摘要:教學(xué)管理是高等學(xué)校管理的中心內(nèi)容，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的重要組成部分之一。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中擔(dān)負著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)工作的有序進行、促進學(xué)校發(fā)展的重任。隨著新時期高校招生規(guī)模的擴大，教學(xué)模式不斷變化，給教學(xué)管理作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。本文對如何做好高校教學(xué)秘書工作進行了簡要論述。

關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;管理;工作

高校教學(xué)的成功，除來自學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確指引及師生的共同努力外，還離不開教學(xué)秘書的工作。教學(xué)工作是高等學(xué)校經(jīng)常性的中心工作，教學(xué)管理是高校管理的中心內(nèi)容，教學(xué)秘書日常工作有“學(xué)籍注冊、課程安排、課程調(diào)停、考試安排、成績錄入、成績整理、畢業(yè)論文的整理和畢業(yè)生資格審查”等。教學(xué)秘書自身的素質(zhì)高低、工作能力強弱直接關(guān)系到教學(xué)管理工作能否順利開展，而教學(xué)管理工作對保證正常教學(xué)秩序，順利實施教學(xué)計劃，提高教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要。因此，在當(dāng)今高校規(guī)模日益壯大，教學(xué)改革進一步深化的形勢下，能否做好高校教學(xué)秘書的工作對高校的發(fā)展至關(guān)重要。

一、教學(xué)秘書的基本工作

(一)依據(jù)教學(xué)培養(yǎng)計劃，落實每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)

教學(xué)培養(yǎng)計劃是高等學(xué)校培養(yǎng)專門人才和組織教學(xué)的依據(jù)，它體現(xiàn)了國家、用人單位和和高校培養(yǎng)人才模式對教育教學(xué)的要求，是開展教學(xué)活動的主要依據(jù)。教學(xué)秘書要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)培養(yǎng)計劃，并且嚴格遵照教學(xué)計劃要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將教學(xué)任務(wù)下達給教研室。

(二)做好考務(wù)工作及學(xué)生成績管理

考試是檢驗教師教學(xué)效果和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的重要手段。學(xué)校從學(xué)期初補考，學(xué)期中的各類等級考試和資格考試直至學(xué)期末的期終考試，考務(wù)工作貫穿了整個學(xué)期的教學(xué)過程。因此做好考務(wù)工作對保證考試正常進行顯得尤為重要。考試前加強學(xué)生考風(fēng)考紀的教育，審查學(xué)生的考試資格，并辦理相關(guān)的緩考、免考等手續(xù);制訂考試安排表、安排考場、準備考場的必需用品、落實監(jiān)考老師?？荚嚱Y(jié)束后，教師將學(xué)生的成績輸入成績管理系統(tǒng)，教學(xué)秘書要

認真審核，最后將各班成績表進行存檔、分析，統(tǒng)計整理不及格學(xué)生名單。

(三)建立科學(xué)、準確、齊全的教學(xué)檔案

1.教師業(yè)務(wù)檔案

包括教師的個人簡歷、授課情況登記表、教學(xué)科研情況登記表、課程執(zhí)行情況登記表、學(xué)歷學(xué)位及榮譽證書復(fù)印件等材料。

2.學(xué)生學(xué)籍檔案

包括學(xué)生花名冊、學(xué)籍登記卡、學(xué)生技能情況、學(xué)術(shù)活動記錄、成績登記表、學(xué)生成績匯總表、學(xué)生參加比賽獲獎證書復(fù)印件、技能等級證書復(fù)印件及學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分等材料，為表彰優(yōu)秀學(xué)生、選拔學(xué)生干部、評定獎學(xué)金、畢業(yè)推薦等工作提供可靠的依據(jù)。

3.教學(xué)業(yè)務(wù)檔案

一般包括各種教學(xué)文件、歷年計劃總結(jié)、工作條例規(guī)章匯編、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)獲獎情況、教學(xué)改革材料、各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課計劃、任課計劃、課程表、考試課程安排表、聽課調(diào)課記錄、實習(xí)見習(xí)計劃總結(jié)、畢業(yè)論文情況、教材使用情況、師資隊伍結(jié)構(gòu)、各學(xué)期成績匯總表、成績總結(jié)、各項等級考試通過率匯總表、補考重修匯總表等。

二、高校教學(xué)秘書隊伍中存在的問題

(一)人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，專業(yè)對口人員少

我國高校普遍存在著重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象。認為教學(xué)管理是事務(wù)性工作，可替代性很強。教學(xué)秘書一般三部分人組成，一是優(yōu)秀的本科畢業(yè)生留校做教學(xué)秘書，但專業(yè)不對口。二是引進高層次人才的隨調(diào)人員。三是部分院校為教學(xué)評估增加師資力量，大量引進研究生，但部分研究生由于生源有限無法授課，迫使部分研究生改行承擔(dān)教學(xué)秘書工作。

(二)工作繁重瑣碎，隊伍穩(wěn)定性差

教學(xué)秘書工作涉及面較廣，整天面臨著瑣碎而龐雜的管理服務(wù)工作。責(zé)任大、任務(wù)重，要求教學(xué)秘書工作不能有半點失誤，工作需制定周密的計劃，妥善安排工作順序，分清工作的輕重緩急，做好管理與服務(wù)工作。教學(xué)秘書工作繁重瑣碎又得不到重視，職業(yè)發(fā)展前景很差，很少有人愿意長期從事此項工作。部分院校對教學(xué)秘書工作缺乏科學(xué)的評價標(biāo)準，工作業(yè)績難以衡量，往往是干好了得不到表揚，失誤了會受到領(lǐng)導(dǎo)的批評和教師的指責(zé)。此種做法嚴重影響了教學(xué)秘書隊伍的健康發(fā)展，并在某種程度上導(dǎo)致了教學(xué)秘書隊伍的不穩(wěn)定。

