摘要:本文在分析了目前高校院系資料室高校資料室的高校院系資料室建設存在的問題，闡述建設高校資料室的重要意義，提出了高校院系資料室建設的發(fā)展趨勢。

關鍵詞:資料室;信息服務;文獻資源

高校資料室工作是為教學、科研服務的學術性很強的機構。隨著經濟體制的改革，新技術革命的拓進教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校資料室正面臨著“面向現代化、面向世界、面向未來”的重擔。如何更高水平地為教學、科研服務，為廣大讀者服務是當前形勢下值得嚴肅對待、充分重視的一個課題。

1、傳統(tǒng)管理模式中院系資料室的不足之處

1.1管理上

目前大多數高校院系及重點學科資料室，行政上錄屬于所在的院系或部門管理，業(yè)務上隸屬于學校圖書館管理，這種行政、業(yè)務分開的隸屬關系，使院系資料室有時“無所適從”，嚴重妨礙了系級資料室的發(fā)展。這是造成高校中相當多的資料管理松散，圖書資料利用率低的一個重要原因。

1.2文獻資源的建設與開發(fā)上

其一，由于資料室各自為政，在購置文獻資料上與圖書館之間、各系之間都有重復，造成了資金使用的浪費。另外，資料室收集的文獻資料，有的是有目的、有計劃的訂購，有的是為建設重點學科而額外采集的，有的則是科研人員為項目的需要而臨時補充的，文獻資源建設的質量難以保證。其二，資料室受到系、所、重點學科等服務范圍的制約，一律不對外服務，使得需要外單位圖書資料支援的教師和科研人員，就很難借閱到所需的文獻資料。在進入21世紀學科相互滲透交叉的今天，資料室這種封閉式管理，是不利于學校的教學和科研的。

1.3 圖書資料隊伍自身建設上

圖書資料隊伍自身建設的不足，制約了圖書資料工作建設與發(fā)展，使之與客觀要求還有一定距離。

1.3.1、專業(yè)隊伍先天不足。從當前高校資料室人員的素質和結構來看，有相當數量的人知識結構單一化，缺乏嚴格的系統(tǒng)的圖書資料專業(yè)的訓練。技術操作的標準以及規(guī)范化程度不一，工作水平存在著差距。資料員的業(yè)務素質有待進一步培養(yǎng)和提高。

1.3.2、滿足現狀，缺乏進取。部分圖書資料工作人員的思想仍陷于傳統(tǒng)的觀念之中，滿足于守攤式的被動服務狀態(tài)。整天忙于為他人做“嫁衣裳”，而忽視總結和研究自身工作中的規(guī)律。對學術研究不夠重視，從事研究、撰寫論文的精力極少投入，整個工作處于靜態(tài)之中，缺乏開拓進取精神。

2、從發(fā)展的眼光看新組建的學院資料室的優(yōu)勢所在

學院資料室是在系系合并的基礎上組建而成的，它同樣具有系級資料室的許多優(yōu)勢。學院資料室應該削弱其弊端，發(fā)揮其優(yōu)勢，使其向有利的方面轉化。

2.1系級資料室的藏書建設有顯著特色。

眾所周知，藏書是高校圖書館、也是高校專業(yè)資料室賴以生存和開展工作的物質基礎，藏書建設需要一個累積的過程。高校圖書館的藏書體現是“博和多”層次，而系級資料室則為某些特定專業(yè)師生服務，定位為“專深”、“單一”。而近幾年來，校圖書館也碰到了經費不足的矛盾，它雖能體現自身藏書的特點，卻很難體現出專業(yè)資料室的藏書特性。

2.2多渠道的經費來源。

一般講，高校資料室除了學校直接撥經費外，各系、所、重點學科在經濟上給予了強有力的幫助。就拿我們學院為例。數學、物理兩專業(yè)，每年都從重點學科基金、行政經費和創(chuàng)收經費中撥出部分款來訂閱期刊，購置圖書。近兩年，還購置了一部分教學光盤，豐富了資料室的藏書，方便了廣大教職工。去年，院系合并，組建學院資料室，學院又從行政經費中撥出款，購置書架，準備更新資料室的部分硬件設備，計劃購買電腦，籌建電子閱覽室。這些說明，學院資料室這種自籌資金、財力投資來加強圖書資料建設的做法，是對校圖書館由于資金不足造成圖書短缺的有利補充。

