李連潔

(淮北師范大學 教務處，安徽 淮北 235000)

教學秘書在高校教學運行管理中的作用

李連潔

(淮北師范大學 教務處，安徽 淮北 235000)

教學管理是高校管理工作的一項重要組成部分，是保證教學秩序，提高教學質量的前提。教學秘書作為高校教學管理的基層工作人員，參與組織和管理日常教學活動，收集、反饋教學信息，協(xié)助和配合本單位的有關領導對教學活動進行合理的安排，保證教學活動的順利進行，對于協(xié)調教學部門與師生、教師與教師、教師和學生之間的關系起著不可替代的溝通和促進作用。

高校;教學秘書;運行管理

高校工作的中心是教學工作，教學管理是高校管理中一個極其重要的方面，而運行管理則是教學管理的一項重要內容，其職能是根據學校已經確定的教學計劃和教學管理規(guī)章制度，對教學活動進行科學合理地組織、指揮和協(xié)調，以保證學校教學工作的正常運轉。教學秘書作為高校最基層的教學管理人員，既是高?；鶎咏虒W活動最直接的組織者和管理者，又是面向全校師生的服務者，其工作活動貫穿于教學運行的整個過程，在教學管理中起著不可替代的橋梁和紐帶作用，因此，教學秘書在教學運行管理中對保證正常教學秩序，保證教學任務的完成有著非常重要的作用。

一、日常教學活動的組織和管理

高校不管是以教學為主，還是教學和科研并重，培養(yǎng)高層次的人才都是高校的根本任務，教學秘書作為高校教學管理最基層的管理人員，是聯(lián)系院系領導和師生、院系與學校之間的橋梁，處在信息的中心地位，起著不可替代的紐帶作用。

1．日常教學活動的管理和組織作用

日常教學管理工作作為高校教學工作的最基本環(huán)節(jié)，對于維持正常的教學秩序，保證教學活動有條不紊地按教學計劃進行有著重要作用，而教學秘書則是日常教學活動的直接管理者和組織者，其工作范圍包括學生學籍管理、課程表的安排、學生選課、教材征訂、各類教學任務及通知的下達等等，其涉及范圍廣、事務雜、工作量大、時效性強，這使得教學秘書的工作不同于一般的管理工作，其在日常教學活動中發(fā)揮的上傳下達、執(zhí)行和反饋作用不可替代。

2．日常教學活動的監(jiān)督控制作用

教學秘書作為基層教務工作的具體執(zhí)行者和實施者，各項教學活動的組織者和安排者，其工作范圍主要包括教師教學工作質量管理、學生學習質量管理和教務質量工作管理三個方面中的教學計劃的制訂、運行過程的監(jiān)督、運行質量的檢測評估、運行結果的總結及提高等，其涉及到教師教學工作的進度，課堂教學的考勤及質量監(jiān)控、學生的學習情況、考試后的教學質量分析等，這都是教學秘書必須熟練掌握的，其在保證教學質量方面發(fā)揮著重要作用。

二、教學信息的收集和反饋

教學信息是領導對教學工作指導、決策的重要依據，信息的及時、客觀、全面直接關系到高校教學運行管理的工作效率。對于同樣的信息源，教學秘書收集、整理、反饋信息能力的強弱，直接影響所獲得的信息數(shù)量、信息質量及信息的利用效果。教學秘書作為教學活動中各種教學信息的最直接收集者，是各種教學信息匯總和整理的最直接匯集點。若教學秘書能將整理和提煉過的信息及時準確地傳遞給有關部門，則可保證各部門對教學過程中出現(xiàn)的各種問題能做出迅速及時的反應。

1．教師教學信息的收集和反饋

教學秘書通過對教師的教學情況進行教學質量檢查(其中包括教學基本要求的落實、教學進度的執(zhí)行情況、教師教學質量的檢查及考評、學生評教、教師之間的互評等等)，對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的教學問題及時地反饋給教師，督促教師進行處理和解決，經過查漏補缺，修正改過，使教學質量得以提高。同時，教師教學信息匯總了每位教師的教學情況以及各種反饋記錄和檢查記錄，為學校對教師的業(yè)務考核提供客觀依據。

