淺談對文書及檔案工作自動化整體管理的認(rèn)識

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷完善，我國的科學(xué)技術(shù)和自動化應(yīng)用水平逐年提升，在社會工作的各個方面開展自動化管理已經(jīng)成為了大勢所趨。

文書；檔案；自動化；整體管理；有效性

眾所周知，我國是世界人口大國，文書數(shù)量和檔案資料都較為豐富，將計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)設(shè)施應(yīng)用到自動化管理中已經(jīng)成為了必然趨勢。加強(qiáng)管理的自動化水平，不僅能夠節(jié)約工作時間，提高工作效率，使工作內(nèi)容變得一目了然，還有助于提升文書和檔案資料查詢的速度，其整體的自動化水平也成為了衡量相關(guān)單位整體實(shí)力的重要指標(biāo)。雖然近年來，我國檔案管理部門和文書保管單位已經(jīng)逐漸意識到了自動化整體管理工作對單位發(fā)展的重要意義，并不斷加大資金投入數(shù)量，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，使工作效率有了明顯的提升。但是其與發(fā)達(dá)國家相比，文書及檔案工作自動化整體管理的水平仍處于落后階段，很多工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對其的認(rèn)識也較為片面。為了改變這一現(xiàn)狀，切實(shí)提升文書和檔案管理工作的工作效率，相關(guān)單位一定要明確了解自動化整體管理的重要意義，并找到行之有效的對策提升管理的自動化水平，為我國文書和檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

文書和檔案管理工作一直以來都是我國資料管理中的重點(diǎn)項(xiàng)目，以往的文書檔案管理工作大多為人工手動管理，這不僅對管理人員的素質(zhì)能力具有較高的要求，而且不利于工作效率的提升，且管理工作容易出現(xiàn)混亂局面，導(dǎo)致資料丟失。文書工作自動化是利用計(jì)算機(jī)對文件進(jìn)行處理的方法，檔案工作自動化則是利用計(jì)算機(jī)對檔案實(shí)施的管理，兩者具有一致性，有緊密的聯(lián)系，是不可分割的整體。如何實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，將兩者宏觀的聯(lián)系在一起，并將它們整合在一起，就成為了工作人員探討的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)以其大容量、高速度、多種輸入輸出功能等獨(dú)有的特點(diǎn)，在文書和檔案管理工作中得到了非常廣泛的應(yīng)用，它不僅能夠最大限度的節(jié)約空間，還能夠提高工作效率，為社會提供便捷的服務(wù)。針對這樣的現(xiàn)象，本文就以我國現(xiàn)階段文書及檔案工作自動化整體管理的實(shí)際情況為依據(jù)，簡單闡述一下將兩者整合為一個整體的必要性，并進(jìn)一步分析提出行之有效的對策加強(qiáng)管理，提升其自動化水平，從而更好的為人民服務(wù)。

一、實(shí)現(xiàn)文書及檔案工作自動化整體管理的必要性

文書與檔案在形式和內(nèi)容上都具有較強(qiáng)的一致性，兩者互相聯(lián)系，具有相關(guān)聯(lián)的特征。將它們整合在一起實(shí)行整體管理，有助于加強(qiáng)彼此的聯(lián)系，是共同發(fā)展的必然要求。

第一，文書自動化管理的對象是文件資料，也稱現(xiàn)行文件，具有現(xiàn)行效用。檔案的自動化管理則主要在于對檔案進(jìn)行分類存儲和保管工作，它大多是由現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化而來的，同樣具有很大的價(jià)值。從本質(zhì)上而言，兩者只是同一事物的不同方面，只是存在不同的表現(xiàn)形式，其根本來源是一致的。由于科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)提升，以計(jì)算機(jī)為首的辦公自動化軟件的產(chǎn)生極大的推進(jìn)了文書和檔案管理工作的自動化運(yùn)行，通過現(xiàn)代化設(shè)備的使用，能夠利用互聯(lián)網(wǎng)將兩者緊密的結(jié)合在一起，并實(shí)現(xiàn)同性質(zhì)文件資料的相互轉(zhuǎn)換。以往兩者的管理工作都各自為政，工作內(nèi)容重復(fù)繁雜，先進(jìn)設(shè)施的優(yōu)勢無法展現(xiàn)，造成工作效率的降低，極大的浪費(fèi)人力資源，實(shí)行文書和檔案的自動化整體管理也就變得更有意義。

