【摘 要】伴隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用， 電子文件與電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于日常辦公與管理。電子檔案具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的很多特征，但也同時(shí)伴有自身的風(fēng)險(xiǎn)。例如電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過(guò)Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，不可避免地面臨非授權(quán)訪問(wèn)、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅等，由此也就產(chǎn)生了電子文件檔案管理中所面臨的一系列安全問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 管理 安全

棱鏡計(jì)劃（PRISM）是一項(xiàng)由美國(guó)國(guó)家安全局（NSA）自2007年起開(kāi)始實(shí)施的絕密電子監(jiān)聽(tīng)計(jì)劃。該計(jì)劃能夠?qū)磿r(shí)通信和既存資料進(jìn)行深度的監(jiān)聽(tīng)。美國(guó)國(guó)家安全局在PRISM計(jì)劃中可以獲得的數(shù)據(jù)包括電子郵件、視頻和語(yǔ)音交談、影片、照片、VoIP交談內(nèi)容、檔案?jìng)鬏?、登入通知，以及社交網(wǎng)絡(luò)細(xì)節(jié)。根據(jù)斯諾登披露的文件，美國(guó)國(guó)家安全局可以接觸到大量個(gè)人聊天、存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)、語(yǔ)音通信、文件傳輸以及社交網(wǎng)絡(luò)等等。可以想象，如果他們有興趣，任何電子檔案同樣可以竊取到。這一早已曝光并處于持續(xù)發(fā)酵中的嚴(yán)酷事實(shí)，再一次為我們的檔案管理安全發(fā)出警示。

由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問(wèn)題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問(wèn)、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨的重要課題。

國(guó)際同行業(yè)認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的影響可以追溯到50多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上曾將數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理列入會(huì)議的議程；1968年，馬德里國(guó)際檔案大會(huì)呼吁，檔案人員要準(zhǔn)備迎接計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來(lái)。1971年，第十三次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上，秘書(shū)長(zhǎng)鮑弟埃強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在是確定檔案部門(mén)應(yīng)用計(jì)算機(jī)政策的時(shí)候。其專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)的發(fā)展經(jīng)歷了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案、電子文件等幾個(gè)階段。美國(guó)有關(guān)部門(mén)對(duì)電子文件的解釋是：“其存儲(chǔ)形式是只能由計(jì)算機(jī)處理的文件，也叫機(jī)讀文件和自動(dòng)化數(shù)字處理文件”。 2002年，我國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》將電子文檔定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！庇纱丝梢?jiàn)，電子文件（Electronic Records）是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

與以往各種形態(tài)的文件、檔案相比，電子文件檔案具有以下主要特點(diǎn)：首先是電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，信號(hào)形態(tài)也無(wú)任何變化。其次是信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識(shí)讀性。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是運(yùn)算、存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。對(duì)于這種經(jīng)過(guò)復(fù)雜編碼的信息人工無(wú)法破譯它的含義，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能識(shí)讀它。第三是對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。電子文件需要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件而具有生命力并發(fā)揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，既無(wú)法識(shí)讀，更無(wú)法對(duì)電子文件施加任何影響，管理活動(dòng)便無(wú)從談起。另外還有信息的可變性、不安全性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過(guò)的痕跡。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動(dòng)態(tài)文檔所取代，而動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存，毫無(wú)痕跡。電子文件檔案除上述特性外，還具有載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電子文件的信息共享性等。

要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行科學(xué)管理，必須分析其面臨的一些主要問(wèn)題。首先，電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無(wú)個(gè)人筆跡特征，無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。以辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于這樣一種龐雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可以想象一個(gè)疏忽就可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。為此，面對(duì)大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：

首先，建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門(mén)進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，而“保護(hù)體系”的實(shí)現(xiàn)正是為解決該問(wèn)題而提出的一個(gè)重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

其次，檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，對(duì)于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別，它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當(dāng)于實(shí)體檔案庫(kù)房的保管存儲(chǔ)功能。把原來(lái)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

其次是加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力。在已有相關(guān)立法（如《檔案法》）的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。