教學與科研工作是目前高職院校工作的兩個重心。高職院校的教職工在從事教學、科研等業(yè)務(wù)活動以及學校的教育管理工作中，直接形成并積累了大量對學校和社會有保存價值的各種文字或圖表、聲像或?qū)嵨锏榷喾N多樣不同形式的歷史記錄。這些檔案資料是高職院校教職工從事教育教學、科學研究以及高職院校對教職工進行考核與培養(yǎng)或者任用與評聘等活動的真實情況記錄，是教職工在改進其教學與提高其科研水平的良好參謀，也是高職院校加強師資管理、對教職工進行培養(yǎng)與合理使用、評定職稱與評優(yōu)晉級的重要依據(jù)，更是高職院校進行教育教學改革與調(diào)整充實師資隊伍以及不斷提高教育教學質(zhì)量而不可缺少的參考資源；同時，也是高職院校在人才培養(yǎng)水平評估工作中強有力的佐證資料。高職院校檔案資料管理水平的高低一定程度上影響著人才培養(yǎng)水平評估的效果，一定程度上也代表了一所院校的管理水平的高低，進而也影響著一所院校的整體形象。為此，現(xiàn)階段的高職院校如何做好院系二級檔案資料的建立與管理工作具有十分重要的現(xiàn)實價值。

一、當前高職院校檔案資料管理工作的現(xiàn)狀

目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統(tǒng)的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據(jù)教高『2006116號文件（《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎(chǔ)上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學院領(lǐng)導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實際工作需要，在學院檔案室專業(yè)人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續(xù)。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內(nèi)整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續(xù)，并對二級檔案進行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發(fā)揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩(wěn)步發(fā)展

教學檔案資料是反映和評估教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養(yǎng)方案、教學計劃、教學大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實驗室建設(shè)規(guī)劃，年度教學工作計劃與總結(jié)、教學研究計劃與總結(jié)，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業(yè)、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計，教學管理制度、教學任務(wù)安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據(jù)。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統(tǒng)的工作，是高職院校教學管理的重要內(nèi)容之一，對于加強系（部）教學基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學改革，規(guī)范教學管理和實施素質(zhì)教育以及推進教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。

加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進各項工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領(lǐng)導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設(shè)措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現(xiàn)代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點，它一產(chǎn)生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認清實現(xiàn)系級教學檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現(xiàn)實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數(shù)不宜公開的在研項目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學上臺階服務(wù)。紙質(zhì)教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網(wǎng)的計算機，就可以進入系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠未實現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。

四、結(jié)束語

隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規(guī)范化。本文從當前的實際情況出發(fā)對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。

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