2.3讀者固定、集中，是院系資料室的一大特點，也對院系資料室的建設起著舉足輕重的作用。

一方面，院系資料室利用自編的圖書、期刊室藏目錄，為教師提供“快”、“便”的文獻服務，有些資料室還編制二次文獻，為教師提供更高水平的服務，受到教師的歡迎。另一方面，院系領導對資料室重視，在經濟上給予支持;教師們的科研又促使資料室文獻服務更加深入。

3、高校資料室與圖書館工作性質區(qū)別

高校資料室與圖書館都是高校教學和科研的重要組成部分，都是高校提高教學質量和科研水平的必要條件之一。二者都是以文獻作為自己服務的主要手段，二者的工作人員都是教學和科研的“后勤兵”和助手。但是，在各自的業(yè)務工作中卻有不同之處。圖書館主要擔負著保存人類文化知識的責任，保存的目的是提供閱讀資料和圖書。為教學服務應當是最主要的目的，為今后的教學積累文獻資料也是圖書館的一項責無旁貸的任務。資料室的工作和圖書館稍有不同，它的目的主要是直接為當前的教學與科研服務，為科學的發(fā)展服務。它注重的是新的科研信息，“新”與“快”是它對工作突出的要求。它的服務致力于科研過程中的需求，而研究完成后的成果，則往往由圖書館來保存。

高等學校的根本任務是培養(yǎng)社會主義建設需要的德才兼?zhèn)涞娜瞬拧８叩葘W校圖書館既然是學校教學和科研的重要組成部分，它就必須全面貫徹黨和國家有關高等教育的方針、政策。履行教育職能和情報職能，為發(fā)展教育科學文化事業(yè)，建設社會主義物質文明和精神文明做出貢獻。

圖書館在圖書管理方面系統(tǒng)性強，藏書量大，工作量也大，遠遠超過了院系資料室。圖書館通過流通借閱、期刊閱覽、科技咨詢、讀者輔導、情報交流、新書宣傳介紹、形勢任務圖片展等具體工作來達到為廣大師生服務的目的。而資料室是以資料工作為主，它的業(yè)務工作應堅持資料管理與資料編研并重的原則。資料室的業(yè)務工作職能:日常書刊的調購、展出、借閱等。直接服務是資料室的最基本職能，也是第一種職能。第二種職能為“主動性”服務，即經常向教研室通報動態(tài)、簡訊、傳播信息，處于流動狀態(tài)，并根據需要編譯各種形式的資料——目錄、索引、文摘匯編、動態(tài)報道。這種專業(yè)情報工作是系資料室的特有功能;第三項職能是資料人員的創(chuàng)造性勞動，他們具有堅實資料基礎的研究成果，具有較高的學術價值。因此資料室所從事的是教學和科研的前期勞動，它不僅僅是教學和科研的“后勤部”，更主要是“情報部”和“參謀部”，起著“耳目”、“尖兵”和“參謀”的作用。

資料人員不僅為本系教學與科研服務，也可以直接參加本系的科研工作。資料員根據自己的能力配合系教研室完成一定的科研任務，參加編書等工作。編寫教學參考資料、專題目錄索引等，促進教學和科研工作的開展。還要為本系提供科研的最新信息，為本系教學與科研服務。

總之，高校資料室在當今時代要充分發(fā)揮它的信息工作職能、資料編研工作職能的作用。要充分認識到資料室與圖書館在業(yè)務工作職能上的不同，發(fā)揮資料人員在教學與科研方面的重要作用。

4、現代信息技術帶來資料室管理工作模式的變革

現代信息技術手段的引入沖擊著資料管理部門的傳統(tǒng)工作模式，迅速改變著高校資料室工作的方方面面，主要體現在以下幾方面:

4.1管理觀念、服務方式的變化。

資料室傳統(tǒng)業(yè)務重心主要是圖書、資料的征集。以室藏圖書、資料數作為判定、檢驗資料室發(fā)揮價值的標準。高校組織教學評估也以室藏圖書、資料數作為考核教學質量好壞的一項指標。在現代信息技術管理條件下，衡量資料室價值的指標已不再過多考慮每年征購或擁有多少圖書、資料，而是將重心轉向資料室通過計算機網絡獲取以及向用戶提供了多少信息資源。計算機網絡技術檢索查尋和匯集、歸總信息將成為資料室的中心工作。網絡經費將成為高校資料室的最大開支費用，傳統(tǒng)的資料室工作基于圍繞紙質載體的采購、裝訂、檢索、閱讀、借還等進行。在現代信息技術條件下，資料室將在完成一些必要傳統(tǒng)業(yè)務工作以外，將重點放在計算機網絡工作上。通過網絡通信手段及交互式電子郵件等轉發(fā)系統(tǒng)，進行資料信息的收集、加工、提煉。資料室的工作將轉向能為用戶提供一些使用INTERNET技術的培訓指導，擔負起迅速及時在網上裝載和下載教學、科研所需信息的任務。

