陳 清

（煙臺護士學(xué)校，山東 煙臺 264000）

中職教務(wù)管理軟件應(yīng)用問題淺析

陳 清

（煙臺護士學(xué)校，山東 煙臺 264000）

教務(wù)管理軟件；應(yīng)用問題；軟件操作

教務(wù)管理工作具有管理對象多樣化、管理內(nèi)容復(fù)雜化、管理信息多元化、管理范圍廣泛化等特點。隨著我國人才培養(yǎng)模式的改革，對職業(yè)教育的重視，以及學(xué)分制的實施，中等職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)模式也發(fā)生了改變。在這種情況下，傳統(tǒng)的手工教務(wù)管理模式已經(jīng)不能滿足實際工作的需要。隨著信息時代的到來，計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、應(yīng)用軟件技術(shù)飛速發(fā)展，使得教務(wù)管理軟件應(yīng)運而生。教務(wù)管理軟件的運用，在很大程度上將教務(wù)管理人員從繁重的手工勞動和雜亂的事務(wù)中解脫出來，節(jié)省了人力、物力與財力，提高了教務(wù)管理的水平與效率，促進了學(xué)校教務(wù)管理工作。但是在使用過程中，我們也發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理軟件并不能充分滿足用戶的需要，現(xiàn)對教務(wù)管理軟件存在的問題分析如下。

1 軟件操作功能不完善

部分教務(wù)管理軟件所提供的功能不能滿足用戶的需要，達不到用戶的預(yù)期效果，導(dǎo)致用戶工作量的增加甚至任務(wù)的不可實施性。軟件操作功能的不完善在表面上導(dǎo)致用戶重復(fù)性勞動、增加記憶負擔(dān)，在深層次上往往引發(fā)用戶對軟件的排斥以及心理疲勞，甚至產(chǎn)生焦慮情緒。

1.1 軟件功能缺失

一些教務(wù)管理軟件的功能不全或擴展性不強，不能滿足正常教學(xué)活動的需要。例如，部分教務(wù)管理軟件查詢結(jié)果的導(dǎo)出格式版本太低，與常用的辦公軟件不兼容，用戶很難提取所需要的信息。

1.2 操作設(shè)置違背用戶操作習(xí)慣

即用戶為了完成任務(wù)，被迫放棄養(yǎng)成已久的操作習(xí)慣而服從計算機的規(guī)范性與嚴格性要求。例如，使用鼠標時，大部分人習(xí)慣左鍵單擊而非右鍵單擊操作。然而，一些教務(wù)管理軟件在操作設(shè)置時沒有考慮到大多數(shù)用戶的操作習(xí)慣，將一些常規(guī)性操作設(shè)置為右鍵單擊，增加了用戶工作的強度，引發(fā)了用戶的心理疲勞。

1.3 操作復(fù)雜且缺少導(dǎo)向

即完成某項任務(wù)所需的操作步驟太多，并且在操作過程中缺少相關(guān)的信息導(dǎo)向，增加用戶的記憶負擔(dān)，易導(dǎo)致遺忘。對用戶來說，大腦進行工作時使用的是短期記憶，一般可以保持幾十秒鐘，最長達到幾分鐘，能夠保存（7±2）個信息項[1]，屏幕上繁雜的信息、冗長的操作步驟都嚴重超出了用戶短期記憶的限度。教務(wù)管理軟件代替手工教務(wù)管理的優(yōu)勢之一就在于將繁雜的手工操作進行功能整合，使其流程系統(tǒng)化、規(guī)范化、簡約化。但復(fù)雜且缺少幫助信息的操作流程往往使用戶感到困難與疲勞，進而對軟件產(chǎn)生排斥心理。

1.4 操作結(jié)果容易出錯

即任務(wù)完成的結(jié)果與實際情況不符或無法完成任務(wù)。正確性是教務(wù)管理的基本要求，它關(guān)系到教務(wù)管理的嚴謹性、學(xué)生的切身利益、教學(xué)效果的評價、師生教學(xué)積極性的發(fā)揮。許多細微的錯誤從表面上看只是增加了教務(wù)管理人員的工作量，實際上使用戶對軟件的正確性、可靠性產(chǎn)生懷疑。

