鄭亞輝

（安徽科技學(xué)院 人事處，安徽 鳳陽 233100）

高校檔案資源整合工作之我見

鄭亞輝

（安徽科技學(xué)院 人事處，安徽 鳳陽 233100）

文章論述了高校檔案資源整合的重要意義，分析了高校檔案資源整合存在的不足，并提出了高校檔案資源整合的具體措施。

高校 檔案資源 整合

高校具有豐富的檔案資源，但由于載體、類型各異，多頭管理等原因嚴(yán)重影響到檔案資源的利用。要想提高高校檔案資源使用的便利程度和檔案資源的使用價(jià)值，高校檔案管理部門必須加強(qiáng)檔案資源管理，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的、靈活的整合措施并不斷創(chuàng)新的整合。

一、高校檔案資源整合具有重要意義

（一）高校檔案資源整合有利于學(xué)校事業(yè)發(fā)展。

高校檔案資源整合圍繞學(xué)校教育教學(xué)這個(gè)中心工作進(jìn)行，將學(xué)校檔案資源集中分類管理，形成檔案資源集合體，從而可以向檔案信息資源需求者提供有價(jià)值、有特色的檔案信息資源服務(wù)。整合后的檔案資源可以在教學(xué)評(píng)估、招生、就業(yè)、基礎(chǔ)建設(shè)、職稱評(píng)定等重要工作中為其提供較為完備、系統(tǒng)的檔案資料，而且方便快捷。由于有了翔實(shí)的檔案佐證資料，學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)在決策和推進(jìn)過程中才會(huì)更加科學(xué)，學(xué)校事業(yè)才能更平穩(wěn)地向前發(fā)展。

（二）高校檔案資源整合有利于難題解決。

整合后的高校檔案資源可以為利用者解決很多難以解決的問題。高校檔案資源整合后具有專題內(nèi)容相對(duì)集中、檔案信息條目清晰、系統(tǒng)性材料齊全、查閱方便等特征。2010年省財(cái)政廳審核某高校歸屬問題，提出按屬地原則撥款，將該校按照所在地的縣城標(biāo)準(zhǔn)予以撥款，該校及時(shí)從綜合檔案室復(fù)印了該校申請(qǐng)把教職工戶口整體遷入某市的請(qǐng)示、省里批復(fù)及有關(guān)戶籍證明等材料報(bào)送到省財(cái)政廳，解決了屬地?fù)芸畈铑~問題，這個(gè)問題的解決對(duì)該校的發(fā)展具有重要意義，事實(shí)也說明了檔案資源整合可以使這些問題迎刃而解。

（三）高校檔案資源整合有利于促進(jìn)檔案服務(wù)現(xiàn)代化。

在信息時(shí)代，高校檔案資源整合是借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備進(jìn)行的，并最終形成至少包括一個(gè)符合技術(shù)規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)集合（檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)）在內(nèi)的高校檔案信息資源集合體。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和使用必將促進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備的投入和現(xiàn)代化管理與服務(wù)的開展。另外，數(shù)字化的檔案信息資源庫(kù)有利于提高檔案資源的共享性，從而為高校間，以及高校與政府部門、科研部門間檔案資源共享創(chuàng)造了條件，各單位間可以聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，從而更好地解決信息需求問題，更好地推動(dòng)高校特色服務(wù)。而檔案信息資源共享本身就是檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一。

二、高校檔案資源整合存在的不足

（一）整合過程存在激進(jìn)性。

整合高校檔案資源是一項(xiàng)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須因地制宜、統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步實(shí)施，應(yīng)采取漸進(jìn)性整合的方式。但有些高校在檔案資源整合過程中由于時(shí)間緊、任務(wù)重，既沒有建立可行的制度、細(xì)致的整合方案，又沒有明確的指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、職責(zé)分工，更沒有得到各檔案管理部門的充分支持，為整合而整合，結(jié)果很難達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

（二）在整合過程中存在觀念和認(rèn)識(shí)上的問題。

部分高校在檔案資源整合過程中，存在重事輕人、重物輕人，重典型人物、輕普通人物，重機(jī)關(guān)利用、輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的觀念和認(rèn)識(shí)。這必然影響到檔案資源整合的效果，也為將來的檔案資源開發(fā)利用埋下資源不全等隱患。

（三）整合方式的單一性。

有的高校在檔案資源整合初期，片面地強(qiáng)調(diào)實(shí)體上的“占有性”整合，“為整合而整合”，使整合由手段逐漸變成目的，偏離了檔案管理模式改革的目標(biāo)［1］。整合方式單一，主要采取實(shí)體整合的檔案資源整合方式，沒有和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以及檔案部門信息化進(jìn)程的加快相適應(yīng)，較少地運(yùn)用虛擬整合檔案資源這種補(bǔ)充方式。

