蔣 嵐

(福州外語外貿(mào)學院圖書館 福建福州 350202)

0 引言

1 高校建設(shè)二級學院資料室的重要性

高校二級學院資料室的工作是以收集本學院學科領(lǐng)域的主要專業(yè)期刊、圖書、報紙等為內(nèi)容的資料室，是二級學院的專業(yè)資料重地，也是高校專業(yè)性的教學配套基地。衡量二級學院資料室的質(zhì)量，不再以館藏資源的數(shù)量和規(guī)模大小為主要標準，而是要看資料室工作能否滿足一線教師的教學、學科建設(shè)、科研活動、情報咨詢?nèi)找嬖鲩L的信息需求等。隨著高校辦學層次的提高和辦學規(guī)模的擴大，二級學院資料室如何憑借自身優(yōu)勢，挖掘自身潛能，為學院的教學、科研活動做好信息服務(wù)工作，是擺在二級學院資料室面前的重要課題。

1)二級學院資料室是高校教學基本設(shè)施的一個重要觀測點。二級學院資料室是高校圖書館的延伸和補充，既能減輕學校圖書館館藏與管理的壓力，也是學校本科教學水平評估的重要指標。本科教學水平評估指標體系包括7個一級指標和1個特色項目，19個二級指標，44個觀測點。圖書資料建設(shè)為一級指標“教學條件與利用”下二級指標“教學基本設(shè)施”的一個重要觀測點［1］，其建設(shè)水平直接影響到評估的等級。特別是高校都在爭取設(shè)立碩士、博士學位授權(quán)點時，上級主管部門總要對其學科資格和軟、硬件進行充分的論證，其中資料室建設(shè)水平亦是一個重要因素［2］。

2)二級學院資料室對學科建設(shè)和科研發(fā)展起到咨詢和指導(dǎo)作用。學科專業(yè)是院(系)的生命線，而完善的文獻資源體系是辦好一個專業(yè)的重要條件。二級學院資料室收集的文獻資料都與本學院的學科建設(shè)、專業(yè)調(diào)整、科研活動、教學等有關(guān)，且專業(yè)資料全面，針對性強，能掌握最新的科研信息。在提供資料信息服務(wù)時，比學校圖書館提供的文獻資料更前沿、時效性更強，為本院師生提供一個暢通的獲取學術(shù)信息和進行學術(shù)交流的渠道，對學科建設(shè)和科研發(fā)展起到很好的咨詢和指導(dǎo)作用。

3)二級學院資料室對學科建設(shè)、科研開發(fā)起到積極的推動作用。二級學院資料室的文獻資料是圍繞本學院的學科建設(shè)、科研開發(fā)、教學需求等方面進行收集、編研的，具有時效性、專業(yè)性、學術(shù)性。只有系統(tǒng)、完善的文獻信息資源保障，才能支持科研工作者、教師進行深度的研究開發(fā)。因此，二級學院資料室對學科建設(shè)、科研開發(fā)能起到積極的推動作用。

4)二級學院資料室對教學、科研工作起到保障作用。二級學院資料室是學院的附屬機構(gòu)，除了具有就近為本院師生提供方便、快捷的服務(wù)功能外，更重要的是直接為本學院的教學、學科建設(shè)、科研開發(fā)提供最前沿的情報信息，即能節(jié)省時間，又可以少走彎路，對教學和科研工作起到重要保障作用。

2 高校二級學院資料室管理現(xiàn)狀

1)經(jīng)費嚴重不足，阻礙文獻資料收集?！镀胀ǜ叩葘W校圖書館規(guī)程》第三十五條規(guī)定，高等學校圖書館的文獻信息資源購置費應(yīng)與學校教學和科學研究的需要相適應(yīng)，并根據(jù)學校的發(fā)展逐年增加。生均年購文獻量應(yīng)不低于教育部的評估指標。高等學校的文獻信息資源購置費由圖書館統(tǒng)籌安排，合理使用。這就是說，經(jīng)費是由圖書館按一定比例分配到各個學院。由于分配經(jīng)費有限，購置圖書資料數(shù)量不多;況且二級學院撥給資料室購置圖書的經(jīng)費也是有限的;再加上近年來市場上圖書價格迅速上漲，采編人員只能“望書興嘆”。經(jīng)費短缺成為二級學院資料室建設(shè)面臨的較大危機。

