摘 要：普及個(gè)人人事檔案和檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)知識(shí)，分工協(xié)作做好畢業(yè)生歸檔、整理及檔案轉(zhuǎn)遞工作務(wù)實(shí)與規(guī)范，延緩檔案轉(zhuǎn)遞程序及建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上查詢平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案；轉(zhuǎn)遞；高校

中圖分類號(hào)：F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者簡(jiǎn)介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。

目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案，經(jīng)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機(jī)會(huì)，人才資源市場(chǎng)化配置的結(jié)果是人才流動(dòng)更加頻繁，單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵(lì)畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè)，允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機(jī)會(huì)等促進(jìn)就業(yè)政策措施，特別是高校的擴(kuò)招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場(chǎng)，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過去的清一色“單位人”，變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會(huì)人”，這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認(rèn)為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個(gè)人人事檔案的當(dāng)事人要主動(dòng)關(guān)注自己的個(gè)人檔案去向與動(dòng)態(tài)（檔案的當(dāng)事人要及時(shí)查詢并確認(rèn)自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置），與此同時(shí)，學(xué)校方面要切實(shí)做好以下幾方面的規(guī)范工作，才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。

一、開展學(xué)生檔案知識(shí)講座，讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求；學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作，切實(shí)做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作

（1）讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)，知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊(cè)內(nèi)容，畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業(yè)生對(duì)個(gè)人人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔（個(gè)人檔案）要求等的相關(guān)信息。如《報(bào)到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報(bào)到的憑證，報(bào)到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向，即除北京和上海市外的任何一個(gè)城市上戶口落檔案?！秾W(xué)籍卡》是學(xué)籍認(rèn)證、考學(xué)、考職、評(píng)聘職稱評(píng)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)等的重要依據(jù)。個(gè)人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會(huì)導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個(gè)人證明等無法辦理，這會(huì)直接影響到個(gè)人合法利益的維護(hù)和正常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與。（2）讓畢業(yè)生了解機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事，機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知：機(jī)要局規(guī)定縣團(tuán)級(jí)以上的國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須與機(jī)要局建立了機(jī)要投遞關(guān)系后，方可為該單位投遞機(jī)要文件，否則不給投遞機(jī)要。如沒有機(jī)要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機(jī)要文件投遞到他的上級(jí)機(jī)關(guān)教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán)，就只能將員工的人事檔案委托給當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行倪M(jìn)行管理。機(jī)要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機(jī)要文件編號(hào)協(xié)助查詢，超過一年期限后機(jī)要局就不再協(xié)助查詢了。（3）個(gè)人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個(gè)人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個(gè)人人事檔案。個(gè)人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，本人應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)，并及時(shí)到檔案轉(zhuǎn)入機(jī)構(gòu)查詢和確認(rèn)個(gè)人檔案是否已經(jīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。（4）畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過改派，每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機(jī)會(huì)。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個(gè)報(bào)到證、提供第二個(gè)用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理，報(bào)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行。改派后持報(bào)到證到戶口遷出地公安機(jī)關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報(bào)到證的附件通知書到個(gè)人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案，將通知書交給個(gè)人檔案所在單位，請(qǐng)求將過時(shí)的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個(gè)人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則，包括人檔不能分離，畢業(yè)生上戶口時(shí)要求見該畢業(yè)生的個(gè)人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。

二、通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項(xiàng)