(三)業(yè)務(wù)能力較弱，創(chuàng)新能力不強

目前的教學(xué)秘書隊伍中絕大多數(shù)的人未經(jīng)歷過相關(guān)專業(yè)技能學(xué)習(xí)，也缺乏一定的教學(xué)管理經(jīng)驗，進行教學(xué)研究和教學(xué)管理研究存在一定的困難。教學(xué)管理人員整天陷入事務(wù)管理和處理日常繁瑣事務(wù)中，不能進行脫產(chǎn)進修，在職學(xué)習(xí)。因此，相當(dāng)一部分教學(xué)管理人員缺乏管理專業(yè)知識、技能的訓(xùn)練，許多人仍停留在就事論事解決問題的經(jīng)驗管理水平。教學(xué)管理具有一定的專業(yè)性，專職教學(xué)秘書隊伍的人員構(gòu)成參差不齊是整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的主要原因。教學(xué)管理并不僅僅是一般的行政管理，它是兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理雙重職能的一門管理科學(xué)，教學(xué)秘書應(yīng)該熟悉教育教學(xué)規(guī)律和相關(guān)管理知識。

(四)對本職工作厭煩，缺乏信心

由于部分教學(xué)秘書對所從事的工作缺少自豪感及不被認同和重視，導(dǎo)致心理不平衡，于是不愿意同他人打交道，缺乏積極的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，工作中沒精神、沒動力、自信心不足、缺乏進取心和責(zé)任感。

(五)繁重工作及不被認同導(dǎo)致性格改變

由于對職業(yè)認知的偏差，他們對職業(yè)態(tài)度引起的心理狀況常為情緒不穩(wěn)定，自制力弱，在工作中主要表現(xiàn)為性情急燥，容易沖動，情緒不易控制等。例如對教師要求的調(diào)課或監(jiān)考任務(wù)的改換，一個教師可能會處理得當(dāng)，可多名教師的同樣問題就會引發(fā)耐心底線，就會大聲指責(zé)教師“都這樣調(diào)，我們還要不要工作”，或者一句話否定“這是規(guī)定，不能換”，或者置之不理，一言不發(fā)。慢慢地就會形成人格缺陷和他人交際關(guān)系的緊張，更會影響工作效率。

(六)人際關(guān)系緊張

于是不被理解和認同，使得對領(lǐng)導(dǎo)的安排不能理解，認為是故意為難自己，對同事不能協(xié)作共事。長此以往，就形成了性情孤僻，以自我為中心的心理，同時，易怒、多疑、遇到錯失就推卸責(zé)任等不良性格逐漸產(chǎn)生。

三、如何做好高校教學(xué)秘書工作

(一)良好健康的心態(tài)

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)，決定了我們的工作既繁雜瑣碎又枯燥勞累。面對看似簡單，但內(nèi)涵復(fù)雜而又重要的工作，光靠業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平是勝任不了的。在實際工作中，由于工作千頭萬緒，不免會產(chǎn)生一些煩躁、抱怨等不良情緒。這就要求教學(xué)秘書要用一種平和的心態(tài)化解心中的不快。

(二)需要有一個較強的服務(wù)意識

教學(xué)秘書工作直接與教師打交道，他們是有思想、有知識的群體。他們的職稱、年齡、性格、地域都有所不同。通過多年的工作，我感到，光靠做事情只是一種表層的服務(wù)，最主要的是要用愛心、真誠去打造一個和諧、友善、相互尊重、相互合作的工作氛圍。

(三)建立和諧的人際關(guān)系

建立和諧的人際關(guān)系，教學(xué)秘書自己首先要豐富自己的內(nèi)涵，個人的品性，學(xué)識。其次以開放個性，才會有真正的交流溝通，才會有彼此的信任。最后要理解他人的難處和需要。只有這樣才能不斷拓展自己的關(guān)愛和他人合作的精神，從而形成有效的心理素質(zhì)能力。

(四)具備較強的創(chuàng)新能力工作

為高校教學(xué)秘書，要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢，樹立全新的意識和觀念，通過學(xué)習(xí)和研究，在日常工作中提取出有價值的新思想、新方法，不斷創(chuàng)新，與時俱進，在工作中發(fā)揮主動性、積極性和創(chuàng)造性，具備較強的創(chuàng)新能力，才能適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的發(fā)展需要，才能推動教學(xué)管理工作。

(五)具備計算機操作能力

計算機操作能力和外語溝通能力是新時期教學(xué)秘書應(yīng)具備的工作技能?，F(xiàn)代教學(xué)管理要運用先進的教學(xué)管理系統(tǒng)軟件，計算機字表處理、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上辦公等，目的在于為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時也減輕自身的工作強度，提高工作效率。

(六)具備良好的寫作能力和表達能力

教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實際情況撰寫一些教學(xué)文書，如教學(xué)通知、教學(xué)事務(wù)報告、申請等，就要具備一定的寫作能力;在調(diào)整課表、考試管理、預(yù)訂教材、處理學(xué)籍等工作中需要與工作對象反復(fù)磋商，貫徹領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策，傳達師生對教學(xué)的建議，解釋原因、交涉事宜中，應(yīng)具有良好的語言表達能力。

總之，高校的教學(xué)秘書是秘書隊伍中的一個特殊的群體，是教學(xué)管理的執(zhí)行者，其工作具有鮮明的特點。要具備良好的綜合素質(zhì)，并非一日之功，而是靠不斷地學(xué)習(xí)和實踐，日積月累地來慢慢完善。每個教學(xué)秘書，只要具有強烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，一定能夠全面地提高自己的綜合素質(zhì)。

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