王知津 王春燕
(南開(kāi)大學(xué)商學(xué)院信息資源管理系 天津 300071)
·專(zhuān)題研究·
基于KPI的戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià)
王知津 王春燕
(南開(kāi)大學(xué)商學(xué)院信息資源管理系 天津 300071)
討論戰(zhàn)略信息管理的績(jī)效內(nèi)涵、工作人員績(jī)效評(píng)價(jià)的特殊性,試圖以KPI和平衡積分卡兩種手段來(lái)建立戰(zhàn)略信息管理制定績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo),指明了績(jī)效評(píng)價(jià)中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。
戰(zhàn)略信息管理 KPI 績(jī)效評(píng)價(jià)
隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇。這就要求企業(yè)不斷提高對(duì)市場(chǎng)反應(yīng)的速度,以滿足消費(fèi)者需求的多元化和個(gè)性化的發(fā)展趨勢(shì)。很多企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟,獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),試圖以提高信息管理水平來(lái)消除企業(yè)經(jīng)營(yíng)和戰(zhàn)略決策中不確定性的信息。信息管理已被提升到了重要的戰(zhàn)略地位。而信息管理為企業(yè)帶來(lái)了怎樣的業(yè)績(jī),如何進(jìn)行科學(xué)的績(jī)效考核,如何建立客觀的戰(zhàn)略信息管理績(jī)效考核指標(biāo)是企業(yè)管理者面臨的一大難題。
本文討論戰(zhàn)略信息管理的績(jī)效內(nèi)涵、工作人員績(jī)效評(píng)價(jià)的特殊性,試圖以KPI和平衡積分卡兩種手段來(lái)建立戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo),指明了績(jī)效評(píng)價(jià)中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。
1.1 戰(zhàn)略信息管理的作用
霍國(guó)慶教授認(rèn)為信息戰(zhàn)略是指企業(yè)信息功能要實(shí)現(xiàn)的任務(wù)、目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)這些任務(wù)和目標(biāo)的方法、策略、措施的總稱(chēng)。企業(yè)戰(zhàn)略信息管理是企業(yè)戰(zhàn)略管理的有機(jī)組成部分,屬于企業(yè)職能戰(zhàn)略管理范疇;企業(yè)戰(zhàn)略信息管理是企業(yè)信息管理發(fā)展的高級(jí)階段,是各種分散的信息活動(dòng)及其理論研究在戰(zhàn)略層面的集成和躍變[1]。
根據(jù)管理內(nèi)容的不同,信息戰(zhàn)略可劃分為信息技術(shù)管理戰(zhàn)略、信息資源管理戰(zhàn)略、電子商務(wù)管理戰(zhàn)略、信息組織管理戰(zhàn)略等四個(gè)方面,某種意義上而言,信息戰(zhàn)略的展開(kāi)就是戰(zhàn)略信息管理的過(guò)程。
戰(zhàn)略信息管理可以被視為利用各種信息和通訊技術(shù),將正確的信息在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地方以合乎要求的格式及時(shí)地傳遞給企業(yè)內(nèi)的員工,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的智力資產(chǎn)(包括記錄信息、員工經(jīng)驗(yàn)等)轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)力[2],使企業(yè)可以更靈活地應(yīng)對(duì)內(nèi)外部發(fā)生的變化,有利于企業(yè)提高外部效率和內(nèi)部運(yùn)營(yíng)水平,增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
因此,戰(zhàn)略信息管理的主要工作內(nèi)容就是信息技術(shù)管理、信息資源管理、電子商務(wù)管理、信息組織管理等四個(gè)方面,企業(yè)信息化也是其重要的工作內(nèi)容。
1.2 戰(zhàn)略信息管理績(jī)效的范圍
績(jī)效表示執(zhí)行的情況,它既指做某件事的能力,也指將某件事做好的能力[3]。由于它一般用于企業(yè)領(lǐng)域,故又強(qiáng)調(diào)這種能力要與企業(yè)的總目標(biāo)相符,是“有目的、有預(yù)定結(jié)果的行為傾向,是企業(yè)組織所期望的,符合企業(yè)總目標(biāo)的業(yè)績(jī)”[4]。
企業(yè)戰(zhàn)略信息管理績(jī)效則可以理解為企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略信息管理所引發(fā)的后果或者對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)、企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施以及企業(yè)成長(zhǎng)等帶來(lái)的影響或效果[5]。根據(jù)績(jī)效考核的方式,戰(zhàn)略信息管理的績(jī)效可分為團(tuán)隊(duì)績(jī)效和個(gè)體績(jī)效。
