淺析電子檔案安全管理對(duì)策

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案系統(tǒng)的迅速普及與廣泛應(yīng)用，電子檔案以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，成為檔案信息資源的重要組成部分。電子檔案的大量產(chǎn)生，不僅給檔案工作帶來(lái)了新的內(nèi)容和機(jī)遇，而且也使檔案信息的安全遇到新的難題和挑戰(zhàn)。因此，電子檔案的安全管理問(wèn)題，應(yīng)引起高度重視，并認(rèn)真采取相應(yīng)措施，以確保數(shù)字檔案信息資源的安全。本文作者根據(jù)實(shí)際工作，針對(duì)電子檔案現(xiàn)狀提出有效的管理對(duì)策，從而確保電子檔案安全性。

電子檔案；安全管理；對(duì)策

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，多媒體、電腦采集設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)廣泛運(yùn)用于日常生活與工作中，檔案的形式變化較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，由于檢索不便、查閱程序復(fù)雜和保存效果較差，因此電子檔案被更多的人所追捧。照相設(shè)備、掃描技術(shù)的發(fā)展，使得紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案成為了主流，采用電子檔案，使得檔案信息數(shù)字化或電子化成為了檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。與此同時(shí)，電子檔案除了存儲(chǔ)空間有限、查閱檢索便捷的特征外，還解決了傳統(tǒng)檔案保存難、準(zhǔn)確率較低等問(wèn)題，然而電子檔案并不是無(wú)懈可擊，其自身安全管理方面的隱患重重，怎樣管理電子檔案，確保電子檔案安全是檔案管理工作亟需解決的問(wèn)題。

一、運(yùn)用先進(jìn)科技手段，防范和消除事故隱患

在電子檔案的形成、保存、傳輸和使用過(guò)程中，存在自然災(zāi)害、病毒侵入、系統(tǒng)破損、人為破壞、設(shè)備故障、操作不當(dāng)?shù)炔话踩蛩?。這些不安全因素的存在，在很大程度上影響了電子檔案的安全。因此，為了確保數(shù)字信息的安全，必須采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)方法，及時(shí)更新、主動(dòng)采取有效對(duì)策，構(gòu)建信息安全防墻?；诖耍枰鶕?jù)電子檔案的特征，積極采取病毒防治、信息加密、身份認(rèn)證、安裝防火墻、準(zhǔn)確校驗(yàn)、訪(fǎng)問(wèn)限制、搶救修復(fù)、數(shù)據(jù)備份等針對(duì)性技術(shù)，預(yù)防和避免各種安全隱患，保證數(shù)字信息的安全與完整。

二、增強(qiáng)安全意識(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展與檔案信息化進(jìn)程的加快，對(duì)于檔案管理員的要求越來(lái)越嚴(yán)格。檔案管理人員需要增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，積極投身于業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)中，牢固掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)，擁有熟練的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)和較高的計(jì)算機(jī)水平，進(jìn)一步優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，檔案管理人員必須增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，提高保密理念。計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞并不是電子檔案安全管理的重點(diǎn)，計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)更為重要。大多數(shù)病毒的侵入都是由人為因素引起的，基于此，必須高度注意以下幾點(diǎn)：

（一）不得使用電子檔案管理專(zhuān)用電腦訪(fǎng)問(wèn)外網(wǎng)

整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)上存在著很多的安全威脅，如果被網(wǎng)絡(luò)攻擊者盯上，極大可能被非法訪(fǎng)問(wèn)，使得電子信息數(shù)據(jù)被修改破壞或丟失。

（二）禁止在電子檔案管理專(zhuān)用電腦上任意安裝軟件

在電子檔案管理專(zhuān)用電腦上必須安裝規(guī)定的、必須的正版軟件，不得在該電腦上安裝一些與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，從而避免了電腦系統(tǒng)緩慢或被攻擊，增強(qiáng)電腦系統(tǒng)的安全性。

（三）盡量不要采用U盤(pán)轉(zhuǎn)移電子檔案

U盤(pán)是一種USB接口的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，是病毒傳播的主要途徑。在電子檔案的轉(zhuǎn)移過(guò)程中，最好不要使用U盤(pán)。

三、完善信息安全管理制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度

實(shí)現(xiàn)電子檔案安全管理的關(guān)鍵在于信息安全管理制度的建設(shè)，這就需要進(jìn)一步健全和完善有關(guān)的信息安全管理制度。電子檔案的安全包含了整理、收集、編訂、保存、利用與檢索等各個(gè)方面。所以，根據(jù)電子檔案以及在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供使用的特征，構(gòu)建一系列健全、可操作的規(guī)章制度，是保證電子檔案安全的前提。另外，加大監(jiān)管力度，增強(qiáng)執(zhí)法水平。各單位加大對(duì)電子檔案安全管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)管力度，全面、全過(guò)程監(jiān)督有關(guān)人員、職位及設(shè)備，使得電子檔案安全管理制度真正落到實(shí)處。

四、強(qiáng)化電子檔案資料的安全性，增強(qiáng)電子檔案信息的安全性

電子檔案資料的安全管理是電子檔案安全管理的重點(diǎn)。關(guān)于那些關(guān)系到國(guó)家或集體利益的電子資料，有必要保密的必須設(shè)置返訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、層層加密、數(shù)字安全證書(shū)訪(fǎng)問(wèn)或防火墻，從而增強(qiáng)電子檔案資料的安全性。另外，針對(duì)那些共享的電子檔案資料，為了預(yù)防電子檔案資料被修改或破壞，需要建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)來(lái)全方位監(jiān)控管理檔案資料，第一時(shí)間把握電子檔案資料的訪(fǎng)問(wèn)和共享情況，只有這樣才能真正增強(qiáng)電子檔案資料的安全性。

五、總結(jié)

本文提出的電子檔案安全管理策略，就是為了保障電子檔案信息與服務(wù)的原始性、完整性、可用性等安全屬性；在管理流程的不同層面形成保護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案的防護(hù)能力；在安全管理與安全技術(shù)方面進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。當(dāng)然，新技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來(lái)的是變革性的全新領(lǐng)域，面對(duì)新技術(shù)，安全依然是檔案管理的重中之重，因此電子檔案安全管理策略的研究旨在勾畫(huà)出更為有效和便捷的保障機(jī)制。

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