池金華

（佳木斯技師學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

高校是培養(yǎng)社會(huì)人才的搖籃，在對(duì)高校管理中，檔案管理有著舉足輕重的地位，通過調(diào)取高校檔案是了解教師以及學(xué)生的基本信息的最直接、高效的方法。高校的檔案不僅是學(xué)校教學(xué)評(píng)估和教師職稱晉升的重要依據(jù)，還是學(xué)校規(guī)章制度和教育模式的制定依據(jù)。在高校的檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了該校檔案管理工作的水平。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和微機(jī)技術(shù)應(yīng)用逐步普及，在檔案管理中也被廣泛應(yīng)用。檔案管理作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，對(duì)于提高檔案管理工作人員素質(zhì)和技術(shù)水平就顯得尤為重要。這主要是由于在檔案管理工作中，管理工作人員技術(shù)水平和素質(zhì)的高度直接影響著檔案管理工作的工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，同時(shí)也對(duì)檔案整體功能的發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。

一、高校檔案管理內(nèi)容

高校檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)體系，而不是一向單獨(dú)的個(gè)體結(jié)構(gòu)，它是我國(guó)檔案事業(yè)的重要部分之一。高校檔案作為衡量學(xué)校教學(xué)成果、教師工作狀況和學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)的主要依據(jù)，也是高校教職工參與科研、教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)與實(shí)踐的主要基礎(chǔ)。在高校檔案管理工作中，通過對(duì)教學(xué)工作開展中所形成的對(duì)學(xué)校、社會(huì)具有一定保存價(jià)值和參考意義的活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄，同時(shí)這項(xiàng)工作也是衡量學(xué)校教學(xué)評(píng)估、教師工作情況和學(xué)生報(bào)考的主要依據(jù)。伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案價(jià)值與作用愈來愈重要，其對(duì)學(xué)校教學(xué)方式創(chuàng)新和教學(xué)體制的改革有著重要的指導(dǎo)意義。就目前的檔案管理工作而言，主要的管理內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：

（一）人事類檔案

通常情況下，高校人事檔案較為復(fù)雜，這主要是由于高校在校人員多且較為復(fù)雜，因此而言，在高校檔案管理中其主要的管理重點(diǎn)在于人事檔案管理。通常人事檔案管理都是通過一個(gè)人為單位進(jìn)行的，通過認(rèn)識(shí)檔案來記錄高效工作人員工作情況，是記錄工作人員道德品質(zhì)，工作能力和工作業(yè)績(jī)的主要手段和方法。

（二）文件史料檔案

每一個(gè)高校都存在著一個(gè)獨(dú)立健全的發(fā)展流程和歷史，而這個(gè)流程與歷史通常都是由相關(guān)文字和圖片組成的一種復(fù)合記錄模式，從而為教師教學(xué)工作開展和學(xué)生的自我榮譽(yù)感提供了基礎(chǔ)。一般而言，這種檔案管理主要可以分為學(xué)校科研工作、教師的教學(xué)業(yè)績(jī)、學(xué)校歷史和創(chuàng)建流程等。

（三）學(xué)生檔案

學(xué)生檔案是高校檔案管理工作中最為重要的部分，也是高校工作的核心。每所學(xué)校中學(xué)生的大部分學(xué)習(xí)以及參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況都在這里留下了最真實(shí)的記錄，同時(shí)也是學(xué)生自身情況的記載依據(jù)，學(xué)生檔案的管理效率直接影響著學(xué)生日后的工作和就業(yè)形式，因此而言要對(duì)其進(jìn)行全面深入的總結(jié)與管理。

（四）實(shí)物檔案

事物檔案主要指的是自身發(fā)展中產(chǎn)生的大量有關(guān)學(xué)校實(shí)況的記錄物質(zhì)。如所獲得的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯和獎(jiǎng)牌等物體和學(xué)校的實(shí)際物體等。在工作中通過對(duì)這些事物進(jìn)行分析與總結(jié)，并將其合理的納入歸檔范圍。

二、高校檔案管理人員現(xiàn)狀

就目前的高校檔案管理工作中，工作人員的能力還存在著較多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）部分檔案管理人員缺乏責(zé)任心與事業(yè)心

自改革開放以來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)主義現(xiàn)代化制度的逐步完善，人們的思想觀念和工作觀念發(fā)生了巨大的變化。于此同時(shí)，檔案管理工作的管理理念也發(fā)生了巨大的變動(dòng)，然而部分檔案管理工作人員的人生觀、價(jià)值觀、世界觀以及內(nèi)心素質(zhì)也產(chǎn)生了變化，這就造成在工作中缺乏應(yīng)有的工作激情，更是在工作中不自覺的進(jìn)行一些無關(guān)緊要的工作流程，不但影響了學(xué)校檔案工作的正常開展，更是給高校其他工作的正常進(jìn)行帶來了巨大的阻礙作用。