1.2.1 戰(zhàn)略信息管理團(tuán)隊(duì)績(jī)效 團(tuán)隊(duì)績(jī)效也就是團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的實(shí)際結(jié)果。對(duì)于團(tuán)隊(duì)績(jī)效進(jìn)行測(cè)度時(shí),首先要做的是明確團(tuán)隊(duì)使命,制定清晰目標(biāo)。本文將企業(yè)戰(zhàn)略信息管理對(duì)企業(yè)的影響或績(jī)效主要表現(xiàn)劃分為三個(gè)層面 (如表1所示)。
表1 企業(yè)戰(zhàn)略信息管理的團(tuán)隊(duì)績(jī)效
其中,以客戶需求和組織目標(biāo)制定戰(zhàn)略規(guī)劃包括時(shí)間、成本、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的規(guī)劃;測(cè)度實(shí)現(xiàn)主要目標(biāo)過(guò)程中的績(jī)效是指信息技術(shù)投資、信息資源投入的績(jī)效。
在考察戰(zhàn)略信息管理績(jī)效的時(shí)候,主要應(yīng)考慮這三個(gè)方面的因素:資源的有效利用,業(yè)務(wù)發(fā)展、能力提升和公司戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)[5]。
1.2.2 戰(zhàn)略信息管理人員績(jī)效 戰(zhàn)略信息管理人員的工作是對(duì)戰(zhàn)略信息管理團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)的細(xì)分和具體化。理清企業(yè)信息管理人員的類(lèi)型和特點(diǎn)是進(jìn)一步分析、建立指標(biāo)體系的基礎(chǔ)。
(1)戰(zhàn)略信息管理人員的類(lèi)型
根據(jù)近十多年國(guó)內(nèi)外理論、實(shí)踐發(fā)展變化的格局,按信息管理工作的性質(zhì)、內(nèi)容、層次、方法等差異可將企業(yè)信息管理人員大體分為CIO、信息管理人員、信息管理技術(shù)人員[6]。各類(lèi)信息管理人員具有自身的特征(如表2所示)。
表2 信息管理人員的工作特征
(2)戰(zhàn)略信息管理人員績(jī)效的特殊性
對(duì)于勞動(dòng)過(guò)程可見(jiàn)、工作結(jié)果易于評(píng)估的員工,比如實(shí)行計(jì)件管理的部門(mén),只要控制員工行為就可以了。而對(duì)于勞動(dòng)過(guò)程不可見(jiàn)、工作結(jié)果難以評(píng)估的信息管理部門(mén)員工,主要是那些腦力勞動(dòng)者,他們的潛在價(jià)值觀、態(tài)度,比如誠(chéng)信、敬業(yè)精神等驅(qū)動(dòng)著其表現(xiàn)出他的知識(shí)和技能行為(如圖1 冰山模型示意圖所示)。所以?xún)r(jià)值觀、態(tài)度是創(chuàng)造績(jī)效的源動(dòng)力,只有具有這樣的源動(dòng)力,再具備必須的能力和技能[7],才能創(chuàng)造出企業(yè)所期望的業(yè)績(jī)。
圖1 戰(zhàn)略信息管理績(jī)效的冰山模型示意圖
因此,對(duì)于信息管理部門(mén)員工,應(yīng)當(dāng)不只對(duì)其工作的實(shí)際效果進(jìn)行測(cè)評(píng),更要對(duì)他們的價(jià)值觀和技能進(jìn)行定性測(cè)度,然后轉(zhuǎn)化為定量指標(biāo),得出測(cè)評(píng)結(jié)果。針對(duì)不同的結(jié)果,采用不同的方式來(lái)激勵(lì)他們的內(nèi)在主動(dòng)性,使其盡力工作。
本文將使用KPI和平衡計(jì)分卡兩種工具來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略信息管理的績(jī)效評(píng)價(jià),現(xiàn)將兩者簡(jiǎn)單介紹一下。
(1)KPI(Key Performance Indicators),即關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo),它作為一種發(fā)展較為成熟的績(jī)效管理工具,把對(duì)績(jī)效的評(píng)估簡(jiǎn)化為對(duì)幾個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)的考核,將關(guān)鍵指標(biāo)當(dāng)作評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),把員工的績(jī)效與關(guān)鍵指標(biāo)做出比較,是企業(yè)績(jī)效管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在確定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)時(shí)應(yīng)遵循SMART原則,即Specific(具體)、Measurable(可度量)、Attainable(可實(shí)現(xiàn))、Realistic(現(xiàn)實(shí)性)、Timebound(有時(shí)限)[8]。