第二，文書和檔案的自動化整體管理是滿足實(shí)踐的具體要求。計(jì)算機(jī)辦公軟件在工作中廣泛應(yīng)用后，我國相關(guān)工作單位陸續(xù)開展了實(shí)踐工作，將兩者放在一起進(jìn)行自動化管理和研究。經(jīng)實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，將文書和檔案整合在一起，有助于節(jié)約工作時間，減少工作人員的工作量，提高辦事效率。為了更大限度的推行這一工作，必須要進(jìn)一步研究兩者的聯(lián)系內(nèi)容，在文書和檔案工作的不同階段實(shí)施不同的整體自動化管理，有效利用計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，擴(kuò)展系統(tǒng)管理的深度和廣度，從而提升工作效率，滿足管理的高要求。

二、實(shí)現(xiàn)文書及檔案工作自動化整體管理的有效對策

我們已經(jīng)清晰直觀的看到了文書與檔案工作自動化整體管理能夠?qū)嵤┑谋厝辉?。為了進(jìn)一步擴(kuò)大這一優(yōu)勢，提升工作效率，節(jié)約時間，做好資料檔案的保管工作，一定要結(jié)合實(shí)際，找到切實(shí)可行的對策將兩者有機(jī)結(jié)合起來，從而提升工作質(zhì)量。

（一）構(gòu)建專門的自動化管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

實(shí)現(xiàn)文書和檔案的自動化整體管理不是一個簡單的過程，其在具體工作中也是分系統(tǒng)進(jìn)行的，只有建立單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，派專門人員進(jìn)行管理，才能最大限度的發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢。因此，國家要組織建立一個專門的機(jī)構(gòu)組織建設(shè)和協(xié)調(diào)管理，頒布工作準(zhǔn)則和規(guī)章制度，結(jié)合地方工作的實(shí)際確定目標(biāo)。單位領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)管理，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的巨大作用，定期組織宣傳，完善總體設(shè)計(jì)方針，保證工作協(xié)調(diào)進(jìn)行。

（二）做好自動化整體管理的事前準(zhǔn)備工作

眾所周知，我國文書和檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，自動化整體管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，想要保證自動化整體管理的科學(xué)進(jìn)行，就一定要做好事前準(zhǔn)備工作。對文書和檔案進(jìn)行科學(xué)分類，對資料進(jìn)行分析、加工、組織、處理，將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入到計(jì)算機(jī)中，做好標(biāo)注和目錄。在錄入過程中還要了解文書和檔案的具體形式，做好分類號、主題詞等的撰寫工作，為以后的整體管理提供保障。

（三）加強(qiáng)自動化整體管理培訓(xùn)工作

文書和檔案工作的自動化整體管理是與計(jì)算機(jī)緊密結(jié)合的工作事項(xiàng)，它對相關(guān)工作者具有很高的技術(shù)要求，人們在掌握計(jì)算機(jī)基本應(yīng)用和辦公室軟件的基礎(chǔ)上，還要能夠準(zhǔn)確操作，實(shí)現(xiàn)有效的開發(fā)和利用。對此，相關(guān)工作單位要聘請具有較高計(jì)算機(jī)水平和能力的人員進(jìn)入崗位進(jìn)行上崗，并做好崗前培訓(xùn)，提高他們的技術(shù)能力。另外，管理人員自身也要明確工作的重要意義，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用業(yè)余時間不斷完善自我，提升自己的操作水平。

（四）實(shí)現(xiàn)文書工作自動化與檔案工作自動化的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

文書與檔案具有較高的一致性，但兩者還是存在著很大的差異，實(shí)現(xiàn)兩者的自動化整體管理并非易事，僅僅依靠一個部門、一種管理形式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，各單位要保證文書檔案自動化管理各個子系統(tǒng)工作能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)配合，做好技術(shù)控制工作，使兩者的硬件、軟件達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，還要重視文書工作的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，實(shí)施統(tǒng)一的格式規(guī)范，減少錯誤發(fā)生的幾率，并加強(qiáng)監(jiān)管和檢測工作，確保兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展。

三、結(jié)束語

總而言之，文書與檔案具有很高的協(xié)調(diào)一致性，在對兩者實(shí)施資料管理時也存在統(tǒng)一性。隨著計(jì)算機(jī)、辦公室軟件的廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作的自動化整體管理就成為了大勢所趨。它能夠減少以往單獨(dú)作業(yè)浪費(fèi)時間的缺陷，提升工作效率，使資料的管理更加便捷。當(dāng)然這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不是簡單的過程，相關(guān)單位一定要結(jié)合實(shí)際，對數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)分析，做好事前準(zhǔn)備工作，并提升工作人員的技術(shù)水平，統(tǒng)籌發(fā)展，為自動化整體管理的有效實(shí)施作鋪墊。

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