information construction of University Archives of document integration management is discussed, and put forward to promote the informatization construction of Hulunbeier University archives advice.

integrated archives; management; Hulunbeier University; archives informatization; construction

G271

A

1000-9795（2014）05-0452-01

［責(zé)任編輯：陳懷民］

2014-03-13

許 鑫（1975-），女，內(nèi)蒙古呼倫貝爾人，從事檔案信息化建設(shè)方向的研究。