錢(qián)曉燕

（太原大學(xué)外語(yǔ)師范學(xué)院，山西 太原 030012）

淺談人事檔案管理的發(fā)展前景

錢(qián)曉燕

（太原大學(xué)外語(yǔ)師范學(xué)院，山西 太原 030012）

新形勢(shì)下，人事檔案管理如何能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)的需要？面對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的種種問(wèn)題，論文提出了其發(fā)展前景，即一種社會(huì)化、人格化、信息化、集約化的人事檔案管理模式。

人事檔案；管理；發(fā)展前景

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力，以及工作狀況等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。隨著時(shí)代的進(jìn)步和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人力資源成為社會(huì)科技進(jìn)步和發(fā)展生產(chǎn)的重要資源。人事檔案為人力資源的開(kāi)發(fā)提供了重要參考依據(jù)，它對(duì)于維護(hù)集體和個(gè)人歷史真實(shí)性具有重要意義，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。因此，人事檔案的管理工作就顯得尤為重要。

二、目前人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題

隨著社會(huì)的進(jìn)步和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)有的人事檔案管理模式已經(jīng)明顯地落后，不能滿足新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需要,在實(shí)際工作中遇到了很多問(wèn)題。

1.對(duì)人事檔案管理工作不重視

由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目的、默默無(wú)聞的工作，因此部分同志常?？床坏竭@項(xiàng)工作的重要性。有的同志認(rèn)為，現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，人事檔案沒(méi)有多大作用；有的同志雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但實(shí)際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當(dāng)一部分人員對(duì)人事檔案工作的意識(shí)還不強(qiáng)。殊不知，人事檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，搞好人事檔案管理，對(duì)于全面了解干部、正確選拔使用人才具有重要意義。

2.檔案管理硬件設(shè)施落后

大部分單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，沒(méi)有專(zhuān)用檔案室。有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。管理手段也較落后，調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工查找調(diào)閱的操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整性。

3.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，這就要求工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。但在實(shí)際工作中，很多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，因此造成檔案管理工作不專(zhuān)業(yè)，收集意識(shí)淡薄，以及檔案的缺漏與丟失。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，不能及時(shí)進(jìn)行梳理、規(guī)范，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

4.人事檔案收集的工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，不能及時(shí)收集材料入檔，導(dǎo)致收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)。檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個(gè)人全部信息的要求，不能有針對(duì)性地提供有權(quán)威性的證明材料。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

5.人檔分離的情況愈加嚴(yán)重

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，人才的流動(dòng)造成人檔分離、棄檔不用的人員越來(lái)越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒(méi)什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

6.人事檔案管理的信息化程度不高

目前的人事檔案管理方法落后、繁鎖，不易操作，現(xiàn)代化管理水平不高。計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，這些都嚴(yán)重影響了當(dāng)今人事檔案管理的效率和水平。

三、新形勢(shì)下人事檔案管理模式

鑒于以上種種問(wèn)題，必須探索新形勢(shì)下人事檔案管理的新模式，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需要，即人事檔案管理應(yīng)該朝著一種社會(huì)化、人格化、信息化、集約化的管理模式發(fā)展。

1.人事檔案管理應(yīng)面向社會(huì)，實(shí)行開(kāi)放式管理

人事檔案社會(huì)化管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的一個(gè)補(bǔ)充。尤其在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人才吸納、流動(dòng)的多種模式應(yīng)運(yùn)而生，促使越來(lái)越多自愿流動(dòng)的“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，依照“檔隨人走”的原則，相應(yīng)地，越來(lái)越多的“單位檔”將轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)檔”，“社會(huì)檔”數(shù)量的急劇膨脹，迫使社會(huì)必須建立相關(guān)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案，這已成為當(dāng)務(wù)之急。因此，人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生，并因其從事的人事代理工作促使人事關(guān)系社會(huì)化，從而使機(jī)構(gòu)的社會(huì)性增強(qiáng)。如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)面向全社會(huì)，其管理對(duì)象目前主要包括該地區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。從檔案的收集方面來(lái)看，針對(duì)流動(dòng)人員檔案移交到人事檔案管理中心保管后，參加社會(huì)活動(dòng)形成的材料無(wú)法繼續(xù)收集入檔的情況，可以讓具備一定行政管轄權(quán)的街道擔(dān)負(fù)起轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口的檔案收集工作，建立人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，從而改變以往傳統(tǒng)的人事檔案收集、整理、保管和利用由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)辦理的狀況，切實(shí)解決人事檔案來(lái)源單一、內(nèi)容單一、形式單一、保管單一、利用單一等問(wèn)題，真正搞活人事檔案管理市場(chǎng)。

