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        論外貿(mào)函電的文體特征及寫作“C”原則

        2014-04-08 01:53:58彭娟
        2014年4期
        關(guān)鍵詞:外貿(mào)函電文體特征寫作

        彭娟

        摘要:在國(guó)際貿(mào)易交流中,外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段,其在長(zhǎng)期的外貿(mào)實(shí)踐中形成了自身獨(dú)特的文體特征及寫作原則。而在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下,世界市場(chǎng)已形成,國(guó)際貿(mào)易越來越興盛,熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫作原則具有一定的社會(huì)意義,不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性,而且還能夠?yàn)橘Q(mào)易企業(yè)樹立良好的形象,以促進(jìn)雙方國(guó)際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來。在此,本文將深入分析外貿(mào)函電的文體特征及其寫作“C”原則。

        關(guān)鍵詞:外貿(mào)函電;文體特征;寫作;“C”原則

        在涉外商務(wù)的溝通與交流中,主要通過以信函為形式的各種函件來實(shí)現(xiàn),在專業(yè)術(shù)語中將這些函件統(tǒng)稱為外貿(mào)函電。隨著科技的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,現(xiàn)今外貿(mào)函電的形式更為多樣化,如傳真、電傳、電子郵件等都是外貿(mào)函電的主要形式,其以英語作為主要的書面交流語種。外貿(mào)函電與一般交往信函相比存在著一定的差異性,追求語言的精簡(jiǎn)、樸實(shí)、禮貌為標(biāo)準(zhǔn),而不是追求華麗的語言或豐富的情感。在國(guó)際貿(mào)易交流中,外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段,其在長(zhǎng)期的外貿(mào)實(shí)踐中形成了自身獨(dú)特的文體特征及寫作原則。

        一、外貿(mào)函電的文體特征

        (一)語篇特征

        作為函件的形式,其要求外貿(mào)函電的正文部分必須短小精悍、邏輯清晰、意義連貫,如此才能利于貿(mào)易雙方的快速交流。因而,外貿(mào)函電逐漸形成了鮮明的語篇特征,語篇的結(jié)構(gòu)邏輯合理,上下文之間思路與意義連貫,以達(dá)到明確傳達(dá)貿(mào)易雙方的意圖與目的。一般情況下,外貿(mào)函電的正文部分主要由三個(gè)段落組成,在第一段中開門見山的表明發(fā)件者的意圖,第二段交代與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息,便于收件者處理業(yè)務(wù),第三段發(fā)件者需要表明態(tài)度與希望,并傳達(dá)對(duì)收件者的祝愿。簡(jiǎn)潔完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)是外貿(mào)函電呈現(xiàn)出的語篇特征,如此可以看出外貿(mào)函電的正式與規(guī)范。

        (二)語法特征

        外貿(mào)函電的語體往往給人一種莊重、嚴(yán)肅的感覺,尤其是在涉及一些負(fù)面問題的表述上更加需要客觀性,從而以明確貿(mào)易雙方的責(zé)任,或保障貿(mào)易雙方的合法權(quán)益。所以,外貿(mào)函電文體特征中還呈現(xiàn)出特殊的語法特征,通過使用一些常用的句型與句式來表達(dá),如陳述句、祈使句、長(zhǎng)短句搭配,以實(shí)現(xiàn)客觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋磉_(dá)。此外,有時(shí)為了增強(qiáng)函件的可信度,在外貿(mào)函電寫作中還會(huì)適當(dāng)使用被動(dòng)語態(tài),以減少表述中的主觀色彩,或是避免表述過于直接。如“The goods were promised to be delivered before 1st May,but now we have been in considerable difficulty through the late delivery.”,這是一句使用了被動(dòng)語態(tài)的句子,發(fā)件者利用被動(dòng)語態(tài)委婉的指出了對(duì)方的過失,希望對(duì)方及早解決實(shí)際問題,如此表述更易于引起對(duì)方的反思與重視。

        (三)詞匯特征

        外貿(mào)函電作為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的一種交際工具,在寫作的過程中會(huì)涉及到許多行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)用詞或術(shù)語,同時(shí)函件內(nèi)容還涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利與義務(wù),因此外貿(mào)函電的詞匯特征表現(xiàn)得更加明顯和突出。用詞嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、專業(yè)是外貿(mào)函電主要的詞匯特征,只有在寫作中重視外貿(mào)函電的這些詞匯特征,這樣才能確保表述的精準(zhǔn)與客觀,進(jìn)而避免因表述問題而引起不必要的誤會(huì)或糾紛。于是乎,從事國(guó)際對(duì)外貿(mào)易的工作人員需要掌握一些外貿(mào)函電寫作中的專業(yè)詞匯,如“Import License(進(jìn)口許可證)”;熟悉貿(mào)易行業(yè)中專業(yè)術(shù)語的縮略詞,如“D/P(Document against Payment,付款交單)”等;了解一些普通詞匯在外貿(mào)領(lǐng)域中的特指含義,如“quote”、“accommodation”在外貿(mào)函電中分別表示的是“報(bào)價(jià)”、“通融”的含義。

