趙金卓 梅瓊

摘 要：人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。人事檔案管理中存在的問(wèn)題：一是檔案的內(nèi)容平淡，利用價(jià)值較低；二是人事檔案管理手段落后，開(kāi)拓創(chuàng)新精神意識(shí)不強(qiáng)；三是檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。今后應(yīng)強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，提高人事檔案的管理水平及管理工作人員的素質(zhì)，使人事檔案建設(shè)得以加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；思考]

人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。它主要是由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，并真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要手段[注1]。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大量人才頻繁流動(dòng)，人事檔案成為人才市場(chǎng)交易、信息資源開(kāi)發(fā)的寶貴陣地。下面筆者就目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題和今后人事檔案的工作發(fā)展思路談幾點(diǎn)看法。

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

1、人事檔案管理手段落后，開(kāi)拓創(chuàng)新精神意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱、檢索等一系列環(huán)節(jié)均以手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性差。它與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，目前由于計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代高新技術(shù)尚未在人事檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，大多數(shù)工作仍停留在原始的手工整理上，這種管理手段落后、費(fèi)工費(fèi)時(shí)、效率低下的方式使管理人員的大部分時(shí)間都必須停留在檔案的整理和保管上，從而沒(méi)有時(shí)間從事檔案資料的編研、開(kāi)發(fā)和利用，服務(wù)方式依然滯留在坐等上門的被動(dòng)服務(wù)階段，不能及時(shí)有效地為高校選才用才提供信息，為開(kāi)發(fā)各方面人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這將嚴(yán)重制約檔案管理的發(fā)展，影響人才的使用和選拔。有人認(rèn)為，人事檔案管理是一成不變，墨守成規(guī)，不求有功，但求無(wú)過(guò)，在思想上形成傳統(tǒng)的保守的思維方式，開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)欠缺，思想比較狹窄，視野不開(kāi)闊。

2、檔案的內(nèi)容平淡，利用價(jià)值較低

一個(gè)單位的人事檔案應(yīng)充分反映出一個(gè)人的整體面貌，包括德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面的總體評(píng)價(jià)。但是，在目前的人事檔案中有關(guān)組織鑒定、考核、評(píng)議等材料里幾乎都是固定的套話，只有通過(guò)‘動(dòng)態(tài)的即不斷發(fā)展變化的大量數(shù)據(jù)、資料及考核的定量綜合分析，才能達(dá)到科學(xué)的定性結(jié)論，從而歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映出一個(gè)人的實(shí)績(jī)情況。人事檔案材料的定量化，是人事檔案管理科學(xué)化的必然途徑，但是，目前高校的人事檔案中，在評(píng)價(jià)某個(gè)人時(shí)多是“服從分配，熱愛(ài)本職工作，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，任勞任怨，積極肯干，成績(jī)顯著”等一套籠統(tǒng)的，毫無(wú)個(gè)性的模式語(yǔ)言，沒(méi)有動(dòng)態(tài)地，經(jīng)常性地實(shí)際考核?？己藬?shù)據(jù)，考核材料，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映出一個(gè)人的綜合情況。人事檔案中一般反映一個(gè)人過(guò)去的歷史、家庭出身、社會(huì)關(guān)系材料較多，而在反映個(gè)人愛(ài)好、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、脾氣性格、思想品質(zhì)、進(jìn)取意識(shí)、科學(xué)態(tài)度、創(chuàng)造力、學(xué)習(xí)或進(jìn)修及工作實(shí)績(jī)的材料較少，這樣不利于考察一個(gè)人目前的思想修養(yǎng)，精神風(fēng)貌、專業(yè)特長(zhǎng)以及分析預(yù)測(cè)一個(gè)人今后的發(fā)展趨勢(shì)等情況，這將直接影響了對(duì)人才的了解和人才的使用，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案的利用價(jià)值偏低。有時(shí)為了起用某一個(gè)干部，就不得不重新組織對(duì)一個(gè)人的全面考核。

3、檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，培訓(xùn)工作差

人事檔案管理人員多屬兼職，流動(dòng)頻繁，大多數(shù)是半路出家，專業(yè)基礎(chǔ)差，加之未參加任何正規(guī)化培訓(xùn)，只能靠在平時(shí)工作中模索，有的不能評(píng)聘檔案專業(yè)的專業(yè)技術(shù)職稱，覺(jué)得干起來(lái)沒(méi)勁頭、做起來(lái)沒(méi)前途，不去很好地去研究檔案管理工作中的新情況、新問(wèn)題，更談不上主動(dòng)尋找解決問(wèn)題的方法和途徑。同時(shí)，檔案管理人員接受培訓(xùn)時(shí)間較少，不具有與其他人員同等的進(jìn)修、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。難以接觸新事物，學(xué)習(xí)新經(jīng)驗(yàn)。導(dǎo)致檔案管理人員視野不開(kāi)闊，思想保守、僵化，檔案工作管理停滯不前。

