摘 要：二級(jí)學(xué)院辦公室處于溝通上下、協(xié)調(diào)左右的地位，擔(dān)負(fù)著保證二級(jí)學(xué)院工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)的職責(zé)。作為高校辦公室主任，其工作性質(zhì)決定了其必須具備很強(qiáng)的能力和很高的素質(zhì)，即過(guò)硬的政治素質(zhì)，熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)良的作風(fēng)素質(zhì)和扎實(shí)的能力素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；辦公室主任；素質(zhì)

[中圖分類(lèi)號(hào)] ：G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ：A

[文章編號(hào)] ：1002-2139（2013）-18--01

高等學(xué)校是培養(yǎng)具有實(shí)踐能力和創(chuàng)新精神的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才的搖籃，既不同于國(guó)家黨政機(jī)關(guān)， 也有別于一般的企事業(yè)單位。隨著高校改革進(jìn)程的加快，二級(jí)管理制度的推進(jìn)，二級(jí)學(xué)院辦公室處于溝通上下、協(xié)調(diào)左右的地位，擔(dān)負(fù)著保證二級(jí)學(xué)院工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)的職責(zé)。作為二級(jí)學(xué)院辦公室主任，雖然職位不高，但角色至關(guān)重要，其工作性質(zhì)決定了其必須具備很強(qiáng)的能力和很高的素質(zhì)，即過(guò)硬的政治素質(zhì)，熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)良的作風(fēng)素質(zhì)和扎實(shí)的能力素質(zhì)。

一、過(guò)硬的政治素質(zhì)

過(guò)硬的政治素質(zhì)是做好各項(xiàng)工作的首要條件，是一名優(yōu)秀的辦公室主任的核心素質(zhì)。作為辦公室主任要以鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀武裝自己的頭腦，要發(fā)揚(yáng)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，牢固樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)、全心全意為全院師生員工服務(wù)、全心全意為學(xué)院的各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，忠誠(chéng)黨的教育事業(yè)，要有高度的工作責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。

二、熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)

熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)是辦公室主任做好工作的必要條件。學(xué)院辦公室工作紛繁復(fù)雜，對(duì)內(nèi)對(duì)外，對(duì)上對(duì)下，辦公室主任必須要博學(xué)多才，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力的寬廣性、熟練性，這樣才能及時(shí)準(zhǔn)確的處理工作中突發(fā)出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)還要不斷提高自己的文化和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，這樣才能成為一名合格的辦公室主任。

（一）具備較高的文化素質(zhì)

隨著高校改革的不斷深化和內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的改革，這對(duì)高校管理人員在管理的手段和方式上提出了新的更高的要求。因此， 作為一名學(xué)院辦公室主任，為了更好地適應(yīng)改革變化的要求，必須要具備較高的文化素質(zhì)和管理技能。辦公室要負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)對(duì)外的接待工作，會(huì)接觸不同層次的人，這就要求辦公室主任具備一定的口頭表達(dá)能力。辦公室又是窗口部門(mén)，而辦公室主任則是這個(gè)窗口形象的關(guān)鍵因素。這就要求辦公室主任要做到儀表端莊、謙恭有禮、衣著得體。辦公室同時(shí)又是一個(gè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)，要處理各種各樣的公文，這就要求辦公室主任必須具備一定的文字表達(dá)能力。

（二） 加強(qiáng)教育管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

作為二級(jí)學(xué)院辦公室主任，要逐步使辦公室工作由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理發(fā)展，由過(guò)程管理向目標(biāo)管理轉(zhuǎn)化。這就對(duì)辦公室主任的管理水平提出了很高的要求，而往往辦公室主任的學(xué)歷參差不齊，并且所學(xué)專(zhuān)業(yè)并不對(duì)口，這就會(huì)體現(xiàn)出工作能力薄弱，思維模式單一，創(chuàng)新意識(shí)不夠等，給工作開(kāi)展帶來(lái)極大的不便。這就要求辦公室主任必須努力學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代高校教育管理學(xué)、管理心理學(xué)、行政管理學(xué)、教育學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)武裝自己，不斷提高自己的管理水平，這樣才能在管理工作中做到協(xié)調(diào)自如、胸有成竹、有的放矢， 才能很好地掌握工作的主動(dòng)權(quán)。

