文/內(nèi)蒙古大興安嶺林業(yè)學(xué)校 谷文靜

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。我國(guó)的人事檔案管理歷史淵源，而真正開(kāi)展起來(lái)是在建國(guó)后，黨和國(guó)家十分重視人事檔案的保管，各級(jí)組織和人事部門成立了人事檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，經(jīng)過(guò)半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展積累了大量的人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，人事檔案得到了較大發(fā)展，并逐步走上了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化之路。人事檔案自產(chǎn)生以來(lái)，一直發(fā)揮著不可替代的作用，為人事調(diào)動(dòng)、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。但我國(guó)人事檔案管理也存在著一些問(wèn)題，內(nèi)容空洞無(wú)物、千人一面，語(yǔ)言表述格式化、公式化，紙張大小不統(tǒng)一、歸檔不準(zhǔn)確、檔案材料短缺等，無(wú)法全面、完整地將個(gè)人的歷史面貌、特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來(lái)。21世紀(jì)人類進(jìn)入信息時(shí)代，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，人力資源部門對(duì)人才各方面的要求越來(lái)越高，而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無(wú)法全面、完整地將個(gè)人的歷史面貌、特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來(lái)，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求。因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案的新內(nèi)容，使人事檔案內(nèi)容個(gè)性化，提高其真實(shí)性，對(duì)充分發(fā)揮人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)利用中的作用具有十分重要的意義。

一、我國(guó)人事檔案內(nèi)容存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容千人一面，缺乏個(gè)性內(nèi)容

人事檔案是人的“說(shuō)明書(shū)”，能全面、詳細(xì)地反映一個(gè)人各方面的情況，起到“閱卷如見(jiàn)人”或“檔若其人”的作用。而目前我國(guó)人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值。因?yàn)槠渲械牟牧?，空洞的、形式的多，?xì)致的、實(shí)質(zhì)性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少；反映過(guò)去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點(diǎn)，避免缺點(diǎn)；內(nèi)容空乏，個(gè)人總結(jié)及組織意見(jiàn)盡是套話，無(wú)法全面、公正地評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

（二）鑒定審查把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，內(nèi)容失真的材料會(huì)誤導(dǎo)人事工作，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)今社會(huì)，有一些單位的人事部門在審查材料時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，甚至根本不檢查，使一些虛假材料順利地進(jìn)入個(gè)人檔案，如個(gè)人年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高，給工齡認(rèn)定、退休時(shí)間核準(zhǔn)以及工資晉升，甚至勞保福利的發(fā)放等都帶來(lái)了許多麻煩。

（三）管理不規(guī)范

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作。人事部門工作人員一定要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒(méi)有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊(cè)，但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。

二、如何提高我國(guó)人事檔案內(nèi)容的利用價(jià)值

（一）補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案內(nèi)容

在人事檔案中增加反映人員個(gè)性內(nèi)容的文檔記錄材料是十分必要的。針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，有關(guān)部門應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。一是在以往側(cè)重于身體素質(zhì)和知識(shí)程度的基礎(chǔ)上，應(yīng)更加注重一個(gè)人的能力素質(zhì)及其心理素質(zhì)等反映個(gè)人全面素質(zhì)的我國(guó)人事檔案重點(diǎn)補(bǔ)充的內(nèi)容。在反映能力素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重于反應(yīng)當(dāng)事人組織協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、溝通能力等；反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個(gè)性、合作與團(tuán)隊(duì)精神、創(chuàng)新意識(shí)等。二是反映個(gè)人業(yè)務(wù)考績(jī)方面的檔案材料。對(duì)不同的工作崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，要進(jìn)一步充實(shí)檔案材料，重點(diǎn)是及時(shí)將他們的工作情況、工作業(yè)績(jī)以及在重大活動(dòng)或重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況和任務(wù)完成情況、群眾認(rèn)可情況、考核考察材料收入檔案對(duì)一般專業(yè)技術(shù)和管理人員，要重點(diǎn)收集他們的學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅材料等；對(duì)社會(huì)流動(dòng)人員，則要著重收集那些能據(jù)此判斷一個(gè)人素質(zhì)優(yōu)劣的材料，比如個(gè)人業(yè)績(jī)、信用記錄、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、個(gè)性特點(diǎn)和社會(huì)責(zé)任等方面的材料；對(duì)在校學(xué)生，要突出學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐能力，只看學(xué)習(xí)成績(jī)難免會(huì)比較片面。

（二）提高人事部門的鑒定審查力度，保證內(nèi)容的真實(shí)

內(nèi)容失真的人事檔案，在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈、人才眾多的社會(huì)中，不能更好的為用人部門提供準(zhǔn)確的利用信息，失去了信息利用價(jià)值，甚至對(duì)用人部門的用人計(jì)劃造成嚴(yán)重的影響。因此，我國(guó)有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)一步健全人事檔案的規(guī)章制度，對(duì)當(dāng)事人偽造個(gè)人信息等惡劣行為予以一定處分，并要求人事部門工作者嚴(yán)格把關(guān)，重重把關(guān)，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，提高人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，為用人單位提供更加具體準(zhǔn)確的信息。干部檔案審核工作中按照分層次審核、分階段推進(jìn)的思路，“三齡一歷”認(rèn)定上把好“實(shí)”字關(guān)。對(duì)干部的“三齡一歷”嚴(yán)格政策，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，客觀公正，實(shí)事求是，做到不遷就照顧，不怕得罪人。特別是在認(rèn)定干部出生年月和參加工作時(shí)間時(shí)，逐個(gè)分析，逐個(gè)確認(rèn)。

（三）規(guī)范檔案整理，提高人事檔案質(zhì)量

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作。人事部門工作人員一定要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。人事檔案工作應(yīng)遵守《檔案法》，以及上級(jí)主管部門頒布的各種規(guī)章制度，各單位還應(yīng)結(jié)合本單位的特點(diǎn)和實(shí)際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補(bǔ)充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、整理規(guī)劃保管保密制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規(guī)章制度制定出來(lái)以后，一定要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅(jiān)決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán);對(duì)各種利用檔案進(jìn)行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)加處理，做到違法必究。

人事檔案自產(chǎn)生以來(lái)，一直發(fā)揮著不可替代的作用，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的人事檔案管理制度，曾經(jīng)為當(dāng)時(shí)人事調(diào)動(dòng)、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。我們一定要保證人事檔案內(nèi)容的豐富多樣性和真實(shí)性，為當(dāng)今人才競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)，提供更加準(zhǔn)確有用的利用信息，發(fā)揮更多的作用。

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