三、高校檔案資源整合的措施

（一）明確指導(dǎo)思想和工作目標(biāo)，長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃整合高校檔案資源。

高校檔案資源整合是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、因地制宜、逐步實(shí)施。一要明確指導(dǎo)思想，堅(jiān)持圍繞學(xué)校事業(yè)科學(xué)發(fā)展大局，整合檔案信息資源，拓展檔案服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源有效整合，檔案事業(yè)健康發(fā)展。二要明確工作目標(biāo)，根據(jù)本校檔案資源和管理的現(xiàn)狀，以特色資源整合為抓手，規(guī)劃好檔案資源建設(shè)方案，實(shí)現(xiàn)深層次檔案資源的整合，創(chuàng)造檔案資源利用效益的最大化。為此需要建立全校性檔案信息資源管理的職能機(jī)構(gòu)，如建立獨(dú)立成建制的檔案館組織實(shí)施全校各部門檔案信息資源的合理配置、優(yōu)化整合及開發(fā)利用，統(tǒng)籌管理學(xué)校檔案資源，建立起多級(jí)的檔案信息資源保障體系［2］。

（二）建立健全檔案整合規(guī)章制度。

規(guī)章制度是檔案資源整合工作順利完成的制度保障。健全而合法的規(guī)章制度可以保證檔案資源整合依法、依規(guī)開展，同時(shí)可以提高參與檔案資源整合各部門的責(zé)任意識(shí)。檔案資源整合的最終目的是為了更好地利用。只有建立可行的規(guī)章制度、細(xì)致的整合方案，明確整合的指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、職責(zé)分工，得到被整合各部門的充分支持，才能確保檔案資源整合工作的質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化管理、提高高校檔案資源整合和管理的水平和質(zhì)量。

1.加強(qiáng)館庫(kù)建設(shè)，將其納入校園整體規(guī)劃中予以重點(diǎn)考慮。檔案資源整合后，檔案數(shù)量增多，資源更加豐富，形式更加多樣，檔案館庫(kù)的庫(kù)容、功能設(shè)置等軟硬件設(shè)施都將需要得到有效的改善，以適應(yīng)今后工作的需要。因此，館庫(kù)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一納入學(xué)校校園建設(shè)整體規(guī)劃中予以考慮，按照高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，建設(shè)既有文化品位，又能凸顯學(xué)校特色，并能充分發(fā)揮各項(xiàng)應(yīng)有功能的規(guī)范型檔案館庫(kù)。

2.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，努力提高學(xué)校檔案利用的工作效率。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，采用一種較為成熟，同時(shí)適應(yīng)學(xué)校實(shí)自身際情況的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將收集、整理、編目、檢索和利用等主要服務(wù)功能進(jìn)行自動(dòng)化管理，并將原來各個(gè)部門、院系檔案管理的數(shù)據(jù)，安全遷移至新采用的檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)隨著校務(wù)管理文檔一體化的推進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上開放檔案和授權(quán)查閱檔案，提高服務(wù)的質(zhì)量和工作效率。

3.提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。檔案工作是一門管理科學(xué)，又是一項(xiàng)服務(wù)工作，要使檔案資源整合工作實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。首先，要建立檔案管理隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)，挑選事業(yè)心、責(zé)任心強(qiáng)，并有一定計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的人來擔(dān)任。其次，注意有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性的對(duì)檔案工作人員進(jìn)行多種形式的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)、規(guī)律和方法，并實(shí)現(xiàn)工作理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新，不斷提高對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的水平。再次，檔案兼職人員也可評(píng)聘檔案系列專業(yè)職稱，提高兼職檔案人員的積極性。最后，在此基礎(chǔ)上，通過培養(yǎng)、引進(jìn)、交流等方式，努力建設(shè)一支有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的團(tuán)隊(duì)。

高校檔案資源整合是一項(xiàng)復(fù)雜而具挑戰(zhàn)性的工作，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排。因此，高校的檔案工作人員要以積極的心態(tài)，應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的困難與問題，努力探索新時(shí)期、新形勢(shì)下高校檔案管理的新途徑、新方法，不斷提高管理工作水平，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、建設(shè)與發(fā)展。

［1］王維利.高校檔案資源整合應(yīng)該注意的三個(gè)問題［J］.蘭臺(tái)世界，2010，（5）：12.

［2］徐欣.整合高校檔案資源，實(shí)行“大檔案”管理研究［J］.檔案學(xué)研究，2008，（5）：30.

安徽省教育廳課題，批準(zhǔn)文號(hào)為：2010SK388。