三、優(yōu)良的作風(fēng)素質(zhì)

服務(wù)工作是二級(jí)學(xué)院辦公室職能的基本，只有通過(guò)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能樹(shù)立工作權(quán)威，才能正確履行辦公室工作的職責(zé)。作為辦公室主任，其優(yōu)良的作風(fēng)素質(zhì)主要體現(xiàn)為： （一） 要有甘為孺子牛的服務(wù)意識(shí)。辦公室主任要擺正自己的位置，兢兢業(yè)業(yè)，樹(shù)立牢固的服務(wù)思想，杜絕“惰氣、暮氣、驕氣、霸氣”現(xiàn)象。（二）處理問(wèn)題要做到公平公正、實(shí)事求是，堅(jiān)持原則，一切已學(xué)校、學(xué)院、全院師生的利益為重，甘于奉獻(xiàn)，不計(jì)較個(gè)人得失。（三）要與人為善，平等待人。在工作中不能出現(xiàn)“門(mén)難進(jìn)、臉難看、事難辦、話難聽(tīng)”的情況，要貼身為師生員工做好各項(xiàng)工作。（四）要盡心盡職， 忠于職守。辦公室工作紛繁復(fù)雜，工作時(shí)效性強(qiáng)，這就要求辦公室主任必須按時(shí)有質(zhì)量的完成所有工作，不能出現(xiàn)“上班不在班的問(wèn)題、辦公室里侃大山的問(wèn)題、把職責(zé)當(dāng)權(quán)力的問(wèn)題、吃喝玩耍當(dāng)工作的問(wèn)題”。

四、扎實(shí)的能力素質(zhì)

二級(jí)管理體制下， 學(xué)院有了更多的自主權(quán)，二級(jí)學(xué)院辦公室主任要完全履行好自己的工作職責(zé)應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的能力。

（一）參政議政能力

參政議政主要指的是辦公室主任能否當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、可靠的信息和具有建設(shè)性的工作建議。要具備這樣的能力，學(xué)院辦公室主任要做到：1.不斷學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，提高自己政策水平。作為辦公室主任擔(dān)如果理論知識(shí)功底薄弱，開(kāi)展工作難免出現(xiàn)漏洞，所以在完成辦公室各項(xiàng)工作的同時(shí)要努力學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，提高自己發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的能力和綜合判斷力。2.樹(shù)立超前意思，用于探索。作為辦公室主任要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，提前做好準(zhǔn)備，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供翔實(shí)的資料。要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作模式，及領(lǐng)導(dǎo)之所想，提前考慮工作中將要出現(xiàn)的種種問(wèn)題，超前的思考解決問(wèn)題的方法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見(jiàn)。

（二）溝通協(xié)調(diào)能力

學(xué)院辦公室作為基層綜合管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)著整體性、綜合性的協(xié)調(diào)職能，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用。要協(xié)調(diào)好學(xué)院與學(xué)校各機(jī)關(guān)部門(mén)其他學(xué)院之間、學(xué)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)之間、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的關(guān)系、學(xué)院教師之間、學(xué)院教師和學(xué)生之間的關(guān)系。作為辦公室主任必須具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，合理溝通協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，才能為辦公室工作創(chuàng)造一個(gè)良好寬松的外部環(huán)境，以確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

（三）開(kāi)拓創(chuàng)新能力

二級(jí)學(xué)院辦公室工作要做出特色、特點(diǎn)、持續(xù)發(fā)展就必須要?jiǎng)?chuàng)新的開(kāi)展工作。這就要求辦公室主任在工作中要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神。首先要做到工作思路有封閉調(diào)整為開(kāi)放，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展， 辦公室工作要要由內(nèi)向走向?qū)ν忾_(kāi)拓，走向開(kāi)放，要由坐等走向主動(dòng)深入。其次要做到調(diào)整單一為多向工作思路，辦公室工作要拓寬領(lǐng)域，放寬視野，跳出過(guò)去單一服務(wù)的老框框，要做到既圍繞教學(xué)、科研工作， 又圍繞學(xué)院改革發(fā)展等項(xiàng)工作，要改變以往只為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)， 忽視為教職工群眾服務(wù)的傾向。應(yīng)該從學(xué)院發(fā)展大局出發(fā)，搞好立體式、全方位、多層次的服務(wù)。