近年來，山東省威海市工商局充分發(fā)揮登記注冊職能作用，圍繞“民生”和“科技”兩個(gè)立足點(diǎn)，以服務(wù)民生為目標(biāo)，以科技提升為手段，努力構(gòu)建了“服務(wù)民生電子檔案系統(tǒng)”，將圖片信息、移動(dòng)電話、網(wǎng)絡(luò)視頻等多媒體介質(zhì)有效融入企業(yè)檔案，進(jìn)一步提升了檔案信息服務(wù)社會的工作質(zhì)量和效率，有力地促進(jìn)了整體社會經(jīng)濟(jì)科學(xué)發(fā)展。

一、健全四項(xiàng)機(jī)制，構(gòu)建服務(wù)民生電子檔案系統(tǒng)框架

(一)電子設(shè)備管控機(jī)制。全系統(tǒng)先后投入資金380多萬元，購置了檔案密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)、觸摸屏、光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)施，依托0A辦公局域網(wǎng)建立起全市企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了市局與各分(市)局檔案管理部門之間原始檔案信息共享。同時(shí)，積極引進(jìn)并應(yīng)用檔案管理軟件，通過內(nèi)部分類運(yùn)作與終端操作程序優(yōu)化，有效地將工商企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫與電子處理系統(tǒng)相融合，實(shí)現(xiàn)了檔案信息自動(dòng)記錄、自動(dòng)提檔、逐級查閱等多項(xiàng)功能，為全面構(gòu)建民生檔案電子服務(wù)系統(tǒng)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(二)運(yùn)作流程規(guī)范機(jī)制。為加大各個(gè)環(huán)節(jié)的管控力度，確保電子檔案服務(wù)系統(tǒng)順利推行，針對可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)制定了《企業(yè)檔案中心管理辦法》、《檔案庫房管理制度》、《企業(yè)登記材料移交接收制度》、《企業(yè)檔案修改登記制度》、《企業(yè)檔案定期錄入制度》、《電子檔案系統(tǒng)維護(hù)制度》等12項(xiàng)規(guī)章制度，分別對系統(tǒng)日常管理與維護(hù)、原始數(shù)據(jù)錄入、崗位調(diào)整交接等流程進(jìn)行了明確規(guī)定，堅(jiān)持定崗、定員、定責(zé)的“三定”原則，嚴(yán)把檔案數(shù)據(jù)的各道關(guān)口，有效地規(guī)范了運(yùn)作流程。同時(shí)，借助檔案軟件的權(quán)限等級特點(diǎn)，將注冊局、辦公室、人事政工科等6個(gè)相關(guān)科室確定為檔案聯(lián)合管理部門，并授予不同層次的管理權(quán)限，形成了全系統(tǒng)共同參與的電子檔案管控大格局。

(三)人才長效培育機(jī)制。一是建立內(nèi)部交流制度。每季度組織召開一次檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會議，由市局檔案管理人員、各分局分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案直接管理人員參加，全面總結(jié)交流檔案管理工作中的先進(jìn)做法和存在的問題，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行推廣或加以改進(jìn)。二是建立外出學(xué)習(xí)制度。采取請進(jìn)來、走出去的方式培訓(xùn)檔案人員與市檔案局建立長期聯(lián)系制度，每年定期邀請市檔案局的專業(yè)人員來機(jī)關(guān)指導(dǎo)檔案的立卷、歸檔具體業(yè)務(wù)。定期組織檔案管理人員到省內(nèi)外兄弟單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使電子檔案的整理、分類、立卷、歸檔工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。三是建立崗前培訓(xùn)制度。要求各單位檔案崗位工作人員上崗前必須接受為期一周的崗前培訓(xùn)。由市局專職檔案管理人員以“掛崗培訓(xùn)”的方式，進(jìn)行“一對一”實(shí)踐模擬練習(xí)。確保檔案崗位工作“零差錯(cuò)”。