人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理，因此，我們也不能摒棄傳統(tǒng)人事檔案管理模式，而應(yīng)同時(shí)并存，充分發(fā)揮二者優(yōu)勢(shì)。人事檔案社會(huì)化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，真正意義上全面實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理，涉及的問(wèn)題較多，加之現(xiàn)有的人事檔案管理模式影響深遠(yuǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理不可能一蹴而就，必須有一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。

2.人事檔案管理要以人為本

人事檔案管理要實(shí)行人格化管理，以人為本，既真實(shí)地反映個(gè)人情況，又能從個(gè)人需要出發(fā)，為個(gè)人提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人事檔案管理本身是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要在整個(gè)管理過(guò)程中充分體現(xiàn)“以人為本”的人格化特征，必須在收集內(nèi)容方面盡可能全面、完整、到位。除了基本的十項(xiàng)材料外，還要重點(diǎn)收集個(gè)人學(xué)識(shí)、技能、專(zhuān)長(zhǎng)、參與社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的水平和影響等。在需要提供這些資料時(shí)，能夠在不違背原則的大前提下，全方位地服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)。譬如，某同志下崗了，可以積極為其創(chuàng)造條件，提供有用的信息供用人單位參考。如某同志要辦理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)或醫(yī)療保險(xiǎn)等福利手續(xù)，只要給檔案管理服務(wù)中心一個(gè)需要的信息，就能獲得一系列的幫助。如果整個(gè)社會(huì)的檔案管理都富有人性化，全地區(qū)集中統(tǒng)一保管人事檔案將成為可能。也只有這樣，人檔分離、人事檔案收集工作力度不夠的問(wèn)題才能迎刃而解。

3.人事檔案應(yīng)實(shí)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理

新時(shí)期檔案電子信息化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然。為了更好地體現(xiàn)人事檔案管理的社會(huì)化、人格化，人事檔案必須實(shí)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。建立全國(guó)行業(yè)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)，便于人事檔案信息的整合與網(wǎng)絡(luò)傳遞，在人事檔案社會(huì)化管理行業(yè)網(wǎng)運(yùn)行成熟后，各人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)以網(wǎng)站的形式通過(guò)廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與社會(huì)各個(gè)終端的連接，為社會(huì)群體提供有權(quán)限限制的部分信息查詢和利用服務(wù)。

首先，人事檔案管理實(shí)行信息化管理，是解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的重要途徑。其次，文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等多種形式的檔案將可以被儲(chǔ)存。第三，信息化管理并不意味著對(duì)紙質(zhì)文檔的完全銷(xiāo)毀，而是一種補(bǔ)充，二者應(yīng)并存。第四，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，以及全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的發(fā)展，將逐步減弱人事檔案政治化、神秘化的程度，采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門(mén)更好地與外界進(jìn)行人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)也起到了重要作用。

4.人事檔案管理應(yīng)實(shí)行集約化統(tǒng)一管理

人事檔案社會(huì)化管理要求人事檔案走出單位、走向社會(huì)，由社會(huì)化人事檔案管理機(jī)構(gòu)整合人事檔案及其信息資源，使人事檔案及其信息資源真正得以集中保管、集中開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。中組部和國(guó)家檔案局對(duì)我國(guó)干部人事檔案的建立、內(nèi)容和查看等都有著明確而嚴(yán)格的規(guī)定，強(qiáng)調(diào)嚴(yán)肅性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、唯一性。隨著人事制度改革的深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，檔案對(duì)人們求職謀生所起的作用已不具決定性。但是根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，只有將人事檔案交給各級(jí)政府人事行政部門(mén)人才流動(dòng)管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受某些待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定、出國(guó)(出境)政審、黨團(tuán)關(guān)系管理、婚姻生育管理、代辦社會(huì)保險(xiǎn)、證件年審、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動(dòng)人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門(mén)或機(jī)構(gòu)，各級(jí)人事部門(mén)將不承認(rèn)其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的待遇得不到應(yīng)有的保障。也就是說(shuō)，人事檔案管理必須集中統(tǒng)一管理，可以將全社會(huì)的人事檔案交由一個(gè)政府部門(mén)管理，實(shí)行市場(chǎng)化的運(yùn)作，并通過(guò)對(duì)人事檔案管理的社會(huì)化收集、信息化管理、人性化服務(wù)、開(kāi)放式交流，達(dá)到充分、合理地利用人力資源，為我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步和個(gè)人能力的施展發(fā)揮重要作用。

隨著中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各項(xiàng)制度不斷更新，人事檔案管理工作也必須進(jìn)行相應(yīng)的改革與創(chuàng)新，完善相應(yīng)的法律、法規(guī)建設(shè)，這樣才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，社會(huì)更加開(kāi)放，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量也將不斷提高，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化、人格化、信息化、集約化的人事檔案管理模式將成為可能。

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1673-0046（2010）8-0062-02