宮顏

摘要：高校檔案工作是高校日常工作中非常重要的基礎工作之一。一個學校檔案管理的好壞是衡量學校管理水平的關鍵。因此，科學、系統的檔案收集和整理對高校發(fā)展教育事業(yè)有積極的促進作用。隨著高校信息化建設的不斷加深，在高校檔案管理中進行信息化建設是高校檔案管理的必然趨勢，也是重要要求。本文通過高等院校的檔案管理工作進行分析，研究信息化建設在高等院校檔案管理中的重要性。

關鍵詞：信息化建設 高等院校 檔案管理 重要性 研究

高校檔案是人們了解一所學校的歷史和現狀，并在此基礎上展望學校未來的一個重要工具。對于高校來說，良好的檔案管理和系統對于學校教學和科研的發(fā)展、學生和教師的管理都有積極的促進作用。隨著計算機技術和互聯網技術的不斷發(fā)展，高校檔案管理中進行信息化建設逐漸成為高校檔案管理工作改革中的重點，高校檔案信息化建設即是學校辦公自動化發(fā)展的要求，也是檔案管理發(fā)展的必然需求。本文主要通過對高等院校檔案管理的現狀及存在問題的分析，探討信息化建設在高等院校檔案管理中的重要性。

一、高等院校檔案管理中的信息化建設

高等院校檔案是指高校從事招生、教學、科研和管理等各種活動的歷史記錄，它對于學校、學生和社會都有很高的保存價值。一般來說，高校檔案的保存形式可以分為文字記錄、圖表和影像、聲像四種，記錄載體的不同保存、整理的方式也不盡相同。在傳統的高校檔案管理一般是采用文檔記錄的方式，即將檔案資料通過紙質文件進行保存，這種檔案管理方式一方面加大了檔案工作人員的工作量，降低了工作效率，另一方面也不利于檔案的管理。傳統檔案管理方式往往會占據較大的空間，也不利于資源的保護。因此，傳統檔案管理形式已經不適用于現在的發(fā)展趨勢。

隨著計算機技術的發(fā)展，檔案管理的信息化建設逐漸提上高校檔案管理發(fā)展議程。高校檔案信息化是指隨著計算機和互聯網技術的發(fā)展而產生的一種新的檔案管理方式，它利用計算機和互聯網，能夠實現不同載體和不同位置的檔案資源以數字化的方式進行存儲，在互聯網的連接下實現資源的共享和利用。這種檔案管理方式即便于檔案的收集整理工作，也有利于檔案資源的開發(fā)利用，通過信息化建設能夠實現檔案資源的最優(yōu)化利用。通過對高校檔案管理進行信息化建設能夠提高工作效率，減輕檔案工作人員的負擔，便于對檔案資料的整理和分類。在高?！皵底只@”建設中，一個非常重要的組成部分就是高校檔案管理信息化建設，在利用現代化信息技術對檔案資源進行獲取、處理、傳輸、應用的同時，促進高校檔案資源向數字化和規(guī)范化進一步發(fā)展。

目前，絕大多數高校都已經開始實行檔案管理的信息化建設。在一些信息化建設比較完善的高校中基本已經實行了檔案管理的全部信息化和數字化工程，除了日常檔案收集和整理工作的信息化建設，對于舊檔案的信息化歸檔也在不斷完善中。而一些信息化發(fā)展較慢的高校則在嘗試將傳統的檔案管理模式與信息化檔案管理相結合，通過建立信息化檔案資料搜集系統逐漸將傳統檔案模式向現代化辦公模式過渡。從整體上來說，高校檔案管理中的信息化建設是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是科技發(fā)展的必然結果，也是時代發(fā)展的必然要求。

二、信息化建設在高等院校檔案管理中的重要性

計算機科技的不斷發(fā)展和互聯網技術的廣泛應用使得信息化、數字化建設逐漸深入到社會的各個行業(yè)，這也是整個社會發(fā)展的大趨勢。高校檔案管理作為高校日常工作和發(fā)展的重要記錄部門，信息化建設是檔案管理的必然趨勢也是必然要求。各大高校必須順應時代發(fā)展的需要，加快進行檔案管理的信息化建設。

（一）信息化建設是高校自身發(fā)展的需要

對于高校來說，檔案管理對于推動本校行政管理改革、加強教學科研、宣傳高校教育成果有著非常重要的作用。衡量一所學校管理水平高低重要標準之一就是學校的檔案管理水平。由此可以看出高校檔案管理對于高校發(fā)展的重要性。

近年來，隨著高校改革的深入，新的辦學形式和辦學理念在不斷涌現，高校的行政管理也再不斷做出調整，為了適應高校行政管理和教學工作中出現的新事物、新問題和新內容，檔案管理工作也應該與時俱進，不斷提高自身資源的利用率和工作效率。在高校檔案管理中進行信息化建設能夠對檔案管理工作效率進行有效提高，對于資料的利用與開發(fā)也有很好的促進作用。面對時代發(fā)展的新形勢，高校檔案管理工作只有不斷加深自身的信息化與數字化建設才能滿足學校發(fā)展的要求，才能更好地為學校、為社會服務。