二、人事檔案管理的發(fā)展思路

1、強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，提高人事檔案的管理水平

搞好人事檔案管理工作，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重視， 同時(shí)要求檔案管理人員必須弘揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)精神，使《檔案法》深入人心，自覺(jué)守法，這是搞好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的需要，做好以下工作：一是制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，建立人事檔案管理的各種制度，使人事檔案有章可循。二是要實(shí)行科學(xué)化、信息化管理，21世紀(jì)是信息時(shí)代，管理信息化是人事檔案管理的必經(jīng)之路，為此，人事檔案管理的重心必須從實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)移到科學(xué)化、信息化管理上來(lái)。三是檔案管理人員必須提高業(yè)務(wù)和思想素質(zhì)，增強(qiáng)科學(xué)的管理水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理手段和技能。

2、加強(qiáng)人事檔案建設(shè)

加強(qiáng)人事檔案建設(shè)要做到以下幾點(diǎn)：一要穩(wěn)定人事檔案隊(duì)伍，它是搞好檔案管理之關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，對(duì)檔案管理人員給予關(guān)心、支持，為他們提供專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。二要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理方法的研究。原始手工整理人事檔案已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要，必須實(shí)行科學(xué)化、信息化的管理。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)對(duì)其原理和方法的研究。隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新特點(diǎn)、新情況，需要我們?nèi)パ芯亢吞剿?，并要不但總結(jié)人事檔案管理的新經(jīng)驗(yàn)，提高管理手段。三是努力改善人事檔案的保管和利用條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。為適應(yīng)檔案信息社會(huì)之需要，高校應(yīng)努力改善人事檔案管理的工作條件，添置必要的設(shè)備，建立實(shí)用性較強(qiáng)的信息化檔案管理系統(tǒng)，提高檢索效率，快速有效準(zhǔn)確地為高校改革服務(wù)。四是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的宏觀指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)管理水平的法制化。高校的人事檔案歸屬于綜合檔案室統(tǒng)一兼管，并由組織人事部門指定人員專管，制定統(tǒng)一的、專門的人事檔案管理政策法規(guī)，對(duì)人事檔案實(shí)行法制化管理，使人事檔案管理水平與質(zhì)量有較大的提高。

3、提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)

人事檔案工作是整個(gè)高校的一個(gè)重要組成部分，隨著社會(huì)的發(fā)展和高校改革的不斷深入，高校檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)直接關(guān)系到高校改革的進(jìn)程和高校工作的開(kāi)展及工作效率[注2]。因此，提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)迫在眉睫，一是思想政治素質(zhì)。人事檔案工作是一個(gè)不引人注目的崗位，整天與文字、表格、材料打交道，工作瑣碎，枯燥，待遇偏低，無(wú)轟轟烈烈的場(chǎng)面，也無(wú)任何‘實(shí)惠和‘好處。因此，從事此項(xiàng)工作的人員必須具有優(yōu)良的思想政治素質(zhì)，敬業(yè)愛(ài)崗，甘于寂寞，勇于奉獻(xiàn)，不計(jì)個(gè)人得失的品質(zhì)。二是技能素質(zhì)。人事檔案工作要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)化，目錄工作要滿足新標(biāo)準(zhǔn)，新規(guī)范的要求，檔案管理也逐步向計(jì)算機(jī)方面發(fā)展，這就要求檔案管理人員具備較為全面的知識(shí)技能。因此在配備檔案工作人員時(shí)，必須充分考慮檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，挑選工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，理解接受能力較強(qiáng)的知識(shí)性人才，并且在實(shí)際工作中積極為他們創(chuàng)造條件，通過(guò)培訓(xùn)、交流、學(xué)習(xí)等方式，不斷給他們提供接觸新知識(shí)、掌握新技能、新標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)會(huì)，縮短知識(shí)更新周期，以保證檔案工作科學(xué)、規(guī)范、有序的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[注1]中共湖北省委組織部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理文件資料匯編》2002年5月版

[注2]凌玉華人事檔案工作人員提高自身素質(zhì)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題，學(xué)校檔案2000年第39-40頁(yè)

作者簡(jiǎn)介：趙金卓（1963-），女，湖北隨州人，湖北醫(yī)藥學(xué)院副研究館員，主要從檔案管理研究。