張小軍 張文崗 李雪芹 蘭鳳霞

(安陽鋼鐵股份有限公司)

SAP-SD模塊在安鋼信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用

張小軍 張文崗 李雪芹 蘭鳳霞

(安陽鋼鐵股份有限公司)

介紹了 SAP系統(tǒng)的銷售模塊在安鋼的應(yīng)用實踐,主要包括 SAP-SD模塊實施的范圍、主要功能及使用效果,同時也分析了該模塊存在的主要問題。

SAP 銷售管理 應(yīng)用效果

0 前言

1995年安鋼定制開發(fā)了一套銷售管理系統(tǒng),具體業(yè)務(wù)包括銷售合同、質(zhì)檢判定、銷售結(jié)算管理;2006年又開發(fā)了一套倉庫管理系統(tǒng),主要包括倉庫垛位管理、揀配管理、訂軋管理等。計算機管理的應(yīng)用一定程度上提高了銷售管理的水平和效率,但從發(fā)展的角度看,原來的銷售系統(tǒng)仍存在諸多問題:第一、信息共享能力差,銷售與生產(chǎn)、質(zhì)量沒有集成。盡管安鋼各單位都開發(fā)實施了許多子系統(tǒng),且都能獨立運行,在各自部門內(nèi)起到了一定的積極作用,但因缺乏整體規(guī)劃,各系統(tǒng)未能實現(xiàn)集成,造成信息流不暢,數(shù)據(jù)不能共享。譬如:銷售管理系統(tǒng)中的合同信息無法直接傳遞到生產(chǎn)系統(tǒng)和倉庫系統(tǒng),業(yè)務(wù)人員只能通過電子表格方式進行傳遞,在不同系統(tǒng)中重復(fù)錄入;生產(chǎn)系統(tǒng)中的成品材料信息和質(zhì)檢系統(tǒng)中的檢化驗信息無法傳遞給倉庫系統(tǒng),倉庫人員只能憑紙質(zhì)單據(jù)二次錄入;倉庫系統(tǒng)的發(fā)貨信息無法傳遞給銷售結(jié)算,結(jié)算人員需要憑紙質(zhì)發(fā)貨單進行結(jié)算。第二、手工操作仍大量存在,業(yè)務(wù)人員工作繁重。雖然銷售管理系統(tǒng)和倉庫管理系統(tǒng)減少了很多原始性的手工操作,實現(xiàn)了靠手工很難做到的許多統(tǒng)計功能,但由于系統(tǒng)未能實現(xiàn)集成,重復(fù)性勞動依然大量存在;再者,系統(tǒng)沒有覆蓋全部銷售業(yè)務(wù),系統(tǒng)外業(yè)務(wù)仍靠業(yè)務(wù)人員手工記錄,工作繁重,并且很容易出現(xiàn)差錯。因此,無論是信息準確還是降低工作強度,都需要一個集成的、完善的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。

2007年 8月,安鋼開始實施 ERP(Enterprise Resource Planning,企業(yè)資源計劃系統(tǒng)),在 ERP選型上采用的是 SAP(System Applications and Products in Data Processing,數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)、應(yīng)用和產(chǎn)品)軟件,一期項目實現(xiàn)的 SAP功能模塊有:SD、MM、PP、QM、FI/CO。在所有參與人員的共同努力下,經(jīng)過需求調(diào)研、藍圖設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)、培訓(xùn)上線等實施階段,2008年 8月 SAP系統(tǒng)順利上線。

1 SAP系統(tǒng)中銷售模塊 (SD)的實施范圍

SAP系統(tǒng)中銷售模塊 (SD)的實施范圍包括安鋼本部的鋼鐵產(chǎn)品的外銷業(yè)務(wù);國貿(mào)公司的鋼鐵產(chǎn)品的銷售業(yè)務(wù);進出口處的鋼鐵產(chǎn)品的銷售業(yè)務(wù);供應(yīng)處的職工材、廢次材、廢舊物資的銷售業(yè)務(wù);煤炭處的化產(chǎn)品的銷售業(yè)務(wù)。

2 SAP-SD的功能

SAP-SD的功能包括價格、客戶檔案、產(chǎn)品檔案、銷售訂單、發(fā)貨、發(fā)票、異議等整個銷售流程的管理,實現(xiàn)了銷售與生產(chǎn)、倉儲、財務(wù)、質(zhì)檢的無縫集成。