（1）檔案館專職檔案員負(fù)責(zé)找好“時(shí)點(diǎn)”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》，打印“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，裁切“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，在“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負(fù)責(zé)聯(lián)系省機(jī)要局上傳下達(dá)機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求，了解機(jī)要接收單位的要求，確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機(jī)要局時(shí)間，訂專業(yè)車輛、定人員和搬運(yùn)工人。（2）檔案館安排布置本校各二級(jí)學(xué)院歸檔、整理、移交時(shí)間、召開培訓(xùn)會(huì)、下達(dá)文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系（專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員）確定各二級(jí)學(xué)院的裝檔時(shí)間。（3）畢業(yè)生檔案以個(gè)人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中，包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、報(bào)到證等。（4）學(xué)院分班為裝檔單元，按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料，并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。（5）學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案，檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準(zhǔn)確無誤后簽字驗(yàn)收；然后按學(xué)號(hào)排序（小號(hào)在上，大號(hào)在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。（6）學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機(jī)要文件信封，并負(fù)責(zé)將《機(jī)要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機(jī)要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機(jī)要信封。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查機(jī)要轉(zhuǎn)遞信息是否準(zhǔn)確無誤！接收機(jī)要文件單位是否建立了機(jī)要文件投遞關(guān)系，機(jī)要文件信封的書寫是否符合機(jī)要文件投遞要求。（7）學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應(yīng)當(dāng)歸入畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案袋內(nèi)，學(xué)院應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)院帶來的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機(jī)要信封，同時(shí)對(duì)照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況，確認(rèn)每個(gè)畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認(rèn)全部個(gè)人檔案材料裝完后，再進(jìn)行檢查，經(jīng)過抽查無誤后封袋轉(zhuǎn)遞。（8）學(xué)院負(fù)責(zé)將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明，確認(rèn)是專升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存檔或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)等情況。（9）學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。（10）對(duì)正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞，在等待轉(zhuǎn)遞過程中《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的，必須在《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負(fù)責(zé)“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機(jī)構(gòu)（畢業(yè)生檔案材料齊全，機(jī)要文件袋嚴(yán)密包封）。

三、畢業(yè)生因特殊原因需申請(qǐng)辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范

畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案程序：本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案申請(qǐng)書，說明為什么要辦理個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由，經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學(xué)院公章），然后申請(qǐng)人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。

常見的延緩轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個(gè)月不等；（2）用人單位確認(rèn)錄用該畢業(yè)生，但是進(jìn)人編制指標(biāo)待審批落實(shí)；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個(gè)人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實(shí)際用人單位是下屬子公司，學(xué)生報(bào)道上崗時(shí)才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派；（5）畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案；（6）畢業(yè)生報(bào)道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校；（7）畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠(yuǎn)，學(xué)生父母親不愿意子女遠(yuǎn)行致使畢業(yè)生未報(bào)道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長(zhǎng)已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作，畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派；（9）博士入學(xué)考試時(shí)間安排較晚，錄取和發(fā)出調(diào)檔函時(shí)間就更晚，這部分畢業(yè)生主動(dòng)要求個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞；（10）學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進(jìn)站開題后，才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報(bào)道時(shí)間為1～30天，但是這兩個(gè)城市要求必須有入城指標(biāo)才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動(dòng)要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞，以便用人單位落實(shí)進(jìn)城反指標(biāo)。

四、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞情況網(wǎng)上查詢平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布檔案轉(zhuǎn)遞信息，方便畢業(yè)生快捷準(zhǔn)確地查詢到個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞信息，妥善管理所有遺留在校的學(xué)生檔案

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到省機(jī)要局后，檔案館專職檔案人員負(fù)責(zé)及時(shí)地將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)上傳到檔案館建立的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上查詢平臺(tái)；檔案館專職檔案人員負(fù)責(zé)處理毀約、改派、用人單位退檔的畢業(yè)生檔案，負(fù)責(zé)延期畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作；檔案館專職檔案人員負(fù)責(zé)及時(shí)地將毀約、改派、用人單位退檔的信息上傳到檔案館建立的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上查詢平臺(tái)，方便畢業(yè)生在線查詢；檔案館專職檔案人員負(fù)責(zé)所有往屆畢業(yè)生檔案的查詢，負(fù)責(zé)管理所有遺留在校的學(xué)生檔案，負(fù)責(zé)接待和處理在校和離校學(xué)生檔案方面的遺留問題。