韓麗萍

(伊春市民政局福彩中心 黑龍江 15300)

電子政務(wù)發(fā)展對檔案工作的影響

韓麗萍

(伊春市民政局福彩中心 黑龍江 15300)

國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組決定，把電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期我國信息化工作的重點，這一決定進(jìn)一步推動了電子政務(wù)的發(fā)展。電子政務(wù)發(fā)展正在并必將極大地改變?nèi)藗兊乃季S和行為方式，也必將給檔案工作帶來深刻影響。電子政務(wù)發(fā)展為檔案事業(yè)全面發(fā)展提供了契機(jī)

一、電子政務(wù)發(fā)展為檔案事業(yè)全面發(fā)展提供了契機(jī)

檔案的價值在于利用，在于為黨和國家工作大局服務(wù)，為社會各界和廣大人民群眾服務(wù)，檔案工作要突出服務(wù)這個主題。

隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案資料作為一種重要的信息資源，在各行各業(yè)得到了越來越多的開發(fā)和利用，日益顯示出其應(yīng)有的重要作用。因此，社會的各個方面對檔案工作的要求會越來越高，檔案部門的工作也會越來越重。在這種新形勢下，如何有效拓展檔案工作為黨和國家工作大局服務(wù)，為社會各界和廣大人民群眾服務(wù)，以全面發(fā)展我們的檔案事業(yè)，自然而然地成為每位檔案工作者必須面對、思考和實踐的緊迫任務(wù)。

所以，檔案信息化是時代的要求，是檔案事業(yè)自身發(fā)展的要求，它已成為不可阻擋的歷史趨勢和發(fā)展方向，而電子政務(wù)發(fā)展是檔案信息化的催化劑和助推器。把檔案信息化納入國家電子政務(wù)建設(shè)的范疇，以國家“十一五”期間電子政務(wù)發(fā)展為契機(jī)，開拓進(jìn)取，使檔案收集、整理、存儲、利用等工作適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的要求，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，增加服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性，把檔案服務(wù)工作提高到新的水平，全面推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、電子政務(wù)時代新型檔案載體的特性

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，勢必導(dǎo)致新型檔案載體——電子文件的出現(xiàn)，而電子文件具有以下主要特性：

1.非人工識別性。電子文件是由計算機(jī)生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，無論是傳輸還是存儲，電子文件都是以二進(jìn)制編碼形式存在，人工無法直接識別，必須由相應(yīng)的計算機(jī)軟硬件將編碼序列讀出來，然后轉(zhuǎn)換成人能識別的形式顯示在屏幕上或打印在紙上。人們在計算機(jī)屏幕上看到的文字、圖形或是多媒體的聲音、影像等電子文件形態(tài)，便是電子文件的不同輸出形式。

2.對軟硬件系統(tǒng)的依賴性。電子文件對軟硬件系統(tǒng)存在著依賴性，主要表現(xiàn)在對編碼、硬件、軟件、技術(shù)更新和加密等方面的依賴。在計算機(jī)內(nèi)部，電子文件都是以二進(jìn)制編碼形式存在，無論是生成、傳輸，還是存儲，都是通過計算機(jī)實現(xiàn)的，離開了計算機(jī)軟硬件平臺，電子文件既看不見，也摸不著。計算機(jī)更新?lián)Q代很快，對于需要長期保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題更加突出。不同軟件環(huán)境下的電子文件有時難以互換，為實現(xiàn)安全保密，還常常通過特殊的軟硬件設(shè)備，人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下才能讀取。

3.與載體的可分離性。紙質(zhì)文件的墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，內(nèi)容與載體具有必然的不可分離性。電子文件則不然，可以進(jìn)行異地傳輸，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，其存放位置不是固定的。由文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息共同組成的電子文件，由于不同的載體往往適合存儲不同的媒體信息，就會形成同一電子文件的文字、圖形、聲音、影像在存儲時的載體分離現(xiàn)象。

4.易更改性。對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，同時，還可對電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，對紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增、刪、改而不留痕跡幾乎是不可能的。

三、電子政務(wù)發(fā)展對檔案工作的影響

清楚電子文件的特性以后，不難理解：電子政務(wù)發(fā)展對檔案工作的影響，不只是檔案載體的變化，關(guān)鍵的是以紙張為載體形成的關(guān)于檔案工作的傳統(tǒng)觀念、理論體系、工作模式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等都要隨之變化，經(jīng)受挑戰(zhàn)，同時，紙質(zhì)檔案到電子檔案的變化，對檔案工作者也提出了新的更高的要求。

