張 珊

任何國(guó)家、民族、家庭、個(gè)人，都有自己的歷史。這個(gè)世界上，幾乎沒有一個(gè)國(guó)家的人民，會(huì)否定和污蔑本民族的歷史與文化。很多國(guó)家，為了維護(hù)自己的歷史文化，甚至到了敝帚自珍的變態(tài)程度。可以毫不夸張的說，即使百年之前的尿盆馬桶，在他們的眼里，也是彰顯文明，炫耀歷史并值得巡游展覽的珍貴文物。更不要說具有民族歸屬性質(zhì)的人文理念和哲學(xué)思想了，那更是賴以自豪的文化資本。難以想象，一個(gè)沒有歷史的國(guó)家和民族何以立足于世界民族之林。而檔案正是記錄歷史的最重要的文獻(xiàn)資料，所以，秦末農(nóng)民起義中，劉邦的軍隊(duì)進(jìn)了咸陽，將士們紛紛爭(zhēng)著去找皇宮的倉(cāng)庫(kù)，各人都揀值錢的金銀財(cái)寶拿，鬧得亂哄哄的。只有蕭何不希罕這些東西，他先跑到秦朝的丞相府，把有關(guān)戶口、地圖等文書檔案都收了起來，保管好?？梢姍n案對(duì)于國(guó)家和民族的重要性。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。中國(guó)人口眾多，人員關(guān)系十分復(fù)雜，因此，人事檔案也是浩如煙海，沒有一套科學(xué)的管理機(jī)制，人事管理工作就會(huì)一盤散沙，一團(tuán)亂麻。因此，人事檔案管理工作的重要性不言而喻。本文擬分析當(dāng)前人事檔案管理工作中的實(shí)際問題，并提出可行的改革對(duì)策，以求正于方家。

一、高校人事檔案管理工作存在的主要問題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理工作是一項(xiàng)重要而又枯燥的工作，檔案工作者長(zhǎng)期在這些故紙堆中抄抄寫寫，默默無聞地為人事管理機(jī)構(gòu)提供幕后支撐，由于檔案的價(jià)值具有間接性、內(nèi)隱性、緩釋性特點(diǎn)，看不到明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，檔案工作者個(gè)人的價(jià)值也難以體現(xiàn)。在這個(gè)實(shí)用主義成為普遍時(shí)尚的時(shí)代，人們關(guān)注的是顯而易見、立竿見影的效益，檔案管理工作以及檔案工作者往往被忽視，人們的檔案意識(shí)和觀念漸漸淡漠。在高校，行政人員掌握著各種權(quán)力和資源，教學(xué)和科研人員是學(xué)校的核心隊(duì)伍，檔案管理工作人員長(zhǎng)期被邊緣化，領(lǐng)導(dǎo)和教職工很少關(guān)注人事檔案工作。只要當(dāng)好保管員，守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。甚至檔案材料不齊全、遺失、破損現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，出生時(shí)間不統(tǒng)一、參加工作時(shí)間不一致、學(xué)歷不一致等現(xiàn)象并不鮮見，給工資調(diào)級(jí)、職稱評(píng)定、選拔干部、離退休等人事管理工作帶來諸多困難和障礙。

2.人員業(yè)務(wù)不精。由于檔案觀念和檔案意識(shí)的淡漠，高校人事檔案管理歷來很少有專業(yè)的檔案工作者擔(dān)綱，檔案工作崗位成為高校解決家屬配偶工作的自留地，而檔案管理人邊長(zhǎng)期邊緣化，地位待遇不高，人心不安，流動(dòng)性大，導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟就不足為怪了。許多人事檔案管理員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)流程不甚了解，或者知之不多，知之不全，造成檔案材料填寫不夠規(guī)范、進(jìn)檔不規(guī)范、用材不規(guī)范、裝訂整理不規(guī)范等一系列問題。甚至個(gè)別檔案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，職業(yè)道德缺失，為了達(dá)到一己之私，私自修改人事檔案或偽造人事檔案等，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來諸多困難，使檔案失去客觀價(jià)值。

