王建宇

（南通航運職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南通 226010）

信息化是人類進(jìn)入20世紀(jì)后社會生活方式的又一次變革。檔案管理信息化建設(shè)是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，也是檔案管理事業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。高校檔案管理部門應(yīng)審時度勢，抓住機遇，立足本職工作，結(jié)合高校實際情況，采取形之有效的措施，積極開展好檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化的涵義

著名的檔案學(xué)教授張照余在《檔案信息化理論與實踐》一書中提出：“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供服務(wù)?！蓖ㄋ椎刂v，檔案信息化就是指檔案部門運用現(xiàn)代信息技術(shù),加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用,是傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遷移，其實質(zhì)就是檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合。檔案信息化的主要內(nèi)容包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)存在問題

2.1 檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施相對比較薄弱

一是多數(shù)高校檔案管理部門除了配備計算機、打印機、復(fù)印機等最基本的信息處理設(shè)備外，普遍缺乏諸如檔案管理專用服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝像機等設(shè)備，并且設(shè)備更新?lián)Q代的速度較慢。二是目前使用的大部分檔案管理軟件仍為單機版，雖然也能滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的基本需要，但并不適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需要，尤其是早期使用的一些軟件缺少與OA系統(tǒng)互通數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口，不具備網(wǎng)絡(luò)使用的拓展功能。三是大部分高校都沒有建設(shè)專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，即使建設(shè)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，也沒有及時地更新和完善，根本無法滿足檔案信息化的需要。

2.2 檔案信息資源數(shù)量不足和質(zhì)量不高

一方面，大部分院校檔案管理部門的檔案信息資源只有檔案目錄數(shù)據(jù)庫，而檔案全文數(shù)據(jù)庫資源很少，甚至沒有；另一方面，個別高校檔案管理部門片面追求檔案資源的數(shù)量，對數(shù)字化檔案管理資源不加選擇，不做需求分析。這不僅浪費了寶貴的人力、物力、財力，而且大量低價值甚至無價值的檔案數(shù)據(jù)占用了寶貴的存儲空間，加重了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。

2.3 缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，存在信息“孤島”現(xiàn)象

一方面，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，目前使用的各種檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不盡相同，缺乏兼容性、通用性，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法在不同的系統(tǒng)中識別和直接利用。雖然數(shù)據(jù)遷移可以實現(xiàn)軟件間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，但是仍然無法保證原數(shù)據(jù)百分百地轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)中；另一方面，高校使用的辦公自動化、教學(xué)、科研、學(xué)生等管理系統(tǒng)由不同的公司開發(fā)，存在各自為政的現(xiàn)象，系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法與檔案管理系統(tǒng)直接對接。這些限制了數(shù)字檔案資源的共享,降低了檔案資源利用的效率,而且增加了檔案信息資源建設(shè)及維護(hù)的成本。

2.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

在高校檔案信息化建設(shè)中，人是關(guān)鍵因素，各種技術(shù)和軟硬件都必須由檔案管理人員操作。而目前，高校檔案信息化人才素質(zhì)偏低。一方面，雖然高校檔案部門的人員具備較豐富的檔案理論知識和實踐經(jīng)驗，但使用計算機進(jìn)行信息處理的能力還較低，無法適應(yīng)檔案信息化的要求；另一方面，專業(yè)信息技術(shù)人員缺乏專業(yè)的管理檔案知識和實踐操作能力，同樣無法勝任檔案管理信息化工作。既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才資源緊缺已經(jīng)成為嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

2.5 檔案信息安全保障體系存在隱患

不同于一般信息，檔案信息具有一定的保密性和利用限制性，這就要求在檔案信息化工作中確保檔案信息的安全。由于高校檔案管理部門人員素質(zhì)和技術(shù)條件的限制，只能采取安裝殺毒軟件、定期備份、訪問權(quán)限控制等方式來阻止黑客攻擊、系統(tǒng)中毒等，防范能力相對較低，存在著一定的安全隱患，一旦系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失將會造成難以估量的損失。

3 加快高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，奠定檔案管理信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)

應(yīng)圍繞信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施兩個方面來著力加強檔案信息化建設(shè)。一是要增加檔案管理資金投入，通過預(yù)算專項檔案管理經(jīng)費，及時合理地購置高性能、高穩(wěn)定性的服務(wù)器、計算機、掃描儀等信息處理專用設(shè)備。二是建立高性能、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，就要求檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。因此摒棄單機版系統(tǒng)，更新使用網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，是高校檔案管理部門要解決的問題。檔案管理系統(tǒng)必須具有“高安全性能、良好的開放性、大數(shù)據(jù)量處理能力、操作簡單、支持多用戶共享、具有高性價比和適用性”等特點。三是建立和完善檔案管理專業(yè)網(wǎng)站。數(shù)字檔案信息的采集、利用、共享等均離不開網(wǎng)絡(luò)，高校檔案部門可以依托校園網(wǎng)，建立檔案管理局域網(wǎng)，提供檔案網(wǎng)上陳列展覽服務(wù)，提供檔案信息檢索和咨詢服務(wù)，在線閱覽公開檔案信息內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。同時應(yīng)加強檔案網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，定期對網(wǎng)站進(jìn)行管理、安全維護(hù)以及故障處理，并隨時進(jìn)行技術(shù)更新升級，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行正常高效。

