張 惠

隨著國民經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，尤其是社會現(xiàn)代化進(jìn)程加快，無論是國有還是私人企業(yè)向現(xiàn)代企業(yè)過渡?，F(xiàn)代企業(yè)有一個明顯特征—建立科學(xué)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體制和組織管理體制，調(diào)節(jié)所有者、經(jīng)營者和職工的關(guān)系，形成激勵和約束相結(jié)合的經(jīng)營管理機(jī)制，也就是在企業(yè)內(nèi)部形成現(xiàn)代企業(yè)制度?，F(xiàn)代企業(yè)要增強(qiáng)競爭力，一個重要的途徑就是大力開發(fā)和利用企業(yè)的檔案信息資源，從中獲取有價值的內(nèi)容。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型，十分有必要對我國企業(yè)檔案管理工作制度進(jìn)行改革。筆者認(rèn)為，可從以下幾方面采取措施：

一、把握四個基本原則

（一）產(chǎn)權(quán)清晰。這里的“產(chǎn)權(quán)”指的是企業(yè)檔案所有權(quán)和使用權(quán)，企業(yè)各個部門的檔案所有權(quán)和使用權(quán)歸屬清晰。具體而言，通過建立和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度，企業(yè)依據(jù)其內(nèi)部各個部門工作的具體內(nèi)容，有針對性地制定出合適的檔案管理工作制度和組建檔案管理部門，使部門間的檔案能夠清楚地區(qū)別開來，檔案的支配權(quán)屬于檔案的形成部門。

（二）權(quán)責(zé)明確。現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部必須按照檔案管理環(huán)節(jié)建立完整的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，包括文件的制作形成、檔案管理、監(jiān)督等部門，要改變以往企業(yè)檔案管理工作權(quán)利不明、責(zé)任不清，要么“一元化”領(lǐng)導(dǎo)，缺少監(jiān)督制約，要么相互扯皮摩擦、內(nèi)耗過大的狀況，企業(yè)的檔案管理工作機(jī)構(gòu)以對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效的管理為主要職責(zé)，有明確的管理目標(biāo)，企業(yè)檔案管理工作相關(guān)各部門了解自己的責(zé)任和權(quán)利。

（三）政企分開?！罢蠓珠_”的基本含義是政府行政管理職能、宏觀和行業(yè)管理職能與企業(yè)經(jīng)營職能分開，這就要求政府能夠“放權(quán)讓利”、“擴(kuò)大企業(yè)自主權(quán)”。對于企業(yè)的檔案，政府應(yīng)放手讓企業(yè)內(nèi)部管理檔案，因?yàn)槠髽I(yè)才是最了解檔案的產(chǎn)生和內(nèi)容，把企業(yè)作為企業(yè)檔案管理工作的核心，尤其是我國的國有企業(yè)的檔案管理工作的政企分開很重要。

（四）管理科學(xué)。企業(yè)應(yīng)按檔案自身規(guī)律要求，形成適宜的企業(yè)檔案管理的組織形式和科學(xué)的內(nèi)部檔案管理制度，通過企業(yè)檔案的合理保管和利用，使企業(yè)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，從而改變以往企業(yè)檔案管理?xiàng)l塊分割、封閉呆滯，檔案得不到有效管理和利用的狀況。[1]

二、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，推進(jìn)依法治檔

在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)摒棄計劃經(jīng)濟(jì)關(guān)于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，提高對檔案工作的認(rèn)識，認(rèn)識到檔案工作在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)起的作用：企業(yè)如果不注重對檔案信息資源進(jìn)行有效積累、管理和開發(fā)利用，企業(yè)就會在改革的浪潮中失去方向。要提高企業(yè)管理人員的檔案意識，通過對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的宣傳，使企業(yè)管理人員認(rèn)識到檔案是企業(yè)的財富，是企業(yè)寶貴的信息、資源和無形資產(chǎn)，是企業(yè)做好各項(xiàng)工作的重要依據(jù)，也是企業(yè)解決各種糾紛、保障企業(yè)合法權(quán)益的不可替代的證據(jù)，企業(yè)檔案管理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理密不可分。

市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案工作也要納入法制軌道，企業(yè)管理者應(yīng)把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律性為范圍之內(nèi)?！稒n案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依開展。”任何企業(yè)都應(yīng)執(zhí)行。企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)法制觀念，時刻以法律的準(zhǔn)繩來衡量自身的檔案工作，要依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度和轉(zhuǎn)型改制的實(shí)際情況，積極配合檔案行政管理部門制定出適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求的管理制度，減少檔案制度原則性條款，增加可操作性條款。

三、充分發(fā)揮企業(yè)主管部門作用，組建新型檔案機(jī)構(gòu)

按照國務(wù)院機(jī)構(gòu)“除部委一級局有部分直屬企業(yè)外，一般工業(yè)局不再直接管企業(yè)，地方的情況也大體如此”的規(guī)定，原有企業(yè)的專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能將發(fā)生變化，已很難像以往那樣實(shí)行按專業(yè)集中統(tǒng)一管理檔案，對企業(yè)檔案的管理將轉(zhuǎn)為以“塊”為主的管理體制，所以對企業(yè)檔案工作的管理應(yīng)大大依靠各級行業(yè)部門。一是吸取“條塊”結(jié)合的歷史經(jīng)驗(yàn)，從中央到地方各級檔案行政管理部門與相應(yīng)各級行業(yè)部門實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，依靠他們從宏觀上對企業(yè)檔案工作提出規(guī)范化管理要求。二是檔案行政管理部門依靠各部委作為對所屬企業(yè)檔案工作進(jìn)行宏觀調(diào)控的一個支撐點(diǎn)，積極做好企業(yè)檔案工作。

另外，可建立企業(yè)檔案協(xié)會，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流、業(yè)務(wù)研討等方面職能，在檔案部門或行業(yè)部門與企業(yè)間起到溝通、交流的作用，及時傳達(dá)上級有關(guān)檔案工作的精神，交流、解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題，加強(qiáng)學(xué)術(shù)研究、提高理論水平。企業(yè)檔案協(xié)會還可將檔案行政管理部門的一些信息轉(zhuǎn)達(dá)給會員，將會員的一些建議反映給檔案行政管理部門。[2]原來檔案工作好的企業(yè)，精益求精；原來檔案工作一般的企業(yè)，對照標(biāo)準(zhǔn)找差距，迎頭趕上，登上新臺階；原來檔案工作差的企業(yè)，組織力量，突擊清理。

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度改革順應(yīng)了企業(yè)自身的歷史發(fā)展規(guī)律，能給企業(yè)帶來無窮潛力。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度改革是一項(xiàng)艱巨工作，十分復(fù)雜，也不容易實(shí)現(xiàn)，為使改革能更加順利實(shí)現(xiàn)，一定要遵循一定規(guī)則。

[1] 徐擁軍.論企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用[J].檔案學(xué)通訊, 2004（3）：63-65.

[2] 劉明慧.現(xiàn)代企業(yè)制度概論[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社, 2005：84.