1.對傳統(tǒng)觀念和思維方式的影響。電子檔案是檔案必不可少的重要組成部分，這是時代要求和發(fā)展趨勢，然而，有人受傳統(tǒng)觀念影響卻將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管。果真如此的話，不久的將來，我們將沒有像樣的檔案可以接受，人類的歷史將面臨斷代。對電子檔案重要性的認(rèn)識不僅要經(jīng)歷一個漫長的認(rèn)識過程，更需要轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的現(xiàn)代思維模式。只有這樣，才能經(jīng)受電子文件檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，才能面對政務(wù)發(fā)展對檔案工作的影響。

2.對管理模式的影響。對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，各國大多采取了集中統(tǒng)一管理的模式。而對電子文件來說，其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，同一個電子檔案中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件傳輸以及轉(zhuǎn)換等處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。因此，有些國家不主張集中保管電子檔案，如澳大利亞國家檔案館對電子檔案采用分布式管理方式，不主張將電子檔案集中保存，而是要求存放在電子文件的形成單位。美國學(xué)者則提出了“虛擬檔案”的設(shè)想，認(rèn)為：“由于電子文件的存放位置與它們的使用幾乎毫無關(guān)系，所以它們無論存放在哪都能同樣容易利用。這樣一來，現(xiàn)在以保管為目的的實態(tài)檔案庫將成為虛擬檔案的聯(lián)結(jié)點。虛擬檔案還包括那些不存放在檔案館，卻在檔案館控制下的文件。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現(xiàn)場檢索的方法來管理，而是控制有關(guān)文件信息及其利用方法來確保它們的保存、處置和利用。

3.對信息可識讀性的影響。眾所周知，紙質(zhì)文件的信息與載體是一體的，只要保證載體安全，信息的可識讀性是不成問題的。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的介質(zhì)，由于環(huán)境（硬件、軟件、編碼和加密等）的變化，信息卻不可讀。因為電子文件各自所用的編碼方式和快速發(fā)展的計算機(jī)系統(tǒng)之間矛盾會越來越尖銳，也對保證信息的可識讀性帶來很大影響。

4.對原始性界定的影響。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據(jù)可言。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性、信息與載體的可分離性，使電子文件在生成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域新的課題，也是電子政務(wù)發(fā)展對檔案工作帶來的影響之一。

5.對法律效力的影響。由于電子文件的原始性界定困難，也引起人們對電子文件的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先，要依靠技術(shù)，真正攻克電子文件原始性的界定關(guān)，這是解決電子文件法律效力問題的基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子文件法律效力問題的法律依據(jù)。

6.對保存環(huán)境的影響。電子檔案對保存環(huán)境的要求與紙質(zhì)檔案有著不同。

電子檔案的保存環(huán)境主要是：（1）防磁。電子檔案周圍空間的雜散磁場強(qiáng)度應(yīng)小于83安培/米，磁介質(zhì)與永久性磁鐵表面間距不得少于76毫米。（2）環(huán)境溫濕度。適宜溫度為17℃-20℃，18℃最佳，相對適宜濕度為35%—45%，40%最佳。（3）防機(jī)械損傷。

7.對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的影響。已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要是國家檔案局2003年9月1日施行的電子公文歸檔管理暫行辦法》及電子文件歸檔與管理規(guī)范，電子政務(wù)與電子文件歸檔與管理越來越銜接了。但還沒有做統(tǒng)一要求。

8.對檔案工作者的影響。隨著電子政務(wù)的發(fā)展，檔案工作中新問題、新技術(shù)層出不窮，因而對檔案工作者的要求愈加迫切，檔案工作者必須結(jié)合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，加強(qiáng)電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件。首先，檔案教育應(yīng)及時調(diào)整專業(yè)格局，從課程設(shè)計、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。第二，對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)電子政務(wù)的需要。第三，單一人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案信息化的需要，應(yīng)注意引進(jìn)相關(guān)方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍、以適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要。

針對電子政務(wù)發(fā)展對檔案工作的影響，檔案部門、檔案工作者要與時俱進(jìn)，大膽地進(jìn)行觀念創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和科技創(chuàng)新，積極探索電子政務(wù)時代全面履行檔案工作職能新的思路，對策和方法，以電子政務(wù)發(fā)展為契機(jī)，全面發(fā)展檔案事業(yè)。