3.2 建立統(tǒng)一的全校性數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)體系

高校檔案部門應(yīng)樹立前端控制和全程管理工作理念，變被動為主動，積極參與數(shù)字化校園建設(shè)，把對電子文件的控制提前到文件形成初期。一是按照電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)等，并將這些標(biāo)準(zhǔn)運用于所有的數(shù)字化校園信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中，從源頭上確保歸檔的電子文件符合標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是依托校園網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的對接。檔案管理人員應(yīng)積極配合好系統(tǒng)開發(fā)人員，圍繞電子文件歸檔管理的要求，做好各系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口的開發(fā)，使各系統(tǒng)生成的文件辦結(jié)后能自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫中，待檔案管理人員篩選后，存入檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)一次輸入數(shù)據(jù)，多次使用的目的，避免重復(fù)勞動和信息資源的浪費。

3.3 加強檔案資源庫建設(shè)，豐富檔案信息資源

在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，加強檔案全文數(shù)據(jù)庫和特色檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案信息的利用率。首先，加強對當(dāng)前電子文件的收集。一是學(xué)校的OA系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等各個系統(tǒng)生成的電子辦結(jié)后，及時轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中。二是對各部門在系統(tǒng)外生成的文件，按照電子文件物理歸檔和邏輯歸檔同步的原則，收集紙質(zhì)文件的同時，及時向相關(guān)部門收集電子稿，從而減輕日后檔案數(shù)字化的壓力，避免重復(fù)勞動和資源的浪費。三是加強對圖像、聲音、視頻等電子文件的收集，建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，豐富檔案信息資源的種類。其次，以需求為導(dǎo)向，將庫存所有“屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案”有選擇地進(jìn)行數(shù)字化加工。考慮到現(xiàn)階段檔案數(shù)字化工作量比較大這一實際問題，可以聘請專業(yè)的數(shù)字化公司來集中完成過渡時期的檔案數(shù)字化工作。這既可以獲得專業(yè)化服務(wù)和減輕檔案管理部門的工作壓力，又避免了設(shè)備利用率低的問題。再次，在全文檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校的特點，整合檔案信息資源，將教師的教學(xué)工作、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)、科研成果、獎勵等方面的信息匯集起來，建立教師業(yè)績數(shù)據(jù)庫；將學(xué)生入學(xué)學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)驗印、就業(yè)派遣等信息集中起來，建立學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫。

3.4 采取有效手段，建立檔案信息安全保障體系

一是要重視檔案內(nèi)容和載體的安全。在數(shù)字化處理時，對于重要歷史檔案和保密檔案，要嚴(yán)格控制操作人員的資格和操作權(quán)限，規(guī)范操作程序，記錄操作過程，對辦公系統(tǒng)生成電子文件的過程實行全程監(jiān)控。電子和紙質(zhì)兩種檔案并存，確保電子文件的真實性和完整性。二是要保證操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全，使用安全級別較高的操作系統(tǒng)，并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，或異地備份。采取用戶身份鑒別、設(shè)置防火墻、訪問控制等安全措施，避免系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。三是制定切實可行的保密制度和管理制度，加強對上網(wǎng)檔案信息的審查，嚴(yán)格控制和管理非公開檔案信息，防止失密和泄密事件發(fā)生。四是要對檔案管理人員進(jìn)行信息保密和安全教育，提高檔案管理人員的安全防范意識。

3.5 加強檔案管理人員的信息化素質(zhì)教育，建設(shè)一支高水平的檔案管理信息化人才隊伍

人才是信息化建設(shè)的根本。高校要堅持以人為本，重視信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)意識，造就一支適應(yīng)檔案管理信息化的人才隊伍。一是增強檔案管理人員的責(zé)任意識，更新管理理念，創(chuàng)新管理手段，促使檔案管理人員學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的理論知識和操作能力，積極推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。二是高校應(yīng)鼓勵檔案管理人員接受檔案專業(yè)繼續(xù)教育，參加業(yè)務(wù)研討會，開展學(xué)術(shù)交流，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)管理能力，使檔案人員從傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。三是建立獎懲制度，推行目標(biāo)考核制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點的檔案管理干部隊伍，滿足檔案信息化建設(shè)需要。

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