摘要：根據(jù)目前高校檔案利用現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)高校檔案利用過程中還存在以下幾個(gè)主要問題：檔案利用意識(shí)薄弱；檔案利用方式落后；檔案信息的深度不夠；檔案服務(wù)主動(dòng)性不強(qiáng)。對(duì)策思考有：加強(qiáng)宣傳，大力提高檔案利用意識(shí)；加快檔案信息化建設(shè)，開展多元化利用方式；提高檔案人員素質(zhì)，提升檔案信息質(zhì)量；轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用；問題；對(duì)策

高校檔案是指高校在科研、教學(xué)、日常管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字、聲像等不同載體的材料[1]。高校檔案不僅真實(shí)記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，而且是學(xué)校的重要信息資源。高校檔案利用工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好這項(xiàng)工作對(duì)高校的發(fā)展有非常重要的意義。本文通過對(duì)高校檔案利用現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)高校檔案利用過程中存在的主要問題，提出加強(qiáng)高校檔案利用的對(duì)策建議，從而促進(jìn)高校檔案的價(jià)值發(fā)揮更大作用。

一、高校檔案利用的現(xiàn)狀

檔案利用作為檔案工作的基礎(chǔ)工作，日益受到重視。本文以長(zhǎng)江師范學(xué)院檔案館為例，分析目前檔案利用的現(xiàn)狀。

1.總利用情況

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2007-2012年的5年期間，長(zhǎng)江師范學(xué)院檔案館共接待檔案利用者2865人次，平均每年約573人次。2012年提供檔案、資料共1908卷（冊(cè)）12137件，復(fù)印檔案近5000頁，其中單位查詢1292卷11374件，個(gè)人查詢616卷692件，資料查詢35人次71冊(cè)。同時(shí)通過快遞、傳真、電話等方式為外地檔案利用者提供便利。

2.檔案利用類型

高校檔案利用工作，是以高校廣大師生員工為主要服務(wù)對(duì)象，兼顧社會(huì)成員，以館藏檔案為服務(wù)內(nèi)容，主要以現(xiàn)場(chǎng)查閱為服務(wù)手段，直接提供檔案或提供經(jīng)檔案編研整理的檔案信息資料，為高校和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)工作[2]。長(zhǎng)江師范學(xué)院從2007-2012年5年間檔案利用類型分析，可以看出利用人次比率排在前 3 位的順序均是文書檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案，約占利用總量的74.8%；其次是基本建設(shè)檔案、聲像檔案約占利用總量的15.6%，科技、出版、會(huì)計(jì)等利用情況有所上升，但利用人次還是比較少。

3.檔案利用目的及用途

高校檔案利用可分為個(gè)人利用、學(xué)術(shù)研究、工作考查、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史修志、宣傳教育等。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，長(zhǎng)江師范學(xué)院2007-2012年5年間，個(gè)人利用檔案3084卷次，每年都是最多的，占利用總量的52.6%，而且利用人次和所占比率在逐年遞增；工作考查利用檔案的人次位居其次，占總利用人次的比率是23.2%；人們?yōu)閷W(xué)術(shù)研究來查閱檔案的人次比率是15.8%，排在第三位；而經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史修志、宣傳教育利用目的人次最低。個(gè)人利用檔案最多的原因主要是繼續(xù)深造、評(píng)職稱、黨政人事任職等需要查找學(xué)籍、學(xué)位檔案，證明其在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)真實(shí)有效。但是，學(xué)術(shù)研究、宣傳教育等檔案的利用比較少，而且有下降的趨勢(shì)。

4.檔案利用的主體情況

高校檔案館是對(duì)全社會(huì)成員開放的，但是檔案利用主體絕大部分還是在校學(xué)生、老師或者是已經(jīng)畢業(yè)的本校學(xué)生因?qū)W業(yè)、出國、升學(xué)等利用自己的學(xué)籍檔案，其中最主要的是學(xué)習(xí)成績(jī)單。工作考查則主要是各職能部門的收文員為日常工作加強(qiáng)管理的需要來查閱。而學(xué)術(shù)研究、編史修志、宣傳教育類的利用是非常少的。由此可見，高校檔案利用主體面很窄，利用目的比較單一。

