摘要：本文著眼于如何為本公司辦公室值班工作事項，就如何改善其工作、創(chuàng)新服務格局進行探討，看似簡單的值班工作其實承擔溝通公司內部橫向、縱向的重大責任，對企業(yè)來說不但為可或缺，更需要積極重視，踏實做好值班工作的各項事務，并在不斷學習、改進中進步，為企業(yè)的長遠發(fā)展打好內部基礎。

關鍵詞：辦公室；值班工作；服務格局；工作方式

一、概述

作為一個正處于發(fā)展中的大型集團，其辦公室對于公司內部各部門、各層級之間調和、協(xié)作發(fā)揮著極大的作用，而值班工作可以說是“辦中之辦”，也被稱為“樞紐中的樞紐”，可見值班工作對于一個公司的重要程度。值班工作在上下左右溝通協(xié)調中起著重要作用，承擔著聯絡、接待、會務服務、文電辦理等項事務，其工作職能范圍廣、工作零而繁多而且其協(xié)調的任務一般很重要。

二、辦公室值班工作的現狀

1.本年上年辦公室各項服務工作總結

首先，關于OA系統(tǒng)，從使用情況和功能需求來看，還需在幾方面改進，特別是在會在“會議申請”這一模塊上，就本年上半年統(tǒng)計而言，公司各部門共提交會議申請351次，會議室的使用達380余次，這在一方面充分體現公司上半年各個部門在管理經營決策上的慎重，而在另一方面也說明了公司應盡快實現全面智能化的信息管理系統(tǒng)以提高會議安排的工作效率，從而帶動公司高效、順利地做出各項決策。根據統(tǒng)計數據，公司目前向集團各部門發(fā)放了31張公交卡；在公車使用方面也按公司規(guī)定嚴格執(zhí)行，本年上半年公司共派車1038次，其中長途用車205次，市內用車達833次。在公務用餐費用方面，公司本著勤儉節(jié)約的原則要求全部接待都在單位內部食堂安排，大大節(jié)約了公務用餐及員工用餐費用。同時，我們在促進員工工作的積極性、主動性上發(fā)揮了很好的作用，上半年共為員工辦理了3份生育證和4份獨生子女父母光榮證。另外，在處理文件、傳真以及信函等工作上，上半年共登記制發(fā)了244份各部門文件；共接收1200余份、發(fā)送200余份各級單位的傳真；收發(fā)260份各種信函、包裹等。在外來公務人員住宿安置上，通過租賃小區(qū)住房等方式為掛職干部解決住宿問題，節(jié)約開支近4萬元。

2.辦公室工作有待改進的地方

集團目前使用的OA系統(tǒng)在大部分功能上已滿足目前各部門各項職能對內部信息管理系統(tǒng)職能的需求，但隨著集團不斷的發(fā)展，系統(tǒng)還需要進一步的完善，如在集團“會議申請”這一部分，其網上申請的流程還需綜合集團內部以及各部門的實際情況加以完善，以符合集團的長遠發(fā)展。如果進一步完善OA系統(tǒng)的這一功能模塊，進一步完善OA系統(tǒng)“會議室申請流程”，設計出直接依據會議申請內容及其它相關信息，如：計劃參會的人數、會議舉行的時間、會議的優(yōu)先級別等并可通過互動的形式快速安排出合適的會議地點，實現內部會議室的高效預定工作，推動集團各項決策部署的執(zhí)行與落實；同時，也要保證系統(tǒng)能方便各內部工作人員對會議室占用情況的隨時查詢，通過網上申請會議室，進一步規(guī)范了集團會議的組織管理，提高會議效率和質量。

去年以來，辦公室在嚴格執(zhí)行集團本部公務車輛及駕駛員管理辦法的同時，運用了用車單派遣制度對車輛安排加以進一步的規(guī)范管理，所有申請用車的人員均須在用車單上填寫申請用車人的聯系電話、出車時間、用車事由等，并要求將由部門領導簽字核實才給予批準；同時，為了緩解用車緊張，限制了各部門用車量，原則上單個部門每天的用車量不得超過2次，如遇到有特殊情況或其它緊急事務需要增加用車量則需通過辦公室領導核實、簽字后方能派車，這在很大程度上為集團節(jié)約了交通費用；除特殊情況外，昆明市內用車由副處級及以上干部進行申請，其他工作人員實行公交刷卡制度，此舉極大的縮減了公務用車費用的支出。但在服務完善與效率提高方面還可以通過OA系統(tǒng)對“公務用車管理”模塊進行完善，可進一步進行合理的開發(fā)與應用，值班室可以通過網上流程對車輛申請進行批辦，車隊管理人員對車輛動向進行及時更新，一方面既可以方便領導掌握當天的用車情況，另一方面也方便辦事人員及時了解駕駛員及車輛安排情況，遇到特殊情況可直接與駕駛員進行對接，切實提高工作效率。