2．學生學習信息的收集和反饋

教學秘書是學生接觸最多的教學管理人員，也是教學秘書收集教學活動信息最大來源。教學秘書雖然不一定具有專職教師那樣淵博的專業(yè)知識，但是卻在工作中與學生有廣泛的聯(lián)系，其溝通能力和收集信息能力的強弱，影響收集到的學生各種信息的準確率。通過學生信息的收集(如學生信息員定時或不定時的反饋、學生課堂評價、座談會、出勤率、成績的分析等等)，了解學生學習過程中的問題及心理動態(tài)，對收集的信息及時地整理和分析，把相關信息及時反饋給相關人員及有關領導，以便對發(fā)現(xiàn)的問題及時予以解決和處理。同時，教學秘書可以通過與學生的日常聯(lián)系，有意識給學生予以幫助和指導，通過非正規(guī)的渠道把一些規(guī)章制度傳達給學生，使學生更容易接受。

3．其他教學信息的收集和反饋

教學秘書作為高?；鶎庸芾淼闹行?，也可以說是高校實際教學活動在基層的總調度，他們處在基層管理最直接、最具體、也是最活躍的中心環(huán)節(jié)。教學秘書除了對教師“教”和學生“學”的信息的收集和反饋外，也是其他各種教學信息的直接收集者和反饋者，通過對教學過程中其他教學信息(如教學的必備品是否齊全、教室的設備是否正常、教師或學生是否遲到早退、教材質量內容是否適合、教師的教學態(tài)度等等)的收集，了解教學運行過程中出現(xiàn)的問題，及時向有關領導及部門反映，并協(xié)助和督促相關部門及時解決和處理問題，避免因教學場地及設施缺損等原因而影響教學活動，從而促進教學運行管理的規(guī)范化，以保證教學活動的正常進行，提高教育教學質量。

三、配合領導協(xié)調和處理日常事務

高校教學秘書是高校教學管理工作不可缺少的組成部分，是高?；鶎咏虒W管理的中心，他們不僅直接參與教學活動的組織管理，協(xié)助和配合本單位的有關領導對教學活動進行合理的安排，保證教學活動的順利進行，而且對于協(xié)調教學部門與師生、教師與教師、教師和學生之間的關系起著不可替代的溝通和促進作用。

1．協(xié)調教學管理部門與教學單位之間的關系

教學秘書是教學管理部門和教學單位之間傳遞教學信息的樞紐，既上令下達，下情上奏。一方面將教務部門有關教學和管理方面的文件、通知及時準確地傳達給教師和學生，并督促教師和學生執(zhí)行教務部門的指令;另一方面通過收集、整理、分析有關通知和文件在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的信息，把教師對教學改革的建議、學生對教學活動的反映和要求及時上報教學管理部門。教學秘書這種教學信息的傳遞，既及時協(xié)調和解決教學過程中潛在的種種隱患，也為教學管理部門后面的決策提供了準確的依據，促進了教學活動的順利進行。

2．協(xié)調教師之間的關系

高校教師是高學歷高職稱的特殊群體，在對待人際關系及學術研究有著自己獨特的見解和處理方法，教學秘書在工作中要做好解釋說服工作，讓管理過程成為教學秘書與教師互相交流、溝通的過程，避免因簡單的命令、生硬的管理引起教師的反感，從而影響教學效果。高校教師不僅要承擔一定的教學任務，也要進行一些科學研究，教學秘書在對他們進行教學安排過程中，要考慮教師的感受和需求，協(xié)助領導合理安排教學任務及老教師或骨干教師與青年教師之間的幫帶作用，使教師保證正常教學的同時開展自己的科研工作，也使青年教師盡快地獲得教學經驗，承擔起教學任務。同時，教學秘書配合領導合理安排各教研室的工作，使各教研室之間互相配合、互相聯(lián)系，協(xié)調安排教師的課程，避免出現(xiàn)偏差，從而影響教學質量。

