李曉龍

（石河子大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 新疆石河子 832000）

一、前言

從二十世紀(jì)六十年代APICS（美國(guó)生產(chǎn)與庫(kù)存控制協(xié)會(huì)）提出MRP（物料需求計(jì)劃）到現(xiàn)在短短四十余年間，企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理在全球范圍內(nèi)已經(jīng)成為潮流。而內(nèi)部控制，作為提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一種手段，在美國(guó)頒布《薩班斯法案》之后，亦成為眾多大中型企業(yè)管理工作的重點(diǎn)。2008年，財(cái)政部等五部委聯(lián)合出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，并發(fā)布了相應(yīng)的評(píng)價(jià)、應(yīng)用、審計(jì)指引，在我國(guó)上市公司范圍內(nèi)強(qiáng)制要求施行，并鼓勵(lì)非上市大中型企業(yè)執(zhí)行。

XS股份是我國(guó)新疆的一家農(nóng)業(yè)類(lèi)上市公司，主營(yíng)業(yè)務(wù)為棉業(yè)與油脂。由于農(nóng)產(chǎn)品經(jīng)濟(jì)附加值不高，為了提高收益，公司決定實(shí)施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，經(jīng)過(guò)多年努力，現(xiàn)已形成棉花、食用油、棉紡、能源礦產(chǎn)四大主業(yè)和貿(mào)易物流同步發(fā)展的經(jīng)營(yíng)格局。隨著經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，單一使用財(cái)務(wù)軟件所造成的孤島問(wèn)題已成為制約企業(yè)發(fā)展的短板，因此，2011年XS股份引入了金蝶EAS企業(yè)管理系統(tǒng)，計(jì)劃分三期完成全部六大模塊（財(cái)務(wù)管理、資金管理、協(xié)同管理、戰(zhàn)略管理、人力資源管理、供應(yīng)鏈管理）的上線運(yùn)行。截止2012年9月，公司已成功完成了人力資源模塊、資金管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、供應(yīng)鏈模塊與協(xié)同管理模塊的上線應(yīng)用，戰(zhàn)略管理模塊的調(diào)試也進(jìn)入了最后階段。為了提高公司的管控水平，同時(shí)也為了滿足《內(nèi)控規(guī)范》的要求，XS股份于2011年啟動(dòng)了內(nèi)部控制項(xiàng)目，截止2012年7月，已完成《內(nèi)部控制制度匯編》與《內(nèi)部控制手冊(cè)》等的修訂與編制。

值得注意的是，XS股份當(dāng)前使用的《內(nèi)部控制手冊(cè)》是根據(jù)傳統(tǒng)環(huán)境（未使用信息系統(tǒng)）下的企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行編制的，而在公司使用信息系統(tǒng)后，一些業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)生改變，內(nèi)控制度已經(jīng)不能完全適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際。本文特從XS股份使用最為成熟的供應(yīng)鏈模塊中選取采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，希望能夠找出其信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的優(yōu)化方法。

二、XS股份采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程分析

（一）傳統(tǒng)環(huán)境下業(yè)務(wù)流程分析

1.業(yè)務(wù)流程控制目標(biāo)

建立健全企業(yè)的采購(gòu)制度，不斷提高采購(gòu)效率，降低公司經(jīng)營(yíng)成本；選擇合格的供應(yīng)方，保障公司所需物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)；規(guī)范采購(gòu)行為，保障企業(yè)的利益并為供應(yīng)商提供公平公開(kāi)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

2.關(guān)鍵崗位及主要職責(zé)

公司總經(jīng)理：審批年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，批準(zhǔn)重要購(gòu)貨合同，批準(zhǔn)重要購(gòu)貨付款。

主管副總經(jīng)理：制定公司整體采購(gòu)策略，審批子公司采購(gòu)部門(mén)各項(xiàng)規(guī)章制度，審核子公司采購(gòu)績(jī)效。

總部原料部：監(jiān)控子公司采購(gòu)策略實(shí)施情況，公布原材料與大宗輔料市場(chǎng)行情；對(duì)比并公布各子公司實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，對(duì)高價(jià)采購(gòu)進(jìn)行通報(bào)；稽查子公司原材料與輔料采購(gòu)情況；負(fù)責(zé)各子公司的采購(gòu)業(yè)績(jī)考核，并對(duì)各子公司原料工作落實(shí)情況進(jìn)行考核；考核子公司采購(gòu)績(jī)效。