3 SAP系統(tǒng)存在的問題及解決辦法

3.1 可配置物料帶來的問題

可配置物料是 SAP系統(tǒng)的一大特色,可以解決海量物料編碼的問題。安鋼的產(chǎn)成品物料均采用可配置物料編碼方式。其中型、棒、線采用的是窮舉式的編碼方式,板材的編碼在機組、品種、牌號的基礎(chǔ)上按組距范圍編碼,未采用窮舉方式,有效控制了物料編碼的個數(shù)。但是板材可配置物料的使用,給業(yè)務(wù)人員帶來了操作上的不便。在創(chuàng)建銷售訂單時,每個行項目的物料特性要打開一個新的界面單獨錄入,無法一目了然地看到所有行項目的特性數(shù)據(jù),同時在查詢庫存、發(fā)票等信息時,也不能看到板材的規(guī)格,給業(yè)務(wù)人員帶來了許多不便。

3.2 銷售訂單的問題

銷售訂單具體執(zhí)行到哪種程度,如:客戶訂貨量、確認量、已交貨量、欠交量、執(zhí)行率等業(yè)務(wù)人員最關(guān)心的問題 SAP系統(tǒng)中均沒有,銷售訂單執(zhí)行完后關(guān)閉,還需通過修改銷售訂單加以實現(xiàn),從而給業(yè)務(wù)人員帶來不便。

3.3 客戶的資金控制問題

安鋼的銷售政策要求“遇漲則漲、遇降則降”,銷售價格調(diào)整后,訂單無法更新 (或批量更新)價格,會造成訂單占款失真,創(chuàng)建交貨單、發(fā)貨過賬、結(jié)算開票時均無法根據(jù)操作時的價格進行信用控制,存在經(jīng)營 (欠款)風(fēng)險;安鋼的銷售政策要求“先付款后發(fā)貨”,客戶的每一筆到款指定到一個確定的銷售訂單,系統(tǒng)不能實現(xiàn)此功能;安鋼的“三方協(xié)議、承兌”等銷售政策,系統(tǒng)也均無法實現(xiàn)。

3.4 解決辦法

針對上述 SAP系統(tǒng)原有功能中存在的問題,利用 SAP系統(tǒng)提供的ABAP開發(fā)平臺中包含的各種工具,如程序編輯器、性能分析工具以及系統(tǒng)傳輸與控件工具等,使用第四代開發(fā)語言 ABAP進行了二次功能增強的開發(fā)工作,完成了庫存、發(fā)票信息查詢的便捷、銷售訂單執(zhí)行情況追蹤及批量關(guān)閉和客戶三方協(xié)議款的監(jiān)控等功能開發(fā),滿足了業(yè)務(wù)人員的需求。

4 SAP-SD在安鋼信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用及效果

4.1 數(shù)據(jù)集成

通過實施 SAP系統(tǒng),實現(xiàn)了銷售與生產(chǎn)的數(shù)據(jù)集成,通過 SAP把客戶訂單需求傳遞到生產(chǎn)部門。系統(tǒng)中配置了按庫存生產(chǎn)和按訂單生產(chǎn)兩種生產(chǎn)模式。型、棒、線產(chǎn)品按庫存生產(chǎn),板材的產(chǎn)品按訂單生產(chǎn)。

對于按庫存生產(chǎn)的模式,銷售公司按月收集客戶需求意向,同生產(chǎn)管理處、相關(guān)生產(chǎn)單位協(xié)調(diào),銷售公司根據(jù)協(xié)調(diào)后的結(jié)果按半月傳遞需求計劃。銷售公司從系統(tǒng)中導(dǎo)出銷售訂單數(shù)據(jù),在 EXCEL表格中按品種、規(guī)格進行匯總,遞交生產(chǎn)管理處與相關(guān)生產(chǎn)單位,生產(chǎn)管理處制訂生產(chǎn)計劃并組織生產(chǎn)。

對于按訂單生產(chǎn)的模式,銷售公司創(chuàng)建銷售訂單后,手動將銷售訂單信息下傳給生產(chǎn)管理處,生產(chǎn)管理處可以了解銷售訂單的需求及物料特性的配置等信息,按客戶要求組織生產(chǎn)。

通過數(shù)據(jù)集成,將銷售與生產(chǎn)緊密銜接,實現(xiàn)了產(chǎn)銷一體化。

4.2 價格管理

SAP的定價靈活性和較強完備性,較好的實現(xiàn)了安鋼的需求。根據(jù)價格政策的特點,系統(tǒng)中設(shè)定了 12種定價方式和 14個條件類型。業(yè)務(wù)人員在創(chuàng)建銷售訂單時,系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定好的各種變式條件,自動確定銷售價格,計算銷售凈值,同時體現(xiàn)稅金和產(chǎn)品成本。對于所有產(chǎn)品,可根據(jù)客戶對產(chǎn)品的不同需求,利用變式價格,依據(jù)訂單特性值自動加減價。

所有產(chǎn)品的價格數(shù)據(jù)都會保存在系統(tǒng)中,同一個產(chǎn)品的價格波動變化可以通過價格歷史紀錄來體現(xiàn),這樣對于產(chǎn)品的價格分析提供了全面的數(shù)據(jù)支持。同時價格也有時效性的控制,所有的價格都有有效期的概念,不同的時間段系統(tǒng)會自動提取不同的價格。