3．協(xié)調師生之間的關系

高校師生之間已不再像中小學時聯(lián)系緊密，更多的是簡單的聽與講，這可能使師生之間因缺少交流溝通，影響師生之間的信息傳遞，而教學秘書則正好彌補這一空缺。他們成為聯(lián)系師生的橋梁和紐帶，是教學信息的匯集點，幾乎所有教學信息都匯集到教學秘書手中，再由教學秘書經過整理和提煉后傳達給有關部門和人員。教學秘書在安排課程或其他活動時，根據獲得的師生教與學的信息，協(xié)調師生間的一些要求和意見，即盡量考慮教師的合理要求及學生的學習效率，在突出學生學習主體地位的同時，要考慮教師的主導地位及實際情況，做好解釋說服工作，避免師生間因簡單的單向要求、命令、生硬的反對引起師生之間反感情緒。比如:教學秘書通過召開學生座談會、學生評教、信息員監(jiān)督等，收集學生對任課教師教學的合理建議，并及時反饋給教師，督促教師改進教學方法、手段、態(tài)度等;通過抽查學生作業(yè)、出勤率、教師評價等收集學生學習信息并通報給有關學生及學生輔導員，有目的地引導學生掌握正確的學習方法、端正學習態(tài)度等，讓教學過程成為師生互相交流、互相促進的過程。

4．配合領導處理日常事務，保證教學活動順利運行

高校教學管理工作是連續(xù)的、繁瑣的，日常教學活動作為高校最基本的工作，事務繁多，工作量大，時間要求嚴格，稍有疏忽就會直接影響到教學活動的效果，甚至教學活動順利進行。教學秘書作為基層單位領導的參謀和助手，在協(xié)助領導搞好日常教學組織管理、督促學校有關文件的貫徹執(zhí)行、指導和監(jiān)督教學活動順利進行等方面起著重要作用。一方面要協(xié)助和配合本單位領導制定具體的教學計劃以及教學工作安排，這不僅要求教學秘書具有較強的專業(yè)知識能力和良好的職業(yè)道德，也要求其了解和掌握師生教學動態(tài)，從而有針對性地提取領導決策所需的各種信息。另一方面配合領導督促教學規(guī)章制度執(zhí)行，在執(zhí)行過程中，通過與師生的交流溝通來收集師生的意見建議，并反饋給上級部門，為領導采取有效的措施和相應的決策提供準確依據，促使制度最大程度的完善和合理。同時，在課程表的編排、課程大綱的落實、考試的作弊及缺緩考處理、教材的征訂、試卷的制定、考試安排等方面不斷總結經驗，保證日常教學工作中收集的教學信息的普遍性、真實性、時效性，并將經過整理的信息提供給單位領導，配合領導制訂方案。

總之，教學秘書作為高校教學運行管理工作的中心和樞紐，是高校教學管理的最基層管理人員，是高校教學運行管理工作的重要組成部分，是一個處在教師與學生之間、院系之間及院系與教師之間的中介者，發(fā)揮著上令下達、下情上傳的橋梁和紐帶作用。教學秘書在教學運行管理中的重要作用決定了其在教學管理工作中的重要地位，這就要求教學秘書做到以下幾點:(1)不斷提高自身的業(yè)務素質，加強自身的理論修養(yǎng);(2)樹立認真負責的責任意識、全心全意的服務意識;(3)加強專業(yè)基礎知識、科技知識的學習;(4)提高協(xié)調和溝通能力、信息處理和創(chuàng)新能力。盡管教學秘書的工作十分繁雜，但是只要在管理過程中不斷提高自己的業(yè)務素質，加強理論學習，總結經驗，不斷分析新情況、解決新問題，就能當好領導的參謀與助手，保證教學運行管理的正常運轉，促進教學管理的順利進行，為深化高校改革、培養(yǎng)出適應現(xiàn)代社會發(fā)展的高素質人才盡心盡力盡責。

責任編校 劉正花

G647

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1003-2134(2010)06-0159-03

2010-11-07

淮北煤炭師范學院2009年度教學研究項目“高校教學管理中的育人機制研究”(jyo9241)

李連潔(1973-)，女，甘肅西峰市人，淮北師范大學教務處講師。