二、高校檔案利用中存在的主要問題

近年來，在高校的改革和發(fā)展過程中，高校檔案發(fā)揮了極其重要的作用，檔案工作也得到了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，但是高校檔案在利用過程中仍然存在以下主要問題。

1.檔案利用意識(shí)薄弱

隨著高校發(fā)展對(duì)檔案利用的需求不斷增加，檔案利用管理工作逐漸成為檔案工作的核心價(jià)值要素。但是，目前有部分高校對(duì)檔案和檔案館的作用認(rèn)識(shí)不是很清楚，相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案與自己關(guān)系不大，沒有引起重視。有部分檔案館的從業(yè)人員以及各職能部門的信息員仍然受到傳統(tǒng)檔案思想的影響，存在著重“藏”輕“用”的誤區(qū)，整天埋頭于檔案的收集、裝訂、整理等事務(wù)性工作上，對(duì)檔案利用意識(shí)存在欠缺，檔案管理以及開發(fā)利用的理念還沒有適時(shí)更新，對(duì)檔案利用的重視程度不夠。

2.檔案利用方式落后

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，部分高校正在加快數(shù)字化檔案館建設(shè)。但是，有些高校檔案提供利用的模式墨守成規(guī)，長(zhǎng)期處于封閉或者半封閉狀態(tài)，利用手段比較有限，致使檔案利用率低，利用范圍比較固定、狹窄。部分高校檔案館由于種種原因，檔案利用的技術(shù)設(shè)備比較落后，參差不齊，有的已經(jīng)超過使用年限還在使用。檔案利用的方式許多是手動(dòng)檢索，手工檢索的方法既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者省時(shí)、省力、求準(zhǔn)、求快、求全的要求。同時(shí)，檔案利用以網(wǎng)絡(luò)為依托的非常少，通常只是閱覽、抄寫或復(fù)印，進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)囊膊欢?，?yán)重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。

3. 檔案信息的深度不夠

從檔案利用服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的角度看，檔案利用提出了更高要求，檔案研究編寫工作是提高檔案服務(wù)水平、服務(wù)效率的很好形式。高校檔案研究編寫工作應(yīng)以深層次挖掘檔案信息為基點(diǎn)，大力開發(fā)具有精準(zhǔn)性、真實(shí)性、科學(xué)性和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)效益的檔案信息內(nèi)容，以此為高校發(fā)展和教學(xué)科研等提供重要信息支撐。但是目前有部分高校重視專題介紹，聯(lián)合目錄、信息匯編等粗加工信息，例如：《專題檔案目錄匯編》、教職工相關(guān)獲獎(jiǎng)、職稱評(píng)定信息匯編等。而深度信息編研很少，粗略整理的信息也尚未形成以數(shù)據(jù)庫開發(fā)為主的項(xiàng)目。從高校檔案編研的從業(yè)人員來看，大部分是非檔案專業(yè)人員，人員素質(zhì)不高，大部分局限于編寫全宗介紹、檢索工具等二次文獻(xiàn)，再此基礎(chǔ)上的三次文獻(xiàn)編研非常少，不利于查閱者檔案信息的深度利用。

4. 檔案服務(wù)主動(dòng)性不強(qiáng)

隨著科技網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)，高校檔案管理和服務(wù)發(fā)生了很大的變化。一方面，檔案利用者的范圍不斷擴(kuò)大，利用的內(nèi)容更寬廣；另一方面，檔案利用者的要求更高。高校檔案館進(jìn)一步提高服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)勢(shì)在必行。但是，長(zhǎng)時(shí)間以來高校檔案館一直處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，即有多少交多少，交多少收多少。同時(shí)，重“藏”輕“用”，把主要時(shí)間和精力放在收集整理檔案上了，主動(dòng)服務(wù)學(xué)校發(fā)展的意識(shí)不強(qiáng)。再加上部分高校對(duì)檔案館的評(píng)估也只是以收集保管好檔案不出差錯(cuò)為主要標(biāo)準(zhǔn)，沒有督促檔案館主動(dòng)服務(wù)學(xué)校中心工作，同時(shí)給檔案館的重視和支持也不夠，這就使得高校檔案工作人員沒有積極工作的動(dòng)力，長(zhǎng)期自我封閉，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和改革創(chuàng)新精神，致使高校檔案利用服務(wù)的作用沒有得到充分發(fā)揮。