（二）專業(yè)技術(shù)水平不高

隨著近年來國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校檔案管理工作入去復(fù)雜，其管理人數(shù)也不斷增多，但是究其真正的專業(yè)學(xué)歷人員卻微乎其微，這就造成了多數(shù)檔案管理工作人員是一種半路出家的狀態(tài)，從而影響了高校檔案管理工作的正常開展，這些工作人員一般都是通過在工作中進(jìn)行實(shí)踐，進(jìn)而總結(jié)相應(yīng)的工作技巧和方法。由于某些高校還存在著一些引進(jìn)人才的同時(shí)解決家屬工作的政策，使得有些管理工作人員文化水平不高、基礎(chǔ)差，與此同時(shí)，學(xué)校不斷引進(jìn)各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和教學(xué)方法，這就給檔案管理工作帶來了新的難題和隱患，同時(shí)也造成工作人員的盲目性和無法滿足管理技術(shù)要求。這就造成嚴(yán)重的檔案管理影響，同時(shí)也制約著高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更談不上在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。

（三）檔案人員流動(dòng)頻繁，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定

一是高校檔案人員專業(yè)人才偏少，一部分人是兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學(xué)習(xí)檔案管理方法和檔案專業(yè)知識(shí)，檔案意識(shí)薄弱，加上所做的檔案工作又沒有任何待遇，使他們對(duì)檔案工作缺乏責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，只要有機(jī)會(huì)就想把自己所兼的檔案工作移交給別人，使得檔案材料收集不齊全，分類不清晰，責(zé)任也難以明確。二是高校檔案人員待遇普遍都偏低，沒有教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處等部門的待遇高，而且發(fā)展前途也沒有這些部門大，使得部分檔案人員難以忠于職守，有機(jī)會(huì)就會(huì)想調(diào)到別的部門，造成了人員流動(dòng)頻繁，新人不斷，影響了檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

（四）管理觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

由于檔案工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，很少有外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，使得檔案管理方法無法更新，服務(wù)效率持續(xù)低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與操作技能，大多數(shù)還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。部分檔案管理人員固步自封、因循守舊、不思進(jìn)取，對(duì)工作產(chǎn)生了倦怠情緒，使得高校檔案工作舉步維艱。

三、高校檔案管理人員素質(zhì)的提升對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育

檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德是高校檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的前提，也是當(dāng)前高校檔案工作的首要任務(wù)。學(xué)校可以通過開展講座或其他方式來提高檔案工作人員對(duì)本職工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)他們的事業(yè)心和責(zé)任心，引導(dǎo)他們樹立為人民為社會(huì)服務(wù)的思想，培養(yǎng)他們吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。為了調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，學(xué)校在年終考核時(shí)，在檔案人員中評(píng)出最佳服務(wù)獎(jiǎng)，作為提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金的依據(jù)，確保檔案人員具備良好的道德素養(yǎng)。

（二）建立培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員予以足夠的重視，要制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)上要保證檔案人員參加多層次、多形式的繼續(xù)教育。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍

高校對(duì)教學(xué)人才的引進(jìn)都愿意投入大量的精力和成本，而對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)缺乏力度。高校領(lǐng)導(dǎo)在思想上和行動(dòng)上要重視檔案管理工作，要引進(jìn)和培養(yǎng)一些信息技術(shù)人才、高水平的檔案管理人才和研究型人才，提高檔案人員隊(duì)伍的學(xué)歷層次，改進(jìn)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）轉(zhuǎn)變陳舊觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新能力

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理人員提出更高的素質(zhì)要求。檔案管理人員要改變以往落后的工作方法，實(shí)現(xiàn)由封閉管理型向開放服務(wù)型轉(zhuǎn)變，服務(wù)態(tài)度也應(yīng)從消極被動(dòng)向積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變。檔案人員要不斷補(bǔ)充和更新自己現(xiàn)有的知識(shí)，深入研究檔案工作中出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新情況，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

四、結(jié)束語

總之，高校檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期且允滿挑戰(zhàn)的項(xiàng)目，需要各部門的支持與配合，需要引起人們足夠的重視。高校檔案管理人必須時(shí)刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務(wù)態(tài)度，高度的責(zé)任感投入到工作中去，為我國(guó)的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。