摘要：本文從分析物資采購存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)入手，探討內(nèi)部審計(jì)在物資采購中的方式與關(guān)注點(diǎn)，總結(jié)出一套適應(yīng)石油行業(yè)的內(nèi)審方式。使之成為有利于規(guī)范物資采購行為，有效揭露制度缺陷和管理漏洞，提高企業(yè)免疫力的有效手段。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向；物資采購；審計(jì)

物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵內(nèi)容之一，是最容易出漏洞、也是最容易出現(xiàn)舞弊的環(huán)節(jié)， “常在河邊走，哪有不濕鞋”是目前對物資采購部門形象的評價(jià)，可見其風(fēng)險(xiǎn)之高。論采購風(fēng)險(xiǎn)，主要指人為風(fēng)險(xiǎn)，如：采購預(yù)測不準(zhǔn)無法滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算、供應(yīng)商互相結(jié)盟導(dǎo)致供應(yīng)不及時(shí)等風(fēng)險(xiǎn)，這些都會(huì)影響采購預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，物資采購審計(jì)必然要在分析風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，尋找審計(jì)方法與措施。

一、物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析

1.計(jì)劃制定風(fēng)險(xiǎn) 因市場需求發(fā)生變動(dòng)或是對生產(chǎn)接觸膚淺，影響到采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性；采購計(jì)劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購中計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，這樣的計(jì)劃，可能造成物資積壓風(fēng)險(xiǎn)，因此，物資計(jì)劃制定是最原始的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同風(fēng)險(xiǎn) 一是合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標(biāo)底；二是供應(yīng)商之間串標(biāo)、圍標(biāo)?；ハ嘀g達(dá)成某種默契，哄抬價(jià)格，給采購人員造成假象，成本虛高。

3.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn) 在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求；在價(jià)格上發(fā)生變形等，如采用不合格的包裝等手段等，因此驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)也是重中之重。

4.庫存風(fēng)險(xiǎn) 一是采購量不能及時(shí)供應(yīng)，造成生產(chǎn)中斷而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。二是物資采購過多，形成積壓，大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機(jī)會(huì)利潤，形成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)。

二、以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的審計(jì)步驟

1.采購計(jì)劃方面。采購計(jì)劃是物資采購的關(guān)鍵程序，審計(jì)人員應(yīng)選取若干份采購申請單，檢查摘要、數(shù)量、日期和相關(guān)文件是否完整，審核批準(zhǔn)手續(xù)是否完整；如發(fā)現(xiàn)企業(yè)的采購申請、采購計(jì)劃沒有經(jīng)過審核批準(zhǔn)，則可認(rèn)為企業(yè)對采購計(jì)劃環(huán)節(jié)控制薄弱，增加了后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同管理方面。審計(jì)人員應(yīng)檢查采購訂購單的完整性，如編號(hào)、日期、數(shù)量及運(yùn)輸要求等是否齊全，審核訂購單上是否有相關(guān)采購人員和主管人員簽字。抽取若干份采購合同，檢查采購方式的選擇是否執(zhí)行了公司管理規(guī)定，將合同內(nèi)容與采購計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行核對，檢查合同評審程序是否符合規(guī)定，相關(guān)審批手續(xù)是否完整。

3.驗(yàn)收方面。審計(jì)人員應(yīng)檢查物資驗(yàn)收部門在收貨時(shí)對貨物的檢查情況，檢查按編號(hào)順序處理的驗(yàn)收單的完整性，即檢查驗(yàn)收單是否連續(xù)編號(hào)、內(nèi)容填寫是否完整，是否有技術(shù)人員簽字，審核入庫單與驗(yàn)收單是否一致，審核驗(yàn)收單與訂購單的一致性；檢查驗(yàn)收與采購、保管職責(zé)是否由不同人員擔(dān)任。