KPI績(jī)效評(píng)價(jià)的優(yōu)勢(shì)在于:一、使企業(yè)自上到下都清楚戰(zhàn)略并自下向上執(zhí)行;二、有利于企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的協(xié)作,有利于提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率、獲得更大的利潤(rùn)。
(2)平衡計(jì)分卡從財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部過(guò)程和學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)方面進(jìn)行績(jī)效考核,其中內(nèi)部過(guò)程維度實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)的價(jià)值鏈過(guò)程。
卡普蘭和諾頓經(jīng)過(guò)對(duì)12家在績(jī)效評(píng)價(jià)方面處于領(lǐng)先地位的企業(yè)進(jìn)行為期一年的項(xiàng)目研究后,于1992年提出了平衡計(jì)分卡(Balanced Scorecard)這一戰(zhàn)略績(jī)效評(píng)價(jià)工具[9]。傳統(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)只注重財(cái)務(wù)指標(biāo),造成了許多缺陷,如:只能衡量過(guò)去發(fā)生的事情,過(guò)去經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)果,無(wú)法評(píng)估組織前瞻性的投資;只使用財(cái)務(wù)指標(biāo)衡量績(jī)效容易導(dǎo)致管理者過(guò)分注重短期的財(cái)務(wù)成果,而采取一些“殺雞取卵”的短視行為等等。而平衡計(jì)分卡不僅提供評(píng)估過(guò)去成果的財(cái)務(wù)性指標(biāo),同時(shí)對(duì)顧客、內(nèi)部過(guò)程以及學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)等三方面進(jìn)行績(jī)效考核,彌補(bǔ)了傳統(tǒng)績(jī)效評(píng)價(jià)方法的不足。
3.1 制定績(jī)效指標(biāo)
筆者在制定戰(zhàn)略信息管理的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)時(shí),主要通過(guò)資料分析和觀察,以KPI和平衡計(jì)分卡對(duì)戰(zhàn)略信息管理進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià),主要步驟見(jiàn)下文。
3.1.1 績(jī)效指標(biāo)的分解、制定 績(jī)效指標(biāo)體系的設(shè)置首先要考慮企業(yè)的戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。企業(yè)的戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)通常分解到各個(gè)具體部門(mén)去實(shí)施,如何實(shí)現(xiàn)這些分解目標(biāo)就是關(guān)鍵的績(jī)效。比如今年企業(yè)的戰(zhàn)略重點(diǎn)是擴(kuò)大市場(chǎng)份額、提高銷(xiāo)售收入,反映到信息管理部門(mén)會(huì)是加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、提高企業(yè)信息自動(dòng)化等。因此每個(gè)員工的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)不是一成不變的,必然隨著企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的調(diào)整而相應(yīng)的調(diào)整。下圖顯示了從企業(yè)戰(zhàn)略到員工個(gè)人績(jī)效目標(biāo)的分解。
部門(mén)的工作目標(biāo)分解到個(gè)人則要考慮本人的職責(zé)。員工的工作產(chǎn)生于具體的工作分析。通過(guò)工作分析我們可以得出一個(gè)員工主要的工作產(chǎn)出,這些產(chǎn)出中既有日常程序性的工作,諸如制定工作計(jì)劃等,也有反映動(dòng)態(tài)產(chǎn)品產(chǎn)出的工作,諸如實(shí)現(xiàn)新的創(chuàng)新、節(jié)約設(shè)備成本等指標(biāo)。CIO績(jī)效指標(biāo)能反映動(dòng)態(tài)產(chǎn)出的工作,而基層員工的指標(biāo),則是日常程序性的工作。
圖2 從企業(yè)戰(zhàn)略到員工個(gè)人績(jī)效目標(biāo)的分解過(guò)程
3.1.2 對(duì)指標(biāo)設(shè)定的意見(jiàn) (1)衡量指標(biāo)能清楚地陳述該做什么,在什么時(shí)間,誰(shuí)來(lái)做,以及在執(zhí)行中應(yīng)獲得的效益。
(2)衡量指標(biāo)要靈活。如果事情未按照計(jì)劃進(jìn)行時(shí),允許及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
(3)建立投資回報(bào)率(ROI)和內(nèi)部收益率(IRR)。
衡量指標(biāo)會(huì)提供信息管理投資從經(jīng)濟(jì)角度上看是否盈利的詳情。大多數(shù)組織會(huì)希望看到基于傳統(tǒng)ROI和IRR指標(biāo)的測(cè)量結(jié)果。