2)管理體制落后，資料室建設(shè)無法開展?！镀胀ǜ叩葘W校圖書館規(guī)程》中規(guī)定，院(系)資料室業(yè)務(wù)管理歸圖書館領(lǐng)導(dǎo)，行政上歸院(系)領(lǐng)導(dǎo)［3］。這就是說，二級學院資料室管理人員在行政上隸屬各學院管理，在業(yè)務(wù)上隸屬于學校圖書館指導(dǎo)，但實際上圖書館和資料室之間在業(yè)務(wù)工作上并沒有什么聯(lián)系。由于二級學院資料室在行政上隸屬于各學院管理考核，圖書館對資料室沒有行政約束力;并且資料室日常管理上并沒有專人管理，大部分是兼職，資料室管理員更多時間是在忙于日常行政、教學事務(wù)工作;加上對院部相關(guān)專業(yè)資料的認知度有限，容易出現(xiàn)重復(fù)購置圖書或購置過時教參的問題，甚至資料室購置的圖書資料與師生所需要的專業(yè)圖書沒有關(guān)系，導(dǎo)致經(jīng)費極大的浪費，更談不上集中精力抓資料室建設(shè)。

3)管理方式落后，跟不上時代的發(fā)展需求。因為長期以來缺乏科學的管理以及技術(shù)手段和服務(wù)手段的相對落后，資料室的管理工作仍停留在手工蓋章、登記等原始操作階段。設(shè)備簡陋、計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用滯后、資料室不能和學校圖書館資源共享等。同時，資料室制定的規(guī)章制度也沒有嚴格執(zhí)行，對于本學院教師在借閱上比較隨意，圖書常常在讀者手中滯留很長時間，也容易出現(xiàn)圖書資料破損、丟失等嚴重現(xiàn)象。

4)管理人員素質(zhì)較低，咨詢服務(wù)工作無法展開。由于資料管理員大多是兼職的，基本上為非圖書情報專業(yè)出身，也非專業(yè)教師出身，對于學院資料室管理與學科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)的相互關(guān)系認識不深，更談不上指導(dǎo)工作的開展。再加上圖書排架沒有嚴格按《中國法》進行分類上架，給師生們的查找?guī)聿槐?，?dǎo)致資料室的圖書資料無法做到“書盡其用”的效果。

3 高校二級學院資料室建設(shè)與管理對策

1)開展多方位個性化服務(wù)，提高藏書質(zhì)量和工作人員素養(yǎng)。所謂個性化服務(wù)，是相對于圖書館、資料室服務(wù)而言，它基于讀者的不同信息需求，向讀者提供滿足其個性化需求的服務(wù)，并通過對讀者個性需求的分析，根據(jù)所獲取的讀者需求特點，向其推薦圖書、期刊［4］，如讓專業(yè)老師挑選補充圖書等。鑒于學科的交叉性，圖書資料也有一定的交叉性，因此圖書資料的采購和管理方式需要主動征求各個學科教師的意見，從專業(yè)和學科角度出發(fā)，開展多方位個性化服務(wù)?？蒲兴绞呛饬扛咝＝處熃虒W能力的重要依據(jù)，而教學科研水平的提高又離不開教學圖書資源的利用率［5］。資料室工作人員可以依據(jù)學院報送的課題，參與到教師的科研活動中去;同時對選中的課題進行跟蹤服務(wù)，了解學科動態(tài)與學科前沿信息。通過與科研人員的工作互動，不斷提高資料室的藏書質(zhì)量和工作人員的素質(zhì)。

2)加強數(shù)字化建設(shè)，積極進行資源整合，把資料室網(wǎng)站與圖書館建成統(tǒng)一的管理平臺。二級學院資料室可以根據(jù)學院師生的特點，建立適合學院師生需求的資料室特色網(wǎng)站，如:新書快報、圖書催還通知、圖書查詢、科研題庫、論文數(shù)據(jù)庫等，以提高資料室的服務(wù)水平。同時，資料室網(wǎng)站與學校圖書館網(wǎng)站要建立共存共享的文獻資源庫，滿足讀者對信息資料的檢索。二級學院資料室還應(yīng)與圖書館建立統(tǒng)一的圖書管理平臺，圖書、期刊分編交由圖書館處理，把本學院數(shù)據(jù)庫制作成一模塊，掛到學院網(wǎng)頁上，全院師生只要打開學校網(wǎng)站，找到本院網(wǎng)頁，就可以查詢該院藏書，初步實現(xiàn)全校圖書資源共享。

