陳曉梅

摘 要：高校人事檔案信息化建設(shè)是高校深化改革發(fā)展的需要.文章闡述了高校人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，并對高校人事檔案信息化管理的必要性與存在的問題進(jìn)行分析，提出了相關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對策 發(fā)展

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-071-02

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理必須面對的問題。

一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

高校人事檔案信息化建設(shè)，主要是指人事檔案管理和建設(shè)工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過程。主要表現(xiàn)為：

1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實(shí)際工作中，由于受到時效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。

3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人事變動大而且復(fù)雜，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范。這對個人的工作和職稱評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。

二、目前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識不強(qiáng)。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導(dǎo)，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費(fèi)等問題，使檔案信息化成為難以落實(shí)的空話。

2.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，且沒有說明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格地審核把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案的利用帶來困難。沒有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。

3.人事檔案材料不能充分體現(xiàn)高校人員的特點(diǎn)。高校集教學(xué)、科研和服務(wù)社會三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側(cè)重點(diǎn)不同，教師、科研人員所在機(jī)構(gòu)，所從事的學(xué)科、學(xué)位、職稱等方面的復(fù)雜性，使得高校的人事檔案門類復(fù)雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。

4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏應(yīng)有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。

5.資源建設(shè)和人才建設(shè)不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒有系統(tǒng)性的資源建設(shè)和人才建設(shè)計(jì)劃，更不用說投入。沒有資源做后盾的系統(tǒng)平臺形同虛設(shè)，沒有強(qiáng)大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺就不會有強(qiáng)大的生命力。

6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，它具有真實(shí)性、客觀性、動態(tài)性和機(jī)密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據(jù)。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務(wù)高度。

信息化技術(shù)的高速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的開發(fā)與應(yīng)用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，這是社會發(fā)展對人事檔案管理的必然要求。

三、加強(qiáng)高校人事檔案信息管理的相關(guān)對策

1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進(jìn)取，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的方針政策，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，深入學(xué)習(xí)與實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作緊隨時代發(fā)展。在信息化時代，要努力強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識，切實(shí)加快人事檔案工作由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。

2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時建立新的、（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第71頁）更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內(nèi)容，對材料進(jìn)行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關(guān)人員查閱傳閱檔案時，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。

3.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)。一是要建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。

4.實(shí)現(xiàn)管檔人員專業(yè)化。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必須有一批高素質(zhì)管理人員作保證。針對目前高校的實(shí)際情況，可通過以下途徑充實(shí)管理隊(duì)伍：一是直接引進(jìn)所需人才，從應(yīng)屆畢業(yè)的大學(xué)生中選擇檔案專業(yè)的，進(jìn)行上崗培訓(xùn)后放到管理一線，在業(yè)務(wù)水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高?，F(xiàn)有的可用人員，在現(xiàn)有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平意義重大。三是提高全員素質(zhì)，通過校內(nèi)外舉辦的培訓(xùn)班、進(jìn)修班等多種形式，對現(xiàn)有人員現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)性技術(shù)設(shè)備的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為既熟悉業(yè)務(wù)知識又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

5.創(chuàng)新管理機(jī)制，完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。首先，要改進(jìn)檔案利用查詢手段。積極采用信息技術(shù)手段、管理方法、管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)查詢，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據(jù)。在信息技術(shù)手段能夠確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應(yīng)該得到承認(rèn)。為此，對相關(guān)法律舉證條款需進(jìn)行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應(yīng)改變，以此來保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。

四、結(jié)束語

高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，才能適應(yīng)信息時代對人事檔案管理的需要。

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（作者單位：黑龍江科技學(xué)院 黑龍江哈爾濱 150027）（責(zé)編：若佳）