投資回報(bào)率(ROI)是指通過(guò)投資而應(yīng)返回的價(jià)值,它涵蓋了企業(yè)的獲利目標(biāo)。利潤(rùn)和投入經(jīng)營(yíng)的財(cái)產(chǎn)相關(guān),因?yàn)楣芾砣藛T必須通過(guò)投資和現(xiàn)有財(cái)產(chǎn)獲得利潤(rùn)。
內(nèi)部回報(bào)率(Internal rate of return),是指項(xiàng)目投資實(shí)際可望達(dá)到的收益率。實(shí)質(zhì)上,它是能使項(xiàng)目的凈現(xiàn)值等于零時(shí)的折現(xiàn)率[10]。
因此,對(duì)戰(zhàn)略信息管理的投資回報(bào)率可歸納為公式[2]。
戰(zhàn)略信息管理ROI
=(戰(zhàn)略信息管理利潤(rùn)/戰(zhàn)略信息管理財(cái)務(wù)成本)*100%
=(戰(zhàn)略信息管理總收益-戰(zhàn)略信息管理的財(cái)務(wù)成本)/戰(zhàn)略信息管理財(cái)務(wù)成本*100%
3.2 戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)
平衡計(jì)分法從財(cái)務(wù)角度來(lái)考慮績(jī)效,并允許組織關(guān)注非財(cái)務(wù)因素,所以它與信息管理領(lǐng)域尤其相關(guān)。圖3是采用平衡計(jì)分法框架制定的戰(zhàn)略信息管理指標(biāo)。
財(cái)務(wù)、顧客、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)、內(nèi)部流程等這四個(gè)方面的指標(biāo)詳見(jiàn)表3、表4、表5和表6。
圖3 采用平衡計(jì)分法框架制定信息管理指標(biāo)
表4 顧客方面的指標(biāo)
表5 學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)方面的指標(biāo)
表6 內(nèi)部流程方面的指標(biāo)
3.3 績(jī)效考核樣表
我們先確定團(tuán)隊(duì)目標(biāo),再依據(jù)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)進(jìn)行分解,確定崗位指標(biāo),保證組織績(jī)效和個(gè)人績(jī)效朝同一個(gè)方向走。因此,根據(jù)上面團(tuán)隊(duì)績(jī)效的指標(biāo),自上而下地制定出戰(zhàn)略信息管理人員的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo),擬定一個(gè)通用的CIO績(jī)效考核樣表,見(jiàn)表7。
表7 戰(zhàn)略信息管理部門(mén)CIO績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)
注:表7中權(quán)重與R值對(duì)應(yīng)的分?jǐn)?shù)為虛擬值。
3.4 對(duì)測(cè)度績(jī)效的指導(dǎo)
如何測(cè)度績(jī)效呢?應(yīng)規(guī)定的指標(biāo):① 測(cè)度什么?誰(shuí)來(lái)測(cè)度?② 要達(dá)到的目標(biāo)③ 完成時(shí)間表。
除了以上三點(diǎn),還需要注意:
(1)如果可能,最好是建立一個(gè)基準(zhǔn),以便進(jìn)行測(cè)度“之前和之后”的分析。
(2)指標(biāo)應(yīng)該是具體的。例如,“促進(jìn)整個(gè)組織的信息素養(yǎng)”就可能太籠統(tǒng)。具體指標(biāo)的例子是:“制定一個(gè)信息素質(zhì)培訓(xùn)方案,并為每個(gè)新員工入職訓(xùn)練課程開(kāi)辦一個(gè)主題討論會(huì)”。
(3)在決定設(shè)置的指標(biāo)時(shí),確保有關(guān)數(shù)據(jù)可以很容易地獲得,而且可衡量的指標(biāo)是準(zhǔn)確、一致和有效的。不要設(shè)定收集相關(guān)數(shù)據(jù)的指標(biāo),因?yàn)槟菚?huì)花費(fèi)大量時(shí)間,以至于偏離了現(xiàn)實(shí)工作。
(4)定期重新評(píng)估指標(biāo),至少以12個(gè)月為一個(gè)階段。評(píng)估那些現(xiàn)有的(指標(biāo))是否仍然相關(guān),或是否需要重新關(guān)注新的內(nèi)容或被新的所取代。KPI的理論基礎(chǔ)是二八原理,是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理,即一個(gè)企業(yè)在價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程中,每個(gè)部門(mén)和每一位員工的80%的工作任務(wù)是由20%的關(guān)鍵行為完成的,抓住20%的關(guān)鍵,就抓住了主體。 KPI績(jī)效考評(píng)的方向很明確,即考核工作的主要精力要放在關(guān)鍵的結(jié)果和關(guān)鍵的過(guò)程上。于是,所謂的績(jī)效評(píng)價(jià),一定放在關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)上,評(píng)價(jià)工作一定要圍繞關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)展開(kāi)。