三、加強(qiáng)高校檔案利用的對(duì)策研究

1. 加強(qiáng)宣傳，大力提高檔案利用意識(shí)

高校檔案館要采取多種方式做好檔案宣傳工作，強(qiáng)化檔案在師生員工和社會(huì)成員心中的概念、意識(shí)，讓檔案工作更人性化、親情化。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視。高校檔案館要及時(shí)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)最近檔案動(dòng)態(tài)、形勢(shì)、會(huì)議精神和要求等，以得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本校檔案工作的重視和支持，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持給檔案宣傳工作提供了重要保障和動(dòng)力，也是最好的宣傳結(jié)果。其次，要對(duì)廣大師生員工開展檔案法規(guī)的宣傳教育講座，提高大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，讓學(xué)校形成重視檔案、利用檔案、保護(hù)好檔案的校園氛圍。第三，可以利用校園網(wǎng)、宣傳欄等進(jìn)行宣傳，也可以把檔案參考資料、檔案目錄發(fā)給大家，讓大家了解檔案館藏的內(nèi)容，有目的地查閱檔案。

2. 加快檔案信息化建設(shè)，開展多元化利用方式

檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字校園建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，也是促進(jìn)高校檔案得到有效利用的途徑。高校檔案館要改變單一的利用方式，為更多的利用者服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。首先，非涉密檔案數(shù)字化。將館藏檔案數(shù)字化，例如優(yōu)秀畢業(yè)論文、學(xué)籍卡、教學(xué)科研成果等，全部掃描儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁盤上；重要音頻、視頻材料，所有公文電子文件實(shí)行“雙軌制”歸檔，即紙質(zhì)電子同時(shí)歸檔，既保護(hù)檔案原件，又方便查詢者利用。其次，建立全校電子檔案查詢系統(tǒng)。以校園網(wǎng)為依托，建立檔案查詢系統(tǒng)，如果有用戶需要查詢，登錄檔案查詢系統(tǒng)，進(jìn)行網(wǎng)上繳費(fèi)，有利于外地的用戶及時(shí)查閱。再次，對(duì)廣大師生員工提供電話、傳真、電子郵件等查詢，有利于利用者及時(shí)了解到需查詢的內(nèi)容。

3. 提高檔案人員素質(zhì)，提升檔案信息質(zhì)量

高校檔案人員是檔案管理工作的主體，提高檔案從來人員素質(zhì)是有效提升檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵，因此，高校檔案館應(yīng)配備檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)現(xiàn)有檔案人員職業(yè)技能，使他們?nèi)嫣嵘龣n案信息編研能力。首先，檔案人員要定期學(xué)習(xí)檔案工作的新知識(shí)、新方法，了解檔案政策規(guī)定，撐握檔案動(dòng)態(tài)。其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息科學(xué)技術(shù)知識(shí)，撐握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)，熟練進(jìn)行檔案信息的研究及分析。第三，改革檔案人員用人機(jī)制，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗，選拔擅長(zhǎng)管理、德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員擔(dān)任檔案領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，使檔案從業(yè)人員有責(zé)任感謝和緊迫感，充分激發(fā)他們的內(nèi)在潛能，提高他們的綜合素質(zhì)。

4. 轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新

高校檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性非常強(qiáng)的工作，也是高校管理的基礎(chǔ)性工作，這就要求檔案從業(yè)人員強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)觀念，努力適應(yīng)學(xué)校改革發(fā)展的需要。檔案從業(yè)人員首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，走出重“藏”輕“用”的誤區(qū)，思想上轉(zhuǎn)變單一的接待查詢的服務(wù)方式，要充分運(yùn)用各種方式，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足不同層次人群的需要。其次，檔案從來人員要主動(dòng)與教學(xué)系院聯(lián)系，擯棄過去坐等上門的被動(dòng)型服務(wù)模式，建立檔案與教師、學(xué)生的溝通機(jī)制，充分發(fā)揮檔案的育人功能，增強(qiáng)學(xué)校師生對(duì)檔案信息的了解，從而提高檔案的利用價(jià)值。（作者單位：長(zhǎng)江師范學(xué)院）

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