3.檔案設(shè)施不全。由于人事檔案是以傳統(tǒng)的紙張為主要介質(zhì)，加強(qiáng)高校人員眾多，人事檔案份量巨大，對(duì)檔案的保存有較高的設(shè)施和環(huán)境要求。現(xiàn)實(shí)工作中，有的高校檔案管理設(shè)施不齊全，甚至沒有專用檔案室，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)進(jìn)柜，散亂堆放，凌亂不堪?；蛘呒词褂袡n案室，但空間狹小潮濕，沒有通風(fēng)恒溫設(shè)備，時(shí)間長(zhǎng)了，導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀、損毀嚴(yán)重，并對(duì)檔案管理人員的身心健康造成傷害。也有的高校檔案室連必備的切刀、檔案夾、裝訂機(jī)、電腦等設(shè)備都不齊全，人事檔案管理工作的質(zhì)量就可想而知了。

4.材料歸檔不齊。高校人員多，且人員流動(dòng)量大，升遷快，人事檔案變化大，人事檔案收存管理難度大。但是，由于檔案意識(shí)不濃，人員不專，業(yè)務(wù)不精，管理不嚴(yán)，導(dǎo)致人事檔案材料缺漏嚴(yán)重。特別是高校引進(jìn)的高學(xué)歷、高職稱的人才，人事檔案幾經(jīng)流動(dòng)，相當(dāng)一部分檔案材料缺漏，連基本的入黨入團(tuán)、年度考核、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)職務(wù)晉升、工資變動(dòng)等人事檔案要件都往往有缺漏。

二、改進(jìn)高校人事檔案管理工作的對(duì)策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。改進(jìn)工作的關(guān)鍵在于人，因此，提高高校人事檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵在于相應(yīng)的檔案管理工作者。這就要求高校人事檔案管理部門要建立一支素質(zhì)高、專業(yè)精、政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。要保證人事檔案工作者的應(yīng)有待遇，提高他們的地位，重視他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作和生活，充分發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。

2.增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)。人事檔案工作事關(guān)教職工的切身利益，因此，要在廣大教職工中加強(qiáng)檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)?？蛇m當(dāng)進(jìn)行一些檔案知識(shí)的宣傳，使教職工了解檔案在工作、生活中的重要作用價(jià)值，還可以聘請(qǐng)校內(nèi)教職工擔(dān)任兼職檔案員，喚起教職工的檔案工作的意識(shí)。

3.健全檔案管理制度。人事檔案記錄著每個(gè)人的歷史，事關(guān)重大，建立科學(xué)的檔案管理工作制度十分必要。檔案管理工作制度要體現(xiàn)科學(xué)性、實(shí)踐性、合理性，既要遵守普遍規(guī)律，又要符合本單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，適應(yīng)本單位檔案管理工作的需要。必須具有可操作性，簡(jiǎn)便易行，方便實(shí)用。人事檔案管理制度當(dāng)然還要有約束機(jī)制，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。在制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4.確保人事檔案的完整性。高校教職工流動(dòng)性大，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等材料不斷增多，在人才流動(dòng)中，因種種原因，有時(shí)難免人事檔案沒有隨著人員流動(dòng)而相應(yīng)轉(zhuǎn)移，給檔案管理工作帶來了困難。檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)，要心思細(xì)密，嚴(yán)肅負(fù)責(zé)，特別是接收調(diào)入人員的人事檔案時(shí)，要認(rèn)真清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)材料異常情況時(shí)，要及時(shí)與外單位聯(lián)系，盡快追補(bǔ)齊全，確保人事檔案的完整性。同時(shí)，檔案管理人員要主動(dòng)出擊，主動(dòng)與校內(nèi)各院系處室聯(lián)系，定期和不定期收集各種相關(guān)材料，保證歸檔材料齊全完整。

誠(chéng)然，搞好高校人事檔案工作還有很多地方需要去探索，尤其是在信息化時(shí)代的今天，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理傳統(tǒng)人事檔案，是一個(gè)重要的研究課題。在這一新的歷史條件下，高校人事檔案工作理應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，更新觀念，改進(jìn)管理措施，積極探索科學(xué)的人事檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)人事工作的和諧，為高校管理層提供決策依據(jù)和理論支持。