(四)監(jiān)督責(zé)任跟蹤機(jī)制。制定了《檔案電子服務(wù)系統(tǒng)責(zé)任追究辦法》，各科室、分局、工商所都配備了政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)的兼職檔案質(zhì)量監(jiān)督員，市局成立了由分管局長牽頭的檔案工作督導(dǎo)小組。監(jiān)督員負(fù)責(zé)對本單位的檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢服務(wù)等工作進(jìn)行督導(dǎo)，對可能存在的數(shù)據(jù)差錯(cuò)、違規(guī)操作等問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以糾正，并與檔案直接管理人員對檔案工作風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)連帶責(zé)任。市局督導(dǎo)小組負(fù)責(zé)定期組織基層檔案工作督查活動(dòng)，采取逐個(gè)巡查或隨機(jī)抽查的方式，對基層單位檔案電子服務(wù)系統(tǒng)管理工作進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果評出“十佳檔案工作先進(jìn)單位”，納入基層年度考核責(zé)任制范圍。

二、突出三大功能，推進(jìn)服務(wù)民生電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

(一)提供異地主體查詢服務(wù)。借助電子檔案服務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)外延的廣泛性，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案信息拷貝、流動(dòng)自由的特點(diǎn)，積極開展了企業(yè)檔案外地主體查詢服務(wù)項(xiàng)目。外地經(jīng)濟(jì)主體需要對威海企業(yè)檔案信息進(jìn)行查詢時(shí)，可以通過電話提前預(yù)約并以傳真方式提供合法證件，檔案查詢窗口服務(wù)人員核實(shí)證件內(nèi)容后，根據(jù)預(yù)約主體要求打印相關(guān)企業(yè)的檔案信息，加蓋有效印章并以傳真形式反饋給外地查詢主體。這一服務(wù)項(xiàng)目的開設(shè)，有效地提升了企業(yè)檔案查詢服務(wù)效能，節(jié)約了外地經(jīng)濟(jì)主體的查詢費(fèi)用，為市場交易、合同簽訂、法律糾紛處置等多種重大場合提供了權(quán)威的憑證，間接地遏制了虛假交易、合同欺詐等行為的發(fā)生。

(二)實(shí)現(xiàn)多媒體光盤集成效果。隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)檔案存貯方式也逐漸由單一的文字材料向圖片、錄像等多媒體方式轉(zhuǎn)變，多媒體檔案的出現(xiàn)給檔案摘錄、拷貝和攜帶工作造成了較大困難。針對這一情況，借助民生檔案電子服務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成軟件，市局推行了企業(yè)檔案信息多媒體光盤集成提供模式，將查詢企業(yè)的檔案錄像、圖片、文料材料經(jīng)過有機(jī)組合，生成融多種格式為一體的，DVD集成光盤，有效地解決了檔案材料的拷錄和攜帶難題，同時(shí)為查詢主體提供了更加立體、直觀的憑證檔案材料。目前，由威海市工商局提供的企業(yè)檔案“集成光盤”4300多個(gè)，廣泛地應(yīng)用于企業(yè)銀行貸款、合同簽訂、司法機(jī)關(guān)取證等方面，受到了社會各界檔案利用主體的充分肯定與好評。

(三)提升政務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量。工商作為企業(yè)、個(gè)體戶唯一的登記注冊部門，每年向市政府、社會群體提供諸多統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，部分?jǐn)?shù)據(jù)成為相關(guān)部門和社會群體作出工作計(jì)劃和決策的重要依據(jù)。民生檔案電子服務(wù)系統(tǒng)的建立與運(yùn)用，進(jìn)一步提升了相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)效率，使統(tǒng)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)了由單項(xiàng)逐個(gè)統(tǒng)計(jì)向整體自動(dòng)生成轉(zhuǎn)變，由多名人員分工負(fù)責(zé)型向單人軟件操作型轉(zhuǎn)變，由簡單數(shù)據(jù)相加型向精深比例預(yù)測型轉(zhuǎn)變。同時(shí)，有效地提升了統(tǒng)計(jì)工作效率和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。該系統(tǒng)推行以來，威海市工商局向社會提供的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)1-2萬多次，未出現(xiàn)一次數(shù)據(jù)差錯(cuò)。

