【摘 要】公文寫作是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人員在實(shí)際工作中的基本素質(zhì)和能力，也是展現(xiàn)自身才華、學(xué)識的最為直接、有效的途徑。本文針對公文寫作過程中的常見問題，深層次分析原因，提出切實(shí)可行的解決辦法，為廣大員工，特別是秘書人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】公文 寫作 秘書

當(dāng)前，在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，“筆桿子”的作用愈加突出和重要，素有“戰(zhàn)爭年代槍桿子，和平年代筆桿子”的說法，這從一個側(cè)面也說明了寫好公文的重要性。文字材料空洞泛泛、結(jié)構(gòu)混亂、詞不達(dá)意、高度不夠是公文起草過程中的常見問題，本文從三個方面對公文的常見問題進(jìn)行分析、查找原因，尋求解決措施。

一、文字材料寫實(shí)的問題

為什么寫不實(shí)，究其原因是因?yàn)椴涣私馇闆r，不清楚前因后果，不明白流程。作為秘書人員，應(yīng)該增強(qiáng)對單位日常工作觀察，提升敏感度。能否做到“七步成詩，倚馬可待”，關(guān)鍵在于日常知識的儲備和資料的積累。

（一）素材的內(nèi)容要全

一是上級精神素材，黨中央、上級對口單位的各種最新政策、最新精神、最新要求。明確上級精神總體上講什么，重點(diǎn)是什么，當(dāng)前做什么，應(yīng)注意些什么問題等，途徑來源可以是內(nèi)、外部網(wǎng)站的要聞、重要會議部署，講話等。只要這樣，才能真正做到貫徹上級精神不變形，落實(shí)上級政策不走樣。二是本單位的工作素材。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)都比較重視思考研究如何把上級精神與本單位實(shí)際結(jié)合起來，提出創(chuàng)造性的工作思路、措施辦法，體現(xiàn)本部門特色。文字材料只有著眼于反映熱點(diǎn)和普遍關(guān)注的問題，聽者才能感興趣。可以將日常工作經(jīng)手或遇到的各類講話、文件、總結(jié)、報表、會議記錄，甚至是通知、通訊等收集起來備用。三是注意收集語言素材。積累與寫作有關(guān)的法律法規(guī)、名家名言、典型例子、數(shù)據(jù)數(shù)字、古今中外精辟議論、思想觀點(diǎn)。一些詞語成語要常讀、?？矗瑢σ恍┲匾募?、講話的關(guān)鍵段落要能夠背誦，作為形成文稿觀點(diǎn)和綜合分析的依據(jù)，或直接引證所用。要努力做到離開電腦、現(xiàn)有文字材料和網(wǎng)絡(luò)，還能隨心所欲存取素材。

（二）素材的分類要準(zhǔn)

在注重資料積累的基礎(chǔ)上，要對日常接觸到的各類資料分類整理。因人而異，按照文稿種類、用途分門別類，以方便日后檢索查詢。平時對資料分類整理得越細(xì)、越精、檢索時就會越快、越準(zhǔn)。這里介紹兩種形式，一是按照內(nèi)容橫向分類，將全年的通知、通訊報道、各種專業(yè)會議的講話、會議紀(jì)要、報告等分門別類的整理出來，這種分類方式較為直接，清晰，是最為常用的一種。二是按照結(jié)構(gòu)縱向分類，把文字材料打散分裝。這種方式對于初學(xué)者較為適用，它不僅能夠幫助整理資料，還可以幫助分析文字材料的結(jié)構(gòu)、亮點(diǎn)，從骨架入手提升寫作能力。具體表現(xiàn)為總結(jié)歸納不同文種的行文特點(diǎn)和寫作規(guī)律，摸索出不同文稿在標(biāo)題制作、開頭結(jié)尾、中段過渡等方面約定俗稱的套路，并將它們固化下來。這樣的話，寫作中就不一定偏偏另起爐灶構(gòu)建思路，只需按照不同要求給文章加料即可，不至于出現(xiàn)邊想邊寫的情況。