4.結(jié)算付款方面。審計(jì)人員應(yīng)抽取若干采購業(yè)務(wù)的原始憑證，檢查每一張確認(rèn)負(fù)債的記賬憑證是否均附有訂貨單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票，審核這些原始憑證的數(shù)量、單價(jià)、金額是否一致，原始憑證上的各項(xiàng)手續(xù)是否齊全。

三、具體審計(jì)措施

1.采購計(jì)劃的審計(jì) 獲取裝備及材料消耗定額、工程設(shè)計(jì)等技術(shù)規(guī)范資料，審核物資采購申請單的內(nèi)容是否完整，是否結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行編制，是否經(jīng)過審核批準(zhǔn)；審核物資采購計(jì)劃的編制是否結(jié)合現(xiàn)有庫存量、安全庫存量、施工進(jìn)度計(jì)劃等因素計(jì)算確定，審核采購計(jì)劃中對物資質(zhì)量的要求是否符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范的規(guī)定。

2.采購方式選擇的審計(jì) 企業(yè)物資采購應(yīng)建立在法人層面，對工程所需的主要材料、大宗物資實(shí)行統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一供應(yīng)、統(tǒng)一調(diào)度和統(tǒng)一核算。采購方式可以分為招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、直接采購。施工企業(yè)應(yīng)對各類別供應(yīng)商實(shí)行分級(jí)管理，通過對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，合格者進(jìn)入《合格供應(yīng)商名冊》，物資采購必須優(yōu)先在名冊中選擇。

3.采購合同的審計(jì) 獲取采購合同及有關(guān)證明文件資料，審核訂立合同主體是否合法，是否具有相應(yīng)的資質(zhì)；審查合同內(nèi)容是否合理、合法；審查長期采購合同價(jià)格的執(zhí)行是否約定了物價(jià)變動(dòng)影響及其約定的合理性；審查對合同糾紛處理的約定是否合理。審查合同標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)格是否與物資采購計(jì)劃、招標(biāo)結(jié)果相一致；審查采購合同的簽訂是否履行了規(guī)定的審批手續(xù)；簽訂后的采購合同文件是否齊全。

4.驗(yàn)收環(huán)節(jié)審計(jì) 獲取原始驗(yàn)收證明和驗(yàn)收單，檢查驗(yàn)收單是否齊全，核對合格證等是否齊全；檢查驗(yàn)收部門是否執(zhí)行了的“四驗(yàn)”制度；檢查物資是否與采購計(jì)劃、合同及隨貨清單一致，不一致的是否依據(jù)合同進(jìn)行了退貨或索賠處理；獲取行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等文件資料，檢查計(jì)量、檢驗(yàn)試驗(yàn)器具是否經(jīng)過國家法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)并取得了書面報(bào)告，審核需要進(jìn)行檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)的物資是否進(jìn)行了檢驗(yàn)試驗(yàn)并取得證明文件。

5.結(jié)算付款的審計(jì) 結(jié)算審計(jì)是物資采購環(huán)節(jié)付款之前的最后一道關(guān)口。審計(jì)人員應(yīng)審核預(yù)付貨款是否有合同約定；會(huì)計(jì)部門是否依據(jù)驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票、訂購單等確認(rèn)應(yīng)付賬款，檢查結(jié)算價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)等與合同約定的是否一致；審核是否依據(jù)合同約定支付貨款；對供應(yīng)商實(shí)行函證，審核應(yīng)付賬款余額的正確性。

物資采購審計(jì)的方式與程序有很多種理論，但針對石油鉆探行業(yè)的審計(jì)流程萬變不離其宗。相信在完成上述審計(jì)流程后，審計(jì)人員即可依據(jù)所取得的審計(jì)證據(jù)，分析得出企業(yè)物資采購薄弱環(huán)節(jié)及內(nèi)控執(zhí)行效果的客觀結(jié)論，并對削弱人為風(fēng)險(xiǎn)提出規(guī)避和改進(jìn)的建議，促進(jìn)企業(yè)改善經(jīng)營管理水平，實(shí)現(xiàn)提高“免疫力”之功效。