財(cái)務(wù)總監(jiān)：審核預(yù)算及計(jì)劃；審核購(gòu)貨合同；審核資金計(jì)劃。

原料部經(jīng)理：制定采購(gòu)部規(guī)章制度和工作流程；編制年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；審核購(gòu)貨合同和采購(gòu)訂單；在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂購(gòu)貨合同；負(fù)責(zé)組織核查和協(xié)調(diào)原料采購(gòu)、供應(yīng)工作；負(fù)責(zé)組織收集、匯總、統(tǒng)計(jì)原料工作相關(guān)資料；制定原料款的結(jié)算與撥付計(jì)劃，原料收購(gòu)服務(wù)費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)等的申報(bào)、審核；辦理大宗物資及重要物資的采購(gòu)，組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評(píng)審；指導(dǎo)并監(jiān)督公司物資采購(gòu)招標(biāo)工作；編制原料收購(gòu)價(jià)格分析報(bào)告及其他物料采購(gòu)計(jì)劃；負(fù)責(zé)草擬10萬(wàn)元以下的購(gòu)貨合同；提出付款申請(qǐng)；參與供應(yīng)商的評(píng)審工作。

原料部采購(gòu)員：新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)資料的收集；供應(yīng)商的管理，并定期進(jìn)行稽查評(píng)估；供應(yīng)商的詢、比價(jià)及對(duì)報(bào)價(jià)的初步議價(jià)；建立原料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)原料相關(guān)的調(diào)查數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總；對(duì)原料收購(gòu)情況進(jìn)行整理、匯總、上報(bào)，建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案；填寫(xiě)農(nóng)田檔案、提供相關(guān)原始數(shù)據(jù)；對(duì)供應(yīng)方進(jìn)行調(diào)查評(píng)價(jià)；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，填寫(xiě)詢價(jià)比價(jià)單；參與供應(yīng)商的評(píng)審工作。

會(huì)計(jì)：核對(duì)原始單據(jù)并入賬；開(kāi)具付款憑證。

出納：依據(jù)經(jīng)審批的付款申請(qǐng)，支付貨款。

采購(gòu)物資使用部門(mén)：編制本部門(mén)年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；提交請(qǐng)購(gòu)單；參與檢驗(yàn)采購(gòu)物資質(zhì)量；參與合格供應(yīng)商選擇評(píng)審；對(duì)不合格及報(bào)廢物資提出處理意見(jiàn)；提供對(duì)所購(gòu)物資的專業(yè)技術(shù)建議；參與對(duì)持有物資的技術(shù)檢驗(yàn)工作。

質(zhì)檢部：事先檢驗(yàn)樣貨質(zhì)量；檢驗(yàn)所購(gòu)物資的質(zhì)量。

3.業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)計(jì)劃→選擇供應(yīng)商→簽訂購(gòu)貨合同→驗(yàn)收入庫(kù)→付款

采購(gòu)計(jì)劃：分公司生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)根據(jù)公司以產(chǎn)定銷(xiāo)的政策制定生產(chǎn)計(jì)劃，并結(jié)合倉(cāng)庫(kù)的存貨數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格的變化，編制物料需求計(jì)劃，分公司原料部據(jù)此編制采購(gòu)計(jì)劃上報(bào)公司總部。總部原料部匯總后由原料部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并將審批后的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)送財(cái)務(wù)部，下發(fā)到子公司。

選擇供應(yīng)商：采購(gòu)員通過(guò)各種渠道取得供應(yīng)商資料并收集相關(guān)的證明文件，審核初步符合公司要求的，邀請(qǐng)供應(yīng)商將樣品送到公司進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，由采購(gòu)、生產(chǎn)、質(zhì)檢人員組成評(píng)審小組進(jìn)行調(diào)查評(píng)核，最終提出合格供應(yīng)方名單，并經(jīng)主管副總經(jīng)理審核。一般采購(gòu)，原料部至少選擇三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，之后選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，并由相關(guān)部門(mén)參與議價(jià)過(guò)程。

簽訂購(gòu)貨合同：原料部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，由采購(gòu)人員（非詢價(jià)人員）填制采購(gòu)合同，經(jīng)原料部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。采購(gòu)人員登記采購(gòu)臺(tái)賬，采購(gòu)合同由原料部進(jìn)行備案登記，并按順序進(jìn)行合同編號(hào)，歸檔保管。

驗(yàn)收入庫(kù)：采購(gòu)貨物到貨后，由質(zhì)檢部取樣，填制質(zhì)檢報(bào)告。需要稱重的原料，過(guò)磅時(shí)要保證客戶、司機(jī)遠(yuǎn)離地磅，避免其進(jìn)行非法干擾。過(guò)磅后將材料交付倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，并開(kāi)具驗(yàn)收單。