二、文字材料的層次感問題

文字材料的層次感，源于文字材料的結(jié)構(gòu)，整篇文章有結(jié)構(gòu)，每一章、每一節(jié)也有層次，每句話也有自己的邏輯順序。結(jié)構(gòu)安排合理，寫作過程就會很順暢，素材能夠恰如其分的融入其中。否則，在寫作過程中會處處掣肘，往往需要推倒重來，所以，拿到寫作任務(wù)時，不要著急下筆，要先搭好臺子，擬好一組結(jié)構(gòu)后，打一打腹稿，理順一下思路，看看材料是否能夠放進(jìn)去，寫文章比較忌諱前后矛盾或者重復(fù)，讓人感覺冗長繁瑣。

一般情況，文章結(jié)構(gòu)分三個層級。一級結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題和大框架構(gòu)成。這個結(jié)構(gòu)相對固定，在寫作過程中也是比較好安排。比如總結(jié)類的材料，基本就是總結(jié)成績、存在的問題和下一步思路。二級結(jié)構(gòu)，章的部分，這個層級我個人認(rèn)為是整篇文章的靈魂，從布局到語言描述，都需要認(rèn)真分析，仔細(xì)斟酌。布局方面，主要是次序問題，次序的安排體現(xiàn)了文章重點(diǎn)的分布，反映了一個單位哪些工作需要加快實(shí)施，哪些工作需要穩(wěn)步推進(jìn)。語言方面，要能夠突出重點(diǎn)，表達(dá)有力，富有感染力，讓人有看下去的欲望。三級結(jié)構(gòu)，節(jié)和段的安排，有的材料每章下面是一段話，有的是分開的，一般沒有具體要求，具體要看內(nèi)容的關(guān)聯(lián)程度。涉及到具體內(nèi)容，層次感安排是否得到，對于文章的流暢、簡潔至關(guān)重要。一般情況下，先介紹制度、政策、上級規(guī)定方面的，后介紹具體的方式方法等。

三、文字材料的高度問題

所謂的寫出高度，就是起草人站位要高，看的要遠(yuǎn)，有一種居高臨下之感，怎樣才能寫出高度呢？

一要全局在胸。從全局出發(fā)，站在上級單位、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的角度上看問題，從大處著眼，小處著手，把企業(yè)與中央、上級對口單位聯(lián)系在一起，這樣能給人一種高屋建瓴、洞察一切的感覺。能夠把本質(zhì)工作與中央發(fā)展大局聯(lián)系在一起是一種本領(lǐng)，要把握全局，必須做到“風(fēng)聲雨聲讀書聲聲聲入耳，國事家事天下事，事事關(guān)心”，要關(guān)注中央的決策部署，上級的重要會議、文件材料，熟悉國家、企業(yè)要做什么，工作重心在哪。十八大召開以來，中央八項(xiàng)規(guī)定、反對“四風(fēng)”、群眾路線教育等內(nèi)容在中央各類文件、會議上反復(fù)強(qiáng)調(diào)，這就是大趨勢，大環(huán)境。因此，在我們起草文字材料，就要將這些內(nèi)容恰如其分的融入到材料中。

二要放大背景。各種事件都處在一定的背景當(dāng)中，在撰寫材料時，必須考慮背景因素，將思維調(diào)整到所在單位、部門所處的環(huán)境背景、經(jīng)濟(jì)背景、政治背景，文化背景當(dāng)中。如果就事論事，不講究背景，就顯得不厚實(shí)，就無高度可言。

三要學(xué)會運(yùn)用理論。理論是系統(tǒng)化的理性認(rèn)識，是客觀事物的本質(zhì)規(guī)律性的反應(yīng)。有理論，才能進(jìn)行理性思考，理論水平高理性思維的水平才能搞，看問題才能更加透徹，更加客觀，所寫的材料才能更具指導(dǎo)意義。進(jìn)行理論思考，建議掌握三個方面的理論。掌握基礎(chǔ)理論，主要是辯證法和唯物主義方面的內(nèi)容，能夠逐步運(yùn)用哲學(xué)的觀點(diǎn)解決問題。掌握中間理論，就是系統(tǒng)科學(xué)理論，包括系統(tǒng)論、協(xié)同論、控制論等。掌握應(yīng)用理論，比如管理學(xué)、人力資源學(xué)等。

四是要適當(dāng)引用講話。引用講話包括領(lǐng)導(dǎo)人的講話、會議文件和至理名言。因?yàn)檫@些內(nèi)容，是高度概括的凝練短語，是經(jīng)過多人或者集體智慧的結(jié)晶，如果應(yīng)用適當(dāng)，可以使文字材料增加高度。