3)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，凸顯資料室“專、新、精”的藏書特色。著名圖書館學家周文駿教授就曾提出過核心藏書(Core collection)的概念，認為核心藏書是圖書館藏書中最重要的組成部分，即在知識門類和出版物類型方面都與該圖書館的藏書特色相一致，是館藏中最有用的、必備的最低數(shù)量的出版物［6］。收藏的質(zhì)量應(yīng)以專業(yè)核心文獻為主、邊緣學科為輔。資料室工作人員除了要了解學科動態(tài)外，對涉及學科前沿的信息、學院教師承擔的重點課題研究方向的相關(guān)信息，要重點采集。同時，要改變?yōu)榱擞咏虒W評估而突擊采購以補足館藏數(shù)量不足的做法。另外，要加強灰色文獻的收集，例如內(nèi)部資料、會議資料、專題總結(jié)和調(diào)查報告等。并且還要重視加強二次、三次文獻的收集、整理、編研、利用工作，充分展現(xiàn)資料室的個性發(fā)展。雖然資料室的面積比學校圖書館要小得多，但還是要科學做好學科文獻資料規(guī)劃，按照《中圖法》進行分類排架，通過規(guī)范的標準化的分類體系提高讀者查找資料的效率?？傊?，資料室工作人員要時刻把握專業(yè)脈搏，對學科專業(yè)更新反應(yīng)迅速，使資料室真正具有“專、新、精”的特色。

4)強化規(guī)章制度，規(guī)范人才培養(yǎng)，不斷提升管理人員綜合素質(zhì)?，F(xiàn)代化的資料室需要有高素質(zhì)的人才，資料室的文獻資料采集、宣傳報道、咨詢服務(wù)都離不開高素質(zhì)人才。二級學院應(yīng)強化規(guī)章制度的建立與完善，強化資料室工作人員主動服務(wù)理念，培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)與敬業(yè)精神，使他們充分認識資料工作的重要性，具有甘做鋪路石的高尚品德，樹立“讀者第一，服務(wù)至上”的思想理念。

5)深化資料室改革，向?qū)W科分館模式轉(zhuǎn)變。學科專業(yè)建設(shè)是二級學院發(fā)展的生命線，而完善的文獻資源體系是辦好每一個專業(yè)的重要條件。重點學科建設(shè)是高校一項長期的戰(zhàn)略任務(wù)，其發(fā)展水平是一所高校辦學水平、辦學質(zhì)量的重要標志。隨著高校規(guī)模擴張以及多校區(qū)的建設(shè)，一些高校逐步形成了圖書總館、多校區(qū)分館的圖書館管理模式，這給學院資料室資源的整合提供了啟示，就是按照多校區(qū)分館管理思路與方法，整合、提升學院資料室，使現(xiàn)有的學院資料室按照學科大類或?qū)W科專業(yè)向?qū)W科分館轉(zhuǎn)型和發(fā)展，力圖實現(xiàn)全校圖書文獻、資料信息的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)購置、分室管理、共建共享［7］。如按照學科屬性轉(zhuǎn)換資料室的管理和運行模式，分為工學分館、經(jīng)濟學分館、管理學分館、藝術(shù)學分館等學科分館。建立學科分館有利于實現(xiàn)圖書館總館對學科分館的協(xié)調(diào)管理，有利于建立全校統(tǒng)一的文獻數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。圖書館可以有計劃地系統(tǒng)地按照學科大類或?qū)W科群進行文獻信息的采集，不斷拓寬和深化專業(yè)文獻的收藏范圍和類型。

4 結(jié)束語

二級學院資料室是高校圖書情報工作的重要組成部分，是二級學院開展教學科研活動與學科建設(shè)的輔助機構(gòu)。只有在加強資料室自身建設(shè)的同時，建設(shè)以學校圖書館為中心、覆蓋各二級學院資料室、面向全校開放的計算機信息網(wǎng)絡(luò)體系，并不斷突出專業(yè)資料室的特點使之成為研究型的資料室，才能更好地滿足學院教學、科研開發(fā)、學科建設(shè)等發(fā)展的需要。

［1］ 馬韻梅.本科教學水平評估與院系資料室建設(shè)［J］.中國成人教育，2007(6):69.

［2］ 朱志文.淺談高校資料室建設(shè)與資料員素質(zhì)［J］.遼寧工學院學報，2002(2):82.

［3］ 袁劍軍.高校資料室工作探討［J］.高校圖書館工作，2009(2):93.

［4］ 葉海玲.高?；瘜W資料室個性服務(wù)之我見［J］.漳州師范學院學報:自然科學版，2007(3):138.

［5］ 唐小波.高校院系資料室個性化服務(wù)模式初探［J］.管理研究，2009(5):30.

［6］ 丁明剛.適于評估要求的圖書館核心文獻資源建設(shè)［J］.巢湖學院學報，2008(10):162.

［7］ 陳永琴.張素琴.高校學院資料室與學科分館模［J］.科學管理，2010(11):48.