三、創(chuàng)新值班的工作與服務格局

1.加強工作隊伍的建設

工作隊伍對于任何工作崗位的工作效率、成敗都起著決定性的作用，因而必須做堅持以人為本，夯實辦公室值班的工作基礎。首先，要加強辦公室工作人員對集團業(yè)務的知識培訓與學習，以提高其綜合素質和辦事效率；其次，培養(yǎng)、加強值班人員的愛崗敬業(yè)和奉獻精神，開展各項愛崗活動發(fā)揚出每位值班人員的吃苦奉獻精神和工作主觀能動性，在辦公室內部形成一個良好的合作干事的氛圍；儲備好辦公室優(yōu)秀人才，加強干部隊伍結構的合理性、流動性，在保證干部隊伍結構層次明顯、合理的同時，也要保證值班工作的連續(xù)性。

2.完善值班工作機制

在辦公室工作中牢固樹立“值班工作無小事”的意識，建立健全值班工作機制體系，規(guī)定各崗位的工作職責、明確分工工作內容。

合理分配工作任務，建立分工負責制，做到從崗位到人員的各司其職、各負其責，但也要求做到在各項重點或特殊工作上的協(xié)作以保證集團各業(yè)務的高效運轉；實行首辦責任制，值班人員接到領導工作指令或接報緊急突發(fā)事件后即擔當了第一責任人，承擔此后行事不當的后果，但在責任追究方面，則應對某一工作環(huán)節(jié)出錯的人員，按規(guī)定加以懲處。

3.規(guī)范節(jié)假日值班工作

節(jié)假日值班工作具有一定的特殊性，要保證節(jié)假日值班工作的正常運轉就必須加以規(guī)范。在節(jié)假日實行領導帶班制，集團領導堅持輪流值班以指導當天的值班工作，防止無法應對突發(fā)緊急事件的情況發(fā)生；應利用在集團內部各項會議或工作報告中的發(fā)言，向各部門強調值班紀律的重要性及工作要求，進一步明確值班工作職責。節(jié)假日值班要求在固定的值班地點進行，不得隨意進行呼叫轉移、遙控指揮等偷懶行為，節(jié)假日值班應做好交接工作，做好值班記錄以供檢查。

另外，值班人員應按各類事務的輕重緩急按實際情況進行處理，除特殊情況外應盡量完成自己在值班期間接到的所有事項，未處理完畢的事項須與下一班接班人員交待清楚；并且要構建集團內部值班網絡，以確保整體的規(guī)范運轉，注重集團內部各層級的上下聯動，以確保決策、指令的暢通；加強值班工作的監(jiān)督、檢查、考核工作，可實行不定期的抽查、電話訪查等方式，加強節(jié)假日值班工作的規(guī)范性。

4.創(chuàng)新工作方式

創(chuàng)新值班工作的工作方式，將值班服務的質量提高到一個新的層次推動集團各項工作的開展。所謂的創(chuàng)新，首先應提高值班工作的主動性，實現在服務上由被動到主動的轉變，加強對各項工作的預見性，實現主動、超前的工作與服務；如：提前請示領導安排好領導日程等；將普通層次的服務轉變?yōu)榫返姆眨瑥募毠?jié)出發(fā)，在認真做好各項日常工作的同時還要在此基礎上做得更加出色、迅速；另外，還應加深目前工作與服務的層次，不能再局限于完成任務的份上，還要從站在更高處看待問題，放寬自己的眼界，拋開自身的工作、認識的局限性來完成值班工作的任務，在日常值班上不應將自己當成“傳聲筒”，而應充分理解上情、下情，在各層級信息傳達時發(fā)揮出作為類似如同“翻譯”、“秘書”的媒介，傳達有價值、重要的信息以提供有效的決策依據。

要切實根據需要靈活開辦各類會務活動，在會務服務方面，不但不能出現任何失誤，還要提高會議的效能，實行節(jié)約原則，降低會議的次數與規(guī)模，盡量壓縮每場會務的平均費用。

5.加大值班人員的培訓力度

應通過培訓提高值班人員掌握新技術的能力和素質，如在相關上級部門組織的黨政公文培訓及各項辦公室業(yè)務學習中，應即時對其進行相關的學習培訓工作。另外，還應多組織值班室工作人員到上級單位或其他企業(yè)進行參觀學習，進一步借鑒其他單位先進的辦公室管理經驗和值班工作流程。

四、總結

本文針對本公司的實際情況對公辦室值班工作進行了探究，并詳細地匯報了集團上半年辦公室值班工作的情況，然后根據這些情況加以具體分析，分別在OA系統(tǒng)完善、公車管理與調試等方面提出了自己的建議，然后對于如何創(chuàng)新值班的服務格局進行闡述，分別是在人員、隊伍建設、工作機制完善、工作方式的規(guī)范與創(chuàng)新方面等方面提出了建議。希望公司的值班工作能從現在開始做起，爭取在下半年的工作中看到成效。

參考文獻：

[1]趙建明 梁建軍 蔣 平：著力改進值班工作創(chuàng)造性地構建值班服務新格局[J].辦公室業(yè)務，2005（4）.

[2]2013年上半年值班室工作總結.