■邵立萍

如何利用財務軟件填制會計憑證

■邵立萍

1 前言

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實現(xiàn)運用計算機進行賬務處理后，整個電算化會計系統(tǒng)就以錄入的記賬憑證數(shù)據(jù)作為系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)，記賬憑證數(shù)據(jù)的準確與完整則決定丁整個系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)輸出的正確與否。因此，要確保記賬憑證輸入的準確完整。

在實際工作中，編制和輸入記賬憑證主要有兩種方式：一是在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即進行前臺處理）；二是先由人工編制記賬憑證，經(jīng)審核無誤后集中輸入計算機系統(tǒng)（即進行后臺處理）。無論采用哪種方式，都應根據(jù)本單位的實際情況靈活加以選擇，一般來說業(yè)務量不大或會計基礎工作較好或使用網(wǎng)絡版的單位可采用前臺處理方式，而在第一年首次使用賬務處理系統(tǒng)或正處于人機并行階段，則采用后臺處理方式比較適合。

2 填制憑證的基本方法

由于對于每個會計科目的核算要求不同，反映不同的經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證所需要輸入的內(nèi)容也不相同，但不論是哪種記賬憑證，都要編輯輸入憑證月份和日期、憑證類型、附件、摘要、科目、金額等內(nèi)容。

【例】2008年1月6日，某單位出納員陳紅用現(xiàn)金支票（票號為1201）從開戶銀行提取現(xiàn)金2000元。

其會計分錄為：

借：庫存現(xiàn)金 2000

貸：銀行存款 2000

現(xiàn)就上面的業(yè)務以用友軟件為例介紹記賬憑證的填制方法。

1）進入填制憑證模塊。在“總賬系統(tǒng)”界面下，用鼠標單擊菜單[憑證]下的[填制憑證]，屏幕顯示一張空白憑證；單擊“增加”圖標，系統(tǒng)自動以機內(nèi)時間作為填制憑證的月份和日期，并自動產(chǎn)生一個憑證流水號作為憑證號。

2）輸入憑證內(nèi)容，即輸入本張憑證的每一筆分錄。無論何種憑證，也不管經(jīng)濟業(yè)務特點，每筆分錄一般由摘要、會計科目、發(fā)生金額組成。

。輸入本筆分錄的業(yè)務說明，摘要要求簡潔明了，此處輸入“提取現(xiàn)金”。

②科目?？颇勘仨気斎肽┘壙颇俊？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。此處可輸入“1001”或“庫存現(xiàn)金”，輸入科目時也可以在科目區(qū)中用鼠標單擊或按[F2]鍵參照錄入。

③輔助信息。根據(jù)科目屬性輸入相應的輔助信息，如部門、個人、項目、客戶、供應商、數(shù)量、自定義項等。在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示，當需要對所錄入的輔助項進行修改時，可用鼠標雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進行修改。

④金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。如果方向不符，可將光標移動到相反方向后，按空格鍵即可調(diào)整金額方向。此處先輸入借方金額“2000”，待輸入完貸方欄目后再輸入貸方金額“2000”。

3）憑證輸入完畢。當憑證全部錄入完畢后，按[保存]按鈕或[F6]鍵保存這張憑證；若按[放棄]按鈕則放棄當前增加的憑證。也可用鼠標單擊[增加]，則繼續(xù)填制下一張憑證。

4）退出填制憑證。當一批憑證填完后，用鼠標單擊[退出]或通過菜單[文件]下的[退出]退出填制憑證功能，返回“總賬系統(tǒng)”界面。

3 填制憑證時應注意的問題

1）賬務處理系統(tǒng)默認按時間順序填制憑證，即每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如：12月20日某類憑證已填到第100號憑證，則填制該類100號以后的憑證時，日期不能為12月1日至19日的日期，而只能是12月20日至月底的日期。但操作者也可解除這種限制，即在[賬簿選項]中，將其中的賬套參數(shù)“制單序時”取消。

2）如果在[賬簿選項]中設置“制單權限控制到科目”選項，那么在制單時不能使用無權限的科目進行制單。制單科目權限可在[明細權限]中進行設置。

3）如果使用應收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務，那么在制單中，不能使用純客戶往來（只核算客戶往來）的科目，而是到應收系統(tǒng)中生成相應的憑證。

4）對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致。比如不能有時用“中原機械廠”，有時又用“中原機械有限公司”，像這樣名稱前后不一致，系統(tǒng)則將其當成兩個不同的往來單位。

5）憑證一旦保存，則該憑證的類別、憑證編號將不能再作修改?！?/p>

[1]趙合喜,王吾,等.會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2002

（作者單位：河北省遷安市職業(yè)技術教育中心）

作者：邵立萍，本科，中學一級教師，從事多年財會教學工作。

10.3969/j.issn.1671-489X.2011.14.091