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        人力資源管理中人事檔案管理的重要性

        2013-12-31 00:00:00魯曉芳
        時(shí)代金融 2013年36期

        【摘要】在人員信息組織中,人事檔案管理是其重要載體,而且在人力資源管理中,人事檔案管理是其重要組成部分。妥善的人事檔案管理可以促進(jìn)開發(fā)與使用企業(yè)人力資源,如果人事檔案管理無法與人力資源管理趨勢相適應(yīng),那么就會(huì)對人力資源管理產(chǎn)生負(fù)面影響。本文運(yùn)用一分為二的辯證法對人力資源管理中人事檔案管理的重要性進(jìn)行闡述,提出相關(guān)對現(xiàn)階段人事檔案管理予以完善的對策,發(fā)揮人事檔案管理應(yīng)有的作用,提高人力資源管理能力。

        【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 人力資源

        一、人力資源管理和人事檔案管理

        所謂人力資源管理,其實(shí)就是結(jié)合一定物力的人力,通過科學(xué)措施進(jìn)行合理培訓(xùn)、組織以及調(diào)配,確保物力、人力可以保持在最佳比例狀態(tài),并運(yùn)用對人思想、心理以及行為等進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)以及引導(dǎo),充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,做到人盡其才、事得其人、人事相宜,最終實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。從根本上說,人力資源管理的中心是“人”。所謂人事檔案管理,其實(shí)就是國家機(jī)構(gòu)與社會(huì)組織等在進(jìn)行相關(guān)人事活動(dòng)中逐漸形成,以此反映與記述德才能績、個(gè)人經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等材料。人事檔案管理具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性以及機(jī)密性等特點(diǎn),是歷史的、全面地對人才進(jìn)行考察與了解,對人才進(jìn)行正確選拔與任用的重要依據(jù)。就某種意義而言,人力資源管理與人事資源管理具有隸屬關(guān)系,在企業(yè)人力資源管理中,人事檔案管理時(shí)期重要環(huán)節(jié),同時(shí)也是對個(gè)人進(jìn)行全面考察的重要依據(jù),同時(shí)也是合理管理人才的重要措施。所以要想對人力資源管理進(jìn)行合理配置,最大限度地使人力資源管理價(jià)值得以實(shí)現(xiàn),就一定要對人事檔案管理予以完善。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案中的有效信息。因此,人事檔案管理質(zhì)量直接影響著人力資源管理的有效性。

        二、人力資源管理中人事檔案管理的重要性

        在人力資源管理中,人事檔案所提供的信息是其識(shí)、選、用人才的依據(jù),所以,人力資源管理和人事檔案管理關(guān)系非常密切。

        (一)為開發(fā)人力資源提供可靠、真實(shí)的數(shù)據(jù)與信息

        通過相關(guān)人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析,掌握員工過去與現(xiàn)在,并對員工發(fā)展?jié)摿M(jìn)行預(yù)測。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的相關(guān)信息提供給企業(yè),幫助企業(yè)及時(shí)挖掘人才,防止對人才的埋沒與壓制,雖然作用各異、類型不同,然而,如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能,則為有用人才。利用人事檔案中的相關(guān)信息,可以做到人才使用時(shí)的揚(yáng)長避短,充分發(fā)揮人才效力。

        (二)有利于合理配置人力資源

        通過人事檔案能夠?qū)T工信息進(jìn)行深入性了解,進(jìn)而科學(xué)管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享,企業(yè)中配置資源時(shí),依照人才不同的特點(diǎn)與能力,做到因事?lián)袢耍匀酥问?,使人才?yōu)勢得到充分發(fā)揮,在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進(jìn)人才有序、合理流動(dòng),最終促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

        (三)更規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測人力資源需求

        企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素,有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求進(jìn)行及時(shí)了解,最終對人才資源計(jì)劃予以合理制定。

        三、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負(fù)面影響

        (一)檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源

        真實(shí)性是檔案的基本特質(zhì),若檔案缺乏真實(shí)性,那么人事檔案就會(huì)不具備利用價(jià)值。由于信息缺乏對稱性,導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個(gè)人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學(xué)歷以及假工齡等等。這些虛假信息會(huì)導(dǎo)致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評(píng)估,無法正確制定企業(yè)人員補(bǔ)充計(jì)劃、配置計(jì)劃、退休及解聘計(jì)劃等相關(guān)工作。

        (二)人事檔案內(nèi)容雷同、分散,導(dǎo)致人力資源效力的降低

        企業(yè)人事檔案一定要對員工真實(shí)面貌進(jìn)行歷史、全面以及客觀反映,但是,目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一,不能體現(xiàn)個(gè)性化,此現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價(jià)值,對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響,不僅會(huì)挫傷員工工作積極性,而且還會(huì)造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

        (三)落后的檔案材料管理,缺乏時(shí)效性,阻礙人力資源管理效率

        陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當(dāng)事人歷史的重要依據(jù),因?yàn)椴粫?huì)對已置于人事檔案的相關(guān)員工材料進(jìn)行二次審核,而且最新的檔案也屬于程式化,對近期反映員工工作的檔案又很少,所以人力資源管理部門無法從中獲取有價(jià)值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動(dòng)的企業(yè)人員,對企業(yè)進(jìn)行個(gè)人檔案的查閱帶來不便,造成時(shí)間與人力的浪費(fèi),從而降低企業(yè)工作效率。

        四、對人事檔案管理予以完善,服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理

        優(yōu)化人事檔案管理,加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的真實(shí)性與動(dòng)態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動(dòng)中,企業(yè)需要及時(shí)改革與新情況、新形勢不相適應(yīng)的規(guī)章制度,構(gòu)建與新形勢相適應(yīng)的、新德、更科學(xué)與合理的人事檔案管理機(jī)制,確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機(jī)制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合,便于人力資源管理部門可以準(zhǔn)確、及時(shí)了解員工實(shí)際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴(yán)格企業(yè)組織紀(jì)律,所以,一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想建設(shè),不斷拓寬其知識(shí)領(lǐng)域,保證檔案管理人員可以不斷適應(yīng)更高要求、更新的管理檔案工作。

        五、結(jié)語

        人事檔案是一個(gè)組織或者企業(yè)對人才進(jìn)行了解、考察以及合理使用的重要依據(jù),企業(yè)基本的人事檔案特性對企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實(shí)、規(guī)范以及健全的人事檔案管理對企業(yè)建立和開發(fā)人力資源具有重要意義。所以,一定要對人事檔案管理作用進(jìn)行充分發(fā)揮,最終促進(jìn)企業(yè)人力資源和諧、健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        作者簡介:魯曉芳(1967-),女,漢族,大專學(xué)歷,現(xiàn)任職于黑龍江省火電第三工程公司,人力資源師。

        (編輯:龍大為)

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