        二、外貿(mào)函電的寫作“C”原則

        (一)Correctness與Clearness原則

        Correctness與Clearness原則,即指正確、清楚寫作原則。外貿(mào)函電在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中充當(dāng)著一種書面評(píng)介,一旦國(guó)際貿(mào)易雙方發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)可將外貿(mào)函電作為證據(jù)來走法律程序,所以外貿(mào)函電的寫作講究Correctness與Clearness原則。其中,Correctness原則是指正文內(nèi)容中的語法、標(biāo)點(diǎn)、語言規(guī)范、拼寫等的書寫正確性,如美式函件與英式函件中稱呼語的使用存在區(qū)分,gentlemen是美式函件的表示,而Dear Sirs則是英式函件中的表示。此外,Clearness原則是指在外貿(mào)函電寫作中表述要簡(jiǎn)潔清楚,主題明確讓人一目了然,以避免表述不清而產(chǎn)生誤解。如“We send you yesterday,by air,4 samples of the goods which you requested in your letter of May 10.”這句表述簡(jiǎn)單精準(zhǔn),數(shù)字、日期、字母大小寫、標(biāo)點(diǎn)等都遵循了Correctness與Clearness原則。

        (二)Conciseness與Concreteness原則

        簡(jiǎn)潔、具體是商務(wù)書信寫作的基本要求,外貿(mào)函電作為商務(wù)書信中的一種類型其也需要遵循Conciseness與Concreteness原則,即簡(jiǎn)潔與具體寫作原則。由于貿(mào)易行業(yè)工作繁忙,因而外貿(mào)函電的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔精煉、具體明確,注意長(zhǎng)話短說,以明確、詳細(xì)的方法來表述,這樣才能讓忙碌的貿(mào)易工作者花費(fèi)最少的時(shí)間了解更多的信息。如“Thank you for your cooperation.(謝謝合作)”,這句是外貿(mào)函電中的常用語,直截了當(dāng)?shù)谋磉_(dá)了含義。數(shù)字、日期、編號(hào)是外貿(mào)函電中的重要元素,是國(guó)際貿(mào)易雙方了解信息、做出決策的主要依據(jù),因而在外貿(mào)函電寫作時(shí)需要著重注意這些的表達(dá)。如“The Universal Trading Company placed over US $2,000,000 worth of business with us each year.”數(shù)字具體,表達(dá)含義簡(jiǎn)潔明了。

        (三)Courtesy與Completeness原則

        貿(mào)易合作講究友好、禮貌,這樣才能為雙方留下良好印象,從而為下一次的合作奠定基礎(chǔ)。外貿(mào)函電作為國(guó)際貿(mào)易雙方主要的交流工具,它雖然是一種書面形式,但如果在寫作表述中措辭用語不禮貌、不誠(chéng)懇的話,就極易讓對(duì)方感覺到不被尊重,不佳的印象也會(huì)對(duì)雙方以后的合作產(chǎn)生不利影響。為此,外貿(mào)函電在寫作中還需要遵循Courtesy與Completeness原則,即禮貌與完整寫作原則。Courtesy原則是指在外貿(mào)函電寫作中注意表述言語的禮貌、親和與友好,多使用一些表示客氣的套語和詞匯,或委婉、禮貌的指出對(duì)方的不足,這更容易使貿(mào)易對(duì)方接受,如“A very careless mistake was made during the course of shipment.”。在一封外貿(mào)函電中,Completeness是寫作時(shí)必須遵循的原則,無論是敘述上的完整還是格式上的完整,這些都在某種意義上代表著一個(gè)外貿(mào)企業(yè)的形象,關(guān)系著貿(mào)易雙方合作是否能夠順利進(jìn)行。

        三、結(jié)語

        在外貿(mào)商務(wù)中,外貿(mào)函電發(fā)揮著傳遞商業(yè)信息、磋商外貿(mào)業(yè)務(wù)、陳述商務(wù)事實(shí)、記錄進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)展等的多元化作用,是國(guó)際貿(mào)易商務(wù)順利開展的重要工具與手段。因而,了解外貿(mào)函電的文體特征,掌握外貿(mào)函電的寫作原則,這些對(duì)于促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)順利進(jìn)行十分有利。不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性,保證雙方交流的順暢,而且還能夠?yàn)橘Q(mào)易企業(yè)樹立良好的形象,以促進(jìn)雙方國(guó)際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來。特別是現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下,世界市場(chǎng)已形成,國(guó)際貿(mào)易越來越興盛,熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫作原則具有一定的社會(huì)意義。(作者單位:新余學(xué)院外國(guó)語學(xué)院)

        本文系江西省高校人文社科課題《外貿(mào)函電中的模糊語言的應(yīng)用研究》成果之一

        參考文獻(xiàn):

        [1]王紅梅,黎小秀.外貿(mào)函電的特點(diǎn)及其翻譯對(duì)策[J].井岡山學(xué)院學(xué)報(bào),2005(4).

        [2]呂枚芹.淺析外貿(mào)函電寫作新原則[J].安徽文學(xué),2011(12):194-195.

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