付款：每月應(yīng)付會(huì)計(jì)都會(huì)根據(jù)入庫(kù)單與發(fā)票制作應(yīng)付賬款明細(xì)表，列明每個(gè)供應(yīng)商的應(yīng)付余額。原料部每年與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，財(cái)務(wù)部每半年對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析。零星原料（10萬(wàn)元以下）的采購(gòu)，由采購(gòu)員填寫(xiě)資金申請(qǐng)單，經(jīng)原料部經(jīng)理審核、會(huì)計(jì)核對(duì)，財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，副總經(jīng)理審批后，由出納進(jìn)行支付。大額采購(gòu)由采購(gòu)部根據(jù)合同及與供應(yīng)商的關(guān)系，列出付款計(jì)劃單，并由財(cái)務(wù)經(jīng)理與公司經(jīng)理簽字確認(rèn)，之后報(bào)送財(cái)務(wù)將款項(xiàng)下?lián)艿礁髯庸尽?/p>

4.風(fēng)險(xiǎn)分析

采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)計(jì)劃安排不合理、不按實(shí)際需求安排采購(gòu)或隨意超計(jì)劃采購(gòu)，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃不協(xié)調(diào)。缺乏采購(gòu)申請(qǐng)制度，請(qǐng)購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資過(guò)量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

選擇供應(yīng)商：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為；采購(gòu)定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購(gòu)定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對(duì)重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，引起采購(gòu)價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

簽訂購(gòu)貨合同：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購(gòu)不順暢；未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立采購(gòu)合同，合同對(duì)方主題資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過(guò)程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資損失或無(wú)法保證供應(yīng)。

驗(yàn)收入庫(kù)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對(duì)驗(yàn)收中存在的異常情況不做處理，可能造成賬實(shí)不符、采購(gòu)物資損失。

付款：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損；缺乏有效的采購(gòu)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況，相關(guān)會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購(gòu)記錄、倉(cāng)儲(chǔ)記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，出現(xiàn)采購(gòu)物資和資金受損。

（二）信息系統(tǒng)環(huán)境下業(yè)務(wù)流程分析

1.業(yè)務(wù)流程控制目標(biāo)

信息系統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程目標(biāo)與傳統(tǒng)環(huán)境下流程目標(biāo)大致相同，都是為了提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保障公司所需要物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，規(guī)范采購(gòu)行為。但由于業(yè)務(wù)流程中有一部分是在EAS系統(tǒng)中運(yùn)行的，因此還應(yīng)包括一些關(guān)于信息系統(tǒng)自身的控制目標(biāo)，比如保證權(quán)限分配的正確性，保證數(shù)據(jù)錄入、輸出的準(zhǔn)確性，保證系統(tǒng)的順暢，保證數(shù)據(jù)傳遞過(guò)程中不會(huì)發(fā)生泄露、改變，保證系統(tǒng)安全等。

2.關(guān)鍵崗位及主要職責(zé)

由于XS股份在使用信息系統(tǒng)時(shí)，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)沒(méi)有進(jìn)行流程重組，所以關(guān)鍵崗位及主要職責(zé)的認(rèn)定與傳統(tǒng)環(huán)境下基本一致。不同之處在于，多出了一個(gè)信息部信息員（負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈模塊）的崗位。該信息員應(yīng)負(fù)有如下職責(zé)：相關(guān)人員權(quán)限的設(shè)定、更改；供應(yīng)商的添加；分子公司相關(guān)人員的培訓(xùn)并考核；日常工作中出現(xiàn)的與供應(yīng)鏈模塊相關(guān)問(wèn)題的解決等。

3.業(yè)務(wù)流程

XS股份在使用信息系統(tǒng)之后，并沒(méi)有將采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)完全電子化，其中采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇等都采用原有的模式，而合同的審批、采購(gòu)訂單管理等則可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。信息系統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程如下：

合同的審批→采購(gòu)訂單→采購(gòu)收貨→付款

合同的審批：采購(gòu)部門(mén)決定按計(jì)劃采購(gòu)物資并確定供應(yīng)商以后，由原料部草擬合同。如果合同金額小于10萬(wàn)，則分子公司原料部經(jīng)理有權(quán)限進(jìn)行合同的草擬，若合同金額大于10萬(wàn)，由總部原料部經(jīng)理進(jìn)行合同的草擬，分子公司經(jīng)理則無(wú)權(quán)進(jìn)行處理。擬好的合同在協(xié)同辦公系統(tǒng)中進(jìn)行傳遞，由各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行層層審核，如發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容有異常，則可立即在協(xié)同系統(tǒng)中退回修改。審批過(guò)后的合同最終傳遞給總部原料部，為節(jié)省時(shí)間，總部原料部會(huì)將這些審核好的合同用傳真發(fā)給各分子公司。

