高 宇

[關(guān)鍵詞]拆遷;檔案工作;信息化管理

當(dāng)今社會(huì)科學(xué)高度發(fā)展,信息化程度的提高為拆遷檔案實(shí)行信息化管理提供了良好的發(fā)展機(jī)遇,拆遷檔案工作應(yīng)該跟隨時(shí)代的契機(jī),積極應(yīng)用信息技術(shù),更好地為城市發(fā)展以及人民群眾服務(wù)。

一、拆遷檔案工作信息化管理的定義

拆遷檔案工作信息化管理是指在拆遷工作活動(dòng)中形成的圖像、文字、聲音等信息用紙張以外的物質(zhì)為載體加以整理、保存、利用的過程。

二、拆遷檔案工作信息化管理的作用

現(xiàn)今城市發(fā)展日新月異,拆遷工作是城市建設(shè)的先鋒,是一項(xiàng)關(guān)乎社會(huì)民生的大事,直接影響到老百姓的切身利義。拆遷檔案則記錄了城市建設(shè)的變遷過程,是珍貴的歷史記錄,它反映了城市區(qū)域的發(fā)展變遷,展現(xiàn)了城市發(fā)展的過去和未來(lái),而信息化管理更能直觀形象的體現(xiàn)城市發(fā)展的每一個(gè)進(jìn)程。拆遷檔案工作信息化管理的作用因而顯得尤為重要,信息化管理不但加強(qiáng)了城市建設(shè)過程中拆遷重要資料的管理和利用,為拆遷檔案的管理工作提供了良好的管理模式,同時(shí)也與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展、社會(huì)的穩(wěn)定、人民群眾的工作生活息息相通。與此同時(shí),拆遷檔案的信息化管理對(duì)見證歷史,審核拆遷活動(dòng),恢復(fù)歷史面貌,了解人文發(fā)展都有著極其重要的作用。

拆遷工作反映了城市發(fā)展的歷程,每年都有不同地段的幾十個(gè)拆遷工程,隨之而來(lái)的是成千上萬(wàn)戶家庭以及大大小小不同性質(zhì)、狀況的單位、集體的搬遷、變動(dòng)。檔案管理科室承載著大量的個(gè)人、家庭、單位等房地產(chǎn)變遷的憑證,直接為拆遷行為糾紛案件,產(chǎn)權(quán)部門核發(fā)房屋產(chǎn)權(quán)證,契稅部門收取契稅,建設(shè)單位預(yù)算成本提供憑據(jù),其復(fù)雜性、重要性可見一般。

三、拆遷檔案信息化的特點(diǎn)

由于拆遷檔案有別于其他檔案,在信息化中,檔案的實(shí)體化就尤顯重要。因?yàn)閷?shí)體化拆遷檔案是信息化拆遷檔案的來(lái)源,在當(dāng)今各種真假信息并存的情況下,它更依賴于前期的審核、查驗(yàn)并確認(rèn)其具有的真實(shí)性、準(zhǔn)確性的原始資料。拆遷檔案的信息化管理是新的歷史條件下發(fā)展的一種管理新模式,是對(duì)傳統(tǒng)拆遷檔案管理模式的補(bǔ)充。拆遷檔案信息化管理與傳統(tǒng)拆遷檔案實(shí)體管理,兩者是相輔相成,作為拆遷檔案管理人員,既不能偏重傳統(tǒng)實(shí)體拆遷檔案管理而忽視拆遷檔案的信息化管理,也不能偏重拆遷檔案信息化管理而忽視拆遷檔案的實(shí)體化管理,更不能忽略紙質(zhì)材料的原始性。只有這樣才能通過拆遷檔案信息化管理建立符合拆遷工作性質(zhì)特點(diǎn)的方便快捷的數(shù)字化信息平臺(tái)。通過信息化建設(shè)、開發(fā)和利用拆遷檔案信息資源的儲(chǔ)存及調(diào)用功用,從而為提高拆遷檔案信息的利用率提供良好的物質(zhì)保障。