2 任務(wù)分配不合理

使用教務(wù)管理軟件的優(yōu)勢之一在于可以發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，將單調(diào)重復(fù)的，速度、精度要求很高的工作，分配給計算機來執(zhí)行。目前，部分教務(wù)管理軟件在設(shè)計中還存在著任務(wù)分配不合理的情況，主要表現(xiàn)在對于本應(yīng)由計算機執(zhí)行的一些單調(diào)、重復(fù)的工作卻要由用戶來完成。例如：在浙大網(wǎng)絡(luò)職校版中，教務(wù)管理人員在“專業(yè)必修課程”模塊中設(shè)置了某年級某專業(yè)每門學(xué)科的名稱及類別（考試、考查或選修）后，在后續(xù)的“班級必修課程”操作設(shè)置時發(fā)現(xiàn)班級中的學(xué)科已自動繼承了“專業(yè)必修課程”中的學(xué)科，這一點充分發(fā)揮了計算機的優(yōu)點，實現(xiàn)了信息的共享，但是學(xué)科所對應(yīng)的類別卻沒有被繼承，必須由教務(wù)管理人員再次逐一設(shè)置。而按照教務(wù)管理常規(guī)，某個班級的必修學(xué)科及類別應(yīng)當(dāng)與其所屬年級及專業(yè)的學(xué)科及類別是一致的。按每個學(xué)校30個班，每個班級10門課程計算，分別設(shè)置類別就要進行300次選擇操作，按每秒進行一次操作來計算就要花費5分鐘的時間。

3 人機界面可用性差

人機界面設(shè)計應(yīng)當(dāng)以用戶操作心理作為前臺知識，以計算機技術(shù)為后臺知識，使計算機在人機界面上適應(yīng)人的生理特性、心理特性[2]。然而，目前許多教務(wù)管理軟件在人機界面設(shè)計上并沒有做到這一點，表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 術(shù)語二義性

即軟件中使用的術(shù)語與用戶對其的理解不同，導(dǎo)致用戶操作中斷或出錯。術(shù)語是某個學(xué)科中的專門用語，它具有專業(yè)性、科學(xué)性、單義性、系統(tǒng)性的特點。任何一門學(xué)科，都必須有自己的術(shù)語。因此，教務(wù)管理軟件中術(shù)語的定義也應(yīng)當(dāng)是一項非常嚴謹而專業(yè)的工作。然而當(dāng)前的軟件設(shè)計就存在著術(shù)語定義不明確的情況。例如，“補考分”是指補考后的分數(shù)還是需要補考的分數(shù)；“補考等第”是指應(yīng)該補考后等第，還是需要補考的等第。

3.2圖標意義不清且搜索困難

即圖標上的圖形復(fù)雜或意義不明，不能快速、有效地傳遞信息。圖標的作用在于以形象的方式表達一定的功能含義，以利于人們使用各種功能。如果屏幕上的圖標復(fù)雜，不容易分辨，且數(shù)量多，排列又沒有明確的規(guī)律，則很容易導(dǎo)致查找時間增長，進而增加用戶的記憶負擔(dān)。

3.3 輸出效果滿意度低

即使用教務(wù)管理軟件對信息進行整合、匯總、分析后所得到的結(jié)果在輸出形式上不能滿足用戶的需求。例如，有的教務(wù)管理軟件在打印成績單時字號、列寬等格式無法調(diào)整，導(dǎo)致即使用A3大小的紙也無法在一張紙上將學(xué)生的成績信息打印完整。

4 數(shù)據(jù)出錯或提交不及時

即教務(wù)管理軟件運行所需要的信息因各種原因出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯誤、疏漏，或不能在既定的時間內(nèi)提交至系統(tǒng)，從而影響到整個教務(wù)管理軟件系統(tǒng)的正常運行。無論一個多么先進的教務(wù)管理軟件，它的運行都不可能僅靠教務(wù)管理人員完成，還需要廣大師生及相關(guān)部門的管理人員提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)。因而，數(shù)據(jù)提交是否及時與正確是關(guān)系到教務(wù)管理相關(guān)環(huán)節(jié)信息是否正確的重要因素。

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1671-1246（2011）20-0057-02