采購(gòu)訂單：簽訂合同以后，原料部采購(gòu)員需進(jìn)入信息系統(tǒng)的供應(yīng)管理中進(jìn)行采購(gòu)訂單的新增。新增的采購(gòu)訂單完全按照合同約定內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)完畢后由原料部經(jīng)理進(jìn)行查詢并審核，關(guān)聯(lián)生成應(yīng)付單據(jù)由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。

采購(gòu)收貨：收貨時(shí)，先進(jìn)行質(zhì)檢與稱重，然后采購(gòu)員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行收貨單的新增，倉(cāng)儲(chǔ)人員則對(duì)收貨單進(jìn)行審核并關(guān)聯(lián)生成入庫(kù)單。

付款：采購(gòu)全部完成之后關(guān)聯(lián)生成應(yīng)付單，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，并關(guān)聯(lián)生成付款單，出納則根據(jù)審核過(guò)的付款單進(jìn)行付款。

4.風(fēng)險(xiǎn)分析

XS股份在使用信息系統(tǒng)以后，雖然將一部分業(yè)務(wù)流程納入到信息系統(tǒng)中，將原來(lái)人的控制變成機(jī)器的控制，增強(qiáng)了一定的控制能力，降低了在傳統(tǒng)環(huán)境下這些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)，但是一些新的風(fēng)險(xiǎn)卻也隨之而來(lái)。比如由于數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)可能造成的重復(fù)采購(gòu)；員工操作失誤造成的流程鎖死；權(quán)限密碼等級(jí)較低或者隨意泄露造成的自填自審；由于流程中沒(méi)有全部使用信息系統(tǒng)，在信息傳遞過(guò)程中可能出現(xiàn)的信息泄露、修改；信息系統(tǒng)被黑客入侵或者病毒攻擊等。

三、信息化環(huán)境下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化步驟

（一）及時(shí)更新業(yè)務(wù)控制目標(biāo)

從XS股份的例子中可以很容易看出，環(huán)境的改變對(duì)業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)是有影響的。信息系統(tǒng)環(huán)境下不僅要保證原有的合理控制目標(biāo)，也要關(guān)注信息系統(tǒng)本身特有的控制目標(biāo)，比如網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)等。這些控制目標(biāo)雖然看起來(lái)跟業(yè)務(wù)本身有一定距離，但是如果不能保障這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，那么在信息系統(tǒng)環(huán)境下絕對(duì)會(huì)影響業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）明確關(guān)鍵崗位及主要職責(zé)

信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得信息部門(mén)參與到企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)中去，并毫無(wú)疑問(wèn)地躋身關(guān)鍵崗位行列，明確信息部門(mén)在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)中的職責(zé)是信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制優(yōu)化的重要一步。對(duì)于其他已經(jīng)確定的關(guān)鍵崗位也要進(jìn)行分析，避免由于環(huán)境或者流程的改變出現(xiàn)權(quán)責(zé)分配不清，推諉扯皮的現(xiàn)象。

（三）分析業(yè)務(wù)流程

眾所周知，信息系統(tǒng)是內(nèi)部控制的載體，其本身也有一些相應(yīng)的內(nèi)控措施，如權(quán)限的分配等。對(duì)在信息系統(tǒng)中運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，并與內(nèi)部控制手冊(cè)中的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比，分析二者之間的差距，確保所有的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都能夠得到相應(yīng)的控制。

（四）認(rèn)真進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制

在分析流程的過(guò)程中，對(duì)于新出現(xiàn)的控制點(diǎn)，要分析其控制目標(biāo)，找出潛在風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)政策進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。不能只關(guān)注業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，還應(yīng)關(guān)注信息系統(tǒng)本身的風(fēng)險(xiǎn)控制?！?/p>

[1] 景麗．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采購(gòu)與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)[D]．北京：清華大學(xué)，2005.

[2] 張來(lái)艷，劉錦芳．ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析與內(nèi)部控制設(shè)計(jì)——基于某企業(yè)集團(tuán)實(shí)施ERP案例的思考 [J]．中國(guó)管理信息化，2005；（6）.

[3] 游瑤，歐陽(yáng)電平．ERP系統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的符合性測(cè)試[J]．審計(jì)月刊，2005；（5）.