三、做好四個(gè)結(jié)合，彰顯服務(wù)民生電子檔案系統(tǒng)成效

(一)與企業(yè)信用體系建設(shè)相結(jié)合。進(jìn)一步加大檔案信息資源的開發(fā)力度，充分發(fā)揮工商職能作用，結(jié)合市場主體誠信建設(shè)工作的開展，將“經(jīng)濟(jì)戶口”動(dòng)態(tài)監(jiān)管內(nèi)容納入企業(yè)登記的基本信息范圍，如股東情況、企業(yè)違法違紀(jì)情況、企業(yè)年檢信息、企業(yè)資產(chǎn)被司法機(jī)關(guān)查封、凍結(jié)記錄、外資企業(yè)資本投入進(jìn)度等等。內(nèi)容的充實(shí)進(jìn)一步提高了電子檔案的利用價(jià)值，加快了檔案社會化服務(wù)進(jìn)程。

(二)與高科技大眾傳媒相結(jié)合。積極聯(lián)合移動(dòng)、聯(lián)通、網(wǎng)通公司，在文登市工商局試點(diǎn)開通了企業(yè)檔案信息電話查詢系統(tǒng)，企業(yè)會員用戶通過撥打160315，可以查詢企業(yè)的基本登記信息，包括企業(yè)名稱、注冊號、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、經(jīng)營地址、注冊資本(金)、經(jīng)營范圍、成立日期、注銷日期、吊銷日期等。系統(tǒng)運(yùn)行以來，共提供檔案信息查詢服務(wù)1350人次，查詢服務(wù)效率得到明顯提升。下一步，將與移動(dòng)、聯(lián)通公司深入?yún)f(xié)調(diào)，簽訂建設(shè)工商信息網(wǎng)短信系統(tǒng)協(xié)議，屆時(shí)所有手機(jī)用戶將可利用短信形式查詢企業(yè)的簡要登記事項(xiàng)信息。

(三)與服務(wù)經(jīng)濟(jì)主體發(fā)展相結(jié)合。針對各大銀行延期欠款問題，威海市政府成立了債務(wù)清欠辦公室。緊緊圍繞市政府清查欠款工作，配合相關(guān)部門提供各種檔案信息服務(wù)5435人次，查詢企業(yè)多達(dá)4097戶次。針對威海市檔案部門開展的民生檔案建設(shè)活動(dòng)，充分發(fā)揮注冊登記檔案信息優(yōu)勢，指派專門人員靠上服務(wù)，詳細(xì)提供企業(yè)登記管理信息，全面推進(jìn)了威海市民生檔案服務(wù)工作。同時(shí)，為了滿足社會各界對企業(yè)信息的需求，以進(jìn)駐市政府行政審批中心為契機(jī)，將數(shù)字化檔案室搬進(jìn)了行政審批大廳，為企業(yè)和有關(guān)部門提供信息服務(wù)帶來了很大的便利。

(四)與工商日常監(jiān)管執(zhí)法相結(jié)合。豐富監(jiān)管方式，提高監(jiān)管效能。在日常監(jiān)管工作中，執(zhí)法人員通過認(rèn)真研究民生檔案電子服務(wù)系統(tǒng)，對業(yè)戶年檢、出資、經(jīng)營范圍、日常經(jīng)營等情況進(jìn)行詳細(xì)查閱，對重點(diǎn)行業(yè)如食品安全和涉及安全生產(chǎn)的經(jīng)營戶進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)管，從中尋找執(zhí)法監(jiān)管突破口，做到在檔案中找案源。發(fā)揮檔案效用，節(jié)約執(zhí)法成本。工商所將民生檔案電子服務(wù)系統(tǒng)作為記錄轄區(qū)經(jīng)營業(yè)戶的固定載體，使執(zhí)法監(jiān)管人員在短時(shí)間內(nèi)就能通過記載了解到轄區(qū)內(nèi)業(yè)戶的基本情況，從而節(jié)約監(jiān)管時(shí)間和成本。特別是在目前工商所監(jiān)管區(qū)域擴(kuò)大、執(zhí)法力量相對不足，以及基層執(zhí)法人員崗位變動(dòng)比較大的情況下，檔案工作的重要性日益凸顯。

責(zé)任編輯：王琳