（二）信息化建設是提高高校檔案收集與整理工作效率的基礎

高校檔案的收集是指學校檔案管理人員按照國家的相關規(guī)定，通過接受和征集的方式將本校內部各個部門、個人及分散的社會上的檔案收集到本校，藏入綜合檔案的過程。而高校檔案的整理工作包括兩方面，一是對檔案內容進行整理，即對檔案文件的真假進行辨別，對檔案涉及的活動和資料進行考證，編輯整理檔案史料等工作；二是對檔案實體進行整理，即將檔案進行系統化、條理化的分類、組合、編目及排列，將整體檔案整理有序。可以說，高校檔案的收集與整理工作是整個檔案工作的基礎，也是重中之重。

在傳統的檔案管理工作中，檔案的收集與整理工作是相當繁瑣的，它要耗費長時間和大量的人力物力進行工作。而將信息化建設引入到檔案管理中就能夠很好地減輕檔案工作人員的工作負擔，簡化檔案收集與整理的工作程序，因此它是高校檔案管理中信息資料收集與整理工作發(fā)展的必然需要。傳統的檔案資料收集中，人們會耗費長時間去收集原始的素材，包括照片、紙質文件、錄音、錄像等等，但是在信息化系統的幫助下，照片、錄音及錄像可以通過簡單的信息傳輸就可以進行歸檔，而紙質文件一般也會要求有電子文檔，這樣在原始資料的收集上就會大大減輕工作人員的負擔。而且，通過檔案管理的信息化系統，在資料的整理上也更加便捷。傳統資料整理中的內容管理和實體管理都需要工作人員對原始資料進行分類、鑒別，而在信息化系統的幫助下，這種分類會更加有效率，操作也更加簡單，對于整理結果也更加簡單明晰、一目了然。由此也可以看出，信息化建設對于高校提高檔案收集與整理工作效率的重要性。

（三）信息化建設是實現高校檔案資源共享利用的根本條件

高校檔案資源共享的根本條件就是檔案信息化的建設。在高校檔案共享的信息化系統中，工作人員可以利用計算機和互聯網實現對檔案資源的數字化管理，在網絡化的環(huán)境下為檔案信息的利用提供條件。傳統的檔案資源對于查找舊檔案是非常不方便的，一般高校都會對建校以來的檔案進行保存，但是如果建校時間比較長，那些數十年前的檔案往往就是堆放在檔案室中，既不便于查找，也不利于資源共享。而在信息化系統的幫助下，這些舊檔案也可以進行數字化歸檔，在互聯網中，這些就的資料可以最大限度的發(fā)揮自身作用。這種信息的共享無論是對學校的行政管理、教學管理還是科研教學都有很好的幫助。

（四）信息化建設是高校檔案信息資源開發(fā)利用的要求

近年來，隨著人們對檔案工作的認識程度不斷加深，檔案信息資源也備受人們關注。在高校中，對于信息資源的開發(fā)利用也是檔案管理工作中的重要組成部分。對于檔案部門來說，信息化建設在檔案資源開發(fā)利用方面的作用是十分顯著的，與傳統紙質檔案相比，電子檔案的儲存更加便捷，檢索更加方便，而且利于傳送，易于復制。從整體上來說，信息化建設將紙質資源傳遞到電子資源中，以先進的科技方便檔案工作的管理，從而促使高校檔案信息資源要更好地進行開發(fā)利用。

（五）信息化建設是推動高校檔案管理工作發(fā)展的重要措施

社會信息化快速發(fā)展對高校檔案工作影響巨大。信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容多且分散，傳統檔案管理信息手段與現代技術所導致的矛盾日益凸顯。對于高校來說，由于高校的擴招計劃及社會發(fā)展的加速，各類學生信息倍增，而學術研究及相關社會信息也在考驗著高校的檔案管理能力，面對日益增長的檔案信息內容和數量，傳統的檔案管理方法已經無法適應現代檔案管理要求，因此，這就要求高校檔案管理必須要采用新的技術和形式，利用科技的幫助下對傳統檔案管理方式進行變革，建立現代化信息技術來進行檔案管理。雖然，我國已經對高校檔案管理中的信息化建設提倡了很多年，但是從目前實際情況來看，某些高校檔案館由于種種條件的制約，信息化建設適用度遠遠沒有系統地普及和廣泛。在今后的高校檔案管理中，只有不斷加強信息化建設，讓高校檔案管理更快、更好地適應社會發(fā)展和學校發(fā)展要求，只有合理利用檔案管理的資源，才能更好地為學校的發(fā)展做貢獻。

（六）信息化建設能夠促進高校檔案工作人員提高自身素質的提高

隨著科技的發(fā)展和社會的進步，高校對于檔案管理的要求越來越高，這也就對檔案工作人員和管理者提出了新的挑戰(zhàn)和要求。在新時期，檔案工作人員需要具備較高的專業(yè)知識儲備和良好的職業(yè)技能，而計算機操作和現代化辦公技術是檔案工作人員和管理人員的基本職業(yè)技能要求。在檔案管理信息化建設的過程中，通過信息化建設也是促進檔案工作人員知識結構升級，能力結構提升的重要途徑。通過信息化建設能夠在一定程度上對促進檔案工作人員整體素質的提升，從而使檔案工作能夠得到更好的發(fā)展。

三、結語

高校檔案管理信息化建設是高校發(fā)展的必然要求，也是科技發(fā)展、社會進步的時代背景下的必然趨勢。在傳統的檔案管理已經無法適應新時代，新發(fā)展的前提下，高校應該積極探索檔案管理的信息化建設，廣大檔案工作人員應該與時俱進，積極學習，用于開拓創(chuàng)新，不斷為檔案管理的信息化建設添磚加瓦。

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