隋 欣

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在科研、工程設(shè)計、生產(chǎn)等行業(yè)的工作過程中，經(jīng)常需要形成大量的平面繪圖文件，CAD作為功能強大的平面繪圖工具而被廣泛應(yīng)用，CAD出圖率在有的單位或項目中已高達100%，但目前科研的驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)文件進行驗收，電子文件散落在設(shè)計人員手中或是被簡單收集在一起，隨著時間的推移，以電子文件形式存在的CAD平面繪圖文件逐漸丟失，再重復(fù)利用查找相當困難，而有些行業(yè)繪圖文件的重復(fù)利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得非常迫切。

一、CAD電子文件的主要特點

（一）CAD電子文件對設(shè)備的依賴性

任何電子文件，必須將信息內(nèi)容利用技術(shù)和設(shè)備記錄在磁性或光盤等載體上。這是因為它不能離開其生成環(huán)境和設(shè)備而單獨存在。一般的計算機幾年后就會被更新，而一些耐久性的光盤載體可以保存幾十年甚至上百年。為此，電子文件的長期保存需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。

（二）CAD電子文件信息與其相分離性及易更改性

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息形態(tài)無任何變化，很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個是“原件”而哪個是“復(fù)印件”；所以，如何保證電子文件的真實性、可靠性，這是一個非常關(guān)鍵的技術(shù)問題。

（三）CAD電子文件的多媒體集成性

文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多難度。

（四）CAD電子文件對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性

元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)。一旦元數(shù)據(jù)被丟失或破壞，電子文件原始的形態(tài)就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整與正確是至關(guān)重要的。

此外，CAD電子文件還具有信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等特性，在歸檔管理時，同樣應(yīng)予以重視。

二、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀

（一）電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。

（二）電子文件歸檔管理人員職責不明確

在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經(jīng)過多年實踐與培訓(xùn)，具備了相當強的業(yè)務(wù)能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。

（三）歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性

有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。

三、完善CAD電子文件歸檔管理措施

（一）完善制度，措施到位

合理配置資源各單位應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則。明確歸檔電子文件是項目負責人的職責并納入質(zhì)量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，入庫前后都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時、有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質(zhì)量。統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設(shè)計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標準，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。合理配置資源包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。

（二）尊重并貫徹前端控制思想

實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤。從工程項目立項、設(shè)計文件形成之時起，檔案管理者即介入，進行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，督促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準確。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔

由于工程設(shè)計電子文件始終處于動態(tài)過程，其內(nèi)容在不斷變化，設(shè)計人員受計算機內(nèi)存容量影響，常會刪除一些過時信息，為確保歸檔電子文件的完整、準確，必須實行歸檔紙質(zhì)文件的同時歸檔完整的電子文件。

（四）重視技術(shù)鑒定

工程項目電子文件的歸檔與驗證應(yīng)同步進行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。可讀性鑒定目的在于確認電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進行可讀性鑒定時不僅要確認文件在當時的可讀狀態(tài)，同時需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容。對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計算機系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。對歸檔的電子文件進行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電子文件，應(yīng)先殺毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統(tǒng)。

四、CAD電子文件歸檔及利用前景

（一）CAD電子文件歸檔前景

CAD電子文件是計算機輔助設(shè)計形成的產(chǎn)物，隨著計算機應(yīng)用日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，CAD文件大多在相似的項目中可被借鑒，重復(fù)利用或加以修改，從而省去繁瑣的初級繪圖階段，也節(jié)省了大量的人力、物力資源，因此，及時有效收集電子文件，科學管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責。檔案管理長期存在著文件數(shù)量與存儲能力的矛盾，隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為文件傳輸提供了便捷條件。電子文件不論實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。只要在權(quán)限允許范圍內(nèi)，文件的歸檔和利用可以在網(wǎng)絡(luò)上進行，省去了紙質(zhì)文件歸檔的大量手工勞作。

（二）電子文件的利用

CAD電子文件利用，應(yīng)嚴格按照“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”執(zhí)行，已存檔的CAD電子文件在相應(yīng)的科研項目或工程設(shè)計中可以起到參照或查證作用，電子檔案可在歸檔與管理系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限內(nèi)的電子檔案。已歸檔的CAD光盤只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?。使用者不得私自?fù)制、修改或轉(zhuǎn)送他人。因此，檔案部門應(yīng)嚴格執(zhí)行電子檔案的“使用權(quán)限保護”密鑰管理規(guī)定。電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)檔案部門的計算機管理系統(tǒng)對用戶有使用權(quán)認可后，才能提供利用。