4.2管理人員綜合素質的改變。

在傳統(tǒng)資料室工作模式下，盡管大家一致公認高校資料工作是一項科學性、學術性、專業(yè)性很強的工作，但是在實際工作中多數高校對資料室工作并不十分重視，人員配備綜合素質要求不十分嚴格。因此，多數高校資料室工作處于低層次管理水平上。在現代信息管理技術條件下，資料室工作人員將不再停留在收收藏藏、借借還還的管理層次上，資料管理員將成為信息傳遞的中介者。在現代信息技術環(huán)境下資料室信息服務工作要形成以文獻信息為核心的多功能、全方位、有深度的智能服務體系，要實現用現代化技術手段以開展信息咨詢?yōu)橹黧w，搜集、整理、開發(fā)文獻的運行模式。這些都要求資料室工作人員必須擁有廣博的知識結構和現代化信息管理技術來提高綜合管理水平，迎接信息時代的挑戰(zhàn)。

4.3資料信息在更大范圍內的充分利用和共享成為現實。

長期以來由于客觀條件的限制，高校圖書、資料部門一直實行著“條塊分割”、“各自為政”的管理形式。其結果造成各圖書、資料部門的館(室)藏文獻資料大體相同。其次，由于管理手段落后，資料室征購的圖書、資料不能及時宣傳、報導與讀者見面，造成大批文獻資料雖已入藏，但利用情況卻很難令人滿意。結果是圖書、資料信息找不到用戶，教科人員找不到自己所需的資料信息?，F代信息技術的引入，為圖書、資料部門實現信息資源共享提供了條件。高校圖書、資料部門可以利用網絡打開封閉大門，聯(lián)合起來，進行科學分工、協(xié)作，實現文獻資料的合理布局和信息資源的共享。

5、采取對策，迎接挑戰(zhàn)

隨著全球信息化進程加速發(fā)展，我國高校教育科研網和信息高速公路已經建立起來。作為資料、圖書信息儲存基地的院系資料室最終必將成為高校教育、科研情報系統(tǒng)中的一個節(jié)點。它有條件利用建立起來的全國高教網，有計劃、有步驟地開展資料收集工作，實現互換資料、交流情報。在這樣的環(huán)境下，高校資料室應該抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)。筆者認為，主要應做好如下幾方面的工作:

5.1搞好現代信息技術的基礎設施建設。

實現現代信息技術管理的基礎設施主要是計算機硬件和軟件的配置?，F在，多數高校資料部門都已配置了計算機，有的已經自己開發(fā)研制或者購置了圖書、資料管理軟件，進行資料信息處理。這只是實現現代信息技術管理的初期工作。據調查，各高校資料室聯(lián)入校園網及國際網的還不多。資料室應該積極向學院爭取，盡快聯(lián)入校園網。也可以購置一些開發(fā)資料信息資源的網上發(fā)布與檢索系統(tǒng)。

5.2建立數據庫，連接校園網。

實現圖書、資料信息資源共享的前提是建立資料室圖書、資料信息數據庫，將購書——編目——上架——借還的四段式變成以圖書、資料深加工、開發(fā)為主的新工作模式。把資料室室藏全部錄入計算機，將無序的資料信息進行有序處理，使之成為可以進入信息高速公路的信息資源，以保證最大限度滿足教學、科研人員利用資料信息的需要。數據庫的建設是資料室實現網絡化管理過程中最關鍵的一步，且只能依靠資料室的力量建立。這是一項長期的工作，是一個積累的過程。我們河北建筑科技學院人文社科系資料室經過幾年的發(fā)展已建立起圖書、資料管理數據庫，并將室內所有圖書、資料錄入計算機，為資料室進入信息高速公路打下了基礎。

5.3培養(yǎng)高素質的圖書、資料管理人員。

資料管理人員綜合素質的提高是資料室進入現代信息技術管理的關鍵因素。我們一定要抓住機遇，通過各種渠道繼續(xù)學習，進行知識擴展，以保持知識結構的合理和先進性，提高綜合能力和現代化管理水平。

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(作者單位:平頂山學院)