通過價格管理,實現(xiàn)了基于變式條件的新銷售價格管理體系。

4.3 業(yè)務(wù)流程閉環(huán)管理

系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單創(chuàng)建交貨單,并將交貨單信息下傳給三級倉庫系統(tǒng),交貨單中的數(shù)據(jù)都是從銷售訂單中自動復(fù)制產(chǎn)生,這樣不僅避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,而且保證了數(shù)據(jù)的正確性,同時,四級系統(tǒng)和三級系統(tǒng)都嚴格控制了過量交貨限制,實現(xiàn)了發(fā)貨數(shù)量的自動管控。三級倉庫系統(tǒng)按照交貨單指令進行揀配、裝車,將發(fā)貨實績上傳給四級 SAP,四級SAP進行發(fā)貨過帳,在發(fā)貨過帳時,系統(tǒng)會自動減少對應(yīng)產(chǎn)品的庫存數(shù)量,并且生成相應(yīng)的財務(wù)憑證,最大程度上保證了帳務(wù)和實物的一致性。最后四級根據(jù)交貨單生成發(fā)票清單,實現(xiàn)銷售收入。

通過業(yè)務(wù)流程閉環(huán)管理,加強了銷售與發(fā)貨的閉環(huán)管控。

4.4 銷售結(jié)算效率得到極大提高

SAP系統(tǒng)中發(fā)票清單是根據(jù)交貨單創(chuàng)建的,數(shù)據(jù)也是從前面的單據(jù)流中復(fù)制而成,不用重復(fù)輸入數(shù)據(jù)。發(fā)票的創(chuàng)建既可參照交貨單生成,也可通過到期開票的清單中成批生成。出具的發(fā)票數(shù)量基于實際發(fā)貨的數(shù)量來開的,而價格會從銷售訂單中帶過來,在開票的過程中業(yè)務(wù)人員可根據(jù)實際情況更新價格。基于前面業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)支持,使得銷售結(jié)算更準確、快捷,效率得以提高。

開票具有很強的靈活性,可以把一個客戶在一段時間內(nèi)所有的發(fā)貨開在一張票上,也可以將一個銷售訂單按照不同的項目來開具發(fā)票,在發(fā)票生成的同時,系統(tǒng)也會自動記財務(wù)賬,這樣既減輕了財務(wù)人員記帳的工作量也保證了數(shù)據(jù)的一致性。在開具金稅發(fā)票時,開發(fā)了三個功能:發(fā)票匯總下傳金稅系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)上傳回填票號、金稅系統(tǒng)維護。這三個功能將 SAP系統(tǒng)發(fā)票與金稅發(fā)票有機地結(jié)合起來,形成對應(yīng)關(guān)系,滿足業(yè)務(wù)人員的工作需求。

4.5 銷售公司本部與駐外公司、國貿(mào)公司的業(yè)務(wù)關(guān)系更清晰

安鋼有國貿(mào)公司及多家外地銷售分公司,部分鋼鐵產(chǎn)品要通過其進行銷售。國貿(mào)公司、駐外公司都是獨立法人,進行獨立核算,與安鋼銷售公司是采購和銷售的關(guān)系,所以在 SAP系統(tǒng)中把國貿(mào)公司、駐外分公司當(dāng)成安鋼的客戶來管理。國貿(mào)公司、駐外分公司的銷售業(yè)務(wù)分別在各自的獨立的公司代碼下管理,處理的好處是流程清晰,易于操作和管理。

5 結(jié)語

SAP-SD在安鋼的成功實施,為銷售部門的日常業(yè)務(wù)處理提供了全新的信息化平臺,各級領(lǐng)導(dǎo)及管理人員可通過系統(tǒng)獲取管理所需的相關(guān)信息,從而提實現(xiàn)了“集中管理,協(xié)同作業(yè),產(chǎn)銷一體,管控銜接,三流同步”,提升了安鋼的整體信息化應(yīng)用水平,使得安鋼的管理水品邁上了一個新臺階。對全面提升公司的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力起到了一定的促進作用。

[1] GeorgeW.Anderson Danielle Larocca著.黃佳,車皓陽,朱麗譯.SAP基礎(chǔ)教程[M],北京:人民郵電出版社,2008:2-11.

APPL ICATI ON OF SAP-SD MODULE ON ANGANG INFORMATIZATION SYSTEM

Zhang Xiaojun ZhangWengang Li Xueqin Lan Fengxia

(Anyang Iron&Steel Stock Co.,Ltd)

This paper explains the application of SAP-SD sale module in Anyang,which mainly includes its application range,main functions and effect,at the same t ime analyses the remaining problems.

SAP sale management application effect

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2010—9—28