四、如何做好拆遷檔案工作信息化管理

首先,要做好基礎(chǔ)性工作。從拆遷工作一開始調(diào)查摸底階段即利用攝像機(jī)和照相機(jī)進(jìn)行實(shí)地拍攝,將動(dòng)遷前的原有街道、路段、房屋、附屬物、裝飾裝璜等如實(shí)地記錄下來(lái),確保記錄真實(shí)而準(zhǔn)確。做好每一戶的家庭結(jié)構(gòu)詳細(xì)情況、房屋建筑及附屬物的測(cè)繪、統(tǒng)計(jì)工作,并與該戶的影像資料保存在同一軟件文件中。特別是與所有者簽定補(bǔ)償協(xié)議、移交構(gòu)筑物后,應(yīng)立即對(duì)該戶的協(xié)議書等重要文件進(jìn)行掃描,按時(shí)間的先后及資料的重要性整理建檔。其次是建立方便快捷的數(shù)字化信息平臺(tái)。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。由此建立的檔案信息庫(kù)具備速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn),存貯量大的特點(diǎn)。拆遷檔案管理科室可以根據(jù)自身工作需要,建立符合拆遷行業(yè)性質(zhì)特點(diǎn)的數(shù)字化信息平臺(tái)。本人所在的鹽城市房屋拆遷大隊(duì)根據(jù)拆遷實(shí)施單位拆遷業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn),建立了各工程拆遷戶檔案信息庫(kù),拆遷檔案管理系統(tǒng),它涵蓋了日常數(shù)據(jù)信息維護(hù)、信息檢索,制作報(bào)表等功能,配置了掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)施,按年度—工程分類掃描入電腦服務(wù)器中,再刻錄在光盤上進(jìn)行存貯。因拆遷檔案不同于其他檔案,除規(guī)定格式化資料外,每戶還有個(gè)性化資料,無(wú)統(tǒng)一樣式,這就要求在信息化前務(wù)必審驗(yàn)基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)確無(wú)誤。通過信息化建設(shè)、管理、開發(fā)和利用拆遷檔案,擴(kuò)大了拆遷檔案的服務(wù)范圍,提高了拆遷檔案的利用率。以上一系列的做法,使得拆遷檔案在利用過程中,每一年份每一個(gè)項(xiàng)目的拆遷戶姓名、地址、面積、金額、經(jīng)辦人,時(shí)間等等,一調(diào)即出,隨調(diào)隨用,加快了信息的傳遞和處理,還可以便于各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的處理,掌握相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),為拆遷或?qū)⒁疬w的項(xiàng)目提供決策與依據(jù)。

五、注重拆遷檔案信息化工作的安全性管理

拆遷檔案信息化管理還需要解決好安全性問題。信息化管理是拆遷檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求,要提高拆遷檔案為城市建設(shè)服務(wù)的質(zhì)量和高效率,就必須加強(qiáng)拆遷檔案的信息化建設(shè),即對(duì)拆遷檔案信息進(jìn)行數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理,建立一個(gè)相對(duì)開放式的拆遷檔案信息服務(wù)網(wǎng)。但是,拆遷檔案的特殊性又決定了必須特別注意它的安全性。因?yàn)椴疬w檔案涉及千家萬(wàn)戶的隱私情況,在當(dāng)今法制社會(huì)中,人權(quán)隱私已得到相當(dāng)?shù)闹匾?它既牽扯到公民的家庭成員狀況、身體健康狀況,財(cái)產(chǎn)狀況等非常個(gè)人化、隱私化的記載,又是一個(gè)社會(huì)狀況的重要信息。在當(dāng)前的信息社會(huì)環(huán)境中,檔案的信息化增加了檔案信息的不安全性,由于利用者的類型、范圍以及利用者的目的各不相同,從而增加了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以,我們應(yīng)該注重拆遷檔案信息的安全問題。首先,堅(jiān)持拆遷檔案工作制度,認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作條例,維護(hù)拆遷檔案的機(jī)密安全。其次是選擇合適的應(yīng)用系統(tǒng),特別要強(qiáng)調(diào)應(yīng)用系統(tǒng)的身份論證與授權(quán),對(duì)各種行為規(guī)范進(jìn)行分類管理,規(guī)定行為規(guī)范的范圍和時(shí)效,對(duì)不同類型,不同敏感度的信息建立相應(yīng)的管理制度和使用方法,限制一些不安全的行為,做到保證拆遷檔案信息的使用既方便又安全。

以上是本人從事檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)、設(shè)想,有不足之處還望指正。拆遷檔案信息化能更加充分有效地開發(fā)利用拆遷信息資源,從而為推動(dòng)城市建設(shè),經(jīng)濟(jì)繁榮與社會(huì)和諧發(fā)展服務(wù)?！?/p>

(編輯/丹桔)