上文中已較詳細(xì)地論述了基于KPI的戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià)的指標(biāo)設(shè)定、執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程,有以下幾點(diǎn)需要特別注意:
(1)基于KPI的戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià)執(zhí)行以后,相應(yīng)的績(jī)效考核激勵(lì)辦法也需要?jiǎng)?chuàng)新,在進(jìn)行績(jī)效測(cè)評(píng)時(shí),應(yīng)該從兩個(gè)維度來(lái)考慮。首先以團(tuán)隊(duì)為單位,對(duì)整個(gè)戰(zhàn)略信息管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行績(jī)效測(cè)評(píng),這樣既有利于調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)個(gè)體的凝聚力,又有利于提高單個(gè)業(yè)務(wù)流程的效益和效率,保證整體流程的順暢進(jìn)行;其次要從個(gè)體的層面對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)各個(gè)成員進(jìn)行績(jī)效測(cè)評(píng),這樣有利于發(fā)揮每個(gè)成員的積極性。在績(jī)效評(píng)估中,需要把個(gè)體績(jī)效和團(tuán)隊(duì)績(jī)效結(jié)合在一起考慮。盡管戰(zhàn)略信息管理團(tuán)隊(duì)的工作方式強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)的整體產(chǎn)出,但如果只對(duì)團(tuán)隊(duì)的績(jī)效測(cè)評(píng),而不對(duì)團(tuán)隊(duì)成員個(gè)體進(jìn)行考核,則會(huì)增加團(tuán)隊(duì)成員個(gè)體“搭便車(chē)”的幾率;但如果過(guò)分強(qiáng)調(diào)個(gè)人的績(jī)效又會(huì)破壞團(tuán)隊(duì)的合作氣氛。因此在根據(jù)績(jī)效測(cè)評(píng)的結(jié)果實(shí)施激勵(lì)時(shí)應(yīng)考慮團(tuán)隊(duì)的整體績(jī)效和個(gè)體績(jī)效在獎(jiǎng)勵(lì)中所占的比重。
(2)階段評(píng)估與最終評(píng)估
對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略信息管理績(jī)效的評(píng)估應(yīng)該不僅是一種事后的結(jié)果性評(píng)價(jià),即項(xiàng)目對(duì)于預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度的評(píng)估;而且也是涵蓋戰(zhàn)略信息管理的過(guò)程性分析,即通過(guò)對(duì)戰(zhàn)略信息管理四個(gè)主要內(nèi)容設(shè)定不同的指標(biāo),實(shí)現(xiàn)不同階段的動(dòng)態(tài)評(píng)估,提供及時(shí)有效的反饋和改進(jìn)信息。
該文粗略地探討了基于KPI的戰(zhàn)略信息管理績(jī)效評(píng)價(jià),希望對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略信息管理團(tuán)隊(duì)的績(jī)效考核具有參考意義。但是,戰(zhàn)略信息管理的績(jī)效考核是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題,需要在實(shí)踐中不斷的調(diào)整和完善。
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KPI-basedPerformanceEvaluationofStrategicInformationManagement
Wang Zhijin, Wang Chunyan
Department of Information Resource Management, Nankai University, Tianjin 300071, China
This paper analyzes the content of strategic information management and the special characteristics of the evaluation of the staff's performance with a view to identifying the indicators of performance evaluation of strategic information management by employing the key performance indicators (KPI) and the balance scorecard and highlighting the factors worthy of attention.
strategic information management; key performance indicators (KPI); performance evaluation
G203
王知津,男,1947年生,教授,博士生導(dǎo)師,發(fā)表論文280余篇,出版著作29部;王春燕,女,1986年生,南開(kāi)大學(xué)信息資源管理系情報(bào)學(xué)碩士研究生。